E-commerce – istotne aspekty prawne

Regulacje prawne istotne dla przedsiębiorców

Regulacje prawne dotyczące branży e-commerce są istotne zarówno z punktu widzenia przedsiębiorcy, jak i konsumenta. Przepisy poszczególnych ustaw mają bowiem z jednej strony zapewnić sprawne i efektywne działanie sprzedającemu, a z drugiej – zabezpieczyć interesy osoby kupującej za pośrednictwem Internetu.

• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Pierwszą z regulacji prawnych, na którą warto zwrócić uwagę jest Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, której przepisy dotyczą i określają specyfikę, przede wszystkim, usług świadczonych przez Internet.

Opisywana ustawa jest istotna dla przedsiębiorcy również dlatego, że określa jego obowiązki oraz sytuacje, w których jego odpowiedzialność jest wyłączona z tytułu świadczenia usług drogą elektroniczną.

• Ustawa o ochronie danych osobowych

Przepisy Ustawy o Ochronie Danych Osobowych są niezwykle ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy działającego w branży e-commerce, który prowadząc działalność, gromadzi dane swoich klientów, tworzące tzw. zbiory danych osobowych. W przypadku części z nich przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia ich do Głównego Inspektora Danych Osobowych. Co ważne, czynności tej należy dokonać jeszcze przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych.

Aby posługiwać się danymi osobowymi niezbędne jest sporządzenie odpowiednich regulacji w postaci Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, które precyzują sposób i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwie.

Aktualne przepisy dotyczące danych osobowych i Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) zmienią się już 25. maja 2018 roku, kiedy to w życie wejdzie RODO, czyli rozporządzenie UE o ochronie danych osobowych.  Celem nowych przepisów jest przede wszystkim zwiększenie świadomości konsumenta. Na ich mocy m.in. zniknie obowiązek rejestracji zbiorów danych osobowych, wszelkie informacje odnośnie przetwarzania danych osobowych będą musiały znaleźć się w regulaminie, a GIODO zostanie zastąpione przez UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych),

• Ustawa o prawach konsumenta

Ustawa ta, wchodząc w życie w grudniu 2014 roku, wpłynęła na wiele dotychczasowych regulacji prawnych istotnych dla branży e-commerce. Jej przepisy precyzują przede wszystkim obowiązki informacyjne przedsiębiorcy wobec konsumenta i wskazują, iż muszą zostać przekazane do wiadomości najpóźniej w momencie wyrażenia przez konsumenta woli na związanie się umową.

Regulacje ustawy wskazują również na rodzaje informacji, które przedsiębiorca musi zawrzeć nie tylko w regulaminie, ale również na poszczególnych zakładkach na stronie. Mowa tu o informacjach dotyczących m.in. cech produktu, dodatkowych opłat, sposobu i terminu zapłaty oraz spełnienia świadczenia, procedur reklamacji, gwarancji czy też okresu trwania umowy. Nie wolno również zapomnieć o poinformowaniu klienta o jego prawie do odstąpienia od umowy (bez podania powodu, w ciągu 14 dni od jej zawarcia). Brak podania do wiadomości konsumenta wskazanych w przepisach informacji może nieść za sobą negatywne konsekwencje dla przedsiębiorcy. 

• Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji 

Kolejną istotną dla branży e-commerce regulacją prawną jest Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która wskazuje na szereg praktyk zabronionych. Do najistotniejszych należą tu przede wszystkim agresywne praktyki rynkowe, którymi – w przypadku e-commerce – są m.in. działania wprowadzające konsumenta w błąd. Należy tu wymienić kryptoreklamy oraz mylące oznaczenia towarów lub usług, z którymi mamy do czynienia przede wszystkim w związku z kampaniami adwords i pozycjonowaniem. Naruszenie postanowień Ustawy niesie za sobą istotne sankcje, w tym odszkodowania.

Regulamin – czym jest i co w nim umieścić

Regulamin to bezsprzecznie jeden z najistotniejszych elementów działalności e–commerce, niezbędny do funkcjonowania przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami prawa.

Co powinno znaleźć się w regulaminie?

Regulamin to, tak naprawdę, umowa między klientem a właścicielem działalności e-commerce i jak każda umowa powinna spełniać określone warunki.  Jedną z jego podstawowych funkcji jest funkcja informacyjna, której celem jest zwiększenie świadomości klienta i utrzymanie wiarygodności marki.  Do wiadomości konsumenta należy zatem podać m.in. szczegółowe dane firmy oraz przysługujące mu prawa i obowiązki.

Regulamin powinien oczywiście precyzować kwestie związane z samą sprzedażą, a co za tym idzie, powinien określać m.in.:

• sposób składania zamówień i termin ich realizacji
• sposób płatności, w tym możliwość opłaty za pobraniem
• procedurę reklamacyjną
• możliwość zwrotu towaru i odstąpienia od umowy

Wszystkie informacje, które przedsiębiorca powinien zawrzeć w regulaminie, wymienione są w artykule 12 Ustawy o prawach konsumenta.

Klauzule niedozwolone:

Charakterystykę i katalog klauzul niedozwolonych, których zawarcie w regulaminie może wprowadzać konsumenta w błąd i naruszać jego interesy określają przepisy Kodeksu Cywilnego Stosowanie klauzul niedozwolonych, inaczej zwanych abuzywnymi, może wiązać się nie tylko z karami finansowymi, ale również z, wynikającymi z naruszeń, problemami wizerunkowymi w postaci utraty renomy i zaufania klientów. Klauzule niedozwolone stanowią katalog obszerny i otwarty, zatem ciężko byłoby wymienić wszystkie możliwe rodzaje tego typu zapisów. Z pewnością można jednak wskazać na cztery cechy, których wystąpienie umożliwia zakwalifikowanie postanowień jako klauzul niedozwolonych. Należą do nich:

• naruszenie interesu konsumenta
• ustalenie praw i obowiązków konsumenta wbrew dobrym obyczajom
• nieuzgodnienie zapisów indywidualnie z konsumentem
• jednoznaczne zapisy niedotyczące głównych świadczeń stron

Jak wspomnieliśmy wcześniej, ustawodawca w Kodeksie cywilnym opisał katalog otwarty klauzul niedozwolonych. Należą do nich m.in. postanowienia, które:

1) wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za szkody na osobie;
2)  wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania;
3) przewidują postanowienia, z którymi konsument nie miał możliwości zapoznać się przed zawarciem umowy;
4) pozbawiają wyłącznie konsumenta uprawnienia do rozwiązania umowy, odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia;
5) nakładają na konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego.

Pragniemy zwrócić szczególną uwagę na trzy przykłady klauzul niedozwolonych, o których pamiętać powinni wszyscy przedsiębiorcy działający w przestrzeni e-commerce:

1. „Zdjęcia, kolor oraz opisy produktów, mają wyłącznie charakter orientacyjny i nie mogą stanowić podstawy do roszczeń i reklamacji“

W regulaminach sklepów internetowych często można spotkać tego typu zapis, będący typowym przykładem klauzuli niedozwolonej. Sprzedawca nie może wprowadzać klienta w błąd, udzielając mu niepełnych bądź niejasnych informacji. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, klient ma prawo do złożenia reklamacji bądź bardziej radykalnego kroku w postaci odstąpienia od umowy bez podawania przyczyny.

1. „Sądem właściwym dla sporów wynikających z umowy sprzedaży jest sąd właściwy dla siedziby firmy sprzedającej“ 

To jedna z najczęściej pojawiających się w regulaminach klauzul niedozwolonych. Wskazuje ona na sąd, który – zgodnie z przepisami – nie jest właściwy do rozpoznania tej sprawy. W przypadku sporu między sprzedawcą a konsumentem, gdy powodem jest ten pierwszy, właściwy będzie sąd konsumenta, a nie – jak wskazuje klauzula –sprzedawcy.

• „Klient będący konsumentem może zwrócić zakupiony towar w terminie 10 dni od dnia otrzymania towaru bez podania przyczyny‘

Zapis ten wprowadza klienta w błąd, co do możliwego terminu odstąpienia od umowy, skracając ustawowy termin z 14 do jedynie 10 dni, czym istotnie ogranicza prawa konsumenta. Warto również wskazać, że termin ten jest liczony według dni kalendarzowych – jeżeli ostatni dzień przypada w dzień ustawowo wolny od pracy, sobotę lub niedzielę, liczy się kolejny dzień roboczy.

Newsletter/mailing – świadczenie usług drogą elektroniczną

Charakterystyka ogólna informacji handlowej

Maile wysyłane przez przedsiębiorców do konsumentów, zawsze zawierają w treści informację handlową. Co rozumieć przez to pojęcie?

Zgodnie z definicją zawartą w Ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną informacją handlową jest „każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi”.

Można zatem przyjąć, że wszystko, co jest wysyłane do konsumentów może, w pewnym sensie, stanowić informację handlową.

Kwestie prawne związane z wysyłaniem informacji handlowych

Opisaliśmy już czym jest informacja handlowa, dlatego teraz warto wspomnieć o tym komu i w jaki sposób przedsiębiorca może ją przesyłać. 

Kluczowe są tutaj zgody udzielone przez użytkownika, określone w przepisach Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i w Ustawie prawo telekomunikacyjne, gdzie mowa o urządzeniach końcowych. Bez nich, wysyłanie mailingu i newsletterów jest niezgodne z prawem.

Warto wspomnieć, że powyższe zgody nie mogą być domniemane i nie mogą być łączone, zatem o każdą z nich należy pytać osobno. Dodatkowo, odpowiedzi powinny być utrwalone – także dla celów dowodowych. Z pomocą przychodzi tutaj dobrze znana opcja double opt-in, która – na podany przez konsumenta adres e-mail – wysyła link potwierdzający, co w pewien sposób pozwala przedsiębiorcy na uzyskanie zamierzonego celu.

Ważne jest, aby konsument miał możliwość wycofania udzielonej zgody w każdym momencie i żeby procedura ta nie była przez przedsiębiorcę utrudniana.

Dane osobowe klienta

Dane osobowe klienta to dane niezwykle cenne, dlatego należy je odpowiednio zabezpieczyć przed rozpowszechnieniem wśród osób nieupoważnionych.

Dokumentami istotnymi z punktu widzenia ochrony danych osobowych, są Polityka Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym.

Prawidłowe skonstruowanie Polityki Bezpieczeństwa jest konieczne dla odpowiedniego funkcjonowania firmy działającej w branży e-commerce. Dokument ten określa bowiem wykorzystywane zbiory danych oraz ich strukturę i miejsca, w których są przetwarzane. Co więcej Polityka Bezpieczeństwa wskazuje również na sposoby zachowania poufności danych osobowych, co jest szczególnie ważne z punktu widzenia konsumenta.

Obowiązujące aktualnie przepisy dotyczące Ochrony Danych Osobowych ulegną zmianie, wraz z wejściem w życie, wspomnianego wcześniej rozporządzenia RODO. Zmiany wprowadzane przez nową regulację, choć z początku mogą wydawać się skomplikowane, za zadanie mają zwiększenie elastyczności przy sposobie ochrony danych osobowych. Znikną przepisy zawierające identyczne wymogi dla wszelkiego rodzaju biznesów. Teraz do zadań administratora należało będzie dopasowanie zabezpieczeń do specyfiki prowadzonego e-biznesu.

Kolejnym przykładem wprowadzanej przez nowe przepisy zmiany będzie obowiązek informowania klienta o wycieku jego danych osobowych. Choć dla przedsiębiorcy procedura może być dość czasochłonna, to dla konsumenta oznacza ona zwiększenie kontroli nad jego danymi, co jest niewątpliwym krokiem na przód, w stosunku do obecnie obowiązujących regulacji.

