Chmura Faktur – nowoczesna, bezwzględna i… realna  [TEST]

14.08.2018 AUTOR: Paweł Rzekanowski

Gdyby Chmurę Faktur – wirtualne narzędzie Tax Care – spersonalizować, przyjęłaby zapewne postać doświadczonej księgowej, która syci się wychwytywanymi błędami. I bardzo dobrze!


Żegnamy papier

To, co w codzienności zapewne by nas irytowało – nadmierna drobiazgowość, bezwzględne trzymanie się sztywnych formuł, poruszanie się w określonym schemacie – w przypadku fakturowania jest na wagę złota.

Pod tym względem narzędzie opracowane przez Tax Care nie pozostawia złudzeń – tak długo kieruje użytkownika do wystawienia prawidłowego dokumentu, aż ten zostanie wygenerowany bez problemów i uwag formalnych.

W efekcie Chmura Faktur może przyciągnąć nie tylko przedsiębiorców z założenia poszukujących nowych rozwiązań technologicznych; świetnie odpowie również oczekiwaniom tych, którzy przez lata przyzwyczaili się do standardowego oprogramowania, które jednak nie może sprostać dzisiejszym oczekiwaniom księgowości.

Chmura Faktur Nie jest też wyłącznie programem do fakturowania – jej możliwości, nie tylko w zakresie wymiany dokumentacji pomiędzy firmami, wykraczają znacznie poza granice standardowych usług.

Intuicyjnie kieruje użytkownika ku dodatkowym opcjom przyspieszającym i ułatwiającym generowanie, edycję oraz przekazywanie dokumentów. Chmura Faktur umożliwia natychmiastowe dzielenie się fakturą w ramach tzw. bezpiecznego linku – w ten sposób zapewnia nową jakość obiegu dokumentacji.

 

 

Wirtualnością Chmura Faktur wpisuje się ogólny trend do tego, by “żegnać papier”, a witać się z rozwiązaniami internetowymi. Tak jak do przelewu nie trzeba druków, a jedynie BLIK, tak jak zamiast biletu na autobus, wystarczy dziś aplikacja, tak też rynek podbiją rozwiązania w typie Chmury Faktur. To nieuniknione.

Poczucie realności, a nie wirtualności

Rozwiewam wątpliwości tych, którzy boją się rozwiązań w chmurze. To, co wirtualne, nie może być bezpośrednio namacalne. Na szczęście Chmura Faktur wpisuje się w obydwa nurty: zarówno ów wirtualny, jak i będący na wyciągnięcie ręki.

Z jednej strony to pełna obsługa przez internet. Z drugiej – Chmura pozostawia ciągle furtkę do wygenerowania faktur i ich fizycznego wydruku w przypadku potrzeby rozwiązań tradycyjnych. Intuicyjnie jednak kieruje ku temu, by maksymalnie wykorzystywać potencjał rozwiązań sieciowych.

Przede wszystkim zachęca jednak do zachowania standardów środowiskowych.

Chmura Faktur rozwiązuje podstawowy problem polskiego fakturowania – pseudoekologię. Szacuje się, że w ciągu roku przedsiębiorcy wystawiają ok. 1,5 mld dokumentów. Tryb on-line, choć coraz wyraźniej zauważalny, to ciągle mniejszość.

Paradoks krajowego fakturowania polega na tym, że nawet jeśli dojdzie już do wygenerowania pliku PDF z fakturą i jej wysyłki e-mailem, w ostatecznej wersji zazwyczaj i tak na potrzeby archiwizacji zostaje wydrukowana i trafia do segregatora – badania pokazują, że jest tak w 98% przypadkach.

To narzędzie – owszem – umożliwia opcję wydruku, ale intuicyjnie kieruje użytkownika do generowania i zapisu faktur on-line. Wszelkie problemy techniczne – generowane przez użytkownika – rozwiązywane były samoczynnie.

 

 

Wsparcia udziela też konsultantka; czat działa sprawnie, a odpowiedzi były konkretne. Doradczyni cierpliwie i spokojnie odpowiadała na drobiazgowe pytania. I nie pozostawiła pytań na to, czy jej odpowiedzi są generowane samoczynnie – podkreślając swoją realność, nie wzbudziła najmniejszych wątpliwości.

Intuicyjność ”chmurnej” obsługi

Panel do obsługi programu do fakturowania musi być przejrzysty i intuicyjny. Chmura Faktur pod tym względem imponuje łatwością poruszania się po poszczególnych sektorach.

Choć panel jest rozbudowany – m.in. o mechanizmy kierujące użytkownika do usług księgowych – zachowuje estetykę. Użytkownik nie ma poczucia agresywnego ataku funkcji. Ich struktura jest bardzo przemyślana – przedsiębiorca ma do czynienia z wyraźnie ustaloną hierarchią poszczególnych zadań.

 

 

Żadna z komend nie pozostawia wątpliwości co do jej zastosowania. Intuicyjność obsługi sprawia, że w Chmurze Faktur odnajdzie się także osoba, nawet ta, która na co dzień z wystawianiem dokumentacji ma niewielką styczność.

Chmura Faktur nie nabierze się na błąd

Generowanie dokumentu sprzedażowego przypomina prowadzenie za rękę – krok po kroku do ustalonego celu. Wprowadzanie kontrahenta opiera się na mechanizmach sieciowych.

Po wprowadzeniu NIP, system sam pobiera komplet danych z zasobów Głównego Urzędu Statystycznego. Co ważne – te dane zawsze są aktualizowane na bieżąco, więc wystawiając fakturę, przedsiębiorca ma pewność wykorzystywania prawidłowych informacji.

Po ich zaciągnięciu, system dba natychmiast o archiwizowanie danych. Zapisuje kontrahenta na przyszłość; nawet przy dużym zestawieniu firm odnalezienie zapisu jest bezproblemowe dzięki dużemu, czytelnemu ekranowi Chmury Faktur.

System bardzo umiejętnie wychwytuje potencjalne błędy. Na osiem prób wygenerowania danych kontrahenta z nieprawidłowymi danymi – nie pozwolił na to ani razu.

Doskonale rozwiązuje więc problem z korygowaniem dokumentów sprzedaży, gdy NIP, adres czy pełna nazwa podmiotu nie zostały wpisane zgodnie z bazą urzędową. Chmura skutecznie zabezpiecza dokumentację przed ewentualną zmianą danych czy wymuszaniu prób zmian stawki VAT i ręcznego wpisywania jej wartości. W tym przypadku w pełni można zdać się na opracowany mechanizm.

Zalety fakturowania w chmurze:

  • redukcja ryzyka błędu rachunkowego i administracyjnego
  • szybszy proces wystawienia dokumentacji
  • możliwość wysyłki faktury e-mailem wprost z panelu
  • dostęp z każdego miejsca o stabilnym łączu internetowym
  • przyjazny, nowoczesny interfejs programu

Nie oznacza to jednak, że do systemu nie mam zupełnie żadnych zastrzeżeń.

Weźmy wspomniane pozyskiwanie danych z GUS. Gdy, przypadkowo i bez jakiegokolwiek zaplanowania, doszło do próby zaciągnięcia informacji bez wpisanego numeru NIP, Chmura Faktur natychmiast mnie wylogowała. Nie dała szansy na zreflektowanie się i wpisanie danych – całą procedurę logowania trzeba było przeprowadzić jeszcze raz.

Czytelna faktura to tylko początek

Dokument sprzedaży generowany przez Chmurę Faktur jest taki, jak i samo oprogramowanie: łatwy w odbiorze, przejrzysty, czytelny i bardzo przyjazny w analizie. Daje kilka rozszerzonych opcji już w standardzie – np. możliwość sprawdzenia statusu VAT kontrahenta czy informację o godzinie weryfikacji.

Pod tym względem to spory atut w porównaniu ze standardowymi mechanizmami dostępnych bezpłatnie na rynku faktur.

Ważne, że samo wygenerowanie dokumentu to jedynie początek szerszych możliwości. Chmura Faktur zachowuje wszystkie swoje zalety w kontekście szerszej analizy. Tworzenie raportów, szybkość kalkulacji, przetwarzanie danych – wszystko to jest, podobnie jak wystawianie dokumentu, intuicyjne i zaskakująco czytelne.

Szczególnie ciekawie Chmura Faktur wyglądać może w przypadku jej połączenia z dodatkowymi usługami.

Zintegrowana jest z mechanizmami bankowymi; z założenia stanowi wstęp do pełnej obsługi księgowej. Ma to ogromne znaczenie w kontekście analizy przychodów i kosztów działalności oraz rozliczeń podatkowych. Chmura Faktur, analizując dane z wystawianych dokumentów, samoczynnie podsumowuje bilanse.

Co ważne – robi to na bieżąco, w trybie rzeczywistym. Program do fakturowania staje się więc w tym przypadku wirtualnym biurem księgowym, które samodzielnie dba o poprawność wyliczeń.

Centrum rozliczeń obejmuje więc wszystko: od wystawienia poprawnej faktury po okresowe bilanse oraz – przy korzystaniu z doradztwa – wsparcie internetowych mistrzów rachunkowości.

W tym kontekście Chmura Faktur wpisuje się w mechanizmy Jednolitego Pliku Kontrolnego. Prawdziwa zmora przedsiębiorców – często obawiających się błędów przy ewidencji podatku VAT – traci w Chmurze swoje groźne oblicze. Przeniesienie dokumentacji ogranicza błędy formalne i stricte wyliczeniowe.

Nawet jeśli wirtualne generowanie dokumentów sprzedaży sprowadza się jednak wyłącznie do wytworzenia faktury i ich ewentualnej archiwizacji, to i tak korzystając z Chmury, ma się poczucie sporego przeskoku jakościowego.

Firmy, które na co dzień funkcjonują w realiach prostych – i przestarzałych – programów do wystawiania, lub – co gorsze – szablonów Excela, przejdą w inny świat. Bardziej zaawansowani klienci ewolucji digitalizacji w Chmurze poczują się z pewnością wygodnie i komfortowo.

Wspomniana archiwizacja, płynna i łatwa w obsłudze, jest zautomatyzowana i powinna znacząco zmienić proporcje przechowywania danych księgowych w polskim biznesie.

Ten jest ciągle zdominowany przez tradycyjne formy. To się zmieni. Magia kolorowego segregatora mija bezpowrotnie.


Do góry!

Polecane artykuły

13.09.2019

AMA: Aplikacje Google bez tajemnic, czyli wszystko co musisz wiedzieć o pracy ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam