Marketing i Biznes Biznes Wydatki w firmie na potrzeby przedsiębiorcy i pracownika – na co zwrócić uwagę?

Wydatki w firmie na potrzeby przedsiębiorcy i pracownika – na co zwrócić uwagę?

Prowadząc działalność gospodarczą należy mieć świadomość, że pewne wydatki ponoszone na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów, a analogiczne wydatki na rzecz przedsiębiorcy nie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Na co powinniśmy zatem zwracać uwagę, dbając o finanse w swojej firmie?

Wydatki w firmie na potrzeby przedsiębiorcy i pracownika – na co zwrócić uwagę?

Prowadzisz firmę? Weź udział w nieformalnym spotkaniu przy piwie dla przedsiębiorców

Sprawdź szczegóły wydarzenia

Koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej a wydatki o charakterze osobistym przedsiębiorcy

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Taka definicja kosztów uzyskania przychodów ma charakter ogólny, przyjmuje się więc że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, o ile nie zostały wskazane wprost w ustawie jako wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. O tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Trzeba natomiast pamiętać, że za wykazanie związku poniesionego kosztu z prowadzoną działalnością oraz jego wpływu na osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów leży po stronie podatnika, który wywodzi z tego określone skutki prawne, dodatkowo wydatek musi być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Wydatki o charakterze osobistym to wydatki ponoszone niezależnie od prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że to co u jednego podatnika przy jedno specyfice działalności i w jego indywidualnej sytuacji może stanowić koszt podatkowy, a u innego podatnika już nie. W sytuacjach spornych warto rozważyć złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Kiedy okulary i soczewki kontaktowe są kosztem uzyskania przychodów?

Do wydatków o charakterze osobistym należą w szczególności wydatki uwarunkowane stanem zdrowia przedsiębiorcy takie jak np. okulary korekcyjne, soczewki kontaktowe, świadczenia i zabiegi medyczne. Zwróćmy uwagę, że w razie zaistnienia wady wzroku lub jej pogłębiania się, osoba fizyczna ponosi wydatek na zakup okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest zatem ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z działalności gospodarczej. Organy podatkowe zajmują w tej kwestii jednoznaczne stanowisko i bez względu na argumenty przytaczane przez podatników o używaniu okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych wyłącznie do wykonywania obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, kwalifikują tego typu wydatki jako wydatki o charakterze osobistym niepodlegające zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykład:

Pan Artur wykonuje zawód doradcy podatkowego w ramach własnej działalności gospodarczej. Jako formę opodatkowania stosuje zasady ogólne i rozlicza się w oparciu i Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. W związku z pogorszeniem stanu wzroku oraz zaleceniem lekarza Pan Artur kupił okulary korekcyjne potrzebne do pracy przy komputerze. Praca doradcy podatkowego wiąże się z wielogodzinną pracą przy komputerze, zapoznawaniem się z aktami spraw, orzecznictwem, przepisami prawa. Zakup okularów korekcyjnych pozwoli na wydajniejszą pracę Pana Artura, co przełoży się na dochody uzyskiwane z prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca zamierza wykorzystywać zakupione okulary korekcyjne tylko do wykonywania pracy doradcy prawnego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem stan wzroku pozwala na swobodne funkcjonowanie w pozostałych aspektach życia bez okularów korekcyjnych. Czy Pan Artur może zaliczyć zakup okularów korekcyjnych wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatek na zakup okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy jest uwarunkowany stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą i ma na celu przede wszystkim ochronę jej zdrowia, co w konsekwencji oznacza że wydatek ten należy do wydatków o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym wydatek na zakup okularów korekcyjnym dla Pana Artura prowadzącego działalność gospodarczą nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, co potwierdzają liczne interpretacje podatkowe np. interpretacja indywidualna sygn. 0115-KDIT3.4011.920.2022.1.AD z dnia 18 stycznia 2023 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Wydatki na zakup okularów czy szkieł kontaktowych korygujących wzrok dla pracowników podlegają natomiast zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przy czym przez pracownika zgodnie z art. 2 pkt 4 tego rozporządzenia należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Wydatek na zakup okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok dla pracownika spełnia zatem definicję kosztu uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Księguj wygodnie swoje koszty

Pozostaje jeszcze pytanie – gdzie to zrobić? Czasy ręcznego liczenia minęły już dawno, warto więc pomyśleć o nowoczesnym rozwiązaniu, które znacznie ułatwi nam pracę. 360 Księgowość to program online, który dzięki automatyzacjom minimalizuje ilość popełnianych błędów i czyni księgowanie znacznie łatwiejszym. Tutaj na pewno bardzo ważny jest fakt, że program jest aktualizowany o zmiany w prawie (ale nie tylko, o dodatkowe, kolejne ulepszenia w programie także) na bieżąco, przez co nie musimy się o nie martwić. W 360 Księgowość szybko i prosto można wystawić faktury, zaksięgować koszty, wysłać niezbędne dokumenty, jak pliki JPK. Założenie konta to także możliwość użytkowania programu do 6 miesięcy za darmo, a jeśli pojawi się jakaś wątpliwość to dział wsparcia technicznego jest bezpłatny i chętnie pomaga. Konto założysz tutaj.

