Z Pauliną Piętą rozmawiamy na temat event managmencie. Na jakie korzyści może liczyć pracodawca, organizując imprezę integracyjną dla pracowników? A także jak przedstawia się lista najczęściej popełnianych błędów przy organizacji wydarzeń.

Jak zaczęła się Twoja przygoda z marketingiem, PR i organizacją eventów?

Zaczęło się stricte od uczestnictwa w wydarzeniach. Zawsze byłam aktywną osobą. Nie mogłam usiedzieć w miejscu. Kolejnym aspektem, który pomaga mi w tej branży, jest duża wyobraźnia. Już jako dzieciak lubiłam wymyślać nowe rzeczy oraz wprowadzać w życie swoje pomysły. Dlatego praca w marketingu, PR oraz przy organizacji eventów odpowiada mi w 100 proc. Nie wyobrażam sobie, że mogłabym teraz robić coś innego.

Ale pytasz, jak się zaczęło? To pracodawca odkrył we mnie predyspozycje do pracy z ludźmi oraz pobudził u mnie kreatywne myślenie. Dlatego jestem wdzięczna za ukierunkowanie mnie i odkrycie predyspozycji do tego zawodu. Bo nie wiem, czy uwierzycie, ale kierunek mojej szkoły średniej i licencjatu związany był z rachunkowością.

Dopiero w Kieleckim Teatrze Tańca zaczęłam zajmować się marketingiem. Potem przekształciło się to w pisanie artykułów i kontakt z prasą oraz działania typowo PR-owe. Z czasem zauważyłam, że jednak mniej interesują mnie tabelki, a bardziej zwracam uwagę na relacje z ludźmi. Postawiłam na niestandardowe wtedy formy komunikacji, takie jak pisanie bloga. Dzięki niemu rozpoczęłam organizację m.in. Blogotoku. Teraz wszystko układa się w jedną całość: organizuję eventy oraz piszę o nich bloga eventualnie.com, takie dwa w jednym.

Obserwując Twoją działalność, można odnieść wrażenie, że toczysz tzw. życie na walizkach. Nie przeszkadza Ci to?

Jestem typem wędrowniczki i poszukiwaczki. Moją mentorką jest Martyna Wojciechowska, co mówi samo za siebie. Marzy mi się wspólna wyprawa z nią właśnie.

Owszem, zmęczenie czasem daje się we znaki, ale głowa i serce pragną ciągle poznawać nowe miejsca. Moim marzeniem jest wycieczka po największych konferencjach na świecie. Czy mi to przeszkadza? Chyba bardziej moim znajomym i bliskim. Często nie mam czasu, żeby się z nimi spotkać. Ale wybrałam taką drogę i bardzo się z tego cieszę. Podczas podróży poznaję tyle ciekawych osób, że nie wiem, czy w siedząc w miejscu, byłabym w stanie przeżyć takie przygody.

Jestem miłośniczką blablacara. Kiedyś jechałam z żołnierzami i w środku zimy po prostu coś strzeliło i nagle auto stanęło. Jechania lawetą, wspólnej kolacji w pobliskim zajeździe i opowieści o Afganistanie i Iraku nikt mi nie odbierze. Innym razem jechałam z policjantem i co? Złapała nas drogówka. W kwietniu jechałam z pilotem wojskowym, który obiecał mi lot, więc to naprawdę ciekawa forma integracji.

Podsumowując, życie na walizkach to kwestia myślenia – myślenia, że jesteśmy obywatelami świata, a nie osiedla czy miasta, w którym żyjemy. To bardzo otwiera umysł i pozwala na pozbycie się ograniczeń. Także podróże to same korzyści.

Jak myślisz, dlaczego organizacja eventów jest niedoceniony przez MŚP?

Event marketing może wydawać się po prostu żmudny i czasochłonny dla osób, które nie zajmują się tym na co dzień. Zorganizowanie jakiegokolwiek eventu wiąże się z wieloma przygotowaniami: organizacją, zapleczem technicznym, marketingiem eventu, samym wydarzeniem i jego obsługą oraz tzw. zadaniami poeventowymi. Jest to dość angażująca czasowo forma promocji w porównaniu np. do wrzucenia reklamy na kanałach social media. Aczkolwiek według mnie o wiele skuteczniejsza.

Dlaczego? Bo wchodzi w grę czynnik ludzki i tym właśnie wydarzenia wygrywają z innymi formami promocji. Dają możliwość zobaczenia kogoś na żywo, sprawdzenia, jak się zachowuje, nawiązania nie tylko relacji biznesowej, ale również prywatnej znajomości. Choć sama większość relacji nawiązuję w sieci, to jednak osobiście najbardziej cenię sobie realne kontakty.

Drugim argumentem jest to, że właściwe zorganizowanie eventu wiąże się z wydatkami, a jak wiemy, teraz firmy chciałyby wszystko zrobić jak najniższym kosztem i szybko. I tu się nie zgodzę, bo fajny event można zorganizować praktycznie bezkosztowo, wystarczy tylko znaleźć angażujący pomysł i ludzi, którzy mają trochę większe aspiracje i chęci do działania.

Zamierzam wypromować moją firmę. Zdecydowałam się, że zorganizuję wydarzenie w swojej branży. Kogo powinnam zaprosić na taki event? Czy obecność celebrytów lub influencerów jest obowiązkowa przy tego typu promocji?

Nie chcę odpowiadać standardem: „to zależy”. Ale trochę tak jest, że musimy wiedzieć, czego chcemy, i wtedy dopiero dobierać rodzaje, wielkość oraz typ eventu. Dobrze na początku stworzyć sobie misję. Może brzmieć np. tak: chcę przekazać na szkoleniach wiedzę na temat swojego narzędzia, produktu – wtedy można zorganizować np. webinar, który będzie miał funkcję jedynie edukacyjną.

Warto jest mieć jakiś głębszy przekaz poza typowo sprzedażowym: chcę integrować klientów albo pokażę, jak za pomocą mojego produktu ułatwić sobie życie, czy chcę stworzyć miejsce wymiany myśli dla mojej branży. Dopiero wtedy należy dobierać pozostałe czynniki, cały czas pamiętając, by nie zbaczać z wyznaczonej ścieżki.

Uczestników również dobieramy pod główny cel wydarzenia. Kogo innego zaprosimy na promocję produktu (nowych klientów), a kogo innego na rocznicę istnienia firmy (stałą, oddaną naszej marce klientelę).

Ale pytałaś o obecność celebrytów i influencerów. Odpowiedzcie sobie na pytanie: czy osoby, które przyjdą na event, by spotkać się z celebrytą, są lub mogą być moimi klientami bądź potencjalnymi odbiorcami? Jeśli tak, to warto zaprosić takie osoby. Sama obecność gwiazd bez celu i pomysłu na to jest już chyba mocno przesadzona, przynajmniej według mnie.

Niewielki budżet to zmora dzisiejszych czasów. Czy da się zorganizować ciekawe wydarzenie przy niewielkim nakładzie finansowym?

Poruszyłam już ten temat w poprzednich pytaniach. Odpowiedź jest prosta: da się, aczkolwiek nie robiłabym tego cyklicznie. Zawsze jest to walka pomiędzy pieniędzmi a czasem, którego nie da się kupić.

Zdradzę Wam, że pierwsze moje projekty były bezkosztowe – nie wydaliśmy ani złotówki na organizację, wszystko załatwiliśmy dzięki swoim kontaktom. Więc da się. Ale wszystko zależy od tego, na jaki rodzaj wydarzenia się nastawiamy.

Jeżeli chcemy zorganizować wyjazd dla swoich pracowników, to raczej nikt się nie pokusi, by nam to zasponsorować. Ale jeżeli stworzymy atrakcyjną przestrzeń promocyjną, to możemy zdobywać środki od partnerów, którym zależy na zareklamowaniu się wśród naszej grupy docelowej.

Modeli jest tyle, że nie sposób je wszystkie opisać. Aczkolwiek dobry event nie dość, że sprzedaje powierzchnię reklamową, to jeszcze zarabia na biletach, dając uczestnikom wartość. W końcu nie pracujemy tylko dla idei czy satysfakcji, ale chcemy również zarabiać.

Jakie są najczęściej popełniane błędy przy organizacji eventów?

Właściwie to pytanie stało się dla mnie impulsem do założenia bloga o eventach. Choć jeszcze nie napisałam wpisu o błędach organizatorów, na pewno kiedyś taki powstanie. Ostatnio przylgnęła do mnie łatka krytyka eventowego, co mnie bardzo śmieszy. Owszem, widzę wiele rzeczy do poprawy i jestem krytyczna, ale to ze względu na ilość odwiedzonych przeze mnie eventów. Po prostu ciężko mnie zaskoczyć.

Przede wszystkim należy pamiętać, że wszystkie błędy wynikają z winy organizatora. Nie ma czegoś takiego, że uczestnik zawinił. To my robimy event i jeżeli coś nie gra, to my się musimy zastanowić, co i dlaczego. Dlatego tzw. syndrom zakochania w swoim evencie jest podstawową bolączką. Miałam okazję współorganizować kiedyś wydarzenie, z którego ludzie nie wynieśli nic. Nie dostali nawet kartki i czegoś do pisania, nie mówiąc już o materiałach ze szkolenia. Wiedzą trzeba się dzielić, organizatorzy powinni to wiedzieć. Dlatego stawiam na dzielenie się wszelkimi filmami, prezentacjami, zapiskami, czy nawet hashtagami.

Kolejnym momentem przełomowym jest sytuacja, gdy zadajemy sobie pytanie co dalej. Robimy już kolejną edycję wydarzenia i okazuje się, że tylko powtarzamy znane schematy. Moim zdaniem powinniśmy z edycji na edycję ewoluować i w żadnym przypadku nie stawać w miejscu. Tak jak firma Kodak, która nie nadążyła z duchem czasu i została zepchnięta na drugi plan, tak samo eventy mogą zostać zastąpione nowszymi i bardziej dostosowanymi do obecnego rynku.

Bardzo łatwo na tak dynamicznym rynku zostać w tyle. Dwa lata temu nikt nie myślał o hashtagach czy konkursach dla uczestników na wydarzeniach otwartych. Teraz już nie wyobrażam sobie konferencji bez hashtagu. Dlatego praca event managera to ciągła edukacja i pogłębianie wiedzy.

Jak myślisz, czy organizacja eventów wewnątrz firm może przełożyć się na jakiś efekt biznesowy? Czy jedyną zaletą jest tutaj integracja pracowników?

Nikt nie robi eventów wewnątrz firmowych bez celu, chyba że nie ma co zrobić z pieniędzmi. Ale zawsze za tzw. imprezami integracyjnymi tudzież szkoleniami służbowymi kryje się jakiś interes.

Pewien duży polski biznesmen powiedział mi kiedyś, że wypoczęci pracownicy oraz zgrany zespół, który się ze sobą dogaduje, to klucz do lepszego biznesu. Sama po sobie wiem, że najbardziej w pracach etatowych, które do tej pory mam na koncie, najbardziej liczyłam sobie atmosferę. A event firmowy to idealna okazja, by rozładować wszelkie napięcia, wyluzować się czy chociażby poznać bliżej. Dla managerów lub właścicieli takie nieformalne spotkanie powinno być sposobnością do zapoznania się z pracownikami i pomyślenia o ich potrzebach. Należy jednak pamiętać, żeby nie robić takich imprez kosztem podwyżek. Mój znajomy stale mi opowiada, że szef co roku robi im wycieczkę, a od czterech lat nie zobaczyli nawet grosza więcej na koncie. To na pewno budzi flustracje. Tak że imprezy pracownicze tak, ale w rozwiniętym biznesie, a nie w sytuacji, gdy ledwo wiążemy koniec z końcem.

Jakimi projektami możesz się obecnie pochwalić?

Nie chodzi o chwalenie się. Po prostu warto mówić o swoich planach i działaniach. Na ten moment jest kilka priorytetów, które małymi kroczkami wprowadzam w życie. Pracujemy nad platformą eventową, która będzie dość rewolucyjna i kontrowersyjna. Chcemy uporządkować branżę, jeśli chodzi o prelegentów i organizatorów. Premiera już niebawem.

Na pewno będę chciała w końcu zorganizować warsztaty, na których podzielę się zebraną dotychczas wiedzą. Postaram się też więcej występować publicznie, by przekazać to, co już wiem, i w ten sposób może przydać się innym. Będzie ku temu okazja w październiku w Gdyni, gdzie pojawię się jako prelegentka na szkoleniu dla event managerów.

Nie przestaję również jeździć na eventy. Może w końcu gdzieś za granicę, kto wie. Często podglądam prelegentów, oceniając ich pod względem wystąpień publicznych. Mam na tym punkcie bzika. To naprawdę interesujące i inspirujące. Podziwiam ludzi, którzy potrafią porwać publikę.

Jakie wydarzenia branżowe według Ciebie warto śledzić? Na jakie chętnie powracasz?

Dobre wydarzenie powinno być jak dobra książka. Mieć w sobie jakąś przyciągającą siłę i po zakończeniu dawać satysfakcję, że nie zmarnowało się czasu. Nie lubię eventów, na których widzę typowe klepanie się po ramionach całej branży i nic więcej.

Warto odwiedzać te wydarzenia, które przekazują dwie najważniejsze wartości, czyli wiedzę i integrację. I nie chodzi tu o te największe konferencje. Ostatnie dwie najbardziej wartościowe prelekcje usłyszałam podczas małych wydarzeń, na których nie było więcej niż 100 osób.

Pierwszą wygłosił Andrzej Blikle, mówiący o zarządzaniu w swojej firmie. Wykład odbywał się na auli SGH w Warszawie, a 90 proc. uczestników stanowili studenci. Wstąpiłam tam razem z kolegą po drodze, gdy wracaliśmy z centrum. Okazało się, że było warto. Przyznam się, że niezwykłych opowieści słuchałam jak zahipnotyzowana. Andrzej Blikle to naprawdę mądry życiowo człowiek. Polecam jego wykłady każdemu.

Na drugie wystąpienie poszłam od niechcenia, gdy byłam we Wrocławiu na biegu. Weszłam do pierwszej z brzegu sali i trafiłam na prelekcję Tomka Popówa. Nie znałam go wcześniej, zaciekawił mnie po prostu tytuł wystąpienia. Tomek zajmuje się inwestowaniem w start-upy. Opowiadał, dlaczego nie uda nam się założyć start-upu. Gdy wyszłam z sali, aż mi się nogi trzęsły. Uwielbiam takie dające motywację lub inspirację wystąpienia.

Dlatego przed wydarzeniem warto śledzić głównie agendę i prelegentów. To oni przekazują cenną wiedzę, inspirują i otwierają umysł. Równie ważne są kontakty, więc zawsze przeglądam listę uczestników, by wiedzieć, czego mogę się spodziewać.

Jak sami widzicie, to ludzie przekazują największe wartości na wydarzeniach. Dlatego bardzo wierzę w eventy i polecam je każdemu niezależnie od dziedziny, którą się zajmuje.

Czytaj również:

https://marketingibiznes.pl/content-marketing/jak-przygotowac-event-i-zbudowac-wokol-niego-content

Jak dobrze pisać content?

https://marketingibiznes.pl/e-commerce/zdjeciareklamowe