W jaki sposób kontroling finansowy decyduje o sukcesie Twojej firmy? Rozmowa z Kingą Regulską-Hofses [LiquiZen]

Zanim powstało LiquiZen, miała Pani już imponujące doświadczenie w dziedzinie finansów. Jakie kluczowe doświadczenia zdobyte w poprzednich etapach kariery okazały się szczególnie przydatne w prowadzeniu LiquiZen?

Przez lata zajmowałam się doradztwem transakcyjnym w projektach M&A (fuzje i przejęcia), ECM (transakcje publiczne na GPW) a także pozyskaniem finansowania dla firm. Pracując z wieloma podmiotami, zarówno dużymi, jak i mniejszymi, zdałam sobie sprawę, jak wielkim problemem w polskich firmach jest słaba jakość danych finansowych. Zrozumiałam, jak istotne ma to znaczenie zarówno z perspektywy zdolności zarządu, czy też właścicieli do podejmowania decyzji biznesowych, ale także jak bardzo to wpływa na postrzeganie firmy na zewnątrz np. przez inwestorów, czy banki. Stworzyliśmy LiquiZen właśnie z myślą o firmach, które chcą podejmować bardziej świadome decyzje oparte o dane, a także wyróżniać się transparentnością i tym samym zwiększyć swoją konkurencyjność w zakresie dostępu do kapitału.

Skąd wziął się pomysł na stworzenie platformy kontrolingu finansowego, która jest głównie skierowana do małych i średnich przedsiębiorstw?

Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa często korzystają z usług zewnętrznej księgowości. Takie rozwiązanie ogranicza koszty i daje możliwość skorzystania z zewnętrznych ekspertów bez konieczności tworzenia/opłacania własnego zespołu. Dodatkowo, biorąc pod uwagę obecnie wysoką zmienność w zakresie regulacji podatkowo-księgowych, pozwala wyautsoursować problem ciągłej konieczności dostosowywania się do nowych realiów. Z drugiej jednak strony, outsourcing funkcji księgowej ogranicza bieżący dostęp do danych finansowych i tym samym uniemożliwia bieżące śledzenie sytuacji finansowej firmy, jej przychodów, kosztów, marży a także płynności. Podczas realizacji projektów z zakresu kontrolingu finansowego dla startupów narodził się pomysł automatyzacji rozwiązań kontrolingowych w formie przyjaznej dla użytkownika platformy online. Przedsiębiorcy nie mają czasu na przygotowywanie zestawień samodzielnie; potrzebują informacji tu i teraz w przejrzystej formie. Zupełnie przypadkiem okazało się, że podobny pomysł mieli pozostali founderzy więc połączyliśmy siły i powstał LiquiZen.

W jaki sposób zidentyfikowała Pani główne wyzwania związane z kontrolingiem finansowym, które skłoniły do założenia LiquiZen?

Podczas pracy nad projektem z zakresu opracowania modelu kontrolingowego dla jednego z klientów. Potrzeba kontrolingu w mniejszych firmach jest najczęściej obsługiwana przez freelancerów, którzy wdrażają rozwiązania oparte o excele. To wiąże się z wyższymi kosztami, kilkutygodniowym/miesięcznym wdrożeniem i następnie manualna aktualizacją co miesiąc. My postanowiliśmy zrobić to inaczej i zaproponować rozwiązanie w oparciu o projekt technologiczny, który będzie lekki i nie będzie wymagał wdrożenia. Dzięki temu nasze rozwiązanie jest szybkie i oferowane w cenie przystępnej dla MŚP.

Jak obecnie wygląda sytuacja w zakresie kontrolingu finansowego w polskich MŚP? Jakie są największe wyzwania, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorcy?

Obecnie bardzo trudno jest pozyskać pracownika w obszarze kontrolingu finansowego i dodatkowo jest to spory koszt. Firm z sektora MŚP nie stać na takie rozwiązanie. Zazwyczaj przedsiębiorcy sami zbierają dane finansowe, analizują i starają się wyciągać wnioski. Ze względu na czasochłonność tego procesu nie jest to optymalne. Dodatkowo rozwiązania wdrożeniowe także są drogie i dostępne dla większych przedsiębiorstw, które są w stanie za taki system zapłacić i go obsłużyć. Dlatego sektor usług opartych na outsourcingu funkcji konktrolingowej dynamicznie rozwija się. Na rynku takie usługi są nazywane “CFO na godziny” i umożliwiają skorzystanie z profesjonalnego doradztwa w modelu abonamentowym.

W jaki sposób kontroling finansowy może wpływać na zdolność firm do przetrwania i rozwoju, zwłaszcza w trudnych okresach?

Kontroling daje możliwość detalicznego wglądu w koszty i przychody, co w szczególnie trudnych okresach, jest kluczowe. W trudnych czasach, przy tak drastycznym wzroście kosztów z jakim mamy do czynienia obecnie każdą złotówkę ogląda się kilka razy zanim się ją wyda. Dodatkowo ważna jest analiza marż na poszczególnych segmentach działalności; grupach produktów czy usług. Dzięki temu dokładnie widać na czym i ile spółka zarabia, dzięki czemu w trudniejszym okresie łatwiej jest podjąć decyzję o ewentualnych działaniach zmierzających do skupienia się na najbardziej rentownych segmentach czy klientach. Monitoring należności i zobowiązań jest kluczowy z punktu widzenia płynności finansowej i eliminowania sprzedaży do klientów, którzy notorycznie nie opłacają faktur. Co więcej szczegółowa analiza przepływów pieniężnych ułatwia zidentyfikowania momentu ewentualnego zapotrzebowania na gotówkę, tak żeby spółka z odpowiednim wyprzedzeniem mogła zabezpieczyć finansowanie.

Na podstawie swojego doświadczenia, jakie błędy lub niewłaściwe praktyki w zarządzaniu finansami widzi Pani najczęściej wśród firm?

Najczęstszym problemem jest brak transparentności, który znacznie ogranicza możliwość pozyskania finansowania zarówno equity jak i dłużnego. Przekazanie inwestorowi, bankowi czy funduszowi sprawozdania finansowego nie jest wystarczające. Dane prezentowane w sposób zagregowany nie dają podstawowej informacji o tym na czym spółka tak na prawdę zarabia. Naturalnie z punktu widzenia osoby podejmującej decyzję o inwestycjach lub udzieleniu finansowania podmiot, który nie jest w stanie przekazać jakościowej informacji ląduje na końcu kolejki, daleko za firmami, które mają przygotowane jakościowe dane. Wyobraźmy sobie taką sytuację; osoba odpowiedzialna za inwestycje w funduszu otrzymuje zeskanowane sprawozdanie finansowe spółki XYZ. Jeżeli spółka jest dla niego interesująca przygotowuje notatkę na komitet inwestycyjny i podczas komitetu jego zadaniem jest przekonanie pozostałych osób i uzyskanie zgody na inwestycję w ten konkretny podmiot. Trudno jest obronić taki pomysł na komitecie, kiedy nie jesteś w stanie odpowiedzieć na pytanie na czym spółka zarabia, ile zarabia, ile sprzedaje, czy wzrost przychodu wynika z podniesienia ceny czy ze wzrostu wolumenu sprzedaży, czy będzie w stanie obsłużyć dług itp.

Kolejnym problemem są nieodpowiednio poukładane procesy w firmie np. w zakresie rutyny fakturowania. Bardzo wiele firm wystawia faktury w jednym określonym dniu w miesiącu np. 10 dnia kolejnego miesiąca. Często nie wynika to z zapisów umownych, ani z ustaleń z klientami, ale z pewnego przyzwyczajenia czy określonej rutyny. Proszę sobie wyobrazić, że spółka wykonuje usługę 15 maja i czeka z wystawieniem faktury do 10 czerwca, to naturalnie powoduje, że płatność wpłynie 25 dni później niż by mogła i może powodować problemy płynnościowe. Każdy zna konsekwencje, natomiast moment refleksji przychodzi dopiero kiedy zaczyna brakować pieniędzy na rachunku spółki.

Jak Pani ocenia perspektywy rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce w nadchodzących latach?

To zależy od wielu czynników. W dużej mierze od sytuacji geopolitycznej, która wpływa na sytuację makroekonomiczną w kontekście wzrostu cen czy kosztów finansowania. Dodatkowo, stabilność prawna w szczególności w obszarze prawa podatkowego a także dostęp do finansowania w tym z dotacji czy funduszy współfinansowanych ze środków unijnych. Ostatnie lata pokazały, że żyjemy w ciekawych czasach. Niezależnie polska gospodarka trzyma się nieźle, a polskie firmy coraz częściej mogą konkurować z tymi zagranicznymi.

Czy bierze Pani udział w konferencjach branżowych? Jeśli tak, jakie korzyści to dla Pani niesie?

Zarówno konferencje branżowe jak i te kierowane do szerszej grupy odbiorców, jak np. Founders Mind, przestają pełnić rolę platform sprzedażowych, a raczej wymiany doświadczeń i wiedzy. Otwierają możliwości współpracy oraz pomagają w budowaniu sieci kontaktów, która w biznesie jest nieoceniona.

W jaki sposób kontroling finansowy i narzędzia takie jak LiquiZen mogą wpływać na kształtowanie przyszłości polskich MŚP?

Takie narzędzia jak LiquiZen oraz usługi w obszarze outsourcingu kontrolingu finansowego dają MŚP dostęp do narzędzi, wiedzy i doświadczenia w przystępnej cenie. Systematyczne otrzymywanie jakościowej informacji finansowej i możliwość omówienia wyników analiz z ekspertami daje komfort przedsiębiorcom w podejmowaniu codziennych decyzji i pozytywnie wpływa na dostęp do finansowania zewnętrznego.

Czy można już zaobserwować pewne trendy lub zmiany w podejściu polskich przedsiębiorstw do kontrolingu finansowego, a może jakieś nowe wyzwania na horyzoncie?

Przedsiębiorcy widzą potrzebę bieżącej analizy danych i są otwarci na nowe rozwiązania. Coraz więcej osób zgłasza się do nas z potrzebą konsolidacji zarządczej spółek w grupie. Niektórzy potrzebują móc spojrzeć na biznes jako całość, inni natomiast mają obowiązek cyklicznego (zazw. kwartalnego) raportowania do funduszy lub inwestorów. Kolejnym obszarem są funkcje prognostyczne oraz analiza wykonania np. budżetów. Widzimy, że przedsiębiorcy z sektora MŚP coraz częściej sięgają po rozwiązania technologiczne, widząc, że pomagają im usprawniać ich pracę, procesy a także obniżają koszty.

Na sam koniec, czy mogłaby Pani podzielić się swoimi refleksjami na temat pełnienia roli wykładowcy w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie? W jaki sposób doświadczenie pracy ze studentami wpływa na Pani pracę zawodową i rozwijanie firmy?

Mam przyjemność prowadzenia wykładów z zakresu pierwszych ofert publicznych na GPW (IPO) oraz transakcji z obszaru fuzji i przejęć (M&A). Ze względu na to, że są to studia podyplomowe, biorą w nich udział osoby ze sporym doświadczeniem, także biznesowym. W trakcie spotkań wywiązuje nam się sporo ciekawych dyskusji, każdy próbuje wnieść dodatkową wartość, podzielić się swoimi przemyśleniami czy swoimi doświadczeniami i wiedzą. Takie spotkania w fajny sposób zmieniają optykę i spojrzenie na różne elementy procesu oczami właśnie studentów, którzy biorą w nich udział.