Marketing i Biznes Biznes Kontrola finansów w firmie. Kurs Bartosza Gayera uczy jak robić to krok po kroku

Kontrola finansów w firmie. Kurs Bartosza Gayera uczy jak robić to krok po kroku

Zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa muszą rozliczać się ze swoich działań, prowadzić księgowość, planować budżet i przewidywać ryzyko finansowe. Mając tę podstawową wiedzę, sprawny menedżer będzie mógł w pełni wykorzystać dostępne na rynku narzędzia. Pulpity menedżerskie pozwalają planować przyszłość firmy z wyprzedzeniem i bez większych zaskoczeń. Bartosz Gayer, CFO i mentor w Fincastly - ekspert z dziedziny finansów, stworzył Finansową Książkę Kucharską. Kurs, który bazując na przykładach z biznesowego życia, wskazuje jak w pełni wykorzystać potęgę wiedzy o finansach i przekuć ją w sukces.

Kontrola finansów w firmie. Kurs Bartosza Gayera uczy jak robić to krok po kroku

Skąd pomysł na to, żeby zrealizować kurs poświęcony firmowym finansom?

Od lat zajmuję się propagowaniem wiedzy finansowej. Wykładam na uczelni, występuję w roli prelegenta na konferencjach branżowych, ale też uczę finansów niefinansistów. W ubiegłym roku zostałem cofunderem i mentorem projektu Fincastly, czyli fintechu, który daje przedsiębiorcom narzędzie do zarządzania finansami firmy. Naszą istotną funkcjonalnością są pulpity menedżerskie, które pozwalają przedsiębiorcy na ogląd aktualnej sytuacji finansowej firmy poprzez zestaw kluczowych wskaźników finansowych. Co ważne, od samego początku istnienia Fincastly  staliśmy na stanowisku, że nie jest to tylko danie ludziom narzędzia i pozostawienie ich z nim sam na sam. Naszą misją jest też uczenie polskich przedsiębiorców tego, czym są finanse i jak można się nimi sprawnie posługiwać. Projekt istnieje od roku, ale udało się nam już stworzyć wokół niego sporo merytorycznych treści, m.in. serię artykułów o zarządzaniu finansami na naszym firmowym blogu oraz webinarów i podcastów poświęconych tej tematyce.

Konsekwencją tych działań był pomysł opowiedzenia polskim przedsiębiorcom w sposób ustrukturyzowany o tym, czym są finanse i przeprowadzenia ich przez ten świat krok po kroku. Wiemy, że przedsiębiorcy codziennie muszą dotykać tematów finansowych i podejmować w tym obszarze decyzje, ale nie każdy z nich ma wystarczającą wiedzę, żeby poruszać się w tym świecie swobodnie. Moim celem od początku było zrobienie tego w formie pewnego rodzaju opowieści mocno opartej o przykłady i praktykę biznesową. Taki kurs powinien przekazywać wiedzę, ale nie stosować encyklopedycznych pojęć i hermetycznego żargonu, a jeśli nie da się tego uniknąć – praktycznie wyjaśniać znaczenie terminów finansowych. Chciałem przejść przez zarządzanie finansami firmy procesowo, używając przykładów z praktyki i odnosząc się do rzeczywistych możliwości wykorzystania kwestii, o których opowiadam. 

Mogą Cię zainteresować

Polscy przedsiębiorcy chcą zwiększać swoje kompetencje w zakresie zarządzania finansami firmy?

Bycie przedsiębiorcą to wielkie wyzwanie, zazwyczaj bowiem trzeba być ekspertem w wielu dziedzinach. Do skutecznego prowadzenia biznesu np. gastronomicznego nie wystarczy tylko świetna wiedza o gotowaniu. Trzeba umieć zarządzać zasobami ludzkimi, trzeba być sprzedawcą czy marketerem. Trzeba mieć całe mnóstwo kompetencji, a przynajmniej mieć ich na tyle, żeby umieć rozmawiać z ludźmi, którym zlecamy takie usługi. Dzięki temu jesteśmy w stanie wzmocnić nasz biznes i dać mu paliwo do rozwoju, wciąż jednak to są jedynie – lub aż – dodatkowe kompetencje, które wzmacniają nasze główne umiejętności.

To pewnego rodzaju paradoks: utalentowany kucharz świetnie poprowadzi restaurację, mając wiedzę finansową, ale już świetny ekonomista niekoniecznie poprowadzi tę samą restaurację równie efektywnie, jeśli tylko opanuje przepisy z książki kucharskiej. W każdym z aspektów biznesu musimy się uczyć, bo nie rodzimy się z tą wiedzą. Nawet podstawy jednak trzeba gdzieś zdobyć i o wiele lepiej jest to robić, pozyskując wiedzę z dobrego i wiarygodnego źródła, niż samemu eksperymentując i popełniając błędy.

Stosując się do rad zawartych na kursie, przedsiębiorcy sami będą mogli prowadzić swoje księgi?

Nie chciałem, żeby ten kurs stworzył z moich słuchaczy ekspertów księgowych. Znakomita większość przedsiębiorców ma od prowadzenia księgowości fachowców. Problem natomiast bierze się stąd, że pracując z księgowymi często przedsiębiorca ma świadomość pewnej egzotyki – księgowy coś liczy, przedsiębiorca dostaje od niego na koniec zestawienie lub jedną liczbę, np. podatek do zapłacenia, ale już niekoniecznie ten przedsiębiorca jest w stanie zrozumieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy tym raportem lub liczbą a działaniami, które podejmuje w swojej firmie. Specyfika pracy księgowego koncentruje się na tzw. rachunkowości finansowej, czyli głównie sprawozdawczości i podatkach, rzadkością jest zaangażowanie księgowych w sporządzanie informacji pomagającej w zarządzaniu, czy też w procesy planowania, a więc np. budżetowanie.

Wreszcie często jest też tak, że zewnętrzni księgowi, którzy oprócz naszej firmy prowadzą wielu innych klientów, odpowiadają nam na pytania zdawkowo, a informacja dociera do nas ze sporym opóźnieniem. Nie wynika to z ich niechęci i unikania pomocy przedsiębiorcom, ale z kompetencji, za które im płacimy (o podziale tych kompetencji opowiadam na kursie). W związku z tym ten kurs pomaga przedsiębiorcom uzupełnić tę lukę w kompetencjach, zwłaszcza że w wielu przypadkach ich firmy nie są na tyle duże, by w zespole znalazło się miejsce dla controllera lub dyrektora finansowego.

Zrozumieć pojęcia to jedno, ale zapamiętać i stosować już jest znacznie trudniej.

Finanse bywają hermetyczne i lubią żargon, dlatego przedsiębiorcy często mówią, że nie mają ochoty zagłębiać się w ten temat. Przygotowując kurs, szukałem możliwości jak największego nawiązania do życia codziennego przedsiębiorcy, stąd też ta Finansowa Książka Kucharska. Ten kurs nie uczyni z przedsiębiorcy Top-Chefa, ale ma go nauczyć gotować smacznie, zdrowo i tak, żeby wszyscy byli zadowoleni. Chcę pokazać, jak dobrze zarządzać finansami firmy, wykorzystując w tym finansowym gotowaniu to, co każdy przedsiębiorca ma w lodówce lub na półce z przyprawami. 

Jak zatem zburzyć mur niezrozumienia pomiędzy księgowym a przedsiębiorcą? 

Punktem wyjścia są dwa pojęcia. Mamy rachunkowość finansową, czyli coś co robią księgowi po to, żeby zaspokoić potrzeby takich adresatów, jak ZUS, Urząd Skarbowy czy KRS. Struktura dokumentów i raportów jest tutaj dość sztywna i nie do końca nadaje się do tego, żeby zarządzać firmą. Rachunkowość zarządcza z kolei nie ma rąk związanych przepisami prawa, można ją więc sobie ułożyć tak, jak się chce. Tam mieści się analiza finansowa, budżetowanie i wszystkie inne narzędzia, które pozwalają przedsiębiorcy analizować finanse firmy, żeby sprawnie nią zarządzać. Ten obszar niestety rzadko leży w kompetencjach księgowych, zwykle zajmują się nim dyrektorzy finansowi, controllerzy finansowi lub wreszcie sam przedsiębiorca. Ponieważ na koniec dnia to właściciel firmy odpowiada za płacenie podatków, powinien więc przynajmniej mieć zrozumienie tego, co robi księgowy w zakresie rachunkowości finansowej, bo to ułatwia komunikację i na przykład poprawny obieg dokumentów lub prowadzenie firmy według standardów wymaganych przez prawo.

Problem polega na tym, że często przedsiębiorca oczekuje od księgowego informacji, które są z obszaru rachunkowości zarządczej. I pojawia się zdziwienie, że księgowy nie daje wystarczających odpowiedzi w tym obszarze, nie daje ich na czas lub w ogóle nie chce ich udzielać. Przedsiębiorca powinien jednak zrozumieć, że to nie jest obszar działania księgowego, stąd po prostu pytanie jest zadane niewłaściwemu adresatowi. W trakcie kursu pokazuję, jaki jest podział kompetencji w obiegu informacji finansowej – kim jest przedsiębiorca, kim księgowy, a kim dyrektor finansowy czy controller. Przykład? Jeśli przedsiębiorca idzie do księgowego z prośbą o wsparcie przy budżetowaniu, to zazwyczaj odbija się od muru, bo rolą księgowego jest zarejestrowanie wszystkich transakcji gospodarczych, które wystąpiły w firmie i przygotowanie na tej podstawie raportów dla urzędów lub innych odbiorców zewnętrznych. Moją ideą było, aby przedsiębiorca rozumiał podstawy rachunkowości, co spowoduje, że współpraca z księgowymi wejdzie na inny, wyższy poziom i pozwoli uniknąć nieporozumień.

Przedsiębiorcy w czasie kryzysu związanego z pandemią chętniej szukają pomocy przy zarządzaniu finansami?

Przedsiębiorcy często mówią nam, że chcą zrozumieć, jak mają używać finansów do tego, żeby dobrze zarządzać firmą. Problemów i wyzwań jest wiele, wystarczy spojrzeć na ostatnie 12 miesięcy. Pojawił się tzw. czarny łabędź, który wywrócił finansowy świat do góry nogami, co ciekawe często w różną stronę. Z jednej strony firmy muszą walczyć o przetrwanie, bo mają przerwane łańcuchy dostaw, spadła im sprzedaż lub lockdown nie pozwala im prowadzić działalności. Z drugiej strony są firmy i branże, dla których pandemia stała się szansą życia, bo spotykają się z tak wielkim popytem i zainteresowaniem swoimi usługami, że muszą szybko rozwijać biznes i gubią się w gąszczu priorytetów.

W obu sytuacjach, aby decyzje biznesowe były właściwe, należy je oprzeć o dobrej jakości informację finansową. Musimy zrozumieć, gdzie jest nasza płynność i rentowność oraz jak ona będzie wyglądała za kilka tygodni. Perspektywa kilku miesięcy nie jest już adekwatna, horyzonty decyzyjne się skracają. Niektórzy przedsiębiorcy mówią nam, że nigdy nie planowali swojego biznesu – “zawsze jakoś to było”. Teraz zaczynają czuć, że muszą wiedzieć jak zaplanować swój biznes od strony kosztów i przychodów, wpływów i wydatków. Muszą wiedzieć, czy mogą teraz zainwestować, czy jednak trzeba poczekać. 

W Finansowej Książce Kucharskiej nie znajdziemy jednak przepisu na forszmak. Nie wrzucacie wszystkiego do jednego gara.

Ktoś mógłby się zdziwić, że np. opowiadając o analizie finansowej, biorę na warsztat trzy lub cztery wskaźniki z każdego obszaru – przecież można otworzyć pierwszy lepszy podręcznik o finansach i tych wskaźników jest 30. Nie robię tego celowo, bo ten kurs nie powstał, żeby nauczyć studentów rachunkowości analizy finansowej. Mój cel jest zupełnie inny – uczę logiki finansów i ich praktycznego zastosowania. Przedsiębiorca ma móc używać finansów, by rozumieć, czy biznes działa dobrze i by podejmować w nim dobre decyzje.

Struktura kursu jest tak pomyślana, że sekwencyjnie uczy kolejnych elementów wiedzy finansowej potrzebnej przedsiębiorcy, każdy fragment pozyskanej wiedzy pozwala iść dalej, a jej zrozumienie zwiększa się z każdym modułem. Jednocześnie skupiam się na tych elementach, które dla przedsiębiorcy są najważniejsze. Być może finanse firmy da się opisać przy użyciu 100 wskaźników, ale po co? Pokazuję, że lepiej jest przeliczyć maksymalnie 10 i na tej podstawie oceniać swój biznes. Podobnie jak w kuchni: kilka przypraw doda smaku potrawie, zbyt wiele doprowadzi nasze kubki smakowe do szaleństwa. Przedsiębiorca powinien mieć proste odpowiedzi na proste pytania: Jesteśmy rentowni? Mamy płynność? Gdzie zarabiamy, a gdzie tracimy? Ten kurs uczy przedsiębiorców, czym są zdrowe finanse, a ja chcę pokazać, jak ten truizm o zdrowych finansach wygląda w praktyce. 

W praktyce, czyli jak? Każdy biznes prowadzi się inaczej. Nie ma jednego uniwersalnego przykładu. 

Cały kurs pokazuje najważniejsze dla przedsiębiorcy pojęcia i ich praktyczne zastosowanie w biznesie. Branża lub sytuacja biznesowa może być różna, ale metody zarządzania finansami są uniwersalne. Ostatni moduł z kolei bardzo mocno skupia się na tym, żeby pokazać różne sposoby prezentacji danych i zamieniania ich w informacje. Tą najbardziej popularną jest tabela w Excelu, która jednak ma zarówno zalety, jak i wady. Często jest uznawana za narzędzie, które jest darmowe i proste, ale to pozorna prostota i darmowość, bo żeby dostać informację, trzeba przygotować do tego pliku wsad. Musimy pamiętać, że jesteśmy otoczeni danymi, ale informacje powstają dopiero wtedy, gdy tym danym nadamy odpowiednią formę i wybierzemy z nich te, które odpowiadają na zadane przez nas pytanie.

Chyba nic bardziej nie może zniechęcić przedsiębiorcy niż kolejna tabelka w excelu…

Tak, niektórzy rzeczywiście dostają niestrawności, kiedy muszą przebrnąć przez kolejną tabelkę (śmiech). Nie każdego przedsiębiorcę stać jednak na to, żeby zatrudniać dyrektora finansowego czy controllera, bo w tym zawodzie stawki są naprawdę wysokie. Złotym środkiem mogą być pulpity menedżerskie. Powstały po to, żeby zautomatyzować procesy związane z analizą finansową firmy i dawać natychmiastowy wgląd w to, co się w niej dzieje. Dają szybkie odpowiedzi, np. jaką mamy rentowność, ile mamy gotówki lub jak będzie wyglądała nasza sytuacja finansowa za dwa tygodnie. Pokazują, czy przypadkiem nie zapalają się nam gdzieś czerwone lampki, bo np. tak mamy ułożone wpływy i wydatki, że za pół roku nie będzie pieniędzy na wypłatę wynagrodzeń.

Świat biznesu jest dziś bardzo zmienny – już nie można sprawdzać naszej sytuacji finansowej raz czy dwa razy do roku. Musimy mieć kontrolę na bieżąco. Aplikacja Fincastly, którą stworzyliśmy, daje właśnie takie możliwości. Żeby jednak wykorzystać te możliwości maksymalnie, warto uzbroić się w wiedzę i dopiero bazując na niej oraz informacjach przekazanych nam przez aplikację podejmować konkretne decyzje. Na kursie pokazuję na przykładach, jakie decyzje można podjąć na podstawie konkretnych wskaźników i ich zachowania.

Zmierzamy do pełnej automatyzacji? Za parę lat księgowi trafią do lamusa?

Zacznę od tego, że maszyny i roboty zastępują przede wszystkim te zawody, które bazują na powtarzalności i przetwarzaniu danych. Oznacza to, że, perspektywa zaniku zapotrzebowania na czynnik ludzki w księgowości i zniknięcie tego zawodu z rynku pracy nie jest wcale ani mało prawdopodobna, ani odległa. Roboty i automatyzacja są w stanie zastąpić wiele zawodów, jednak wciąż jeszcze nie wejdą w obszar podejmowania decyzji i nie zastąpią talentu menadżera lub przedsiębiorcy. Na razie nie wymyślono robota, który będzie prowadził firmę. W biznesie liczy się bowiem to, co odróżnia człowieka od maszyny, a więc intuicja, umiejętność podejmowania ryzyka i wszystko to, co nazywamy przedsiębiorczością. Za to człowiek będzie tym lepiej działał, im lepsze narzędzia dostanie do dyspozycji.

Aplikacja Fincastly daje przedsiębiorcy właśnie tę analityczną, wiarygodną i strawnie podaną podstawę, dzięki której może wykorzystywać swój ludzki potencjał i talent. Korzystając z niej, właściciel firmy, dyrektor sprzedaży, czy nawet pracownik odpowiadający za dany projekt nie musi już jednak pytać kogoś z finansów, gdy chce się dowiedzieć np. o rentowność projektu.  Może to zrobić sam, w czasie rzeczywistym, a informacja, którą dostanie, będzie poprawna i wiarygodna. Elementem tego kursu jest uświadomienie przedsiębiorcy potencjału takich narzędzi i tego, jak zrozumieniem finansów i wiedzą w tym zakresie można ten potencjał wzmocnić. Nie każdy musi przyrządzać najbardziej wymyślne potrawy. Jednak warto być zależnym od siebie i w kuchni gotować tak, aby jedzenie nam nie zaszkodziło. Wiedzieć, że jeśli dodamy dwie łyżki chilli, to może się to źle skończyć, ale odpowiednio dobrana proporcja przypraw doda smaku nawet najprostszej potrawie.

To czytają inni

Podziel się

Zostaw komentarz

Najnowsze

Powered by: unstudio.pl