Chmura Faktur – nowoczesna, bezwzględna i… realna  [TEST]

14.08.2018 AUTOR: Paweł Rzekanowski

Gdyby Chmurę Faktur – wirtualne narzędzie Tax Care – spersonalizować, przyjęłaby zapewne postać doświadczonej księgowej, która syci się wychwytywanymi błędami. I bardzo dobrze!


Żegnamy papier

To, co w codzienności zapewne by nas irytowało – nadmierna drobiazgowość, bezwzględne trzymanie się sztywnych formuł, poruszanie się w określonym schemacie – w przypadku fakturowania jest na wagę złota.

Pod tym względem narzędzie opracowane przez Tax Care nie pozostawia złudzeń – tak długo kieruje użytkownika do wystawienia prawidłowego dokumentu, aż ten zostanie wygenerowany bez problemów i uwag formalnych.

W efekcie Chmura Faktur może przyciągnąć nie tylko przedsiębiorców z założenia poszukujących nowych rozwiązań technologicznych; świetnie odpowie również oczekiwaniom tych, którzy przez lata przyzwyczaili się do standardowego oprogramowania, które jednak nie może sprostać dzisiejszym oczekiwaniom księgowości.

Chmura Faktur Nie jest też wyłącznie programem do fakturowania – jej możliwości, nie tylko w zakresie wymiany dokumentacji pomiędzy firmami, wykraczają znacznie poza granice standardowych usług.

Intuicyjnie kieruje użytkownika ku dodatkowym opcjom przyspieszającym i ułatwiającym generowanie, edycję oraz przekazywanie dokumentów. Chmura Faktur umożliwia natychmiastowe dzielenie się fakturą w ramach tzw. bezpiecznego linku – w ten sposób zapewnia nową jakość obiegu dokumentacji.

 

 

Wirtualnością Chmura Faktur wpisuje się ogólny trend do tego, by “żegnać papier”, a witać się z rozwiązaniami internetowymi. Tak jak do przelewu nie trzeba druków, a jedynie BLIK, tak jak zamiast biletu na autobus, wystarczy dziś aplikacja, tak też rynek podbiją rozwiązania w typie Chmury Faktur. To nieuniknione.

Poczucie realności, a nie wirtualności

Rozwiewam wątpliwości tych, którzy boją się rozwiązań w chmurze. To, co wirtualne, nie może być bezpośrednio namacalne. Na szczęście Chmura Faktur wpisuje się w obydwa nurty: zarówno ów wirtualny, jak i będący na wyciągnięcie ręki.

Z jednej strony to pełna obsługa przez internet. Z drugiej – Chmura pozostawia ciągle furtkę do wygenerowania faktur i ich fizycznego wydruku w przypadku potrzeby rozwiązań tradycyjnych. Intuicyjnie jednak kieruje ku temu, by maksymalnie wykorzystywać potencjał rozwiązań sieciowych.

Przede wszystkim zachęca jednak do zachowania standardów środowiskowych.

Chmura Faktur rozwiązuje podstawowy problem polskiego fakturowania – pseudoekologię. Szacuje się, że w ciągu roku przedsiębiorcy wystawiają ok. 1,5 mld dokumentów. Tryb on-line, choć coraz wyraźniej zauważalny, to ciągle mniejszość.

Paradoks krajowego fakturowania polega na tym, że nawet jeśli dojdzie już do wygenerowania pliku PDF z fakturą i jej wysyłki e-mailem, w ostatecznej wersji zazwyczaj i tak na potrzeby archiwizacji zostaje wydrukowana i trafia do segregatora – badania pokazują, że jest tak w 98% przypadkach.

To narzędzie – owszem – umożliwia opcję wydruku, ale intuicyjnie kieruje użytkownika do generowania i zapisu faktur on-line. Wszelkie problemy techniczne – generowane przez użytkownika – rozwiązywane były samoczynnie.

 

 

Wsparcia udziela też konsultantka; czat działa sprawnie, a odpowiedzi były konkretne. Doradczyni cierpliwie i spokojnie odpowiadała na drobiazgowe pytania. I nie pozostawiła pytań na to, czy jej odpowiedzi są generowane samoczynnie – podkreślając swoją realność, nie wzbudziła najmniejszych wątpliwości.

Intuicyjność ”chmurnej” obsługi

Panel do obsługi programu do fakturowania musi być przejrzysty i intuicyjny. Chmura Faktur pod tym względem imponuje łatwością poruszania się po poszczególnych sektorach.

Choć panel jest rozbudowany – m.in. o mechanizmy kierujące użytkownika do usług księgowych – zachowuje estetykę. Użytkownik nie ma poczucia agresywnego ataku funkcji. Ich struktura jest bardzo przemyślana – przedsiębiorca ma do czynienia z wyraźnie ustaloną hierarchią poszczególnych zadań.

 

 

Żadna z komend nie pozostawia wątpliwości co do jej zastosowania. Intuicyjność obsługi sprawia, że w Chmurze Faktur odnajdzie się także osoba, nawet ta, która na co dzień z wystawianiem dokumentacji ma niewielką styczność.

Chmura Faktur nie nabierze się na błąd

Generowanie dokumentu sprzedażowego przypomina prowadzenie za rękę – krok po kroku do ustalonego celu. Wprowadzanie kontrahenta opiera się na mechanizmach sieciowych.

Po wprowadzeniu NIP, system sam pobiera komplet danych z zasobów Głównego Urzędu Statystycznego. Co ważne – te dane zawsze są aktualizowane na bieżąco, więc wystawiając fakturę, przedsiębiorca ma pewność wykorzystywania prawidłowych informacji.

Po ich zaciągnięciu, system dba natychmiast o archiwizowanie danych. Zapisuje kontrahenta na przyszłość; nawet przy dużym zestawieniu firm odnalezienie zapisu jest bezproblemowe dzięki dużemu, czytelnemu ekranowi Chmury Faktur.

System bardzo umiejętnie wychwytuje potencjalne błędy. Na osiem prób wygenerowania danych kontrahenta z nieprawidłowymi danymi – nie pozwolił na to ani razu.

Doskonale rozwiązuje więc problem z korygowaniem dokumentów sprzedaży, gdy NIP, adres czy pełna nazwa podmiotu nie zostały wpisane zgodnie z bazą urzędową. Chmura skutecznie zabezpiecza dokumentację przed ewentualną zmianą danych czy wymuszaniu prób zmian stawki VAT i ręcznego wpisywania jej wartości. W tym przypadku w pełni można zdać się na opracowany mechanizm.

Zalety fakturowania w chmurze:

  • redukcja ryzyka błędu rachunkowego i administracyjnego
  • szybszy proces wystawienia dokumentacji
  • możliwość wysyłki faktury e-mailem wprost z panelu
  • dostęp z każdego miejsca o stabilnym łączu internetowym
  • przyjazny, nowoczesny interfejs programu

Nie oznacza to jednak, że do systemu nie mam zupełnie żadnych zastrzeżeń.

Weźmy wspomniane pozyskiwanie danych z GUS. Gdy, przypadkowo i bez jakiegokolwiek zaplanowania, doszło do próby zaciągnięcia informacji bez wpisanego numeru NIP, Chmura Faktur natychmiast mnie wylogowała. Nie dała szansy na zreflektowanie się i wpisanie danych – całą procedurę logowania trzeba było przeprowadzić jeszcze raz.

Czytelna faktura to tylko początek

Dokument sprzedaży generowany przez Chmurę Faktur jest taki, jak i samo oprogramowanie: łatwy w odbiorze, przejrzysty, czytelny i bardzo przyjazny w analizie. Daje kilka rozszerzonych opcji już w standardzie – np. możliwość sprawdzenia statusu VAT kontrahenta czy informację o godzinie weryfikacji.

Pod tym względem to spory atut w porównaniu ze standardowymi mechanizmami dostępnych bezpłatnie na rynku faktur.

Ważne, że samo wygenerowanie dokumentu to jedynie początek szerszych możliwości. Chmura Faktur zachowuje wszystkie swoje zalety w kontekście szerszej analizy. Tworzenie raportów, szybkość kalkulacji, przetwarzanie danych – wszystko to jest, podobnie jak wystawianie dokumentu, intuicyjne i zaskakująco czytelne.

Szczególnie ciekawie Chmura Faktur wyglądać może w przypadku jej połączenia z dodatkowymi usługami.

Zintegrowana jest z mechanizmami bankowymi; z założenia stanowi wstęp do pełnej obsługi księgowej. Ma to ogromne znaczenie w kontekście analizy przychodów i kosztów działalności oraz rozliczeń podatkowych. Chmura Faktur, analizując dane z wystawianych dokumentów, samoczynnie podsumowuje bilanse.

Co ważne – robi to na bieżąco, w trybie rzeczywistym. Program do fakturowania staje się więc w tym przypadku wirtualnym biurem księgowym, które samodzielnie dba o poprawność wyliczeń.

Centrum rozliczeń obejmuje więc wszystko: od wystawienia poprawnej faktury po okresowe bilanse oraz – przy korzystaniu z doradztwa – wsparcie internetowych mistrzów rachunkowości.

W tym kontekście Chmura Faktur wpisuje się w mechanizmy Jednolitego Pliku Kontrolnego. Prawdziwa zmora przedsiębiorców – często obawiających się błędów przy ewidencji podatku VAT – traci w Chmurze swoje groźne oblicze. Przeniesienie dokumentacji ogranicza błędy formalne i stricte wyliczeniowe.

Nawet jeśli wirtualne generowanie dokumentów sprzedaży sprowadza się jednak wyłącznie do wytworzenia faktury i ich ewentualnej archiwizacji, to i tak korzystając z Chmury, ma się poczucie sporego przeskoku jakościowego.

Firmy, które na co dzień funkcjonują w realiach prostych – i przestarzałych – programów do wystawiania, lub – co gorsze – szablonów Excela, przejdą w inny świat. Bardziej zaawansowani klienci ewolucji digitalizacji w Chmurze poczują się z pewnością wygodnie i komfortowo.

Wspomniana archiwizacja, płynna i łatwa w obsłudze, jest zautomatyzowana i powinna znacząco zmienić proporcje przechowywania danych księgowych w polskim biznesie.

Ten jest ciągle zdominowany przez tradycyjne formy. To się zmieni. Magia kolorowego segregatora mija bezpowrotnie.


Do góry!

Polecane artykuły

Zapisz się do naszego newslettera

Wyślij mi newsletter (Możesz się wypisać w każdej chwili).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

email marketing powered by FreshMail