Jak to jest z tymi zgodami?

Jak to jest z tymi zgodami? To pytanie zadaje mi ostatnimi czasy bardzo wiele osób. Najczęściej pada ono w kontekście wdrażania RODO w sklepie internetowym. Co ciekawe jednak, kwestia zgód jakie powinniśmy zamieścić w formularzu zamówienia jedynie częściowo związana jest z tematem danych osobowych. Jak zatem powinien wyglądać prawidłowo zaprojektowane checkbox?

Nie tylko zgoda

Punktem wyjścia do omówienia treści klauzul zgód, jakie powinniśmy zamieścić na stronie swojego sklepu, jest podkreślenie, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest tylko jedną z kilku przesłanek uprawniających nas do legalnego przetwarzania danych osobowych. Oprócz przypadku gdy otrzymamy wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych jesteśmy uprawnieni do ich przetwarzania chociażby wtedy gdy jest to konieczne do wykonania umowy, jak również wówczas gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora. Takim prawnie uzasadnionym interesem jest chociażby marketing bezpośredni własnych usług lub produktów. Co ważne, przesłanki które wymieniłem powyżej występowały na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych (art. 23) i w bardzo podobnym kształcie znajdziemy je również w RODO (art. 6).  W tym zakresie więc tak naprawdę rozpoczęcie stosowania RODO niewiele zmienia.

Checkbox – wykonanie umowy i marketing

Co to dla nas oznacza? W formularzu zamówienia nie musimy pobierać zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zamówienia! Realizacja zamówienia jest bowiem niczym innym jak wykonaniem umowy, zatem przesłanką która uprawnia nas do przetwarzania danych osobowych klienta (rzecz jasna wyłącznie w tym celu) jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO.

Art. 6 ust. 1 lit b) RODO

1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
   b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Podobnie rzecz ma się w przypadku przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. Na to również nie musimy mieć zgody klienta!

Art. 6 ust. 1 lit f) RODO

1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
   b) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora(…);

Oczywiście dotyczy to wyłącznie marketingu naszych produktów lub usług, a nie produktów lub usług innych podmiotów na rzecz których realizujemy jedynie działania marketingowe. Drugim istotnym zastrzeżeniem jest to, że aby wykorzystać dane w celach marketingowych najpierw musimy pozyskać je w sposób legalny. W przypadku więc sklepu internetowego modelowym przykładem będzie sytuacja w której klienta składa zamówienie w naszym sklepie, w ten sposób pozyskujemy jego dane, a później możemy je wykorzystać w celach marketingowych.

Checkbox – Informacje handlowe

Teraz ciekawostka. Gdybyśmy poprzestali jedynie na tym co zostało omówione powyżej i kwestię projektowania „checkboxów” ograniczyli tylko do przepisów o ochronie danych osobowych to dojdziemy do sytuacji w której mamy w bazie kilkanaście rekordów, które owszem możemy legalnie przetwarzać w celach marketingowych, jednak w rzeczywistości jedyną czynnością w ramach tego przetwarzania, jaką zgodnie z prawem możemy wykonać, to przechowywać te dane. Ewentualnie je usunąć (to też przetwarzanie), ale na tym raczej nam nie zależy. Dlaczego tak jest? Wszystko przez postanowienia ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zgodnie z którą zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej. Informacją handlową natomiast jest każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Każdy więc mailing kierowany do naszych klientów zawierający informację chociażby o ofertach, promocjach itp. jest informacją handlową. A żeby przesłać informację handlową w sposób legalny musimy mieć zgodę.

Art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

1. Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
   2. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.

Checkbox – Prawo telekomunikacyjne

To jednak nie koniec. Zebraliśmy dane w sposób legalny, chcemy wykorzystać je w celach marketingu bezpośredniego własnych usług lub produktów, pozyskaliśmy zgodę klienta na otrzymywanie od nas informacji handlowych, niestety to dalej za mało, aby komunikować się z klientem w sposób całkowicie legalny. Istnieją bowiem jeszcze regulacje ustawy Prawo telekomunikacyjne, która o dziwo nie dotyczy jedynie operatorów i w sposób realny ma wpływ na praktyczne wykorzystanie danych naszych klientów. Chodzi o art. 172 ww. ustawy.

Art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne

1. Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.

Wyjaśnić trzeba, że za telekomunikacyjne urządzenie końcowe uważa się zarówno telefon, tablet, czy komputer, czyli w zasadzie wszystkie urządzenia, które w praktyce możemy wykorzystać do komunikacji marketingowej. Oznacza to więc, że w zasadzie na każde działanie marketingowe musimy mieć zgodę klienta, zgodną z art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.

Podsumowanie

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie wymagają pozyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zamówienia, jak również w celu prowadzenia działań marketingowych. Żeby jednak w praktyce móc wykorzystać dane osobowe klientów w celu przeprowadzenia jakichkolwiek działań marketingowych drogą elektroniczną musimy pozyskać zgodę klienta na otrzymywanie informacji handlowej, jak również na wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych.