Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto go wdrożyć?

Jak elektroniczny obieg dokumentów wspiera pracę firm i organizacji?

Elektroniczny obieg dokumentów to innowacyjna koncepcja, która z roku na rok zyskuje na znaczeniu. Zakłada ona digitalizację, a więc przekształcenie z formy analogowej do cyfrowej całej lub części firmowej dokumentacji oraz zarządzanie nią z poziomu dedykowanego systemu informatycznego Fizyczne archiwum zostaje zastąpione jego cyfrowym odpowiednikiem dostępnym w chmurze lub na serwerach firmy.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest pierwszym, istotnym krokiem do pozbycia się z biurek pracowników stosów dokumentacji. Pozwala zaprowadzić w biurze porządek i poprawić organizację pracy, obniżyć koszty związane z drukowaniem i przechowywaniem papierowej dokumentacji oraz zmniejszyć zużycie zasobów – takich jak m. in. energia elektryczna, papier oraz tusz. Stanowi więc także istotną zaletę dla firm o proekologicznej orientacji, dla których troska o środowisko naturalne ma duże znaczenie.

Elektroniczny obieg dokumentów niesie za sobą korzyści nie tylko dla samej firmy, ale także zatrudnionych w jej szeregach osób. Dzięki jego wdrożeniu pracownicy mogą znacznie sprawniej poruszać się po zasobach dokumentacji, szybciej odszukiwać potrzebne pisma oraz procesować je we właściwy, zgodny z polityką firmy sposób. Poprawie ulega więc efektywność pracy, która jest wykonywana wydajniej, szybciej i poprawniej.

Businesspeople working in a meeting room

System Zarządzania Dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów

Warunkiem niezbędnym do skutecznego wcielenia w życie założeń elektronicznego obiegu dokumentów jest wybór wysokiej jakości, nowoczesnego i intuicyjnego w obsłudze systemu informatycznego. Jest to o tyle istotna kwestia, że zakres korzyści związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów jest ściśle uzależniony od jego funkcjonalności.

Największym zainteresowaniem wśród współczesnych firm i organizacji cieszy się oprogramowanie wyposażone w szereg nowoczesnych technologii. Współczesne systemy służące do digitalizacji procesów biznesowych – w tym do tworzenia elektronicznych obiegów dokumentów – działają w oparciu o m. in. automatyzację procesów biznesowych (BPA), uczenie maszynowe (ML), optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), podpis cyfrowy, elementy sztucznej inteligencji (AI) oraz inne, przydatne we współczesnym biznesie rozwiązania.

Świetnym wyborem w obszarze zarządzania firmową dokumentacją są innowacyjne platformy low-code stworzone w celu umożliwienia firmom tworzenia idealnie dopasowanych do ich potrzeb aplikacji biznesowych. Oprogramowanie tego typu łączy w sobie funkcjonalność z zakresu zrządzania dokumentami oraz automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych, pozwalając skutecznie wcielić w życie strategię cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa oraz wznieść jakość jego funkcjonowania na nowy, wyższy poziom perfekcyjnie dostosowany do współczesnych standardów biznesowych.

Artykuł sponsorowany