Obowiązki pracodawcy dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy

17.01.2019 AUTOR: Patrycja Środek

Geneza nowego rozporządzenia

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadziło prace w zakresie ujednolicenia zasad dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawców, skutkiem czego okazało się nowe rozporządzenie, zastępujące poprzednie pochodzące jeszcze z dnia 28 maja 1996 roku. Nowy akt prawny określa przede wszystkim kwestie nowe, przez które należy rozumień szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi, doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru oraz wydawania kopii dokumentacji, ale także warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej.

 

Obowiązki pracodawcy po 1 stycznia 2019 r

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe dotyczące każdego pracownika oddzielnie. Zbiór akt osobowych, powinien przybrać formę czterech – tworzących jednolitą całość bloków. Pierwszy z nich stanowi dokumentację „rekrutacyjną”, a więc wszelkie dokumenty obejmujące oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym również dokumentacja „medyczna” (skierowania na badania lekarskie i orzeczenia dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich). Drugi blok to oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, których to dokumentów nie można wskazać enumeratywnie, ponieważ ich kształt zależy w znacznej mierze od rodzaju zatrudnienia i stanowiska pracy konkretnego pracownika. Oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy stanowią część trzecią dokumentacji pracowniczej, której również nie da się jednoznacznie określić z powodu wielu czynników wpływających na jej końcowy kształt. Czwarta i ostatnia część to odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, dokumentacja pracownicza winna być przede wszystkim przechowywana odpowiednio skonkretyzowana i ułożona chronologicznie. Ściśle sformalizowana numeracja i nazewnictwo, powinno być wskazane w wykazie każdego z wymaganych bloków zatytułowanych od A do D. Przy tym, pracodawca musi zadbać o ochronę danych osobowych swoich pracowników. Dokumenty nie mogą więc znajdować się w miejscu ogólnodostępnym, jak również nie mogą znajdować się w miejscu zagrożonym jakimkolwiek ryzykiem zewnętrznym, czy to działaniem siły wyższej, czy ryzykiem kradzieży. Ochrona dokumentacji pracowniczej w formie papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, ale także ochrona przed dostępem osób nieupoważnionych, leży jedynie po stronie pracodawcy.

Nowy element rozporządzenia to przede wszystkim obowiązek prowadzenia poza aktami osobowymi – oddzielnie dla każdego pracownika – także innej dokumentacji pracowniczej. Przez tą, należy rozumieć  dokumenty stanowiące o ewidencjonowaniu czasu pracy (ewidencję czasu pracy z określonym katalogiem informacji w niej zawartych, a także wnioski oraz zgody pracownika i inne dokumenty), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, a ponadto kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, w tym również kartę wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Rozporządzenie określa także sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej – w zależności od zgłoszenia – pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej do renty rodzinnej. Ustawodawca określił również termin na wydanie kopii dokumentacji i wynosi on maksymalnie 30 dni od dnia otrzymania przez pracodawcę zgłoszenia w przedmiocie jej wydania.

 

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w § 9 – 12, nakłada na pracodawców wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, ponieważ z uwagi na rozwój komputeryzacji przedsiębiorstw staje się to znacznie wygodniejsze, a przede wszystkim bezpieczniejsze przechowywanie dokumentacji pracowniczej. System teleinformatyczny, z którego pracodawca będzie w takiej sytuacji korzystał musi gwarantować przede wszystkim:

1)   zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2)   integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3)   stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4)   identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)   skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;

6)   wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;

7)   funkcjonalność wydruku dokumentacji.

 

Regulacja określa również ściśle określone zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej, pomiędzy systemami teleinformatycznymi, które zostały enumeratywnie wskazane w § 13 i 14 rozporządzenia.

 

Przepisy przejściowe

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r., a konkretnie prowadzenie dokumentacji pracowniczej ich dotyczącej, musi być zgodne z nowym rozporządzeniem i tylko te przepisy stają się obowiązujące. W sytuacji gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu w dniu rozpoczęcia obowiązywania rozporządzenia, obowiązuję przepisy nowej regulacji, jednakże z wyjątkiem przepisów dotyczących sposobu prowadzenia akt osobowych, a więc przy zachowaniu braku wymogu podziału dokumentacji pracowniczej na części i podczęści. Karty ewidencji czasu pracy tych pracowników, którzy pozostawali w zatrudnieniu w  dniu 1 stycznia 2019 r., będą prowadzone w oparciu o dotychczasowe przepisy obowiązujące do końca 2018 r. Analogicznie sytuacja przedstawia się w odniesieniu do pracowników, których stosunek pracy ustał wraz z końcem 2018 r. Powyższe zmiany, powinny zostać wdrożone z czasem w życie i ujednolicone, jednakże ustawodawca nie nałożył na pracodawców takiego obowiązku pod rygorem sankcji. Pracodawcy będą musieli jednak dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji do warunków określonych § 8 omawianego aktu prawnego, a więc regulacji dotyczących zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających papierową dokumentację przed zniszczeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Ustawodawca nakłada w tym zakresie okres maksymalny 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia do końca 2019 r.


Ten artykuł powstał przy współpracy z kancelarią Kantorowski, Głąb i wspólnicy.

Do góry!

Polecane artykuły

19.08.2019

Rekrutacja programistów. Jak pozyskiwać talenty do zespołu IT ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam