Wybuchające beczki – 10 punktów zapalnych w Twojej firmie, na które warto abyś popatrzył już dziś

Przygotowania do Founders Mind i przerwałem to co lubiłem najbardziej, systematyczne pisanie. Ale dziś wracam na antenę i nadaję!

Wybuchające beczki to nie tylko tytuł książki Krzysztofa Gonciarza. Na potrzebę tego wywodu, nazwałem tak sytuacje, które potencjalnie mogą zrobić Ci kuku, jeżeli nie zaczniesz na nie odpowiednio wcześnie reagować.  Może ta lista zmusi niektórych z nas do refleksji i zapobiegnie katastrofie.

1. Kontrola cashflow – Nie oszukujmy się, większość firm działa na zasadzie: Przynosimy do firmy więcej kasy, niż wydajemy, jest dobrze. Sam tak długo funkcjonowałem, bo po co analizować, planować. I okazało się, że masę rzeczy było przejadanych. Wybuchająca beczka cashflow polega na tym, że ona sobie może tylko cykać jak jest dobrze, ale jak wybuchnie to szczątki firmy będziesz zbierał W San Francisco.

• Zobacz sobie listę wydatków, które masz co miesiąc, czy każdy jest niezbędny? W firmie podobnie jak z porządkami w domu „Przyda się” powinno zostać twardo ucięte. Nie korzystacie z jakiegoś hostingu? Out, nie ma, że przyda się. Nie korzystacie jakiegoś softu SaaS-owego? Out, nie ma, że się przyda.
• Czy nie postępujesz zbyt pobłażliwie wobec swoich dłużników. Przedsiębiorcy mają taką przypadłość, że chcą być dobrze oceniani na zewnątrz i żeby nikt sobie nie pomyślał o nas źle i dlatego nie mamy potrzeby upominania się o swoje. Zrzuć takie myślenie, jeżeli nie chcesz za rok płakać nad zgliszczami swojej firmy.
• Księgowanie mentalne – czyli zanim klient przeleje należność, w wyliczeniach sobie analizujemy jakby te pieniądze już były na koncie. Czasami jest zonk, bo klient opóźnił czy mityczna księgowa wyjechała na wakacje i robi się problem, bo w planowaniu zaksięgowaliśmy tę należność.
• Poduszka finansowa – jak wielka powinna być poduszka? To zależy od kilku czynników. Jak dużego komfortu potrzebujesz w prowadzeniu biznesu, ile miesięcznie kosztów generujesz stałych, jak często potrzebujesz gotówki na niespodziewane wydatki. Zadaj sobie kilka/kilkanaście pytań i na nie odpowiedź, to pozwoli Ci oszacować wielkość poduszki.

2. Uzależnienie się od pracownika – Jakie to jest niebezpieczne. Wyobraź sobie, że jesteś średnią firmą, nie macie za dużo perspektyw, że wskoczycie do wyższej ligi, ale w Twojej drużynie jest jeden dobry playmarker. Masz dokładnie taką samą sytuację jak kluby z końca tabeli, które posiadają dobrego zawodnika u siebie. Na pewno ten zawodnik nie ma ambicji być outsiderem więc albo rozgląda się za nowymi wyzwaniami, albo inne wyzwania rozglądają się za nim (if you know what i mean). Jeżeli wszystko spoczywa na nim, kluczowe procesy, traktujesz go praktycznie jak wspólnika tylko kasę ma mniejszą i ryzyko, że finalnie nie dostnie z firmy nic to jest problem. Ta beczka może wybuchnąć i będzie kuku. Takie odejście, zwłaszcza jak nie masz uprocesowionej, wystandaryzowanej organizacji to katastrofa.

• Zrób procesy, które w szybki sposób potrafią zastąpić działania nawet kluczowych osób w organizacji (te procesy ułatwią Ci także bezstresowo wyjeżdżać na wakacje). Te procesy powinny pokazywać jak przekazywać zadania, monitorować postęp prac, aby można było przypisać nową osobę nawet w trakcie nieskończonej rzeczy.
• Każdy nowy człowiek w organizacji powinien być wprowadzany właśnie przez te procesy (Google drive, firmowa WIKI, inne elementy, które są niezbędne aby organizacja była wystandaryzowana). Brak procesów = zaczynanie wszystkiego od nowa, gdy odchodzi pracownik.

Dowiedz się więcej >>

P.S Pamiętaj, że kluczowy pracownik to też transfer know-how dla organizacji. Jeżeli wykorzystasz jego nawet krótki pobyt u Ciebie do podniesienia jakości procedur, to finalnie skorzystasz na jego obecności. (Poproś np. aby część czasu poświęcała na budowanie standaryzacji wraz z Tobą)

3. Emocjonalna sinusoida czyli beczka, która nie wiadomo kiedy wybuchnie. Wiadomo, że jako founderzy różnych organizacji, zmagamy się z różnymi problemami. Środowisko, w którym dorastaliśmy, rzeczy, które nas ukształtowały mają wpływ również na naszą psychikę i to w jaki sposób radzimy sobie z problemami. Natomiast to co zaobserwowałem u siebie, że wpływ na to, że mój mózg robi przelot po emocjach od K2 do Rowu Mariańskiego to skrajności z jakimi się zmagam. Na negatywne emocje mają wpływ takie czynniki jak:

• Cashflow (opóźnienia w płatnościach moich kontrahentów, narastające zobowiązania wobec innych, brak wystarczającego zabezpieczenia na koncie)
• Projekty (gdy się wydłużają, druga strona okazuje się być wykończająca emocjonalnie np. roszczeniowa, wszystko wiedząca etc., gdy jesteśmy słabo przygotowani do realizacji projektu)
• Ludzie – wybieramy źle bo chcemy rosnąć, presja czasu czy otoczenia mówi, że musimy się skalować i zacząć zatrudniać i wybieramy jednostki, które nie nadają się do naszej organizacji
• Bo wydaje nam się, że trawa u sąsiada jest bardziej zielona – patrzymy się jak nasi znajomi chwalą się gigantycznymi projektami, rankingami i nowymi perełkami, które przyszły do nich do zespołu. No w ogóle droga różami usłana, same sukcesy. Problem jest taki, że 90+% to wykreowany na potrzeby mediów społecznościowych twór. Czasami bańka pęka i po paśmie sukcesów firma znika z rynku, ale tego się nie dowiesz z fejsbukowych opowieści.
• Wchodzisz w to całym sobą a dostajesz… niewspółmiernie mało. Większość z nas jest zaangażowanym na maksa w swoją firmę. Pracuje więcej niż etat, niektórzy to pewnie dwa etaty by obsłużyli i wypłacamy sobie małe wynagrodzenie albo co gorsza nie wypłacamy go w ogóle bo myślimy, że będziemy szybciej rosnąć (Tiaaa!). Policz sobie czy przy tym zaangażowaniu, które dajesz nie wychodzi Ci stawka 4-5 zł za godzinę. Mi do niedawna wychodziło 10 zł za godzinę, co było mega demotywujące w kryzysowych sytuacjach tym bardziej, że na etacie mógłbym przyzwoicie zarabiać w tym czasie. Warto się wyleczyć z takiego myślenia i też nie rezygnować z wynagrodzenia i nie oszukiwać się, że te środki będą reinwestowane i to co odjąłeś sobie od ust spowoduje gwałtowny wzrost firmy. Za dużo seriali o startupowcach z US nie pomaga.

4   Twoja produktywność – Wydaje Ci się, że nic nie robisz i… czasami masz rację a czasami to syndrom oszusta. Nic nie robisz bo jesteś bardzo rozproszony. Tu Ci piknie fejsbuk, tu Ci zadzwoni mega ważny telefon od dziewczyny, która się stęskniła bo nie widziała Cię od rana a tu dla odmiany mega ważny news branżowy, że ktoś dostał finansowanie, a potem mega ważne spotkanie, na którym nie mogło Cię zabraknąć bo wybieraliście kolor zasłonek do biura. Wracasz popracować ale nic z tego, dzwoni Twoja mama i zaprasza Cię na niedzielny obiad, ale mama jest gaduła i nie zaprasza Cię w krótkich, żołnierskich słowach tylko przez 40 minut, bo przy okazji opowiada Ci o sąsiadce i innych sprawach nie cierpiących zwłoki. Na szczęście inne Twoje dni są inne na spotkaniu zamiast wybierać zasłonki, dyskutujecie czy wprowadzić pizza Friday czy może owocowe piątki a dzwoni już nie mama tylko kolega, który chce się z Tobą umówić na piwo. I to jest zła produktywność, bo na koniec dnia możesz mylnie wrzucić na facebooka zdjęcie jak to wychodzisz biedny o 20 z pracy i jaki jesteś zaharowany po łokcie.  Inny błąd produktywności wynika z syndromu oszusta (strasznie nie lubię tego skurczybyka, co mi próbuje wmówić, że nic nie robię, albo do czegoś się nie nadaję).  Może miałeś takie sytuacje, ale gdy byłeś rzemieślnikiem, budowałeś dla klientów kampanie, pisałeś kod, cokolwiek co przynosiło widoczny efekt i nagle firma się rozrasta i musisz zarządzać. Twój dzień dzielisz na spisywanie procedur, asanę i rozmowy z kluczowymi pracownikami. Na koniec dnia przychodzisz do domu, kładziesz się do łóżka i wtedy pojawia się on, cały na biało ten skurczybyk oszust i próbuje Ci wmówić, że nic nie zrobiłeś, bo przecież zarządzanie to nie praca, a spisywać procedury to sobie możesz dla relaksu w weekend, a nie poświęcać na to większość dnia. No te wybuchające beczki też nie należą do bezpiecznych.

5. Relacje z bliskimi – długo na to nie zwracałem uwagi, bo nie miałem pojęcia, że każdy odbiera świat przez pryzmat swojego punktu widzenia. Cholernie ciężko jest zrozumieć inny punkt widzenia, inni też nie przeszliby kilometra w Twoich butach. W relacjach jest to kluczowe, aby szybko określić priorytet: „ziomuś, nie wyjdę z Tobą na to piwo, bo priorytet stanowi spędzanie czasu z rodziną po godzinach”, „kochana żono, może się tak zdarzyć, że będziesz musiała się dziećmi zająć sama przez kilka dni, bo czeka mnie wyjazd/ cięższy okres w firmie” „Mamo w listopadzie nie będę regularnym gościem niedzielnych obiadów, przygotowuję firmę do targów”. Często miałem pretensje, że otaczający świat mnie nie rozumie… problem był taki, że ja nie komunikowałem na zewnątrz jakie mam wyzwania, jaka będzie moja dostępność. P.S Nawet jak komunikujesz, nie zawsze otoczenie rozumie Twoją perspektywę, lub nie chce jej zrozumieć. Uważaj, aby ta beczka nie wybuchła. Founderem się bywa, a człowiekiem się jest.
6. Niepohamowany wzrost – oj jak ta beczułka może roz…walić to co tyle czasu budowałeś. Gdy rośniesz sobie powolutku, kilkanaście procent rocznie, stabilnie to wszystko jest fajnie i bezpiecznie, ale czasami przychodzi taka myśl, a może by tak depnąć pedał gazu w podłogę, zatrudnijmy więcej ludzi, zmieńmy biuro na większe chociaż nie ma takiej potrzeby, no wyznaczmy sobie jakiś bardziej agresywny cel bo się nudno robi rosnąć te 8-15% rok do roku. I wtedy zaczynasz rozpędzać tę swoją organizację do prędkości formuły jeden chociaż tak naprawdę niedawno zrobiłeś prawko i okazuje się, że bolid prowadzi się zupełnie inaczej niż tę Skodę, w której obok siedział instruktor odpowiedzialny za to byś nie zrobił sobie kuku.
7. Exit interview powie Ci prawdę – Rozmowa na zakończenie współpracy jest ważna, bo powie Ci coś czego na co dzień pracownik mógł Ci nie powiedzieć bo się bał. Oczywiście jak Ty zwalniasz pracownika to ten exit interview może być zakłamany bo osoba zwalniana wylewa swoje żale, ale gdy odchodzi ktoś z własnej nieprzymuszonej woli, warto zapytać co było przyczyną odejścia. Zdziwisz, że się, bo pewnie większość odejść zapisujesz w głowie „nie stać mnie na tego człowieka, więc odchodzi, co ja mogę” a przyczyny mogą być zgoła inne. Czasami jest tak, że ludzie z boku widzą, że Twój okręt jest dziurawy, czego Ty nie dostrzegasz w ferworze walki i nie masz pojęcia, że jakiś pracownik psuje atmosferę a Ty nie interweniując niejako zezwalasz na tego typu patologię. A może przyczyna jest inna, pracownika do odejścia zmusza sytuacja życiowa, o której Ty nie miałeś pojęcia, bo jest krępująca i nie mówi się o tym „głośno”, być może mógłbyś czasowo pójść mu na rękę, aby nadal pełnił swoje obowiązki (o ile jest to osoba, o którą warto walczyć), być może wystarczy zmniejszyć czasowo liczbę obowiązków, godzin roboczych, zadań. Dużo można się dowiedzieć z takich rozmów.
8. Pizza Friday, owocowe czwartki, piłkarzyki czy nawet wyjścia integracyjne nie budują atmosfery w firmie. Ryba psuje się od głowy, podobnie jak organizacja od foundera. Nawet jeżeli będziesz chciał zakrywać tymi perfumami, które wymieniłem na początku to nie znaczy, że ludzie nie będą czuli, że w firmie jest smród. Zła atmosfera wynikać może z następujących czynników: nielubiany członek zespołu, Twoje mikrozarządzanie, presja czasowa na projektach lub fuckupy (słaby management projektowy jest bardzo stresujący i nie wszyscy chcą pracować pod nieustanną presją), brak wizji czy brak procesów. Czyli de facto zawsze Ty jesteś winny atmosferze. Ale jak to jaki mogę mieć wpływ na nielubianego członka zespołu? A no możesz bo a) może to być dupek, a Ty go tolerujesz bo np. dowozi lepiej od pozostałych, albo jesteś od niego uzależniony b) problem może być nie w tej osobie, ale w mentalności pozostałych członków i… to jest poważne wyzwanie, bo lekceważenie problemu będzie prowadziło do rotacji ludzi, dużej presji na tej osobie, która jest nielubiana czy odejściu tej osoby (nie musi być ona dupkiem, może niedopasować charakterologicznie do innych). Mentalnie ludzie mogę wypierać osobę, której nie lubią i to również wymaga interwencji. Jest to krępujące bo musisz przyjąć rolę wychowawcy, co może wydawać Ci się głupie, ale jak już wspomniałem głupio to będzie wyglądać nieustanna rotacja jak nie rozwiążesz tego problemu. Masz tę beczkę u siebie? Lepiej ją zutylizuj.
9. Opieka nad klientem – temat rzeka, ale źle jest pojmowany i garstka robi to naprawdę dobrze. Nieprzypadkowe jest też powiedzenie, że od momentu podpisania umowy zaczynasz tracić klienta. Churn w firmie wynika z wielu czynników i jest kilkanaście punktów, które pozwolą Ci powstrzymać tę wybuchającą beczkę. Oto kilka z nich:

• System edukacji klienta (klient, który jest wyedukowany ZAWSZE jest lepszym partnerem biznesowym. Ta edukacja powinna być tworzona przed tym jak klient do nas przyjdzie. Content marketing, który służy nie tylko pozyskiwaniu klientów, ale także temu, aby rynek był bardziej świadomy)
• Onboarding klienta – to jak rozpocznie się Wasza współpraca, jak klient zrozumie warunki współpracy, czy będzie dzwonił o 21 lub 6 rano, to wszystko jest uzależnione od procesu onboardingowego. Paradoksalnie wszyscy wiemy jak powinien wyglądać dobry proces wprowadzenia, czego wymagamy od klienta, jakich dokumentów, kto ma być odpowiedzialny za kontakt i w jakich godzinach, ale…. Klient tego nie wie. Dla Twojej firmy jest to setna realizacja w tym roku, być może tysięczna w całym żywocie firmy, dla klienta jak ma duże doświadczenie to… trzecia. To doskonały etap, aby poprowadzić go za rączkę. Kluczowe są pierwsze 3 miesiące współpracy. Klient w tym okresie, zwłaszcza mniej doświadczony ma mniejsze zaufanie do Ciebie. Weryfikuje czy dobrze sprzedałeś gównianą usługę czy za dobrą sprzedażą idzie też dobra jakość pracy
• Komunikacja z klientem – chyba nie ma nic gorszego jak brak płynnej komunikacji. Klient płaci zaliczkę i… nagle staje się petentem. Nie raportujemy progresu pracy, długo odpowiadamy na maile, a jedynym kontaktem z naszej strony jest informacją o niezapłaconej fakturze.

10. Pobłażliwość – Nie wykonałeś tego na czas, nic się nie stało następnym razem się uda, nie ma faktury zapłaconej na czas? Spokojnie drogi kliencie nic się nie dzieje mamy tyle zapasu gotówki, że jak zapłacisz za pół roku będzie ok. Bycie pobłażliwym tworzy standardy. Pracownik, który widzi, że nie zwracasz uwagi na przekroczony czas realizacji, przyjmuje to jako standard. Klient, którego nie upominasz o niezapłaconą w terminie fakturę, również przyjmuje to jako standard. Pobłażliwość to taka cicho wybuchająca beczka, nie jest tak zauważalna, to raczej taki kameleon, nie pochylasz się nad nim bo wydaje Ci się, że to pokazanie ludzkiej twarzy, bo przecież każdemu może się zdarzyć, że nie dowiezie na czas, albo nie zapłaci fv. No prawda jest to oczywista, zdarza się płacić nie na czas i przewieźć czas realizacji, ale pobłażliwość w stosunku do patologicznych zachowań pokazuje, że dla nas to norma.

Dowiedz się więcej >>