Zacznijmy od idei – paperless
Mogłoby się wydawać, że szeroko rozumiana digitalizacja, paperless, czy transformacja cyfrowa są następstwem pandemii wirusa Sars-Cov-2. W rzeczywistości nadal trwająca pandemia, która rozpoczęła się w 2020 roku, była i nadal jest katalizatorem wszystkich gwałtowanych zmian związanych z cyfryzacją. Koronawirus był swoistym turbodoładowaniem dla procesów zapoczątkowanych znacznie wcześniej, a które dopiero w sytuacji lockdown’u zaczęły być kluczowe dla wielu organizacji.
Idea paperless pojawiła się w połowie lat 70. XX wieku i od tamtej pory mając lepsze i gorsze okresy swojej popularności próbuje stać się ważną ideą związaną z zarządzeniem w organizacjach. Istnieje wiele przykładów potwierdzających, że ograniczania wykorzystania papieru było obecne już od kilku dziesiątek lat. Wśród nich warto wspomnieć o postępującej od lat w Polsce digitalizacji dokumentacji medycznej, dobrze znanym przedsiębiorcom profilu zaufanym, e-fakturach, czy eIDAS, będącym rozporządzeniem Parlamentu Unii Europejskiej regulującym kwestie dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Wreszcie nastało “5 minut” dla paperless, które powinno na stałe zadomowić się w organizacjach.
Przestawienie świata na pracę zdalną i ograniczenie kontaktu fizycznego między ludźmi wymusiło przeniesienie nie tylko handlu, edukacji czy medycyny do świata wirtualnego, ale każdego obszaru związanego z funkcjonowaniem człowieka. Jest to ten czas, kiedy idea paperless trafiła na podatny grunt wynikający z aktualnych potrzeb i warunków w jakich funkcjonuje niemalże każda gałąź gospodarki.
Eliminacja lub chociaż częściowe ograniczenie dokumentacji papierowej było celem wielu firm i instytucji na długo przed 2020 rokiem. I choć motywacja do takich działań była różna (cele CSR, rozwój, oszczędności, kreowanie wizerunku nowoczesnej firmy) to pozwoliła skutecznie ograniczyć wykorzystanie papieru adaptując przy tym nowoczesne rozwiązania. Doskonałym tego przykładem jest portfolio klientów IC Solutions, którzy przy pomocy tabletów i długopisów cyfrowych digitalizują dokumenty m.in. w biurach obsługi klienta Enea S.A., gdzie ograniczono zużycie papieru o 50%. Firma przyczyniła się również do digitalizacji raportów sporządzanych przez OBWE podczas misji obserwacyjnych, czy do cyfryzacji dokumentacji medycznej w blisko 100 placówkach medycznych w Polsce.
Jak zacząć digitalizację dokumentów?
Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją cyfrową tylko z pozoru jest proste. W rzeczywistości jest to złożony proces, który powinien objąć jak najwięcej obszarów przedsiębiorstwa by było to opłacalne i efektywne. Praktyka ponad 10 lat przeprowadzania wdrożeń systemu do digitalizacji dokumentacji przez IC Solutions pokazuje, że należy skupić się na pięciu kluczowych kwestiach.
Zdefiniowanie punktu startowego
Im cyfryzacja będzie szersza, tym większa będzie opłacalność takiej inwestycji. Dlatego też często pojawia się pokusa jednoczesnej i pełnej digitalizacji wszystkich procesów w firmie. Należy jednak określić pierwszy cel, który ma być zrealizowany. Nie da się jednocześnie zdigitalizować wszystkich działów firmy, więc konieczne jest przeanalizowanie, gdzie odejście od papierowej dokumentacji da największe korzyści. Czy będzie to front-office, direct, a może dział techniczny lub produkcji. Każdy z kanałów wymaga odmiennego podejścia, wykorzystania innych rozwiązań, więc warto precyzyjnie określić pierwszy cel na drodze do transformacji cyfrowej.
W wyniku głębokiej analizy i audytu procesów związanych z obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwie, może okazać się, że wprowadzenie powszechnej cyfryzacji jest po prostu nieopłacalne i nie potrzebne, a jedynie niewielka i wąska digitalizacja ma ekonomiczne uzasadnienie.
Działaj etapami
Cyfryzacja przedsiębiorstwa nie jest procesem, który można rozpocząć i zakończyć w ciągu jednego tygodnia. Dlatego ważne jest zaplanowanie etapów, które sukcesywnie należy osiągać. Przeanalizuj sposób w jaki funkcjonuje firma, znajdź miejsca, w których firma wytwarza/przetwarza najwięcej papierowej dokumentacji. Nadaj tym działaniom priorytety i zaplanuj je od najważniejszego do najmniej ważnego. Dlaczego warto to zrobić? Proces zastąpienia dokumentów papierowych formą cyfrową będzie długotrwały i kosztowny, więc warto zadbać o to, by już na początku pojawiły się mierzalne korzyści. Dzięki temu projekt ma szanse być zrealizowany do końca.
Pieniądze muszą się zgadzać
Sprawa jest prosta, przed przystąpieniem do digitalizacji dokumentacji należy policzyć opłacalność projektu. Odejście od papierowej formy dokumentów to nie tylko oszczędność ryz papieru i tuszu w drukarkach. Redukcji kosztów należy szukać znacznie głębiej – w optymalizacji czasu pracy, kosztach przekazywania dokumentacji, jej gromadzenia, późniejszej digitalizacji i wreszcie archiwizacji.
Sposób digitalizacji
W każdym dziale firmy, który potrzebuje digitalizacji, wdrożenie może zostać przeprowadzone przy wykorzystaniu innych narzędzi czy metod. Dlatego należy poświęcić odpowiednią ilość czasu na analizę funkcjonujących metod pracy, potrzeb, jak również sposobów umożliwiających cyfryzację dokumentacji. Być może podczas bezpośredniego kontaktu z klientem w siedzibie firmy/biurze obsługi klientów doskonale sprawdzą ekrany dedykowane do zbierania podpisów. Na innych działach może zaistnieć potrzeba skorzystania z bardziej mobilnych rozwiązań, takich jak tablety, a dla pracowników terenowych idealnym rozwiązaniem okażą się długopisy cyfrowe. Dobór najlepszego rozwiązania nie jest prosty i w takiej sytuacji warto wspomóc się doświadczeniem oraz wiedzą firm, które dostarczają rozwiązania do digitalizacji dokumentacji.
W kwestii wyboru najlepszej metody do digitalizacji, kluczową rolę odgrywają finanse firmy, które determinują skalę i rodzaj wprowadzanych rozwiązań. Innym istotnym elementem wpływającym na decyzję o wyborze sposobu na digitalizację dokumentacji jest konieczność przewidzenia obecnych, jak i przyszłych przeszkód związanych z digitalizacją, obsługą rozwiązania, czy też jego żywotnością. Należy brać pod rozwagę takie okoliczności, jak wydajność urządzeń do digitalizacji vs. dzienne potrzeby na tworzenie elektronicznej dokumentacji (doskonałym przykładem może być tutaj skaner i szybkość z jaką skanuje dokumenty). Innym dość trywialnym, ale ważnym elementem wpływającym na wybór rozwiązania może być pojemność pamięci urządzeń wykorzystywanych do digitalizacji. Ostatnim, ale nie mniej ważnym czynnikiem decydującym o wyborze konkretnego rozwiązania jest przeszkolenie pracowników i wypracowanie nowych metod pracy zakładających odejście od papierowej formy dokumentów. Dlatego znaczącym elementem wpływającym na wybór konkretnego rozwiązania, umożliwiającego realizację idei paperless, powinno być wsparcie po stronie dostawcy rozwiązania, szkolenie, programy pilotażowe, czy też cykliczne kursy doszkalające.
Praca zespołowa
Cyfryzacja procesów, które dotychczas bazowały na papierowych dokumentach rodzi wiele wyzwań. Dlatego warto zadbać o odpowiedni zespół zaangażowany w realizację procesu digitalizacji dokumentacji, który przezwycięży te trudności. Problemy techniczne z wdrożeniem, stare nawyki pracowników, które weszły im w krew, brak wiedzy, czy zniechęcenie wynikające z braku szybkich i mierzalnych efektów. Wyzwań stojących na drodze do transformacji cyfrowej jest sporo i dlatego już na wstępie trzeba stworzyć zespół z odpowiednimi kompetencjami, wiedzą (często pochodzącą z firmy zewnętrznej) oraz motywacją, by proces digitalizacji pomyślnie zakończyć.
Mniej papieru = redukcja kosztów w firmie
Myśląc o digitalizacji dokumentacji w przedsiębiorstwie trzeba już na samym początku spojrzeć na ten proces znacznie szerzej. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów nie sprowadza się do wycięcia z listy kosztów firmy takich pozycji jak:
– zakup papieru do druku,
– koszt tonerów,
– kupno segregatorów na dokumenty.
Dokumenty w wersji elektronicznej generują oszczędności wynikające z optymalizacji pracy. Dokumenty zdigitalizowane można znacznie szybciej przesyłać, analizować, podpisywać (w sytuacji, gdy nie ma fizycznego kontaktu z klientem). Tym samym pozbywamy się kosztów wynikających z drukowania umów (na ogół w dwóch egzemplarzach), jej przesyłania do klienta w celu podpisania i odesłania. W świecie cyfrowym dzieje się to znacznie szybciej i taniej.
Optymalizacja pracy przekłada się również na poprawę efektywności pracy pracowników. Za sprawą cyfrowych dokumentów możliwe jest skrócenie czasu poświęcanego na obsługę klientów. Co ostatecznie przekłada się na zwiększenie “mocy przerobowych” pracowników. Inna korzyść będąca następstwem odejścia od papierowej formy dokumentów w organizacji to redukcja kosztów związanych z przechowywaniem i archiwizowaniem papierowej dokumentacji. Digitalizacja dokumentacji pozwala zrezygnować z pomieszczeń na archiwa – nie trzeba kupować regałów, szaf na dokumenty, czy zlecać archiwizacji zewnętrznej firmie. Cyfryzacja dokumentacji pozwala wyeliminować te koszty lub skutecznie je zredukować.
Bonus za digitalizację
Ograniczenie kosztów, optymalizacja procesów to pierwszoplanowe korzyści wynikające z wprowadzenia cyfrowej dokumentacji w przedsiębiorstwie. Istnieją jeszcze inne, nie mniej istotne profity, które wynikają z bycia paperless. Jednym z ważniejszych jest tworzenie elastycznej organizacji, co stanowiło duże wyzwanie dla wielu firm w pierwszych tygodniach lockdownu. Przedsiębiorstwo, w którym funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów dużo łatwiej i szybciej może zmienić sposób pracy (praca zdalna, praca stacjonarna, praca hybrydowa). Dobrze funkcjonujący system cyfryzacji dokumentacji pozwala tak samo wydajnie pracować w każdych warunkach, co w dzisiejszych czasach jest ogromną zaletą. To z kolei może przełożyć się na wzrost atrakcyjności pracodawcy, który oferuje tak elastyczne warunki pracy, czy też przyciągnięcie nowych pracowników, którzy są gotowi podjąć pracę, ale tylko na odległość.
Inwestycja w digitalizację dokumentacji pozwala również poprawić customer experience i otworzyć się na nowe rynki, co w tradycyjnych kanałach byłyby niemożliwe lub nieopłacalne. Digitalizacja dokumentacji pozwala sprawnie i szybko obsłużyć klienta obecnego w siedzibie firmy czy jej oddziale, jak i klienta kontaktującego się zdalnie przez Internet. Szybka i wygodna obsługa jest wartością, która coraz częściej jest doceniana przez klientów, dla których najniższa cena przestaje być głównym kryterium wyboru.
Ostatnią, ale nie mniej ważną korzyścią z bycia paperless jest relokacja budżetu, którym firma zarządza. Digitalizacja dokumentacji generuje oszczędności, które mogą być przeznaczone na inne cele, niż te związane z tworzeniem, obiegiem, a następnie archiwizację dokumentacji papierowej.
Polecamy również
Zostaw komentarz