Founder to stan umysłu, ale niezależnie od tego, czy jesteś typem naukowca, czy handlowca — prowadząc biznes, dbaj o zachowanie porządku działań i wewnętrznej równowagi. Będą Ci niezbędne, żeby na co dzień racjonalnie oceniać sytuację i wiedzieć, czy wszystko funkcjonuje bez zakłóceń. Oczywiście, aby to robić skutecznie, musisz rozumieć różne zadania związane z prowadzeniem startupu i wiedzieć, jak skutecznie je delegować. Będąc proaktywnym w zarządzaniu pracą operacyjną swojego startupu, możesz zapewnić mu płynne działanie i ciągły rozwój. Oczywiście pod warunkiem, że unikniesz kilku pułapek.

Wszystkoizm, czyli opór przed delegowaniem

„Najlepiej ogarniam, o co w tym chodzi, więc wszystkie sznurki muszę trzymać w garści” – oto najkrótszy przepis na biznesową katastrofę. Teraz, jako współzałożyciel firmy, która po 6 latach trafiła do FT1000, wiem już, że najważniejsze jest delegowanie pracy operacyjnej, skoncentrowanie się na zarządzaniu firmą i budowanie dojrzałych relacji biznesowych. Bez tego, osiąganie celów, które wyznaczyłeś, będzie coraz trudniejsze, a w pewnym momencie może skończyć się nie tylko problemami zawodowymi, ale także osobistymi i zdrowotnymi. Gdzie tu haczyk? Delegowanie zadań i zarządzanie przez cele wymagają kredytu zaufania, który daje się zespołowi. Podczas rajdu kierowca nie może zastanawiać się, czy ma właściwie dobrane opony — po prostu ufa swoim ludziom. Ten kredyt jest co najmniej równie ważny, jak każdy inny zasób, niezbędny dla udanego biznesu.

Chcesz usprawnić swój biznes, ale nie wiesz, od czego zacząć? Wyjedź w gronie 30 innych founderów i wznieś swój biznes na wyżyny — wypełnij niezobowiązujący formularz.

Wieszocochodzizm, czyli nieprecyzyjne definiowanie celów

Delegując zadania i wyznaczając cele, musisz mieć pewność, że wszyscy w Twoim teamie widzą to samo. To warunek konieczny wydajnej pracy, a Twoim podstawowym obowiązkiem jest upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu są „po tej samej stronie lornetki”. Ponadto doprecyzowanie celów i zasobów dla każdego zadania pomoże upewnić się, że wszyscy wiedzą, co robić. I nie ulegaj pokusie kończenia spotkań legendarnym pytaniem „wiesz, o co chodzi?”. To tak nie działa, bo większość w odpowiedzi odruchowo potakuje, żeby nie wyjść na ignorantów. Co zamiast? Istnieje fantastyczne narzędzie zwane parafrazą. Po przedstawieniu swojej wizji zespołowi, posłuchaj, jak rozumie ją i przedstawia każdy z jego członków. Warto przeznaczyć na to nawet osobną serię spotkań indywidualnych. Pozwoli to upewnić się, że wszyscy zaangażowani rozumieją swoje role i obowiązki, a także sposób, w jaki ich działania przyczyniają się do osiągania celów organizacji. Ważne, żeby komunikacja była tak efektywna, jak to tylko możliwe.

Złapiemysizm, czyli pułapka doraźnej komunikacji

Powtórzę, bo to ważne: bezpośrednia komunikacja jest kluczowym czynnikiem w osiąganiu celów organizacji. Aby mieć pewność, że rzeczywisty stan zasobów jest dokładnie odzwierciedlony w organizacji, niezbędne jest rzeczowe formułowanie i komunikowanie reguł i zasad współpracy. I powtarzanie, jeśli trzeba, tymi samymi słowami, w regularnych odstępach, (ale skończoną liczbę razy). Regularność komunikacji to kolejny warunek konieczny, aby zapewnić jasność co do oczekiwań i celów. Żadnego „złapiemy się, OK?”! Czas przeznaczony na szczegółowe opisanie celów i jasne określenie oczekiwań oraz stworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się swobodnie, zadając pytania lub zgłaszając wątpliwości, zwróci Ci się wielokrotnie. Właśnie w ten sposób organizacje tworzą atmosferę współpracy i zaufania, co ostatecznie prowadzi do lepszych wyników. Wiem, o co chcesz spytać. Tak, ja też jestem uczulony na zbędne i nieefektywne spotkania, ale na etapie kick-offu naprawdę warto skoncentrować się na skutecznym przekazywaniu swojej wizji, a nie na liczeniu minut.

Twojej firmie brakuje strategii ukierunkowanej na zysk? Wyjedź w gronie 30 innych founderów i wznieś swój biznes na wyżyny — wypełnij niezobowiązujący formularz.

Wieciecorobizm, czyli niejasny podział odpowiedzialności

Aby odnieść sukces, organizacje muszą skutecznie zarządzać odpowiedzialnością i przepływem informacji. Wymaga to jasnego podziału ról, w którym każda zaangażowana osoba ma swoje obowiązki i zadania. Oprócz ich pisemnej formy (tak, w startupie też! A może tym bardziej.) ważne są regularne rozmowy i osobisty kontakt między Tobą a pracownikiem. Zła wiadomość jest taka, że „tiara przydziału odpowiedzialności” nie istnieje. Szczegółowe określenie zakresu zadań to jedna z najważniejszych prac lidera, ale także źródło najpiękniejszych synergii, jakie widziałem w zespołach. Dziarskie „wiecie, co robić?” warto w młodych zespołach zastąpić indywidualnym wywiadem z cyklu „od czego zaczniesz?”. Pomoże to upewnić się, że każdy rozumie swoją rolę, obowiązki i zadania. Dodatkowo posiadanie jasnych opisów zadań i niezawodnych kanałów komunikacji pomaga zespołom wydajniej pracować. Wdrażając te dwa rozwiązania, organizacje na starcie zapewniają sobie efektywne zarządzanie projektami i optymalny przepływ informacji, a co za tym idzie, lepsze wyniki.

Telepatia stosowana albo oszczędzanie na szkoleniach

Applover jest z uniwersum IT, więc to dla mnie oczywiste, że ciągłe doskonalenie siebie i zespołu jest niezbędne do efektywnej pracy. Wiedza i umiejętności są w naszej branży ważniejsze niż źródła finansowania. Jeśli jeszcze w to nie wierzysz, zrób jedno: zainwestuj trochę czasu w zidentyfikowanie obszarów, w których deficyty kompetencji spowalniają albo zatrzymują realizację zadań. A potem wyobraź sobie, o ile te zaległości urosną za rok, ile w związku z tym NIE zarobisz i… zaplanuj zmiany. Niezależnie od niszy, branży i segmentu — regularne szkolenia i mentoring są niezbędne do rozwijania i utrzymywania wysokiego poziomu kompetencji w każdej organizacji i dostarczania wartości jej klientom. Osobiście nie zainwestowałbym w firmę, która nie ma programu podnoszenia kwalifikacji i nie wyasygnowała na nie odrębnego kawałka budżetu. To trochę tak, jakby jej właściciel świadomie odpuścił walkę o produktywność, większą wydajność, lepszą obsługę klienta i wzrost rentowności. Dzięki odpowiednim strategiom rozwoju można nie tylko podnieść poziom kompetencji w organizacji, ale także stworzyć firmową kulturę uczenia się i rozwoju. Jest ona bardzo istotna, bo samokształcenie jest także ważnym elementem, który pozwala pracownikom być na bieżąco z najnowszymi trendami w swojej dziedzinie. A to z kolei stale poprawia wydajność pracy.

Ekselizm powszedni, czyli brak odpowiednich narzędzi

Tak, też uważam, że najlepsze są proste rozwiązania, co nie znaczy, że zawsze dają one najwyższą efektywność pracy. W Applover funkcjonuje od dawna kilka systemów, które pomagają zarządzać zadaniami, porządkują przepływ informacji i przyspieszają obieg dokumentów. Niedawno wdrożyliśmy kolejny, który usprawnia procesy sprzedaży i marketingu. Nad kolejnym, autorskim pracujemy i kiedy ujrzy światło dzienne, na pewno się nim pochwalę. Łączy je jedno; kiedy przekonaliśmy się, że przełożą się bezpośrednio na zyski, bez wahania zadecydowaliśmy o zakupie. Nie traciliśmy czasu na rozważania, czy nie dałoby się tego „jakoś” zakodować wewnątrz. Skoncentrowaliśmy się na projektach dla klientów, uznając, że warto zapłacić za sprawdzone narzędzia, które przyspieszą rozwój firmy.

Owszem, zgadzam się, że nawet zwykłe arkusze kalkulacyjne w rękach fachowca potrafią zdziałać cuda (mimo umiarkowanej atrakcyjności wizualnej), niemniej nie zastąpią CRM-ów ani tym bardziej rozwiązań marketing automation. Warto pamiętać, że w szybko rosnącej organizacji narzędzia do zarządzania zadaniami i usprawniania przepływu informacji mogą być wykorzystywane do wielu celów, w tym oceny postępów, indywidualnej pracy i przekazywania informacji zwrotnych.

Poznaj skuteczne sposoby na automatyzację procesów i usprawnienie biznesu. Spotkaj się w gronie 30 innych founderów i wznieś swój biznes na wyżyny — wypełnij niezobowiązujący formularz.

Sznurówki długodystansowca, czyli mikrozarządzanie

Bycie skutecznym to nie tylko delegowanie zadań i efektywne zarządzanie nimi. Chodzi także o szersze spojrzenie i uniknięcie pułapki mikrozarządzania. Sam na początku działalności Applovera chciałem decydować o kolorze wykładzin w biurze. Teraz wolę identyfikować właściwe zadania do delegowania, przydzielać je odpowiednim osobom, a następnie zaufać im, że wykonają pracę bez mojej ingerencji na każdym kroku. Wymaga to głębokiego zrozumienia mocnych i słabych stron każdego członka zespołu, a także umiejętności skutecznego komunikowania oczekiwań i przekazywania informacji zwrotnej. W ten sposób można zapewnić produktywność zespołu, nie tracąc z oczu szerszego obrazu i… nie zwariować. Kiedy chcesz przebiec maraton, nie możesz zastanawiać się, czy masz dobrze zawiązane buty.

Od czego zacząć taką „przemianę foundera”? Od decyzji: „w tej łodzi jestem sternikiem, a nie silnikiem” i odpowiedniego „przeprogramowania siebie”. Zadaniem foundera jest kierowanie pracą i ocena jej efektów, przy jednoczesnym zapewnieniu niezbędnych zasobów, aby wizja, misja i cele strategiczne zostały osiągnięte. Obejmuje to między innymi ocenę postępów w realizacji zadań oraz zapewnienie maksymalizacji zysku. Jak widzisz, obszarów do ogarnięcia jest i tak całe mnóstwo. A na każdym z nich musisz być w stanie cofnąć się o krok, bez schodzenia na niższe poziomy szczegółowości, aby nie stracić z oczu obrazu całości. Powodzenia!