Aplikacje Google bez tajemnic: AMA

13.09.2019 AUTOR: REDAKCJA

Kilka dni temu nasza facebookowa grupa Marketing i Biznes wypełniła się pytaniami o usługi z ekosystemu Google – i żadne nie zostało pozostawione bez odpowiedzi!  Ask Me Anything: G Suite edition zostało zorganizowane przez Premium Partnera G Suite, firmę Fly On The Cloud. Na pytania członków grupy przez cały dzień odpowiadali specjaliści od przenoszenia firm do chmur: Marcin Milewski (Deployment Engineer) i Paweł Nawara (Account Manager). W tym artykule znajdziecie pytania i odpowiedzi, które pojawiły się tego dnia. 

 

Jakie są najczęstsze błędy w organizacji pracy w środowisku Google?

Marcin Milewski: Najczęstszym błędem, na który zwracamy uwagę u naszych klientów, jest nie używanie aplikacji dostępnych w ramach pakietu. Mimo tego, że staramy się informować klientów na każdym kroku, o całym ‘pakiecie aplikacji’, ludzie często kojarzą G Suite tylko z Gmailem, przez co nie wykorzystują potencjału w całości – trudno o skuteczną organizację pracy, gdy nie używamy np. kalendarza.

Ile czasu trwa wdrożenie i przejście na chmurę Google w małych zespołach? Czy jest jakaś różnica w implementacji dla małych i dużych podmiotów?

Marcin Milewski: Czas wdrożenia zależy od wielu czynników, a liczba użytkowników w organizacji to tylko jedna zmienna.

Ważna jest również ilość danych nagromadzona w skrzynkach (co wpływa na czas migracji). Zdarza się, że klient potrzebuje customowej integracji oraz konfiguracji – to także wydłuża czas wdrożenia.

Jeśli mówimy o małej organizacji (np. 15 pracowników), która dopiero zaczyna przygodę z chmurą, wdrożenie zwykle trwa od kilku dni, do kilku tygodni – zmienia się to w zależności od klienta i od tego, czy potrzebuje migracji/szkolenia itp. Każda firma jest inna. Najszybsze wdrożenie trwało 15 min. Duże organizacje często wymagają indywidualnego podejścia, oraz posiadają duże ilości danych – w takich przypadkach trzeba również zadbać o Change Management (m.in. przygotowując użytkowników do zmian w sposobie pracy organizacji).

Jakie są korzyści z przeniesienia współpracy zespołu do chmury?

Paweł Nawara: Po pierwsze – w świetle rosnącej popularności pracy zdalnej – współpraca na jednym pliku z zespołem, niezależnie gdzie się znajdujesz. Po drugie dostęp do wszystkich naszych plików, gdziekolwiek się zalogujemy. Nie musimy nosić ze sobą sprzętu. Po trzecie, bezpieczeństwo danych w chmurze. Po czwarte, proste zarządzanie całą organizacją z poziomu konsoli, ustalania zasad bezpieczeństwa urządzeń. Do tego nielimitowana przestrzeń dyskowa.

Jakie są metody dbania o bezpieczeństwo organizacji podczas pracy w chmurze?

Marcin Milewski: Niestety, wiele osób ignoruje podstawy bezpieczeństwa – już na początku przygody z chmurą, czyli podczas ustawiania hasła. W G Suite standardem jest weryfikacja dwuetapowa, co staramy się aktywnie promować. Dzięki temu nawet jeśli ktoś uzyska dostęp do naszego hasła, nie dostanie się do konta bez fizycznego klucza lub potwierdzenia wysłanego na telefon. 

Oprócz tego w usłudze występują np. testy logowania (gdy ktoś loguje się pierwszy raz z innej lokalizacji, otrzyma dodatkowe pytanie). Natomiast komunikacja e-mail zabezpieczona jest licznymi mechanizmami, wykrywającymi np. próby podszycia, linki prowadzące do podejrzanych stron itp. Jest również zintegrowany antywirus, który skanuje archiwa.

Pytanie bardzo ogólnie, ale jestem ciekaw czy macie jakieś tipy i tricki, o których mało kto wie, a dzięki G Suite/usługom Google pozwalają zrobić coś w organizacji dużo lepiej, szybciej?

Paweł Nawara: Z takich ciekawych opcji, które pojawiły się ostatnio w opcjach wysyłania wiadomości – “Tryb poufny”, który pozwala ustalić po jakim czasie wiadomość ma zniknąć. Jest też opcja przesłania kodu dostępu sms-em. “Zaplanuj wysyłanie” pozwala na ustalenie czasu wysłania maila np. kiedy nie mamy dostępu do skrzynki, a coś “musi” wyjść, lub gdy jest ryzyko, że zapomnimy o wysłaniu czegoś ważnego. Opcja, z której nie każdy korzysta – “Chcę otrzymać potwierdzenie odczytania”, co daje nam pewność, że wiadomość została odczytana, co jest istotne np. podczas wysyłania maila zawierającego umowę.

Marcin Milewski: Polecam również obejrzenie zapisu z naszego webinaru: G Suite: Tricks & Tips https://www.youtube.com/watch?v=_ocZZ8cpGnQ&t=2161s –  co prawda ma on już rok, ale myślę że znajdzie Pan coś dla siebie.

Kamil Lasek: Od siebie dorzucę grubaśny ebook z trickami w Arkuszach Google – 9/10 osób oceniło wiedzę w nim jako przydatną. http://flyonthecloud.com/pl/ebook/

Czy macie jakiś fajny sposób na dodawanie nowych pracowników do struktury Google i w drugą stronę do eliminowania byłych pracowników? Czy to wystarczy, że jakiś admin odłączy/podłączy nowego/starego usera i koniec, czy powinno to mieć jakieś inne kroki?

Marcin Milewski: Jeśli chcemy zachować dane z konta, to przed usunięciem musimy przenieść jego zawartość. Są również przypadki, gdy pracownicy obsługują konta typu ‘[email protected]’ ze swoich imiennych adresów – wtedy wystarczy podmienić nazwę/adres i przekazać dostępy nowej osobie. Jeśli nie chcemy zachować danych z konta, to sprawa jest prosta: wystarczy je usunąć, a w jego miejsce dodać nowe konto.

Czy macie jakiś pomysł na trzymanie porządku w dokumentach/katalogach google? Jest jakiś poradnik “how”?

Paweł Nawara: Pojawiły się dwie nowe opcje utrzymania porządku w katalogach. Możemy oznaczyć, że któryś folder/plik jest “priorytetowy”, a to, co związane z działalnością lub kwestiami służbowymi możemy wrzucić w “obszar roboczy” na Dysku Google.

Czy w Google Sheets można w jakiś sposób wykonywać rzeczy podobne do makr VBA z Excela? Przykładowo: generacja gotowych maili do Outlooka etc.

Marcin Milewski: Proste makra (np. formatujące treść) można bez problemu ‘wyklikać’. Google Sheets mają już funkcję rejestracji makr, więcej o tym w tym artykule: https://flyonthecloud.com/pl/blog/jak-uzywac-makra-w-arkuszach-google/

Do bardziej zaawansowanych akcji, będziemy musieli skorzystać z Google App Script – możemy, podobnie jak przy pomocy VBA z Excela, napisać skrypt w arkuszu. Język jest stworzony na bazie Java Script, polecam sprawdzić: https://developers.google.com/apps-script/articles/tutorials

Jak nauczyć pracowników best practices pracy w chmurze Google? Chodzi o to, czy powinniśmy szkolić jakoś pracowników aby trzymali porządek, potrafili rozwijać infrastrukturę etc.? Czy są jakieś wskazane wskazówki w takim przypadku?

Paweł Nawara: Co masz na myśli przez best practices? Szkolenie pracowników przyda się zawsze, szczególnie jeśli wcześniej nie korzystali z tego typu rozwiązania (czyli np. prywatnego Gmaila). Stosujemy te same zasady, co na każdym dysku – najlepiej od początku dbać, żeby nie było bałaganu. 

Przeglądałem stronę i porównywałem pakiety G Suite i mam takie pytanie: czy można mieszać pakiety? W sensie w ramach jednej firmy.

Paweł Nawara: Niestety, w ramach jednej instancji z reguły nie można mieszać pakietów. Jedynie w instancjach wielkości Enterprise (300+) Google pozwala na pewną elastyczność i ewentualne pomieszanie planów.

Czy wybrany plan jest wspólny i potem przenoszony na pozostałych pracowników, tak?

Paweł Nawara: Tak, warto zaznaczyć, że mieszanie planu może odbywać się w stosunku 50/50.

Przewaga Gsuite nad Microsoft dla firm 365? (pomijając brak desktopowej wersji pakietu office w G Suite)

Paweł Nawara: Zawsze aktualna wersja.

Marcin Milewski: Staramy się nie porównywać bezpośrednio do produktów konkurencji, ponieważ oba produkty mają swoje wady/zalety, a także unikalne funkcje.

Na korzyść G Suite (w stosunku do innych produktów tego typu) na pewno działa sposób współpracy na plikach – jest to rozwiązane dobrze – każdy widzi kursor innych użytkowników oraz zmiany w czasie rzeczywistym. W innych produktach zwykle są to półśrodki – np. przycisk do zapisywania zmian.

Dodatkowo każdy edytor oferuje historię wersji – bez limitu.

G Suite i jego aplikacje, od początku pisane były pod pracę w przeglądarce. Dla przykładu produkt Microsoftu najpierw działał w trybie standalone – na konkretnym komputerze, a następnie podjęto próbę przeniesienia go do środowiska chmurowego.

Z perspektywy administratora, jest to np. zarządzanie urządzeniami – zwykle tego typu produkty są płatne, Google daje to za darmo.

Jakie są wady pracy w chmurze?

Marcin Milewski: Jako jedną z wad tego typu usług można wymienić np. pracę bez dostępu do sieci – mimo iż większość aplikacji oferuje tryb offline, to jednak nadal istnieją takie, które działają tylko online.

Jesteśmy również w jakiś sposób zależni od jakości naszego łącza internetowego – gdy mamy słabe łącze, usługi typu Google Meet, mogą działać gorzej (słabsza jakość).

Koszt takich usług również możemy uznać za wadę – jeśli rozpatrujemy przejście np. na pocztę Gmail, przez pryzmat ceny – porównując produkt do rozwiązania standardowego (poczta na własnym serwerze) – druga opcja będzie zwykle tańsza. Natomiast jeśli spojrzymy z perspektywy wartości dodanych, okazuje się że produkt Google jest atrakcyjny cenowo – dostajemy pakiet produktów, dla przykładu samo rozwiązanie do komunikacji w firmie, może kosztować więcej, niż koszt całej usługi.

Różnica między płatną wersją, a tym co Google daje za free?

Paweł Nawara: Czy chodzi o bezpłatne konto @gmail.com ? jeśli tak, to najlepiej obrazuje to ten filmik: https://www.youtube.com/watch?v=XGfKfQYPAl8&t=279s

Mam dwa lub 3 adresy mailowe w Gmail w różnych domenach. Jak to dobrze zorganizować w G Suite? Interesuje mnie:

–  Czy gdy chcę dodać kolejne maile w innej domenie to muszę rejestrować się ponownie, czy można je łatwo „podpiąć” gdzieś w panelu admina?

– Czy jest możliwość obsługi z jednego profilu? Jak to dobrze ogarnąć, aby 2 lub 3 maile nie przeszkadzały w codziennej pracy?

– Rozumiem, że każdy mail traktowany jest jako osobny użytkownik i pobierana jest opłata za każdy mail (domenę)?

Pytanie o pieniądze:

Jak przejść z miesięcznego fakturowania w G Suite roczną opłatę w wersji Basic?

Marcin Milewski: G Suite oferuje możliwość dodania wielu domen, można je też odpowiednio przypisywać do użytkowników (jako aliasy).

Chcąc dodać kolejnego użytkownika, w innej domenie – zakładając że domena należy do tej samej firmy, wystarczy dodać nową domenę do panelu, a następnie utworzyć użytkownika w tej domenie.

Kwestia przeglądarki – Chrome oferuje obsługę profili, co pozwala na odseparowanie różnych kont od siebie (praca na kilku kontach w jednej sesji przeglądarki bywa problematyczna). Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: https://support.google.com/chrome/answer/2364824 

Każde konto, które ma dane logowania, wymaga licencji, a dodatkowe aliasy oraz grupy są bezpłatne.

Co do pytania o pieniądze: Jako partner oferujemy również płatności roczne, w złotówkach, więcej o naszej ofercie: http://www.flyonthecloud.com/pl

Mam swój adres mailowy na zenbox.pl, używam do jego obsługi G Suite, zresztą od Was. Jeśli zatrudnię pracownika i dam mu dostęp do tej samej poczty – tyle, że z adresu np. [email protected] zamiast [email protected] to muszę wykupić dodatkowy pakiet G Suite?

Paweł Nawara: Proszę o doprecyzowanie, czy [email protected][email protected] to są osobne skrzynki mailowe? Miał Pan na myśli zmianę adresu dla licencji?

Zalecane jest, aby każdy użytkownik miał dostęp do osobnej skrzynki mailowej, czyli swój login i hasło. Kilka osób nie powinno korzystać z tych samych loginów i hasła.

Jeżeli chodzi o utworzenie aliasu [email protected] to możemy skonfigurować alias tak, żeby maile napływające na [email protected] przychodziły na grupę adresów na przykład [email protected] i na nieskończoną ilość innych adresów.

Pytanie jeszcze w kwestii wysyłki z Gmaila. Jeśli klient wyśle maila na [email protected] i wpadnie on przekierowaniem na [email protected], to czy mogę odpisać mu z [email protected], czy to wiąże się już z koniecznością stworzenia nowej, osobnej skrzynki mailowej?

Marcin Milewski: Można dodać adres [email protected] jako nadawcę (w ustawieniach Gmail) –  wtedy będzie można odpowiedzieć z obu adresów.

A co jeśli wysyłać w teorii mogę, bo mam taki mail do wyboru, ale przy kliknięciu “wyślij” guzik się wyszarza i mail nie wychodzi. Czym może to być spowodowane?

Marcin Milewski: Jeśli mówimy o interfejsie Gmail, proszę sprawdzić czy zadziała w karcie incognito (ctrl+shift+n). Czasami pliki cookies powodują problemy.

Czy są jakieś fajne integracje poza usługami Google, które można zmiksować z G Suite? O jakich fajnych wdrożeniach słyszeliście?

Marcin Milewski: To zależy o jaki zakres chodzi. Można na przykład użyć tożsamości Google do logowania w innych usługach (SAML), a można również np. z poziomu Gmaila dodawać nowe zadania do Trello (usługa do zarządzania projektami). Takich integracji na rynku jest mnóstwo, nie sposób je wymienić w jednej odpowiedzi.

Co do wdrożeń, jeśli przez ‘fajne’ rozumiemy ‘duże’, to z pewnością za takie możemy uznać Carrefour (160 tys pracowników) oraz Airbus (130 tys pracowników).

Marcin, wow jak się integruje takie kolosy?

Marcin Milewski: Przyjeżdża ciężarówka od Google, zabiera dane… a następnie kombinują w serwerowni, jak to szybko przesłać. 

Oczywiście żartuję. Trudno powiedzieć jak wygląda to w praktyce. Podejrzewam, że biorą w tym udział duże ilości zasobów ludzkich (mocno technicznych).

W Polsce największe wdrożenia oscylują w granicach kilku tysięcy licencji.

Dziękujemy za Waszą aktywność w trakcie AMA i zachęcamy do udziału w kolejnych dyskusjach w grupie Marketing i Biznes na Fecebooku.

Do góry!

Polecane artykuły

09.10.2019

Grupa SARE zmienia nazwę na Digitree Group i przedstawia nowy ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam