Metoda OKR synonimem innowacyjności Twojej firmy? Odpowiada Elena Zhukova

Marketing i Biznes: Minął ponad rok od Twojej ostatniej rozmowy z nami. Jakie zmiany zauważyłaś w zastosowaniu metody OKR w organizacjach na przestrzeni tego czasu?

Elena Zhukova: Czas szybko leci 🙂 W organizacjach, które się do nas zgłaszają, obserwujemy coraz większą świadomość potrzeb:

• posiadania strategii;

• poukładania operacji;

• rozdzielenia działań strategicznych od bieżączki;

• poukładania i komunikacji.

Obserwujemy również coraz większą wiedzę o istnieniu samej metodyki OKR. Co ciekawe, coraz mniej osób dziwi się, kiedy mówimy, że cele działowe (tzw. silosowe) przy iterowaniu strategii są nieskuteczne, a zarządzający coraz bardziej otwierają się na międzydziałowe zespoły realizujące cele firmy.

Prowadzisz firmę? Dołącz do nieformalnych spotkań dla przedsiębiorców, Founders Beer

Metoda OKR zdaje się elastycznym narzędziem, które może być stosowane zarówno w dużych organizacjach, jak i w tych mniejszych, które rozwijają się i zatrudniają nowych pracowników. Czy możesz podzielić się przykładem małej firmy, która skorzystała z metody OKR i osiągnęła znaczące rezultaty?

Rozmiar firmy w przypadku metody OKR nie jest kluczowym elementem. Mamy kilka mniejszych firm, z którymi współpracujemy, które wdrożyły u siebie OKR od samego początku, zaczynając nawet od 15 osób, po to, aby budować właściwą kulturę i DNA firmy od samego początku jeszcze przed większym wzrostem.

Ciekawym przykładem jest firma z branży produkcyjnej, która dzięki godnej podziwu systematyczności oraz bazowaniu na swoich mocnych stronach, osiąga świetne efekty — z setek rozpoczętych, ale nie zamkniętych inicjatyw przeszła do realizacji strategii używając skupionego wysiłku międzydziałowych zespołów.

Czy zatem można powiedzieć, że metoda OKR może przyczynić się do zwiększenia motywacji i zaangażowania zespołów w organizacjach? Czy jesteś w stanie podać przykład, w jaki sposób OKR-y wpłynęły na zespół, który wcześniej miał trudności z mobilizacją?

W dużej liczbie zespołów korelacja nie będzie widoczna od razu. W przypadku wdrożenia OKR jest to proces zmiany, a jej efekty są widoczne czasem po miesiącu, czasem po kwartale, a czasem nawet po połowie roku. Wdrażając OKRy, wdrażamy kilka istotnych elementów w nawykach zespołów, które wpływają na poziom motywacji i zaangażowania:

• zrozumiałe, mierzalne rezultaty;

• mierzenie celów, nie działań;

• liderzy mówiący “co i dlaczego”, a nie “jak”;

• cykliczność spotkań;

• współpracę, eksperymentowanie, wyciąganie wniosków (retrospektywy);

• widoczny ownership.

Są to elementy, które wpływają na motywację i zaangażowanie, ale czasem to za mało 🙂 Znamy zespoły, którym bardzo pomogło wyjście z „silosów”, współpraca z ludźmi z innych zespołów nad jednym celem.

Jak możemy zaobserwować korelację? Podczas retrospektyw zespół będzie mówił (przykłady z realnych retrospektyw): “lepiej nam się teraz pracuje, mamy wpływ na to, jak osiągać cele, rozumiemy co z czego wynika, czujemy, że jest poukładana praca, spotykamy się regularnie, rozumiemy jak nasza praca ma wpływ na cele strategiczne”.

Na jednej z ostatnich retrospektyw prezes zarządu powiedział: “Wow, nie spodziewałem się, że OKRy tak bardzo ułożą mi działanie w firmie”. Jak zatem widać, OKRy są w stanie zdziałać cuda 🙂

Jakie wyzwania mogą pojawić się podczas wdrażania metody OKR w organizacji? Jak można je skutecznie pokonać?

Wyzwań jest mnóstwo, więc wymienię jedną najczęściej występującą: brak konsekwencji. Zaczynamy zmianę z przytupem, a późniejszy brak determinacji powoduje, że wracamy do starych nawyków. Jeśli jesteś w tym miejscu, być może brakuje Ci umiejętności facylitacyjnych lub/i liderskich. Warto mieć to na uwadze i w razie potrzeby poprosić osoby posiadające takie kompetencje o wsparcie.

