Obowiązki pracodawcy dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy

17.01.2019 AUTOR: Patrycja Środek

Geneza nowego rozporządzenia

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadziło prace w zakresie ujednolicenia zasad dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawców, skutkiem czego okazało się nowe rozporządzenie, zastępujące poprzednie pochodzące jeszcze z dnia 28 maja 1996 roku. Nowy akt prawny określa przede wszystkim kwestie nowe, przez które należy rozumień szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi, doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru oraz wydawania kopii dokumentacji, ale także warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej.

 

Obowiązki pracodawcy po 1 stycznia 2019 r

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe dotyczące każdego pracownika oddzielnie. Zbiór akt osobowych, powinien przybrać formę czterech – tworzących jednolitą całość bloków. Pierwszy z nich stanowi dokumentację „rekrutacyjną”, a więc wszelkie dokumenty obejmujące oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym również dokumentacja „medyczna” (skierowania na badania lekarskie i orzeczenia dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich). Drugi blok to oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, których to dokumentów nie można wskazać enumeratywnie, ponieważ ich kształt zależy w znacznej mierze od rodzaju zatrudnienia i stanowiska pracy konkretnego pracownika. Oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy stanowią część trzecią dokumentacji pracowniczej, której również nie da się jednoznacznie określić z powodu wielu czynników wpływających na jej końcowy kształt. Czwarta i ostatnia część to odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, dokumentacja pracownicza winna być przede wszystkim przechowywana odpowiednio skonkretyzowana i ułożona chronologicznie. Ściśle sformalizowana numeracja i nazewnictwo, powinno być wskazane w wykazie każdego z wymaganych bloków zatytułowanych od A do D. Przy tym, pracodawca musi zadbać o ochronę danych osobowych swoich pracowników. Dokumenty nie mogą więc znajdować się w miejscu ogólnodostępnym, jak również nie mogą znajdować się w miejscu zagrożonym jakimkolwiek ryzykiem zewnętrznym, czy to działaniem siły wyższej, czy ryzykiem kradzieży. Ochrona dokumentacji pracowniczej w formie papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, ale także ochrona przed dostępem osób nieupoważnionych, leży jedynie po stronie pracodawcy.

Nowy element rozporządzenia to przede wszystkim obowiązek prowadzenia poza aktami osobowymi – oddzielnie dla każdego pracownika – także innej dokumentacji pracowniczej. Przez tą, należy rozumieć  dokumenty stanowiące o ewidencjonowaniu czasu pracy (ewidencję czasu pracy z określonym katalogiem informacji w niej zawartych, a także wnioski oraz zgody pracownika i inne dokumenty), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, a ponadto kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, w tym również kartę wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Rozporządzenie określa także sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej – w zależności od zgłoszenia – pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej do renty rodzinnej. Ustawodawca określił również termin na wydanie kopii dokumentacji i wynosi on maksymalnie 30 dni od dnia otrzymania przez pracodawcę zgłoszenia w przedmiocie jej wydania.

 

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w § 9 – 12, nakłada na pracodawców wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, ponieważ z uwagi na rozwój komputeryzacji przedsiębiorstw staje się to znacznie wygodniejsze, a przede wszystkim bezpieczniejsze przechowywanie dokumentacji pracowniczej. System teleinformatyczny, z którego pracodawca będzie w takiej sytuacji korzystał musi gwarantować przede wszystkim:

1)   zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2)   integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3)   stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4)   identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)   skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;

6)   wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;

7)   funkcjonalność wydruku dokumentacji.

 

Regulacja określa również ściśle określone zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej, pomiędzy systemami teleinformatycznymi, które zostały enumeratywnie wskazane w § 13 i 14 rozporządzenia.

 

Przepisy przejściowe

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r., a konkretnie prowadzenie dokumentacji pracowniczej ich dotyczącej, musi być zgodne z nowym rozporządzeniem i tylko te przepisy stają się obowiązujące. W sytuacji gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu w dniu rozpoczęcia obowiązywania rozporządzenia, obowiązuję przepisy nowej regulacji, jednakże z wyjątkiem przepisów dotyczących sposobu prowadzenia akt osobowych, a więc przy zachowaniu braku wymogu podziału dokumentacji pracowniczej na części i podczęści. Karty ewidencji czasu pracy tych pracowników, którzy pozostawali w zatrudnieniu w  dniu 1 stycznia 2019 r., będą prowadzone w oparciu o dotychczasowe przepisy obowiązujące do końca 2018 r. Analogicznie sytuacja przedstawia się w odniesieniu do pracowników, których stosunek pracy ustał wraz z końcem 2018 r. Powyższe zmiany, powinny zostać wdrożone z czasem w życie i ujednolicone, jednakże ustawodawca nie nałożył na pracodawców takiego obowiązku pod rygorem sankcji. Pracodawcy będą musieli jednak dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji do warunków określonych § 8 omawianego aktu prawnego, a więc regulacji dotyczących zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających papierową dokumentację przed zniszczeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Ustawodawca nakłada w tym zakresie okres maksymalny 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia do końca 2019 r.


Ten artykuł powstał przy współpracy z kancelarią Kantorowski, Głąb i wspólnicy.

Do góry!

Polecane artykuły

14.06.2019

Dropshipping od A do Z. Poznaj sposób na sprzedaż ...

Zapisz się do naszego newslettera

Wyślij mi newsletter (Możesz się wypisać w każdej chwili).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

email marketing powered by FreshMail
 

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam