Budowanie procesów w firmie od podstaw

Za sukcesem każdej firmy stoją zoptymalizowane procesy, będące podstawą modelu zarządzania strategicznego. Kiedy oprzesz działanie swojej organizacji na takich narzędziach jak strategia i struktura, Twój biznes będzie mieć możliwość nieustannego wzrostu i rozwoju. Dowiedz się, czym są procesy w firmie i jak je budować, odkrywając sposoby na ich optymalizację oraz wdrażanie, co bezpośrednio przełoży się na zwiększenie efektywności i zysków Twojego biznesu.

Czym jest proces?

Zacznijmy od samego początku, czyli od definicji procesu, który jest zbiorem powtarzających się sekwencji działań. W każdej pojedynczej sekwencji liczy się kolejność działań, które prowadzą do konkretnego rezultatu, odpowiadającego na potrzeby klienta zewnętrznego lub wewnętrznego.

Proces bardzo łatwo można pomylić z różnymi innymi działaniami w firmie. Do ich przykładów należą, m.in. działania improwizowanie ( np. szybkie reagowanie na losowe sytuacje), działania rutynowe (codzienna obsługa klientów), projekty (określone w czasie).  Jak zatem odróżnić procesy od innych działań?

Reguła jest prosta — procesy nie mają określonych terminów, a to znaczy, że są continous, czyli stałe, nie mając wyznaczonego początku ani końca na osi czasu. Charakteryzuje je duża powtarzalność oraz złożoność działań. Każdy proces ma również swoją strukturę, składając się z subprocesów -> działania -> procedur, czyli checklisty, co wykonać w ramach jakiegoś działania np. onboardingu nowej osoby w teamie. Działań w procesie jest kilka, a sekwencja wykonywania jest niezwykle istotna. Nie muszą, ale mogą być spisane, co znacznie ułatwi optymalizację pracy osób, które już wcześniej pracowały w firmie.

Jak budować procesy?

Istnieje kilka wyraźnie zdefiniowanych kroków, które pomagają budować procesy. Poniżej znajdziesz chronologicznie rozpisaną listę, która wprowadzi Cię w budowanie procesów w firmie od podstaw.

 

1. Identyfikacja i mapowanie procesów

Pozwala spojrzeć na stan aktualny organizacji, ale również na te procesy, których brakuje. Często wielu proesów nie ma w mniejszych organizacjach, pracownicy działają „na wyczucie”, nie mając czasu na budowę i wdrażanie nowych procesów, ale w momencie, gdy firma się rozwija, mapowanie ich pozwala spojrzeć na strategię organizacji z szerszej perspektywy, skupiając się na osiąganiu celów biznesowych.

Jak identyfikować procesy?

Proces to działanie, które daje wartość dodatnią dla klienta wewnętrznego lub zewnętrznego. Proces może się składać z subprocesów, tworzonych w ramach procesów głównych, określać ich stan lub braki. Następnym krokiem jego identyfikacji jest zastanowienie się, czy usuwamy, optymalizujemy lub zostawiamy proces zamrożony, np. żeby zająć się nim w innym terminie.

Identyfikacją prowadzimy top-down, czyli od ogółu do szczegółu. Dlaczego nie bottom-up? Przede wszystkim ze względu na niższe koszty i mniejsze zaangażowanie zasobów, czyli pracowników. W przypadku identyfikacji top-down angażujemy kadrę, co jest  z kolei bardziej efektywne. Takie działania pozwala spojrzeć całościowo w kontekście danej organizacji, łącząc procesy bezpośrednio ze strategią całej firmy.

Metody identyfikacji procesów w malej i średniej firmie

Należą do nich przede wszystkich takie elementy jak analiza istniejącej dokumentacji, warsztaty i wywiady z pracownikami, monitorowanie sposobu działania kadry w ramach danego procesu oraz poleganie na twardych informacjach, czyli bazie danych systemowych, w których skład wchodzą, m.in., historie zmian czy logowania. Wewnętrzne warsztaty pozwalają na bardzo szybką unifikację sposobów i standardów działania w ramach danego procesu.

Mapowanie procesów

Cel procesu nie musi być smart to znaczy ze nie musi być mierzalny. Procesy są różne, a jednym z ich typów są procesy wspomagające, czyli procesy wewnętrzne dotyczące działu HR. Cele są ważne, bo wskazują, po co ten proces istnieje. To niezwykle istotne, bo dzięki temu można określić mierniki. Zasoby z kolei są tym, czym dysponujemy i co jest potrzebne, aby dany proces zrealizować.

Wyznaczenie celu procesów w Twojej firmie nie jest dla Ciebie jasne? Dołącz do społeczności przedsiębiorców i weź udział w wyjątkowych warsztatach Founders Camp, w ramach których otrzymasz praktyczną dawkę wiedzy na temat budowy, wdrażania i optymalizacji procesów w firmie, a to wszystko na tle górskich krajobrazów! Wypełnij krótką ankietę, aby dowiedzieć się więcej.

2. Określenie dojrzałości procesowej

Znając etap dojrzałości Twojej firmy, jesteś w stanie określić, jaki jest kolejny level Twojego biznesu, czy chcesz po niego sięgać, czy może przesunąć to w czasie. Znając tę oś, jesteśmy stanie świadomie zarządzać organizacją. Ważne, żeby szczególnie w małych przedsiębiorstwach nie była to biurokracja, z żywy organizm.

Określenie dojrzałości procesowej pozwala wyodrębnić obecny stan, w którym Twoja firma się znajduje, co będzie kolejnym krokiem w kierunku jej rozwoju oraz jakie cele chcesz realizować.

• Powszechnie stosowany globalnie model CMM pozwala ustalić, na którym poziomie dojrzałości procesowej jest Twoja firma, dzięki czemu swobodnie przejdziesz od etapu procesów niezorganizowanych do punktu, gdzie procesy są organizowane i stale udoskonalane.
• Jeśli Twoja firma bardzo dynamicznie się rozwija, to procesy szybciej się dezaktualizują, wymagając coraz więcej zmian. Warto mieć to na uwadze, monitorując na bieżąco stan procesów, czy nam służą i są aktualne dla pracowników.

3. Optymalizacja, projektowanie, wdrożenie

To nic innego jak praca skupiona na fizycznym działaniu. Najlepszy moment na wdrażanie procesów w firmie jest wtedy, kiedy biznes znajduje się w fazie intensywnego wzrostu. To właśnie wtedy powstaje potrzeba zrównania skali działań lub prędkości działów. Wdrożenie i optymalizacja procesów pozwala na poprawę oraz jednoczesną stabilizację wyników. Takie działanie generuje również plany w kierunku automatyzacji, jak i nadchodzącego dużego projektu.

Stategia-systemy-struktura stanowią fundament Twojego biznesu i są to tzw. elementy twarde zarządzania. Kiedy oprzesz na nich swoje działanie, zarządzając organizacją, Twoja firma będzie mieć możliwość wzrostu i nieustannego rozwoju. Cele strategiczne powinny wpływać na to, które procesy w całej organizacji tworzą trzon biznesowy, stanowiąc kluczowe elementy. Kiedy procesy nie są narzucane, a współtworzone, są bardziej żywe, dlatego w ich przypadku sprawdzą się szczególnie przeprowadzane warsztaty wewnętrzne.

4. Pomiar i doskonalenie

Czy w Twojej firmie dobrze się pracuje na aktualnych procesach? Jak często korzystasz z procesów? Czy działasz zgodnie z nimi? Czy są skuteczne? A może wymagają aktualizacji? Czy proces jest dopasowany do naturalnego sposobu działania pracowników całego Twojego zespołu? Właśnie na te pytania jest miejsce w fazie pomiaru i doskonalenia procesów, stanowiącej nieodłączny element procesu ich budowy. Po identyfikacji, mapowaniu, określeniu dojrzałości, projektowaniu i wdrożeniu procesów przychodzi czas na monitorowanie ich efektów i nieustanne aktualizowanie, stale zwiększając efektywność działania w firmie.

Jeśli interesuje Cię tematyka budowy procesów w firmie i chcesz rozwijać swój biznes, ale czujesz, że „stanął w miejscu”, weź udział w wyjątkowych warsztatach wraz z innymi founderami, gdzie zbudujesz silny networking oparty o wymianę biznesowych doświadczeń pogłębionych merytoryczną wiedzą ekspertów. Nie pękaj, z Founders Camp wyjedziesz z konkretnym planem dla swojej firmy! Zainteresowany? Wypełnij krótką ankietę, aby dowiedzieć się więcej.