Za inną ważną zmianę, ułatwiającą życie konsumentowi, należy uważać możliwość przekazywania danych osobowych między przedsiębiorcami, co w praktyce oznacza, że klient, korzystając z różnych usług e-commerce, nie będzie musiał każdorazowo wpisywać swoich danych.

Wprowadzane zmiany, które – jak każde zmiany – wydają się kłopotliwe i czasochłonne, unowocześnią aktualny system, usprawniając pracę e – przedsiębiorców i ułatwiając klientom korzystanie z usług.

Opodatkowanie transakcji on-line

Opodatkowanie dochodów z działalności on-line podatkiem dochodowym jest analogiczne do opodatkowania dochodów z handlu tradycyjnego.

Natomiast, w kwestii VAT, wartym uwagi zagadnieniem jest sposób opodatkowania usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych świadczonych na rzecz konsumenta (niebędącego przedsiębiorcą) w innym państwie.

Przykładowo, w wypadku, gdy polski sprzedawca gier elektronicznych sprzedaje grę konsumentowi z innego kraju członkowskiego UE to transakcja ta powinna być opodatkowana właśnie w kraju nabywcy. Z taką sytuacją wiąże się wiele dodatkowych obowiązków. Wspomniany sprzedawca musi bowiem ustalić jaki jest status nabywcy (czy jest przedsiębiorcą czy konsumentem) oraz gdzie znajduje się miejsce jego działalności lub zamieszkania.

Gdy zostanie ustalone, że nabywcą jest konsument mający miejsce zamieszkania w innym kraju członkowskim, polski sprzedawca powinien rozliczyć podatek z fiskusem z kraju nabywcy. Aby ułatwić przedsiębiorcom kwestie administracyjne wprowadzony został system MOSS (Mini-One Stop Shop), odnoszący się do samego rozliczania VATu w wewnątrzunijnych transakcjach dotyczących tych trzech kategorii usług.

Co ta regulacja oznacza dla polskiego e-przedsiębiorcy? Przedsiębiorca może zarejestrować się we wspomnianym systemie MOSS. Dzięki temu będzie mógł rozliczać się w Polsce z podatku od usług świadczonych na rzecz zagranicznych klientów. System ma za zadanie ułatwić pracę przedsiębiorców, pomagając im uniknąć błędów i komplikacji administracyjnych.

Aspekty prawne zatrudnienia w okresie przedświątecznym

Każdy przedsiębiorca związany z branżą e-commerce doskonale wie, że okres przedświąteczny, to najgorętszy czas w roku i każda dodatkowa para rąk może okazać się nieoceniona. W związku z tym przedsiębiorcy często decydują się na tymczasowe zatrudnienie dodatkowych osób. Jak wygląda to ze strony prawnej?

Zatrudniając dodatkowych pracowników, na stosunkowo krótki okres, pojawia się dylemat dotyczący rodzaju umowy. Pracodawca stoi przed wyborem między umową o dzieło a umową zlecenie.

Podstawową różnicą między nimi jest przedmiot umowy. W przypadku umowy o dzieło mówimy o konkretnym efekcie tzw. dziele, zatem przykładowo – o ilości wykonanych dla przedsiębiorcy zdjęć produktowych czy zaprogramowanie określonych funkcjonalności strony internetowej.

W przypadku umowy zlecenie nie wymieniamy natomiast spodziewanych efektów końcowych współpracy, a jedynie sposób ich wykonania. W zleceniu liczy się zatem nie CO wykona pracownik, ale JAK to zrobi.

Z czego to wynika? Odpowiedź jest prosta – czasem po prostu ciężko z góry określić konkretną liczbę zadań, które będzie musiał wykonać zleceniobiorca (zwłaszcza w tak dynamicznym i nieprzewidywalnym czasie, jakim jest okres przedświąteczny), jednak można z góry zobowiązać go do wykonywania usług w określony – dokładny i staranny – sposób. Co więcej – umowa zlecenie może być wypowiedziana w każdym momencie (chyba, że z postanowień umowy wynika inaczej).