Mailing jest często używanym narzędziem marketingu bezpośredniego. Z punktu widzenia marketingu przydatne narzędzie jest dla konsumenta najczęściej uciążliwym spamem. Aby mailing był legalny, należy spełnić kilka prostych warunków.
„Mailing” to potoczne określenie omawianego narzędzia marketingowego, pojęcie ustawowe to „informacja handlowa”. Nie można wysyłać niezamówionej informacji handlowej, należy uzyskać zgodę potencjalnego odbiorcy informacji. Najbardziej popularny (i zgodny z prawem) sposób uzyskiwania bezpośredniej zgody to zaznaczenie aktywnego pola przy formule zgody – checkbox. Wymagana treść formuły zgody nie pozostawia wiele swobody. Najważniejsze, by potencjalny adresat wiedział na co wyraża zgodę (na otrzymywanie informacji handlowej) i wobec kogo (oznaczenie podmiotu, który będzie tę informację handlową przesyłał). To oznacza, że należy zebrać dwie zgody, aby przesyłać informacje handlowe: zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych oraz zgodę na otrzymywanie informacji handlowej.
Treść zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych nie odbiega znacznie od standardowej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Taka zgoda musi zawierać określenie danych, które będą zebrane (np. imię, adres e-mail), określenie celu, w jakim będą przetwarzane (przypadku zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych celem jest oczywiście marketing produktów i usług) oraz dokładne oznaczenie administratora danych osobowych. Administratorem danych osobowych jest ten podmiot, który zbiera dane osobowe adresatów mailingu (w omawianym przypadku), decyduje o celu oraz środkach przetwarzania tych danych. Drugą zgodą, którą należy pozyskać jest zgoda na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną.
Z racji tego, że należy pozyskać dwie zgody oraz muszą one zawierać konkretne informacje, potencjalni administratorzy danych próbują skrócić formuły lub „pomóc” użytkownikowi końcowemu w wyrażeniu zgody. Takie działania są jednak niedopuszczalne. Treść zgody musi być zrozumiała, nie może być połączona z inną zgodą i nie może być… już wyrażona. Nie należy więc umieszczać treści zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych lub zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną między postanowieniami regulaminu znajdującego się na stronie internetowej, ponieważ w takiej sytuacji potencjalny adresat mailingu (podmiot danych osobowych) nie ma szans zapoznać się z treścią zgody ani aktywnie jej wyrazić. Nie należy również umieszczać przy formule zgody zaznaczonego już (bez udziału potencjalnego adresata mailingu) checkboxa (tzw. „opt-in”), ponieważ w takiej sytuacji podmiot danych osobowych de facto nie wyraża sam zgody na przetwarzanie jego danych osobowych i otrzymywanie informacji handlowej.
Warto także zastanowić się, czy każda komunikacja ze strony przedsiębiorcy stanowi informację handlową, która musi być zamówiona. Informacją handlową nie są np. życzenia sezonowe przesyłane często przez przedsiębiorców lub newsletter w formie poradnika. Jednak aby przesyłać wiadomości nawet niezawierające informacji handlowych, należy posiadać zgodę adresata na przetwarzanie jego danych osobowych.
Należy również pamiętać, że dane osobowe już jednej osoby stanowią zbiór danych osobowych. W związku z tym, przedsiębiorca prowadzący e-mail marketing powinien zarejestrować jako zbiór danych osobowych wszystkie zebrane dane osób, do których wysyła mailing. Procedura rejestracji zbioru w rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych nie jest skomplikowana, jednak przedsiębiorca może jej uniknąć, jeżeli wyznaczy Administratora Bezpieczeństwa Informacji – wówczas to na ABI spoczywa obowiązek prowadzenia rejestru zbiorów, w których administrator danych osobowych przetwarza te dane.
Nieprzestrzeganie przepisów w zakresie przesyłania informacji handlowych wiąże się z konkretnymi sankcjami. Spamer musi liczyć się z możliwością ukarania grzywną, a w przypadku niepozyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych nawet karą ograniczenia lub pozbawienia wolności.
Zostaw komentarz