Jak zbudować agencję digital? Kompletny poradnik

1. Czym się zajmuje agencja digital marketingu?

Na samym początku warto przyjrzeć się bliżej definicji. Agencja digital marketingu świadczy usługi z zakresu marketingu internetowego, których celem jest wzrost rozpoznawalności marki klienta oraz konwersji w kanałach firmy, przekładając się na zwiększenie zysku z oferowanych przez nią usług. Zakres działań agencji digital obejmuje:

• działania z zakresu seo — ich celem jest skuteczne pozycjonowanie strony w wyszukiwarkach takich jak np. Google, aby odwiedzające je roboty indeksujące mogły skanować stronę na podstawie przygotowanej wcześniej odpowiedniej struktury i treści odpowiadających na problemy klientów;
• e-mail marketing —  rodzaj marketingu bezpośredniego, który polega na komunikacji z klientem za pośrednictwem poczty e-mail;
• content marketing — wszystkie działania skupione na kreowaniu treści w sieci, budujące markę firmy oraz ekspercki charakter świadczonych usług, ich przykładami są np. treści pisane, grafiki, video, podcasty, itp.;
• marketing afiliacyjny — działania marketingowe prowadzone za pośrednictwem partnera, polecającego usługi klienta, w wyniku czego obie strony czerpią z tego korzyści;
• branding — kreowanie wizerunku firmy klienta w sieci za pośrednictwem mediów społecznościowych przy odpowiednio zaplanowanej wcześniej strategii content marketingowej;
• reklama ppc — pozyskiwanie klientów przy wykorzystaniu reklamy w Internecie; reklama ppc (z ang. pay per click) stanowi model biznesowy rozliczeń, gdzie reklamodawca płaci nie za wyświetlanie reklamy, a za realne kliknięcia w link.

2. Agencja digital i korzyści z nią związane

Szeroki zakres działań, które obejmuje agencja digital, sprawia, że wiąże się z nią wiele korzyści. Umiejętne świadczenie usług jest w stanie wygenerować wzrost sprzedaży usług klienta, przy jednoczesnym budowaniu świadomego wizerunku marki i promocji produktów. Celem działań content marketingowych jest również wsparcie procesu sprzedaży, poprzez kreowanie treści o charakterze eksperckim z wykorzystaniem CTA (z ang. call to action), czyli bezpośredniego zwrotu do odbiorcy w celu zwiększenia sprzedaży usług.

Content marketing buduje zaufanie klientów, poprzez różnego rodzaju treści na platformach społecznościowych oraz stronie firmowej klienta. Kolejną korzyścią związaną z promocją usług w Internecie są niższe koszty reklamy w porównaniu np. ze spotem telewizyjnym. To wszystko sprawia, że digital marketing jest tak chętnie wybieraną formą promocji przez przedsiębiorców, którym zależy na zwiększeniu grona odbiorców i wzroście zysków w firmie.

3. Budowa agencji digital – pierwsze kroki

Myślisz o założeniu własnej agencji digital, ale nie wiesz, od czego zacząć? Przed przystąpieniem do działania warto zastanowić się, czy Twoje doświadczenie jest wystarczające do rozwinięcia skrzydeł w tej branży. Jeśli tak, pomyśl, z czym radzisz sobie najlepiej. Czujesz się świetnie w content marketingu, wdrażaniu strategii oraz prowadzeniu social mediów? A może interesuje Cię tworzenie mailingów, odpowiednio dostosowanych newsletterów pod konkretną grupę docelową?

Okej, wiesz już, w czym czujesz się dobrze, ale czy na Twoje usługi jest zapotrzebowanie na rynku, luka, którą wypełni Twoja agencja? Zdefiniowanie niszy rynkowej jest pierwszym krokiem do budowy agencji digital. Bez skonkretyzowania świadczonych usług, Twoja firma zwyczajnie nie „ruszy”. Analiza potrzeb rynkowych sprawdza się w każdej branży i nie ma tu wyjątków — spojrzenie stratega to konieczny must-have każdego marketera.

4. Grupa docelowa, czyli określenie niszy rynkowej

Zdefiniowana nisza skutecznie wyodrębni grupę docelową, do której kierowane są nasze usługi. To ważne, aby jasno określić odbiorców – klientów, ktrórzy pojawią się w agencji. Usystematyzowane działanie wyróżni Twoją ofertę na tle konkurencji. Agencji digital, które zajmują się po prostu wszystkim, jest pełno na rynku. Jasno określona specjalizacja umacnia wizerunek agencji, pozwalając stworzyć wyjątkową ofertę sprzedaży. Oprócz korzyści związanych ze specjalizowaniem się w branży lub typie klienta, koncentracja usług na jasno określonej niszy ma niezliczone zalety, np.:

• Ułatwiając onboarding

Kiedy nawiązujesz współpracę z nowy klientem, istnieje szereg zmiennych, które decydują o tym, czy robienie z nim interesów będzie dla Ciebie korzystne. W sytuacji, kiedy Twój klient jest jasno zdefiniowany, proces ten staje się znacznie krótszy i prostszy, ponieważ wiesz, jakie informacje musisz od nich uzyskać. Znasz również wewnętrzny sposób działania takich branż, co pozwala skutecznie personalizować ofertę.

• Wzmacniając umiejętności

Jeśli w ciągu ostatnich lat nabyłeś umiejętności w zakresie digital marketingu, możesz w zasadzie kreować reklamy dla większości firm. Przed przystąpieniem do jakiegokolwiek zlecenia musisz jednak poznać rynek docelowy i sposób,  który umożliwi formułowanie skutecznego przekazu. Może to zająć dużo czasu, gdy rynek, na którym działa firma, jest dla Ciebie obcy i różny od tego, z czym przywykłeś pracować. Zatem brak zdefiniowanej niszy nieuchronnie powoduje problemy już na wczesnym etapie współpracy.

• Dając przewagę nad konkurencją

Jak już wspominaliśmy, na rynku figuruje wiele agencji bez określonej grupy odbiorców. Jak jednak powszechnie wiadomo, gdy coś jest to wszystkiego, to jest do… 😉 Budowa agencji o konkretnej niszy daje Ci powód, aby śmiało mówić o potrzebach tych osób, ich organizacji oraz branżach. Bycie specjalistą w danej dziedzinie buduje zaufanie, dlatego warto mieć to na uwadze, decydując się na otwarcie własnego biznesu.

5. Przygotowanie oferty i zawężenie działania

Wiesz już, w czym czujesz się najlepiej i czy Twoje umiejętności odpowiadają na zapotrzebowania rynku. Po określeniu niszy przyszedł czas na dopracowanie oferty i zawężenie działania. Jasne określenie usług to pierwszy sygnał dla klienta o profesjonalnej realizacji zleceń przez agencję.

Kompleksowo przygotowana oferta marketingowa powinna uwzględniać krótki opis Twojej agencji, w czym się specjalizuje, w jakim modelu działa, z jakiego zakresu oraz branż są realizowane usługi, zobrazowane przykłady działań, korzyści Twojego klienta — co zyska, współpracując z Tobą, oraz informacje kontaktowe. Oczywiście, są to kluczowe i najważniejsze elementy, które powinny się znaleźć w Twojej ofercie. Możesz śmiało wzbogacić ją o dodatkowe informacje, jeśli tylko uznasz, że są one niezbędne w ocenie klienta oraz zwiększają prawdopodobieństwo skorzystania z Twoich usług.

6. Określenie celów rozwojowych firmy

Każde skuteczne działanie wiąże się z konkretnym celem, do którego prowadzi. Budowa agencji digital odpowiada na podobne kryteria. Po określeniu niszy, przygotowaniu oferty i zawężeniu działań przechodzimy do kolejnego kroku, jakim jest określenie celów rozwojowych firmy. Podstawę ich wyznaczania stanowi przygotowana wcześniej strategia, skupiająca się na słabych i mocnych stronach agencji, wyznaczenie kierunku rozwoju — co można poprawić, jakie usługi chcemy rozwijać w przyszłości, do jakich standardów chcemy aspirować. Działanie obejmuje również optymalizację i usprawnienie procesów w firmie, które w głównej mierze odpowiadają za jakość świadczonych usług. Dowiedz się więcej na temat budowania procesów w firmie. Weź udział w wyjeździe w gronie innych przedsiębiorców o podobnym mindsecie i pogłębiaj biznesową wiedzę w otoczeniu malowniczych Tatr — poznaj szczegóły oferty.

7. Model pracy agencji – zdalny czy stacjonarny?

Pandemia wymusiła na nas przeniesienie pracy stacjonarnej w tryb zdalny. Wiele firm zdecydowało się kontynuować taką formę pracy, która niosła ze sobą szereg korzyści, takich jak brak konieczności wynajmowania i opłacania przestrzeni biurowej, dojazdów do niej, elastyczności względem godzin pracy, itd. Jeszcze kilka lat temu praca zdalna była czymś egzotycznym, dziś jest codziennością i wiele firm działa w takim modelu. Dlatego zakładając agencję, należy zastanowić się, czy członkowie naszej organizacji będą współpracować stacjonarnie w biurze czy może zdalnie w tzw. home office.

Co więcej, dodatkowym atutem przy współpracy zdalnej jest możliwość szerszego wyboru wśród kompetencji pracowników, zlokalizowanych w różnych miastach, co z kolei jest nieistotne przy współpracy na odległość. Zdalny model pracy pozwala na wyselekcjonowanie specjalistów z różnych części kraju, jak i z zagranicy w przypadku agencji o globalnym charakterze działania.

8. Wizytówka agencji – strona internetowa

Najprostszym sposobem przedstawienia jakiejkolwiek usługi agencji digital jest wyróżnienie jej za pomocą firmowej strony, która dodatkowo zbuduje zaufanie odbiorców. Kompleksowa strona agencji powinna uwzględniać ofertę, opis agencji, FAQ (najczęściej zadawane pytania), które skutecznie skrócą czas doprecyzowania warunków współpracy), portfolio, stanowiące wizytówkę usług oraz formularz kontaktowy, umożliwiający przesłanie zapytania o współpracę potencjalnemu klientowi.

Dodatkowo świadcząc usługi z zakresu digital marketingu, kompleksowy charakter oferty podkreśli witryna odpowiadająca zarówno technicznym, jak i contentowym wymaganiom SEO, tak, aby była przyjazna dla wyszukiwarek. W ten sposób zadbamy o profesjonalny wizerunek usług naszej firmy oraz dotrzemy do większej liczby odbiorców, pozycjonując stronę agencji według zapytań użytkowników np. w Google.

9. Weryfikacja kompetencji członków zespołu – zatrudnianie specjalistów

Wiesz, już, w jakim kierunku chcesz rozwijać własną agencję digital oraz jakie usługi obejmuje Twoja oferta. Przyszedł czas na zdefiniowanie stanowisk, w ramach których zatrudnieni specjaliści będą realizować działania Twojej firmy. Przy weryfikowaniu kompetencji kandydatów określenie właściwego stanowiska odgrywa kluczową rolę. Najczęściej nieudana rekrutacja wynika nie z braku umiejętności pracownika, a z braku skonkretyzowania obejmowanych obowiązków już na wczesnym etapie rekrutacji. Więcej o sposobach na skuteczną weryfikację Twoich przyszłych pracowników znajdziesz tutaj.

10. Uporządkowanie podziału kompetencji w firmie

Istotnym elementem, który uwzględnia budowa agencji digital, jest podzielenie kompetencji w organizacji w taki sposób, aby każdy pracownik czul się odpowiedzialny za daną część działań przy jednoczesnym uniknięciu sztywnego podziału, dzięki czemu poziom zaufania i współpracy będzie wyższy z korzyścią dla marki. Takie działania oznacza konkretne działania przy swobodzie ich wykonywania. Pracownik decyduje o priorytecie danego tasku, przy czym ma możliwość odłożenia go w czasie na rzecz pomocy przy innym, pilniejszym projekcie np. innego współpracownika.

Uporządkowany podział kompetencji wyklucza ryzyko chaosu w agencji, który mógłby przekładać się na zwiększony churn w firmie, co oznaczałoby rezygnację klientów z oferowanych usług w wyniku braku profesjonalnej i terminowej obsługi. Kompleksowość zależy od odpowiednio wyselekcjonowanych stanowisk według kompetencji pracowników, dlatego tak ważne jest wyznaczenie rzetelnych granic i podziałów już na samym początku działalności.

11. Określenie procesów w firmie

Dobrze działająca firma chodzi jak naoliwiona maszyna. Aby biznes rozwijał się w dobrym kierunku, należy go sprocesować. Procesy w firmie skrócają czas realizowania zadań powierzonym pracownikom, automatyzując pracę, zwiększając jej wydajność oraz ograniczając ryzyko, że coś pójdzie nie tak i zwiększy churn w firmie. Kluczowe procesy w firmie to przede wszystkim wszystkie te obejmujące kontakt z klientem, brief, kolejność działań w zakresie danego obszaru agencji. Procesy będą obejmować jednocześnie komunikację z klientem przedsprzedażową, w trakcie realizacji zlecenia oraz również po zakończeniu zadania, zwiększając szansę na to, że klient ponownie skorzysta z naszych usług w przyszłości.

12. Wdrożenie procesów i zapoznanie z nimi pracowników

Kolejnym krokiem po ustaleniu procesów w firmie jest ich wdrożenie. W tym celu konieczne jest ich przybliżenie pracownikom w prosty i czytelny sposób. W przypadku pracy zdalnej tzw. onboarding najlepiej przeprowadzić w formie spotkania online, aby wykluczyć wszelkie nieścisłości. Podczas takiego spotkania pracownik będzie mieć możliwość bezpośredniego postawienia pytań dotyczących poszczególnych procesów. Procesy należy pogrupować w przejrzysty sposób np. w formie dokumentów Google docs, gdzie każdy pracownik otrzyma do nich prowadzący link. W ten sposób zautomatyzowane działania i sposób ich wykonywania będzie zawsze pod ręką.

13. Harmonogram działań w firmie z podziałem na obowiązki

Działania sprocesowane, a więc nadszedł czas, aby ustalić harmonagram działań w firmie z podziałem na obowiązki pracowników, który umożliwi zarządzanie projektami. Harmonagram powinien uwzględniać gdzie i jakie działania mają być realizowane przez konkretne osoby w firmie w określonym czasie. Obowiązki powinny wyć wyznaczone tak, aby żaden z pracowników nie miał problemów z ich zrozumieniem. Dobrze sporządzony harmonagram będzie zwiększać wydajność działań pracowników firmy, przekładając się na rozwój agencji.

14. Social selling i pozyskiwanie leadów

Nawet najlepsze procesy nie pomogą, jeśli firma nie będzie przyciągać klientów. Proces sprzedażowy usług powinna wspierać precyzyjnie przygotowana oferta, wskazująca specjalizację agencji, wizytówka w postaci strony www z merytorycznym i wysokiej jakości contentem, pomocnym dla klientów oraz profilem firmy w social mediach. Działania prowadzone na platformach społecznościowych pomogą umocnić wizerunek agencji na rynku oraz zbudować zaufanie z odbiorcami – potencjalnym klientami.

W pozyskiwaniu leadów pomoże również mailing oraz tworzenie bazy klientów za pomocą landingów pojawiających się na stronie agencji, oferujących np. listę bezpłatnych narzędzi do promocji firmy klienta w sieci. Wzrost zapytań można osiągnąć dzięki współpracy z portalami o dużej liczbie czytelników w miesiącu. Reklama na popularnym portalu pozwoli dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, skutecznie zwiększając sprzedaż naszych usług.

15. Budowa marki osobistej

Biznes bez odpowiednio ugruntowanej marki wyróżniającej się na rynku nie ma szans na rozwój. Nie wystarczy sam pomysł, aby uruchomić firmę; trzeba kontynuować podjęte działania, świadomie kreując wizerunek agencji na rynku. Biznes potrzebuje marki. W jej zbudowaniu pomoże Ci, m.in. content marketing, w ramach którego stworzysz treści na stronie www oraz mediach społecznościowych, budując ekspercki charakter Twojej agencji.

16. Stały kontakt z klientem i podwykonawcami

Dobrze zbudowana firma powinna być sprocesowana w taki sposób, aby utrzymywać stały kontakt z klientem i podwykonawcami. Zbudowanie solidnej bazy klientów pozwoli zapewnić stały przychód w agencji. Oczywiście, jest to tylko możliwe, kiedy wymiana informacji między agencją a klientem jest płynna. W tym celu może pomóc automatyzacja działań w postaci procesów, stanowiących swojego rodzaju kompedium, mówiące o tym jak postępować w sytuacjach z klientem, zarówno tych odznaczających się zadowoleniem obu stron, jak i negatywnych, wynikających z ewentualnych błędów lub nieporozumienia na drodze współpracy, co jest normalne – w końcu „biznes to sinusoida wzlotów i upadków„.

17. Dbanie o branżowy netoworking

Kontakty z innymi osobami z branży są niewyczerpanym źródłem inspiracji biznesowych i rozwoju. Dlatego staraj się dbać o branżowy networking zarówno online za pomocą mediów społecznościowych, nawiązując kontakty przez LinkedIn, jak i bezpośrednio podczas wydarzeń branżowych takich jak np. Founders Mind, konferencji dedykowanej founderom, na której spotykają się setki przedsiębiorczych umysłów w jednym miejscu. To idealna okazja do pogłębiania branżowego networkingu oraz rozwoju kompetencji biznesowych podczas warsztatów z ekspertami wśród osób o podobnym mindsecie.

18. Poszerzanie zakresu usług

Rozwój firmy to stałe podnoszenie kwalifikacji i celów. Po osiągnięciu jednych dążymy do kolejnych, nieustannie porszerzając zakres kompetencji agencji. W ten sposób docieramy do większego grona klientów, świadcząc jednocześnie bardziej kompleksową usługę. 

19. Podnoszenie kompetencji kadry = wzrost liczby klientów

Dobry biznes cechuje rozwój. Inwestuj w umiejętności swoich pracowników, którzy – po pierwsze poczują się docenieni, po drugie – ich efektywniejsza praca przełoży się na wzrost liczby klientów. Pamiętaj, że gdy kompetencje zespołu rosną, rośnie też firma!

20. Nieustanna realizacja celów

Co Cię nie zabije, to Cię wzmocni – to słynne powiedzenie zawiera w sobie znacznie więcej, niż ziarnko prawdy. Prowadzenie własnej agencji digital to ciężki chleb. Czasami jest świetnie, czasami po prostu wszystko przestaje się układać. To właśnie w tych chwilach zwątpienia jest najciężej, ale prawdziwą sztuką jest ich przezwyciężenie oraz wyostrzenie spojrzenia na rozwiązania, które są w stanie uratować tonący biznes. Nie warto zrażać się pierwszymi, jak i również kolejnymi przeciwnościami, jakie czekają na drodze kązdego foundera – to właśnie jego zadaniem jest pozostanie kotwicą na rynkowym morzu pełnym biznesowych sztormów.