Wdrożenie metody OKR to proces zmiany organizacji — nie da się zrobić skutecznego wdrożenia jednym szkoleniem z teorii. Potrzebne są wszystkie elementy wdrożenia, podobnie do każdego rodzaju zmiany czy budowania nowego nawyku. Potrzebna jest cierpliwość i ciągłe doskonalenie (inspect&adapt!).

Wspominałaś, że metoda OKR pomaga firmom reagować na zmiany i dostosowywać się do nich. Czy mógłbyś podać przykład sytuacji, w której metoda OKR pomogła organizacji przystosować się do nagłej zmiany na rynku?

W obecnych czasach nie trzeba daleko sięgać. Wojna, zmiana na rynkach czy konieczność redukcji zespołów powoduje, że musimy szybko dostosowywać swoje procesy, produkty i usługi do zmian. Jeśli w firmie wdrożony jest mechanizm cyklicznej iteracji strategii, jakim jest metoda OKR, to w sytuacji zmiany celów strategicznych, możemy dość szybko przeiterować nowy pomysł (w miesiąc, kwartał), nie robiąc rewolucji w całej firmie.

Co myślisz o branżowym networkingu? Czy go praktykujesz? Jeśli tak, jakie korzyści z niego czerpiesz?

Uważam, że jest niezbędny. Wymiana doświadczeń z ludźmi, którzy borykają się z tymi samymi wyzwaniami lub już sobie z nimi poradzili jest dla mnie niezbędne, żeby się rozwijać i inspirować. Takie doświadczenie zdobywam uczestnicząc m.in. w Founders Mind 😉

W poprzedniej rozmowie z nami wspomniałaś o budowaniu nawyków w organizacji w celu osiągnięcia celów OKR. Czy możesz podać przykład konkretnych nawyków, które można wprowadzić w zespole w celu efektywnego realizowania celów OKR?

Tak jak pisałam wyżej, podstawowe nawyki przy wdrażaniu metody OKR to: budowanie mierzalnych outcome’owych celów wynikających ze strategii, komunikowanie ich, współpraca między zespołowa nad tymi celami, planowanie prac, monitorowanie realizacji celów i retrospektywy.

Czy metoda OKR wpływa na innowacyjność organizacji? W jaki sposób Twoim zdaniem OKR-y mogą stymulować twórcze myślenie i rozwijanie nowych pomysłów?

Bardzo dobre pytanie. Jeśli faktycznie budujemy cele tak, że mówią one jaka hipoteza za nimi stoi i co chcemy osiągnąć, dajemy zespołom przestrzeń na pomysły oraz nie ‘drivujemy’ z tylnego siedzenia, tylko faktycznie powierzamy odpowiedzialność, to można zaobserwować wpływ na innowacyjność.

Same stosowanie metodyki OKR wprowadza nawyki, które są dla innowacyjności sprzyjające: posługiwanie się hipotezami, branie odpowiedzialności za rezultat, ciągłe eksperymentowanie, zmiana mindsetu z projektowego na myślenie wynikami.

Wzrostu innowacyjności nie zaobserwujemy, kiedy OKRy używane są w niewłaściwy sposób. Na przykład: jeśli zamiast celów wyrażających wartość biznesową, zmianę zachowań lub rozwiązanie konkretnego problemu używamy tzw. outputów (np. liczby wysłanych maili, zrealizowanych projektów itp.), to zmiany w zachowaniach nie zauważymy, bo nie zmieni to nawyków zespołów realizujących te inicjatywy.

W jakich branżach metoda OKR jest szczególnie skuteczna? Czy widzisz potencjał zastosowania tej metody w sektorach, które tradycyjnie nie są kojarzone ze zwinnością i innowacyjnością?

Wdrażamy OKRy w branżach IT, finansowych, firmach produkcyjnych, e-commercie i wielu innych. Sama branża ma mniejsze znaczenie. Najistotniejsza jest kultura organizacyjna w firmach, jaki styl zarządzania w nich panuje oraz jaka jest otwartość na zmiany i uczenie się. Tam, gdzie firmy mają wdrożone zwinne metodyki, jest tylko pozornie łatwiej, bo dużo jest legend, przekonań o tym, co można a co nie 🙂 Skuteczność bardzo zależy od zarządu i poziomu świadomości i dojrzałości emocjonalnej jego członków.

Na koniec powiedz proszę jeszcze, jakich wskazówek udzieliłabyś liderom i przedsiębiorcom, którzy rozważają wprowadzenie metody OKR w swojej organizacji?

Nie będę oryginalna w swoich wypowiedziach, powtarzam to w wielu miejscach. Zanim pomyślisz o metodzie, zadaj sobie pytanie, w jakim celu potrzebujesz OKR i po czym poznasz za kwartał lub rok, że się udało? Zacznij od zdefiniowania problemu.