Dlaczego warto?

Jeżeli interesujesz się budowaniem aktywnej społeczności wokół eventów, najpierw musisz zadać sobie pytanie, po co w ogóle to robić. Przecież wymaga to dużego nakładu pracy oraz stałego zaangażowania i interakcji z publicznością. Cóż, dla porównania można przytoczyć przykład wielu marek, które zamiast reklamować swoje poszczególne produkty, stawiają na branding. Jakie jest podobieństwo? Takie, że w obu przypadkach rezygnuje się z promocji pojedynczego produktu lub wydarzenia, a zamiast tego klientowi sprzedawana jest cała oferta firmy – innymi słowy kupuje ją całą.

Jeśli ktoś zapłaci za bilet na jeden z Twoich eventów – super. Jednak jeszcze lepiej, gdy cała rzesza wiernych “klientów” zacznie regularnie uczestniczyć w większej liczbie konferencji i warsztatów, jakie organizujesz. Między innymi temu służy budowanie społeczności. Ale to nie wszystko. Grupa zaangażowanych osób jest gwarancją sukcesu również dlatego, że stanowi żywą reklamę Twoich eventów. Tak samo, jak najlepszą reklamą produktu są zadowoleni klienci.

Jak zacząć gromadzić publikę?

Niezależnie od tematyki Twoich eventów, musisz starać się odnaleźć grupę docelową w różnych miejscach w sieci. Jeżeli dopiero zaczynasz i nie masz statystyk pokazujących, jakie działania sprawdzają się najlepiej, warto spróbować różnych kanałów komunikacji.

Absolutną podstawą jest strona internetowa wydarzenia, na którą przekierujesz grupę docelową po więcej informacji, zapis lub kupno biletu. Ponadto dobrze wypozycjonowana, zawierająca odpowiednie frazy kluczowe strona sprawi, że klienci sami Cię znajdą, ponieważ wiele osób poszukuje eventów branżowych na własną rękę. Na co warto zwrócić uwagę podczas przygotowania strony? Na pewno należy zoptymalizować ją tak, by skrócić czas ładowania oraz by działała na urządzeniach mobilnych i była w stanie wytrzymać większe natężenie ruchu, gdy wystartujesz z kampanią. Ponadto trzeba przetestować ją pod kątem UX (user experience). Przejrzystość strony oraz łatwość odnalezienia wszystkich informacji, jakich oczekuje użytkownik, działają na Twoją korzyść. Jeszcze zanim ją uruchomisz, sprawdź, czy opcja rejestracji lub kupna biletu działa poprawnie. Myśląc już o przyszłej komunikacji i nawiązywaniu stałych relacji, umieść na stronie formularz, za pomocą którego użytkownicy będą mogli zadawać Ci pytania. Oczywiście musisz się jednocześnie przygotować na to, by odpowiadać na nie jak najszybciej. Przy okazji wykorzystaj ten lub odrębny formularz do zbierania adresów email użytkowników strony w celu przyszłej komunikacji newsletterowej.

Na stronie zawsze dobrze jest się wykazać pomysłowością. Ciekawie napisane teksty, atrakcyjne lub choćby zabawne grafiki lub filmy to coś, co może przykuć uwagę użytkowników.

Social media, a w szczególności Facebook. Na nim oprócz prowadzenia fanpejdża czy utworzenia wydarzenia, masz też kilka innych możliwości promocji. Po pierwsze reklama, która wyświetli się osobom o określonych zainteresowaniach lub – dzięki plikom cookies – tym, którzy wcześniej odwiedzili Twoją stronę. Ludzie rzadko podejmują decyzję zakupową po pierwszym kontakcie z ofertą, dlatego tak ważny jest remarketing. Po drugie grupy, które również dotyczą określonej tematyki. Jest to dobre miejsce na promocję wydarzenia, a na dodatek nic nie kosztuje. Po trzecie influencerzy. Mogą nimi być np. prelegenci, którzy wystąpią na Twojej konferencji. Możesz poprosić ich, by udostępnili na swoim profilu informacje o wydarzeniu.

Ale social media to nie tylko Facebook. Dobrymi kanałami komunikacji informacyjnej są Twitter i LinkedIn. Z kolei Instagram i Pinterest to media, które świetnie sprawdzają się przy organizacji kolejnych eventów, gdy zgromadzisz już pewną publiczność oraz ciekawe zdjęcia przedstawiające poprzednie wydarzenia lub organizację “od kuchni”.

Do jeszcze innej publiczności możesz dotrzeć w serwisach Youtube czy Vimeo. Wiele osób właśnie tam szuka praktycznych porad lub warsztatów, ponieważ treści wideo są teoretycznie łatwiej przyswajalne, a na dodatek taki film trwa krócej niż przeczytanie obszernego poradnika.

Zdobycie rozgłosu i pozyskanie widowni na swoim pierwszym wydarzeniu z cyklu mogą zapewnić publikacje i reklamy w mediach branżowych, a także na portalach i w mediach tradycyjnych. Niekoniecznie muszą to być tylko artykuły sponsorowane, za które należy zapłacić. Możesz przygotować merytoryczne notatki prasowe, które wiele mediów z chęcią opublikuje, by zapewnić sobie content na stronie.

Jeszcze inną metodą jest przygotowanie ekskluzywnych materiałów i oferowanie ich w zamian za kupno biletu lub rejestrację.

Jak angażować?

Jeżeli udało Ci się z powodzeniem zorganizować pierwszy event, budowanie zaangażowanej publiczności zacznij już w trakcie jego trwania. Jest to świetny moment, by zebrać adresy mailowe uczestników, a następnie przesłać im na skrzynkę ankietę z prośbą o ocenę wydarzenia. Ważne, by mogli wypowiedzieć się o jego zaletach, jak i o rzeczach, które możesz poprawić.

Możliwości ku temu stwarza na przykład grupa na Facebooku, stworzona specjalnie dla uczestników wydarzenia. Docelowo powinna ona stać się miejscem zrzeszającym osoby zainteresowane daną branżą czy tematyką, w którym bez skrępowania mogłyby dzielić się wiedzą, zadawać pytania i dyskutować. Pamiętaj, że to zaangażowanie przyjdzie z czasem. Dlatego, przynajmniej na początku, samemu wywołuj do dyskusji, zadawaj pytania i odpowiadaj na jak największą ilość komentarzy. Po prostu rozmawiaj z ludźmi!

Świetnym sposobem na angażowanie i zwiększanie zasięgu jest wymyślenie oficjalnego hasztagu wydarzenia i zachęcenie uczestników, by zamieszczali go w postach na Facebooku, Twitterze czy Instagramie. Tym sposobem np. zeszłoroczna edycja konferencji marketingowej Mail My Day w dniu jej rozpoczęcia znalazła się na trzecim miejscu wśród trendów w Polsce.

Nawiasem mówiąc, podczas tegorocznej edycji wydarzenia, jednym z tematów wystąpień jest właśnie “10 porad jak zbudować wierną społeczność wokół cyklu wydarzeń za pomocą email marketingu”.

Hasztagi o tyle skutecznie zapewniają zasięg, że większość prelegentów oraz uczestników lubi dzielić się w mediach społecznościowych tym, że biorą udział w konferencji czy warsztatach. Dodatkowo można zachęcić ich np. poprzez konkurs, do którego odpowiedzi należy zamieszczać wraz z ustalonym hasztagiem.

Na koniec coś, co pomoże Ci budować zaangażowanie we wszystkich kanałach komunikacji, czyli przygotowane przez Ciebie materiały. W tym względzie praktycznie nie ma ograniczeń i niskim kosztem można stworzyć ich całą masę. Na początek zdjęcia. Zarówno z samego wydarzenia, jak i materiały “od kuchni”. Oczywiście z odpowiednim hasztagiem i zachętą, by uczestnicy również podzielili się z Tobą swoimi zdjęciami. Kolejnym pomysłem są krótkie relacje z wydarzenia np. z wypowiedziami uczestników na jego temat. Tym sposobem zwiększysz oglądalność i liczbę udostępnień. Jeszcze inną formą są wywiady z prelegentami czy gośćmi specjalnymi zamieszczone na Youtube czy Vimeo. Dodatkowo nakręcony materiał wideo możesz zmontować tak, by posłużył Ci jako materiał zajawkowy przed kolejnym eventem. Postaraj się też raz za czas przygotować jakiś raport lub PDF, dostępny dla uczestników Twoich wydarzeń i związany z branżą.

Wymienionymi powyżej materiałami oraz wszelkimi innymi, jakie przyjdą Ci do głowy, dziel się regularnie ze swoją społecznością za pomocą newslettera czy grupy na Facebooku. Wykorzystaj je również jako zachętę do zapisu na kolejne wydarzenie z cyklu.

Artykuł powstał przy współpracy: