Automatyzacja workflow: 5 aplikacji, dzięki którym oszczędzisz godzinę dziennie!

24.04.2018 AUTOR: Mateusz Pliszka

“Czas to pieniądz”. Słyszymy to praktycznie codziennie. Wciąż jednak, mimo że jesteśmy tego świadomi, tracimy czas na wiele manualnych, rutynowych czynności, które możemy łatwo zautomatyzować.


Każdemu przedsiębiorcy zależy na czasie, dlatego w tym materiale chciałbym przedstawić narzędzia, których używam aby zwiększyć swoją produktywność, co pozwala mi oszczędzić co najmniej godzinę każdego dnia.

Nie zdając sobie z tego sprawy, w ciągu dnia pracy, wykonujemy wiele aktywności, które moglibyśmy bardzo łatwo zautomatyzować. Czy to oznacza, że nagle staniemy się zbędni, ponieważ wszystko co robimy będzie automatyczne? Zdecydowanie nie!

Oszczędzony czas możesz zawsze wykorzystać na inne, kreatywne czynności, takie jak nawiązywanie relacji z klientami, poszukiwanie nowej drogi rozwoju Twojego biznesu lub po prostu pozwolić sobie na trochę odpoczynku, ładując baterie na kolejne wyzwania.

Powtarzanie w kółko tych samych rzeczy

Czy zdarza Ci się tłumaczyć te same rzeczy kilku osobom w firmie? Czy nie uważasz, że mógłbyś być bardziej efektywny/a, tłumacząc tę samą rzecz kilku osobom jednocześnie. Czasami trzeba się powtórzyć, aby lepiej wyjaśnić co mamy na myśli, ale warto minimalizować ilość powtórzeń, zbierając wszystkich w jednym miejscu, jasno przekazując komunikat.

Możesz również łatwo komunikować się z większą grupą odbiorców, np. poprzez aplikację Slack, która pozwala łatwo tworzyć kanały tematyczne dla większych grup odbiorców.

Kanały w komunikatorze Slack

 
 

Slack pozwala na bardzo prostą komunikację zespołu, a przede wszystkim na proste zarządzanie kanałami tematycznymi, czyli możesz np. utworzyć kanał “sprzedaż”, gdzie będziesz mógł się komunikować z zespołem sprzedażowym.

Jedną z najciekawszych opcji Slack jest możliwość wyszukiwania wątków w konwersacji. Twoje najważniejsze dane już nigdy więcej nie zaginą w gąszczu wiadomości.

TIP! Nie przesadzaj z ilością kanałów. Powinny być one jak najbardziej ogólne, aby nie utrudniać sobie życia z późniejszym wyszukiwaniem konwersacji (wyszukiwarka pozwala na przeszukiwanie kanałów, ale nie całego Slack’a).

Wysyłanie maili z ustaleniami terminu spotkania

Ustalanie dogodnego dla wszystkich terminu spotkania, w szczególności przy użyciu maila może trwać wieki. Kiedy jednej osobie nie pasuje dany termin, ustalenia zaczynają się od początku, co zniechęca wszystkich do spotkania, jeszcze zanim się zaczęło.

Świetnym rozwiązaniem jest aplikacja Calendly, która sprawdza się w przypadku spotkań jeden-na-jeden oraz aplikacja Doodle, która pozwala na łatwe ustalenie terminu dogodnego dla większych grup.

Łatwe umawianie spotkań w Calendly 

Jedną z opcji Calendly, na którą warto zwrócić uwagę jest możliwość ustawienia własnego “landing page’a”- poprzez który można w prosty sposób umówić z Tobą termin spotkania.

Jako organizator możesz również łatwo ustawić swoją dostępność w określonych godznach, dniach.

TIP! Zintegruj Calendly ze swoim kalendarzem Google, co pozwoli Ci na zarządzanie wszystkimi wydarzeniami w jednym miejscu.

Kontakt z nowo pozyskanymi leadami

Kontaktowanie się z potencjalnymi klientami, w szczególności drogą mailową zajmuje sporo czasu. Jest to jednak czynność, której nie da się w pełni zautomatyzować. W końcu chcemy zawsze nawiązać personalną relację z naszym odbiorcą.

Jednak kiedy wysyłamy masowo maile, do różnych adresatów (np. z jakimś materiałem marketingowym), możemy łatwo personalizować masową wysyłkę używając takiej aplikacji jak Woodpecker.

Automatyczna wysyłka maili w Woodpecker

 

Woodpecker pozwala na proste planowanie spersonalizowanych wiadomości email do wielu adresatów. Jeśli posiadasz bazę swoich subskrybentów/klientów, ich imiona, nazwiska, stanowiska, możesz łatwo zaadresować swoje wiadomości, automatycznie podmieniając pola imienia i nazwiska. Tą formułę stosuj tylko do prostych wiadomości marketingowych, nie warto automatyzować całej komunikacji, ponieważ każdy z nas oczekuje bardzo personalnego podejścia oraz chcemy nawiązać prawdziwą, długoterminową relację.

 

Aplikacja Woodpecker pozwala na łatwe śledzenie statystyk Twoich maili, czyli daje Ci informacje kto otworzył wiadomość, kto na nie odpisał lub kto kliknął w link zamieszczony w wiadomości.

TIP! Swoje follow-upy planuj w takich godzinach,w których Twoi odbiorcy mogą być rzeczywiście przed komputerem.

Zarządzanie listą osób “do kontaktu”

Zwykle notujemy sobie listę osób, z którymi chcemy nawiązać jakiś kontakt lub po prostu ,,odnowić” znajomość. O ile kartka z listą osób/zadań może wydawać się efektywnym rozwiązaniem na co dzień, to długoterminowo jest to bardzo problematyczne rozwiązanie. Nie tylko dla Ciebie, ale również dla całej firmy (co jeśli ktoś odejdzie i nie pozostawi żadnego śladu, że kontaktował się z daną osobą z innej firmy?).

Świetnym rozwiązaniem są proste programy CRM, takie jak MiniCRM, z których może dziś korzystać każdy, dzięki łatwemu dostępowi “w chmurze”.

Planowanie i śledzenie kontaktu z pomocą aplikacji CRM 

 

Aplikacja CRM pozwala na trzymanie wszystkich kontaktów w jednym miejscu. Dzięki niej możesz planować aktywności związane z konkretnymi klientami oraz monitorować “status” poszczególnych kontaktów.

 

CRM pozwala również na dzielenie się kontaktami i mailami wewnątrz Twojej organizacji, dzięki czemu unikniesz kontaktowania się z tą samą osobą przez kilka osób z zespołu.

TIP! Aby system CRM był przydatny, Ty i Twój zespół musicie go używać. Przekonanie wszystkich do używania CRM jest trudne, ale bardzo szybko owocuje lepszą organizacją pracy i łatwą dostępnością informacji.

Próba połączenia na Skype

“Coś nie działa…”, “Jaki masz login na Skype?”, “Nie mogę zainstalować aplikacji…”. Te problemy podczas nawiązywania rozmowy wideo, sprawiają, że tracimy wiele czasu, który moglibyśmy poświęcić na efektywną i produktywną rozmowę.

Osobiście używam aplikacji Appear.in, która pozwala na łatwe połączenie grupy osób za pomocą jednego prostego linku przez dowolną przeglądarkę.

Organizowanie spotkań przez Appear.in

 

Widok uczestników wideokonferencji w appear.in

 

Nie ma nic prostszego niż organizowanie spotkań przy użyciu Appear.in. Jeden link dla wszystkich uczestników, każdy może łatwo włączyć się do rozmowy przez dowolną przeglądarkę, a gdy już wszyscy zebrali się w jednym pokoju, możesz łatwo komunikować się za pomocą wideo, chatu lub sticker’ów. 

 

Dzięki Appear.in jednym kliknięciem udostępnisz ekran, pokazując wszystkim uczestniką konferencji, co robisz w danej chwili na komputerze.

TIP! Możesz używać jednego pokoju dla wszystkich konferencji, jeśli jednak nie chcesz, aby ktoś mógł dołączyć do pokoju, wystarczy kliknąć kłódkę i “zablokować” pokój. Wtedy będziesz musiał ręcznie akceptować każdego uczestnika.

Łącz narzędzia, aby automatyzować swój “workflow”

Pojedyncze narzędzia są bardzo pomocne w lepszym zarządzaniu czasem i swoją pracą, ale pełną moc i aplikacje w pełnej “okazałości” ujrzysz dopiero, kiedy połączysz je w jedną całość, automatyzując konkretne procesy wewnątrz firmy.

Monitoruj kliknięcia linków w mailach z poziomu systemu CRM

Program Woodpecker możesz łatwo połączyć z innymi aplikacjami np. systemem CRM, co pozwala na automatyczne przesłanie informacji (np. dane czy adresat kliknął link w wiadomości). Dzięki danym w jednym miejscu, możesz łatwo monitorować osoby zainteresowane ofertą.

Informacje o nowych klientach / pozyskanych leadach w kanałach Slack

Warto informować zespół o sukcesach i nowych wydarzeniach. Nie musisz pisać o tym za każdym razem. Możesz zautomatyzować swój system, dzięki czemu zaznaczenie klienta jako wygranego w Twoim systemie CRM automatycznie poinformuje Twój zespół o wygranym deal’u.

Automatyczna kampania mailowa do osób umawiających spotkanie

Udostępniając możliwość umawiania spotkań w programie Calendly i dołączając do tego aplikację Woodpecker, możesz łatwo wysyłać automatyczne, personalizowane maile do osób, które umówiły spotkanie w określonych odstępach czasowych, np. z dodatkowymi materiałami edukacyjnymi.

Godzina dziennie to tylko dobry początek

Używając odpowiednich aplikacji oraz “strukturyzując” swój tok pracy, możesz z łatwością zaoszczędzić przynajmniej godzinę dziennie. Uważam jednak, że jest to tylko początek “prawdziwej automatyzacji” Twojego dnia pracy. Jeśli wykorzystujesz kilka narzędzi, możesz w bardzo łatwy sposób znaleźć jeszcze więcej potencjalnych połączeń aplikacji w jeden spójny system, a w rezultacie pozwalają oszczędzać jeszcze więcej czasu.

Na wdrożenie narzędzi poświęcisz sporo czasu i może Ci się wydać, że jest to zbędne. Z czasem jednak nietrudno zauważyć pozytywny wpływ automatyzacji na Twój komfort, a przede wszystkim zadowolenie z dnia pracy i komunikacji z zespołem.


Ten tekst powstał dzięki miniCRM.pl – prostemu webowemu miniCRM-owi, dzięki któremu zapanujesz nad procesami w firmie i zaoszczędzisz (przynajmniej!) godzinę dziennie. Załóż darmowe konto!
Do góry!

Polecane artykuły

Zapisz się do naszego newslettera

Wyślij mi newsletter (Możesz się wypisać w każdej chwili).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

email marketing powered by FreshMail