Wydatki na basen, siłownię, zajęcia relaksacyjne i rehabilitacyjne

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych odmawiają także przedsiębiorcom prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na basen, siłownię czy różnego rodzaju zajęcia sportowe, relaksacyjne i rehabilitacyjne, jeżeli wydatki te ponoszone są na rzecz osoby prowadzącej działalność gospodarczą, kwalifikując je jako wydatki o charakterze osobistym przedsiębiorcy. Tego typu wydatki mają bowiem na celu przede wszystkim ochronę zdrowia osoby prowadzącej działalność i są ponoszone niezależnie od prowadzenia tej działalności. Bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania organizmu, poprawa stanu zdrowia bądź jakości życia podatnika, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki na basen, siłownię, zajęcia sportowe, relaksacyjne i rehabilitacyjne nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, co zostało potwierdzone m.in. w interpretacjach indywidualnych sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD z dnia 29 sierpnia 2023 roku i 0112-KDIL2-2.4011.363.2023.2.MW z dnia 28 lipca 2023 roku wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki, przykładem może być pismo nr DOP3.8220.16.2021.ELIK z dnia 22 czerwca 2022 roku, w którym Szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił na korzyść podatniczki prowadzącej zajęcia taneczne w ramach działalności gospodarczej interpretację indywidualną. Szef KAS uznał, że wydatki poniesione na rehabilitację, konsultacje ortopedyczne i sprzęt potrzebny do rehabilitacji stanowią koszty uzyskania przychodów poniesione przez Wnioskodawczynię prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie zajęć ruchowych i tanecznych. Wnioskodawczyni prowadząc działalność gospodarczą musi być w pełni sprawna fizycznie, od tego uzależniona jest możliwość uzyskania przez nią przychodu. Wydatki poniesione na rehabilitację, konsultacje ortopedyczne i sprzęt potrzebny do rehabilitacji umożliwiają odzyskanie/utrzymanie sprawności fizycznej, a więc także prowadzenie tego rodzaju działalności.

Wydatki na karnety na siłownię, basen, korty tenisowe, fitness i inne zajęcia sportowe są uznawane za koszty uzyskania przychodów, gdy ponoszone są na rzecz pracowników. Jeżeli wydatki te stanowią tzw. benefity pracownicze to podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę jako wydatki mające na celu poprawę motywacji do pracy, integrację i poprawę komunikacji między pracownikami, zwiększenie wydajności i efektywności pracy, wzrost przywiązania i lojalności do pracodawcy, zespołu i firmy, budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy itd., co pośrednio wpływa także na wysokość osiąganych przychodów w działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Organy podatkowe potwierdzają także możliwość ujęcia w kosztach podatkowych pracodawcy (w dacie poniesienia lub poprzez odpisy amortyzacyjne) wydatków na zakup sprzętu i wyposażenie siłowni przeznaczonej do użytku dla pracowników zatrudnionych w firmie. Takie stanowisko potwierdzone zostało m.in. w interpretacji indywidialnej sygn. 0111-KDIB1-1.4010.777.2022.2.SG z dnia 13 lutego 2023 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Ekspres, kawa i herbata

W art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowiącym katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów nie uwzględniono sprzętu AGD takiego jak ekspres do kawy czy mikrofalówka oraz artykułów spożywczych takich jak kawa, herbata, mleko czy cukier. Tego typu wydatki są racjonalne i gospodarczo uzasadnione w działalności gospodarczej, w której zatrudniani są pracownicy. Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, w której nie zatrudnia pracowników ani nie przyjmuje w siedzibie firmy klientów, to tego typu wydatku mogą być wówczas zakwestionowane przez ogran podatkowy w razie ewentualnej kontroli.

Zgodnie z art. 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy. Zapewnienie wody lub innych napojów jest zatem jednym z obowiązków pracodawcy, co w konsekwencji oznacza że poniesione na ten cel wydatki spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki poniesione na zakup ekspresu do kawy, mikrofalówki, kawy, herbaty, mleka, cukru itp. przeznaczonych do użytku i spożycia przez pracowników w czasie wykonywania przez nich obowiązków służbowych powinny być odpowiednio udokumentowane, aby przedsiębiorca mógł zaliczyć je w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Podziel się

Zostaw komentarz

Najnowsze

Powered by: unstudio.pl