Jak spieprzyć procesy i egzekucję w swojej firmie [antyporadnik]

Wszyscy Ci powtarzają, że firma musi mieć dobrą sprzedaż i marketing bo to głównie ją ciągnie i na pewno jest to prawda, ale dobra sprzedaż i marketing przy wywalających się o własne nogi procesach to… woda na młyn do upadku?

Dlaczego? A no dlatego, że coraz więcej sprzedawanych produktów, rzeczy czy usługi, za którymi nie idą procesy posprzedażowe to jednorazowe zamykanie sprzedaży. Za chwilę podam Ci bardzo wiele sposobów jak spieprzyć sobie procesy i egzekucję w firmie. Zwróć uwagę czy coś u Ciebie właśnie nie występuje bo być może mylnie szukasz przyczyn w tym, że nie idzie Ci nazbyt dobrze w kiepskiej (niepowtarzalnej sprzedaży), a to nie zawsze jest powód, że w firmie coś nie idzie.

A więc zaczynajmy – zapoznaj się z kilkoma punktami, czego nie robić w swojej firmie jeżeli chodzi o procesy.

1. Ocenianie

Bardzo łatwo przychodzi nam ocenianie innych, dyktuje nam to nasz gadzi mózg. Nie wnikamy czemu dany proces nie zatrybił, po prostu oceniamy „Maciek jest idiotą, jak można nie pojąć tych procesów” „jak można to było spierniczyć” etc. Ocenianie, zamiast wejść głębiej w daną sytuację powoduje, że nie dajemy przyzwolenia na feedback, nie wiemy czy to procesy szwankują czy faktycznie Maciek nie jest właściwą osobą. Zamiast emocjonalnie podejść do Maćka, wniknij gdzie jest pies pogrzebany i co może być przyczyną, że to się zacina

2. Brak optymalizacji procesu

Często po stworzeniu procesu, myślimy, że to jego zakończenie i że tu już nasza rola bądź managera, który je wytwarza się kończy. Po prostu nie interesujemy się tym dalej, mentalnie daliśmy sobie rozgrzeszenie „bo przecież na to proces już jest” ale nie zdajemy sobie sprawy, że puszczenie w świat tak ważnych rzeczy bez śledzenia jak zostały one przyjęte, bez optymalizacji tego jak działają, bez nadzoru komunikacji w organizacji i tego jak każdy mechanizm funkcjonuje skazujemy się na porażkę

3. Brak konsultacji na procesie

Zwykle jako founder nie wykonujesz wszystkich rzeczy, które biorą udział w procesie. Zwykle też nie wytwarzasz ich wyłącznie dla siebie. Zwykle sam masz zbyt mało danych i poglądu na daną sytuację aby procesy, które wytworzysz były najlepszymi jakie możesz zaoferować swojej organizacji. Konsultacje powinny odbywać się albo wewnątrz zespołu, albo na zewnątrz u managerów, którzy zarządzają podobnymi komórkami do tych, dla których wytwarzasz proces.

4. Złudne wrażenie, że jesteś najlepszy i że nie możesz się mylić

Jako founder, głowa stada, możesz mieć mylne wyobrażenie o tym jak budować procesy. One de facto są dla Ciebie, aby wytworzyć idealną dla Ciebie organizację. Pracownicy do niej przychodzą ale też z niej odchodzą, Ty zostajesz. Jest tu sporo racji, procesy powinny być dla Ciebie, aby Ci ułatwić zarządzanie firmą, aby managerowie, których posiadasz się w nich nie gubili i nie plątali. Ale jeżeli będziesz głuchy na feedback, nie będziesz sprawdzał w jaki sposób osoby odpowiedzialne za proces go rozumieją, po prostu, jeżeli nie będziesz otwarty przy ich kształtowaniu i nie zaprosisz innych to możesz szybko uderzyć o ścianę

Jezusicku, a może pojedziesz z nami na integrację gdzie będziemy pracowali nad procesami w swoich firmach? Wypełnij formularz i jedź z nami w Bieszczady

5. Syndrom Zosi-samosi

Trochę nawiązanie do poprzednich rzeczy, które już wspominałem. Jeżeli będziesz w procesach wyłącznie sam jeden, a potem kompletnie kto inny będzie je realizował, bez konsultacji z nim, bez wiedzy jak wygląda jego środowisko pracy, bez zrozumienia kompletnie jego wyzwań i tego na czym się zatrzymuje, możesz doprowadzić do sytuacji, w której procesy bardziej szkodzą niż pomagają

6. Nadmierne uprocesowianie firmy

Procesy w firmie są ważne, naprawdę zalecam je wytwarzać, zachęcam aby jednak było to robione z umiarem. Dlaczego? Zbyt duża liczba procedur, opasłe procesy powodują, że organizacja staje się ciężka. Zamiast podejmować dziesiątki decyzji dziennie – być niczym szybki żaglowiec jest tonącym niczym Titanic okrętem, tonącym pod ciężarem własnych nieraz absurdalnych procesów

7. Gdy testujesz na produkcji

Jeżeli prowadzisz softwaarehouse wiesz czym to grozi, podobnie jak wrzucenie na produkcję nowych procesów, bez powolnego ich testowania i stopniowego przełączania robimy to na hurra. Zwykle odbywa się to po magicznym warsztacie, który powoduje, że się podpalamy i nagle chcemy wszystko szybko i najlepiej na raz. Wrzucamy coś, co zwykle nie jest kompletnie przemyślane i zaczynamy na szybko poprawiać gdy wycofanie z tego nie jest wcale łatwe. Im większa organizacji, tym bardziej szkodliwy może być proces odkręcania tego z powrotem.

8. Gdy zezwalasz sobie na pominięcie procesy bo tak jest wygodniej

Dobry przykład zawsze powinien iść z góry, nie zawsze jest to łatwe. Dokładnie tak jest z procesami. Jeżeli Twoi współpracownicy widzą, że zaczynasz obchodzić procesy, nie stosujesz się do nich, pomimo, że właśnie Ty byłeś ich gorącym orędownikiem, szybko zobaczysz jak zatracasz w ten sposób ich morale. Byłem świadkiem tego, zarówno gdy sam się poddawałem, aby nie stosować się do nich, jak i widziałem jak obchodzą je szefowie różnych organizacji, z którymi współpracowałem

9. Nie dbasz o zdrowie i nie wysypiasz się

Abstrakcyjna rzecz – Nie wysypiasz się!  Jesz śmieciowe jedzenie. Myślisz co to ma do rzeczy z procesami. Zdziwiłbyś się, ja szczerze uważam, że przynajmniej u mnie był największy game changer. Jeżeli nauczysz swój mózg aby sięgał po śmieciowe jedzenie – najprostszy wybór, to nauczysz go również, że to co jest w procesie też można obejść, pójść na łatwiznę, skorzystać z innego rozwiązania. Tak samo mózg gdy jesteś niewyspany. Zobacz jak po 2-3 nieprzespanych nocach zaczniesz podejmować decyzje. Czy to są racjonalne decyzje? Czy nie dostrzegasz chodzenia na skróty?

10. Mikrozarządzanie

Gdy już się napociliśmy nad czymś, chcemy aby to działało i zwykle zaczynamy być gorączkowi, czy każdy przestrzega procesów, czy robi to tak jak my sobie tego życzymy, czy na pewno ma w głowie step by step jak powinno się posługiwać tymi narzędziami, które właśnie opracowaliśmy. Niestety po pierwsze nie wszystko zadziała od razu, po drugie gdy osoby, które będą miały posługiwać się zestawem narzędzi, które tak sumiennie przygotowałeś zobaczą, że patrzysz im na ręce zaczną się zacinać czy nawet w skrajnym przypadku podświadomie zaczną dostrzegać w procesach swojego wroga.

11. Brak przyzwolenia na pomyłki

Niektórzy tworzą procesy po to aby nic więcej złego już ich nie spotkało. To mylne założenie. Faktycznie procesy mają na celu wyeliminować jak najwięcej błędów poprzez maksymalne ułatwienie wykonywania powtarzalnych czynności w firmie np. raportowania. Ale to nie znaczy, że od dziś wszystkie raporty w Twojej firmie będą bueno, nie będą! W takiej sytuacji founder może albo „Mamy procedury, czemu Wy nadal robicie po swojemu” lub zacząć tak jak wspomniałem wcześniej, głębiej zacząć wnikać z czego dane rzeczy nie wychodzą w naszej organizacji

12. Brak łączenie i przecinania się procesów oraz ich brak standaryzacji

Czasami mamy takie sytuacje, że więcej niż jeden dział w firmie musi ze sobą współpracować. To najlepszy test dla naszych procesów czy są one ze sobą kompatybilne, czy np. jest odpowiednia standaryzacja. Wyobraź sobie, że masz kilka działów marketingowych w firmie bo prowadzisz agencję marketingową. Każdy dział nie komunikuje się ze sobą, nie ma jednolitych i przecinających się procesów i każdy dział wysyła do klienta swoje raporty. Dział fb ads ma swojeg, Google ads swoje a SEO jeszcze inne. Do tego robią to w różnych terminach

13. Kopiujesz inne organizacje chcąc efektu podobnego lub lepszego

Wiele osób ma z tym problemy, ja też kiedyś jak rozmawiałem z kolegami i koleżankami przedsiębiorcami, zadawałem im celowo głębokie pytania, oni oczywiście byli transparentni, ale nie zdawałem sobie sprawy, że nie da się dobrze wdrożyć 1:1 procesów z innej firmy: wielkość zespołu, ludzie, którzy go tworzą, mental foundera to wszystko ma bardzo duże znaczenie czy coś wyjdzie czy coś pójdzie nie tak.

14. Brak transparencji

Gdy zaczynasz budować procesy, zwłaszcza jeżeli tak jak ja nie wytwarzałeś ich przez lata, możesz mieć niechęć i opór wśród pracowników. Będzie ona tym większa im bardziej w tajemnicy będziesz starał się tego dokonać. Pamiętaj, że w ciszy odbywają się w większości przypadków raczej złe rzeczy, to może budzić strach, niepokój czy nawet powodować wrogie nastawienie czy w skrajnym wypadku bunt.

Chcesz popracować nad procesami w swojej firmie? Wypełnij formularz

To krótka lista, jeżeli uważasz, że może Ci się ona w jakiś sposób przydać napisz do mnie w mediach społecznościowych, a jeżeli chcesz popracować nad tematem procesów, skonfrontować go z wieloma różnymi przedsiębiorcami jedź z nami w Bieszczady – będziemy tam na 2 dniowym wyjeździe wraz z dziesiątkami innych przedsiębiorców pracowali nad wdrożeniem procesów i egzekucji w swoich firmach.

Formularz do wyjazdu