Mateusz Sobieraj: Bycie przedsiębiorcą – gdzie popełniłem błąd?

W związku z dobrym przyjęciem mojego podsumowania roku postanowiłem rozszerzyć wpis, wzbogacić o rady oraz błędy, jakie zdarzyło mi się popełnić rozwijając firmę. Kilka pułapek, których mam nadzieję, zdołasz uniknąć, jeżeli poświęcisz 10 min na tę lekturę.

A więc….Niecałe 4 lata temu powstało https://adcookie.pl/ – firma zrodzona z wizji i marzenia o stworzeniu agencji digital marketingowej, świadczącej usługi na bardzo wysokim, światowym poziomie, jednak dla ograniczonej liczby perspektywicznych marek z blisko kooperującym, elastycznym zespołem.

AdCookie po 2018 – to firma z przychodem przekraczającym 7,5 mln zł, 25 osobami na pokładzie. Dwa lata z rzędu jesteśmy najlepiej ocenianą agencją interaktywną w Polsce pod kątem jakości obsługi, zaufania klientów, a w tym roku także generowania sprzedaży. Zrealizowaliśmy projekty w kilkudziesięciu krajach na świecie.

Generalnie jest ok, wiecie – szampan, lasery i takie tam, ale czy na pewno?…

Pierwsze aktywa spółki to ambicja, motywacja, chęć zmiany i silna nadzieja, że można stworzyć agencję marketingową, której głównym wyróżnikiem i magnesem przyciągającym klientów będzie jakość i zaufanie i to bez żadnego działu sprzedaży.

Pierwszy okres to oczywiście etap „one man army” – czyli starasz się robić wszystko w firmie. Jesteś specjalistą, tworzysz oferty i plany, prowadzisz projekty, zajmujesz się obiegiem dokumentów, rekrutacją, PR’em, pozyskiwaniem klientów, księgowość to Twoje hobby, a w wolnych chwilach malujesz ściany, sprzątasz biuro, z akrobatycznym zacięciem myjesz dwumetrowe okna od zewnątrz, stąpając po parapecie ku uciesze przechodniów.

Etap drugi to rozwój firmy – zatrudnianie pracowników, większa liczba projektów, dokumentów, procesów. W tym momencie kluczowe jest, by do zespołu dołączały osoby, które wyznają podobne wartości, które czują odpowiedzialność za powierzone projekty równie mocno, jak Ty. Oczywiście nadal sam jesteś specjalistą i próbujesz pomagać, sprawdzać, ulepszać każdą ofertę, media plan i raport wychodzący z firmy.

Otacza Cię mnóstwo szans, ofert, projektów, w które możesz się zaangażować. Myślisz sobie zgodnie z podstawową zasadą studenckich imprez: „Co, ja nie dam rady?”. Bierzesz więc to na klatę i nawet to utrzymujesz, idzie świetnie, ale w pewnym momencie zaczynasz czuć ciężar i wiesz, że jak dorzucisz jeszcze 5kg, to wszystko upadnie.

W międzyczasie przypłacasz pracoholizm problemami ze zdrowiem. Łapiesz dystans, zaczynasz się zastanawiać, czytać i rozmawiać z mądrzejszymi od siebie przedsiębiorcami .

Wiesz, że w taki sposób nie da się dalej rozwijać i budować większej firmy. W końcu zaczynasz zachowywać się jak manager, przedsiębiorca, a nie specjalista, w dodatku chorobliwe przeświadczony o tym, że jak zrobi coś sam, to będzie najlepiej. Na szczęście masz już wokół siebie ludzi, którym wiesz, że możesz zaufać. Ludzi, którzy wspierali Cię i pokazali, że zależy im na Tobie. Ludzi mających wyższe skille niż Ty w poszczególnych obszarach marketingu.

W końcu zaczynasz pracować nad firmą, a nie w firmie!

Po roku – po raz pierwszy od 10 lat – udaje Ci się wyjechać na dłuższe wakacje, bez konieczności odbierania dziesiątek telefonów i logowania się na skrzynkę. Wracasz zaniepokojony, bo to przecież niemożliwe, że nie wyniknęło chociaż 5 sytuacji, w których musiałbyś reagować. Ku twojemu zaskoczeniu okazuje się, że owszem takie sytuacje się zdarzały, ale zespół @adcookie poradził sobie z nimi świetnie! Nigdy nie czułem się tak niepotrzebny i dumny jednocześnie. Uświadamiasz sobie, że stało się coś pięknego – powstało miejsce, gdzie wszyscy mogą na siebie liczyć, wspierają się i przez ostanie 3 lata nie pamiętasz w sumie żadnej kłótni, czy podziału w zespole!

Zaczynasz odnajdywać równowagę, pracujesz mniej czasowo, ale nie mniej efektywnie. Wręcz odwrotnie. Dlaczego i jakie rady dałbym samemu sobie sprzed kilku lat?

Nie jesteś w stanie łapać wszystkich szans – decyduj się na te najbardziej perspektywiczne, naucz się odpuszczać, by uwolnić więcej czasu na rzeczy ważne.

Zadanie ważne często nie jest zadaniem pilnym, ale tym, którego najbardziej unikasz, bo jest najcięższe i wymaga skupienia, więc łatwo jest odłożyć je na później. Jeśli jednak zrealizujesz zadanie ważne, to wszystkie inne staną się mniej istotne i posuniesz się do przodu.

Sam wszystkiego nie zrobisz i nie zrobisz tego dobrze, więc po co? Zaufaj innym, powiedz, co trzeba zrobić i pozwól, by zaskoczyli Cię rezultatami. Pamiętaj też, że to, że ktoś zrobi coś inaczej, niż Ty byś to zrobił – nie znaczy gorzej, często wręcz odwrotnie. Otaczaj się też ludźmi, których po prostu lubisz i którzy mają podobne podejście i wartości jak Ty sam, cenisz ich jako profesjonalistów i ufasz im.

Zamykając się w bańce operacyjnych obowiązków ciężko o znalezienie inspiracji, o spojrzenie na rzeczy z dystansu i świeżość pomysłów. Czasem jeden pomysł, jedna zmiana są więcej warte niż 1000 napisanych maili i powtórzonych nieefektywnych, schematów.

Ambicja i wielkie cele są super. Wymagaj od siebie więcej niż od innych, ale naucz się też cieszyć tym, co osiągasz i tym, co masz. Zbyt wysokie oczekiwania vs rzeczywistość spowodują, że w dłuższej perspektywie czasu nie będziesz się czuł szczęśliwy i zmotywowany – jak więc chcesz zdobywać góry?

Jakkolwiek coachingowo to zabrzmi: twój mózg, to nie twój sprzymierzeniec. Jego misją nie jest uczynić Cię szczęśliwym i zmotywowanym, tylko przetrwać. Tak jest zaprojektowany, więc będzie mnożył najgorsze scenariusze i próbował blokować Cię przed wszystkim, co ryzykowne, niekomfortowe i nieprzewidywalne. Zmuś się do pozytywnego myślenia nawet, jak na początku będzie to trudne i wymuszone. Tutaj gorąco polecam książkę „Solve for Happy” autorstwa Mo Gawdat.

Przede wszystkim nie powinieneś uczestniczyć we wszystkich spotkaniach jakie się nadarzają! Sam uwielbiam spotkania, jednak zawsze kosztują one dużo atencji i koncentracji, których może później zabraknąć, by realizować zadania strategicznie istotne. Staraj się więc nie uczestniczyć w spotkaniach, w których nie musisz i czasem da się je załatwić jednym mailem, callem. Jeżeli już uczestniczysz, to zawsze powinna być przygotowana agenda – dla obu stron takie spotkanie będzie konkretniejsze. Równie ważny jest cel spotkania i wnioski – nie dopuszczaj do tego, by kończyło się ono stwierdzeniem: „było miło, ale co teraz, jakie są dalsze kroki”? Spotkanie jest właśnie po to, by je ustalić, a następnie podsumować.

Podstawą funkcjonowania firmy jest kultura i wartości, jakie wyznajecie. Na początku będzie to intuicyjne, dlatego staraj się otaczać ludźmi, którzy mają podobne podejście, wartości i widzisz, że przekładają to na pracę. Warto natomiast oprócz tego, że wszyscy czują te wartości – konkretnie je zdefiniować, omówić, w jakich zachowaniach się przejawiają. To ułatwi też wdrożenie nowych osób do teamu, zrozumienie czym się kierujecie i co jest ok, a co nie jest ok w Waszej pracy, podejściu do klienta. Gdy będziesz definiować te wartości, powinniście to zrobić wspólnie z zespołem, a także porozmawiać z klientami, kontrahentami – czy cenią w sobie Was to, co Wam się wydaje, że jest Waszym wyróżnikiem.

Jeżeli Twoim wyróżnikiem jest jakość i zadowolenie klientów, indywidualne podejście – to nie traktuj tego, jak ładnie brzmiące frazesy! Tak musi być i musisz tego pilnować. W pewnym momencie, jeżeli jesteś dobry i zlecenia zaczną spływać „same” łatwo popaść w pokusę szybkiego wzrostu – wzięcia na siebie zbyt dużej ilości projektów, szybkiego dotrudniania bez odpowiedniej analizy, dopasowania kandydatów. To może być przepis na katastrofę – jakość zacznie spadać i klienci, którzy już Ci zaufali i powinni być priorytetem, odczują to i odejdą lub przestaną Cię dalej chętnie polecać, w organizację wda się chaos, a przeciążeni przez wiele miesięcy ludzie zaczną odchodzić. Paradoksalnie z dobrej sytuacji wpadłeś w spore tarapaty.

Nie możesz ulec takiej pokusie. Oczywiście to będzie boleć. Pamiętam, jak musiałem odpuścić dwa duże zlecenia, po kilkadziesiąt tys. zł każde, ale wiedziałem, że jeżeli je przyjmiemy, to będzie już zdecydowanie ponad nasze siły i czarny scenariusz opisany powyżej może się zrealizować. Odpuściłem i to była dobra decyzja.

Obecnie ponad 90% klientów adCookie pochodzi z polecenia innych klientów, dwa lata z rzędu klienci oceniają nas najlepiej w Polsce pod kątem zaufania, jakości obsługi, czy w kategorii jak chętnie poleciłbyś agencję przyjacielowi.

Oczywiście, jeżeli twoim wyróżnikiem nie ma być jakość i indywidualne tylko na przykład masa projektów, skala – to zupełnie inaczej układasz procesy, wartości – ale także warto być konsekwentnym. I nie udawaj, że wyróżnia Cię coś innego, niż odzwierciedla biznes – musisz być spójny.

O tym często nie pamięta się, zaczynając prowadzenie firmy, bo z każdym nowym kontrahentem przecież rozmawia się świetnie, snujecie razem plany. Problem pojawia się, gdy przy nieco większej skali orientujesz się, że zaległości wobec Twojej firmy sięgają ponad 100 tys. zł i pomimo zapewnień nie spływają, a przecież na Twoje płatności – ani urząd, ani pracownicy, ani właściciel biura czy dostawcy czekać nie będą. Jeżeli nie zabezpieczyłeś odpowiednio wcześniej cashflow – to możesz mieć poważny problem, do którego nie powinno dojść. + 2 do frustracji dodaje fakt, że wykonałeś świetnie swoją pracę, a teraz jeszcze musisz dopominać się wielokrotnie o zapłatę. Nie dopuść do takich groźnych sytuacji, zabezpiecz się już wcześniej. Opracuj procedurę windykacji: po ilu dniach się zaczyna, jakie wezwania są wysyłane, jakie konsekwencje są wyciągane, a kiedy sprawę przejmuje kancelaria.

Najczęściej proces windykacji nie działa, bo Ty jesteś słabym ogniwem. Zawsze można przecież zadzwonić do prezesa, przywołać dobro współpracy, obiecać kolejne terminy spłaty, bez odsetek i poprosić, a Ty się często zgodzisz, robiąc wyjątek za wyjątkiem i właśnie stabilność procesu wzięła w łeb! Prowadzić go powinna administracja, księgowość, kancelaria, ale poza Tobą. Ty oczywiście nadzoruj wysokość należności, postęp w procesie, jednak nie angażuj się w niego bezpośrednio i najlepiej tak ułóż to formalnie, byś nie miał innego wyjścia. Np. podpisz umowę z kancelarią, że wszystko powyżej X dni trafia do nich i od tego jest też uzależnione ich wynagrodzenie, więc nie możesz łamać takiej umowy.

Dobra, starczy może tych wypocin. Choć jeżeli chciałbyś porozmawiać, posłuchać co jeszcze mi nie wyszło, a co wyszło, to jestem do dyspozycji. Jeżeli masz też jakieś pytania odnośnie powyższych punktów, chciałbyś się dowiedzieć jak mamy to ułożone w adCookie -napisz w komentarzu, postaram się podzielić wiedzą jaką mam.

Ja z kolei bardzo chętnie posłucham osób doświadczonych, w zakresie budowania organizacji 50 osób+ ponieważ na pewno jeszcze wiele pułapek tam na mnie czeka.

Pisząc to, siedzę w pustym już biurze, wciąż nie mogąc uwierzyć, jak ten czas leci i jak to się stało, że jeszcze 3 lata temu zajmowaliśmy 1/5 tej powierzchni, a ja latałem z mopem. Podziękowania zdecydowanie należą się całemu zespołowi @adcookie, ja tu tylko sprzątałem – zresztą od samego początku.

Wciąż jest mnóstwo do zrobienia . Układamy obecnie ścieżki kariery dla każdej osoby z zespołu, inwestujemy w swój PR, powiększamy zespół, układamy procesy i wchodzimy małymi kroczkami na rynek USA. Zaczynamy też tworzyć pierwsze własne narzędzia, technologie i projekty m.in. swój sklep e-commerce.

Czuję na sobie chyba większą odpowiedzialność niż kiedykolwiek, ale myślę, że moje podejście jest zdrowsze.

Życie przedsiębiorcy: Czy jest łatwo? Oj, nie i zastanów się dwa razy, nim pójdziesz tą ścieżką. Czy daje dużo satysfakcji? Zdecydowanie, ale musisz być gotowy na ciężkie momenty.

Peace!