Organizacja eventów nie jest łatwa. Przyzna to każda osoba, która chociaż raz musiała stawić czoła takiemu wyzwaniu. Na liście „must to do” jest wiele punktów, które wpływają na pozytywny finał wyprawy, czyli organizacji wartościowego wydarzenia. A na tym nam przecież zależy. Często jednak nie zważa się na przyziemne sprawy z nim związane. Dlatego warto przygotować plan całego projektu, który będziemy realizować. Jest to etap trudny, ale wykonalny.
Istnieją pewne stałe punkty każdego, nawet niepozornego wydarzenia, którymi musimy się zająć.
1.Tematyka/obszar działania
Temat naszego eventu to tak na prawdę sam początek prac. Informatyka, sztuka, motoryzacja, coaching, filmy… Do wyboru do koloru. Łatwiej, gdy realizujemy wydarzenie, które ma narzuconą już tematykę. Problem zaczyna się w przypadku wcześniej nowego pomysłu. Możemy wtedy wymyślić harmonogram, który niekoniecznie będzie realny do spełnienia. Wybór w wielu przypadkach nakierowuje grupę docelową, partnerów i, co za tym idzie, formę promocji oraz komunikacji. Im bardziej niszowy czy sprecyzowany, tym bardziej zawężamy formę działania. Jest to z jednej strony dobre, gdyż pokazuje dalsze działania. Z drugiej jednak ogranicza kreatywność.
2. Budżet
Budżet eventu to część, która jest bolączką prawie wszystkich organizatorów. Zazwyczaj, gdy nim dysponujemy, jest za mały, by zrealizować wszystkie elementy naszego planu. Dlatego powinniśmy najpierw przeanalizować to, co wyszło podczas brainstormingu. Sprawdzić, co jest, a co nie jest realne. Jeśli chcesz zorganizować trzydniowy festiwal z udziałem gwiazd to najpierw skontaktuj się z managerami artystów. Zobacz, jak wygląda sprawa z klubami w mieście, kwestie techniczne. Później stwórz plan, w którym zawarte będą poszczególne elementy z ich nakładem finansowym:
– wynagrodzenie dla prowadzących warsztaty, zespołów,
– opłaty dla klubu,
– materiały promocyjne,
– reklamy płatne
– wynajęcie sprzętu,
– inne nieprzewidziane koszty, jak np. mandaty.
Ok. Koszty podliczone. Teraz kwestia najważniejsza: zdobycie pieniędzy na ich pokrycie. Pierwsze, co przychodzi na myśl, to sponsorzy. Jest to łatwe, gdy event jest już rozpoznawalny i ma duży zasięg. Zabawa zaczyna się przy pierwszych edycjach. Coraz częściej firmy widzą w sponsoringu możliwość prezentacji. Świetnie! Jednak nie wystarcza już zaproponować logo na materiałach. Potrzeba czegoś więcej. Dlatego warto stworzyć przestrzeń bądź możliwość zaprezentowania działalności firmy, np. jeśli sponsorem jest firma Canon, przedstawmy możliwość zastosowania ich produktów podczas warsztatów fotograficznych, które zaplanowaliśmy w festiwalowym harmonogramie.
Kolejnym sposobem na pozyskanie pieniędzy jest współpraca z instytucjami publicznymi, jak np. urząd miasta, na obszarze którego organizowany jest event. Jeśli planujemy takie kroki, powinnyśmy uzbroić się w cierpliwość nie tylko w kwestii umawiania się na spotkanie z odpowiednim przedstawicielem, ale i w kwestii papierkowej czy decyzyjności. Wiele zależy również od nastawienia władz danego miasta do inicjatyw społecznych czy firm komercyjnych zajmujących się branżą eventową. Ciekawym przykładem na pozytywną współpracę instytucji państwowych i organizacji działających na rzecz miasta są Katowice. Pozytywne efekty wieloletniej koalicji na rzecz zmiany wizerunku miasta widać gołym okiem.
Nie tylko instytucje państwowe mogą wspierać nasz projekt. Czy zastanawialiście się kiedyś nad dotacją z Unii Europejskiej w ramach jednego z programów realizowanych w Polsce jak np. Fundusz Inicjatyw Obywatelskich? Obszarów, w których można otrzymać dofinansowanie jest sporo (kultura, edukacja, rozwój społeczny, współpraca międzynarodowa). Zarówno jako działacz stowarzyszenia, jak i grupy nieformalnej.
Jedną z nowych form finansowania jest tzw. crowdfounding, czyli finansowanie przez społeczeństwo niezwykłych projektów poprzez wpłaty na wyznaczone konto. W Polsce istnieje kilka takich portali, jak np. wspieram.to., polakpotrafi.pl czy wspólnyprojekt.pl.
Jak widać możliwości jest wiele. Musimy jednak porządnie się zastanowić, która forma finansowania jest najlepsza dla realizowanego projektu. Pamiętajmy, że jeśli otrzymamy dofinansowanie w postaci dotacji unijnej, musimy trzymać się założonego harmonogramu, który uwzględniliśmy w składanym wniosku. Zamyka nam to drogę do zmian i przesunięć szczególnie, jeśli chodzi o kwoty i przeznaczenie.
Dobrą praktyką jest połączenie dwóch form finansowania, czyli sponsorów i np. dotacji unijnej lub crowdfoundingu. Możemy dzięki temu podzielić obszary, na które przeznaczymy dane finansowanie (np. dotacja na materiały reklamowe, pieniądze od sponsora na opłacenie wykonawców). A jeśli wystąpią zmiany mamy szansę korekty, która jest niemożliwa, gdy event całościowo finansowany jest z dotacji. Podczas długoterminowych działań nigdy nie wiadomo, co się wydarzy.
3. Partnerzy
Rozwiązaliśmy kwestie budżetu. Teraz czas na to z kim będziemy realizować projekt. Partnerzy to bardzo ważna część każdego eventu. To, kto nim będzie, zależy nie tylko od tematyki wydarzenia, ale także od jego potrzeb.
UWAGA! Lepiej mieć kilku faktycznie wspierających event partnerów niż kilkunastu, których logo pojawia się tylko na plakacie.
Mogą wspierać nas w kwestiach organizacyjnych np. jako miejsca festiwalowe, merytorycznych (firmy konsultingowe, które wspierają w każdym etapie realizacji projektu czy organizacje realizujące część wydarzeń eventu ) czy w promocji (partnerzy medialni). Ważne, by partnerstwo przyniosło obopólne korzyści. Jeśli organizujemy festiwal w różnych klubokawiarniach w mieście myślmy o tym, by ściągnąć do nich jak najwięcej ludzi – dla managera czy właściciela i tak w 90% liczy się utarg podczas danych dni eventu. Z każdym z warto spotkać się i omówić pomysły. Traktujmy każdego partnera w taki sposób, aby chciał wspierać nas nie tylko podczas jednej edycji. Pamiętajmy, by nie obiecywać gruszek na wierzbie. Jeśli organizujesz koncert mało znanego zespołu, który zaczyna karierę, nie obiecuj managerowi, że sprzedaż 2 tys. biletów…Jest to raczej niemożliwe. Niezbędne są także podziękowania. Jasne, wrzucimy na portal społecznościowy, że dana firma nas wspiera, ale może zrobimy coś dodatkowego? Warto zorganizować wspólne spotkanie, podczas którego osobiście podziękujemy za współpracę. Będzie to wisienka na torcie, która pozostawi pozytywne wrażenie.
4. Promocja
Kwestię, która najbardziej „jara” podczas pracy nad eventem, czyli promocja! Ach tutaj możemy szaleć… ale z głową. Formy promocji muszą być adekwatne do naszej grupy docelowej. Koncertu z muzyką klasyczną nie będziemy reklamować używając Instragrama. Nie, to się nie sprawdzi. Ale jeśli nasz event to festiwal artystyczny, korzystanie z social media jest wręcz obowiązkowe. Jak to mówi młodzież „czego nie ma w Internecie (w domyśle Facebook) to nie istnieje”. Jednak, tak, jak wszystko, także i promocję eventu musimy dokładnie zaplanować. Form jest wiele:
– bilboardy zewnętrzne,
– reklamy w mediach,
– gadżety reklamowe, które rozdawane są podczas konkursów,
– reklama w mediach społecznościowych,
– wspólne akcje reklamowe wraz z partnerami.
Musimy je rozplanować odpowiednio w czasie. O ile organizujemy wydarzenie ogólnopolskie, inwestycja w reklamę zewnętrzną w postaci bilboardów kilka miesięcy przed wydarzeniem jest całkiem racjonalna, a nawet potrzebna. Natomiast, jeśli jest to wydarzenie na skalę regionalną, lepiej poświęcić czas na pozyskanie lokalnych partnerów medialnych, a pieniądze przeznaczyć na nagrody czy gadżety festiwalowe.
Ważne, aby stworzyć również pewnego rodzaju dialog z odbiorcami eventu. Starajmy się wyjść im naprzeciw, zaskoczyć. Coraz częściej wykorzystuje się motyw reklamy outdoorowej, ale nie w tradycyjnym wydaniu. Nietypowe instalacje w centrum miasta bądź na deptaku już nikogo nie dziwią. Ludzie czekają, co się wydarzy, gdy słyszą o dużym evencie. Coś, co bardzo fajnie zadziałało podczas organizacji mojego eventu, to specjalne kolorowe pufy z logo festiwalu, które były dystrybuowane we wszystkich miejscach festiwalowych. Ludzie robili sobie zdjęcia i udostępniali je na swoich profilach. Zainteresowanie wzbudziła sama akcja rozmieszczenia puf! Przecież niecodziennie widzimy grupkę ludzi którzy przechadzają się po głównym rynku miasta, z ogromnymi kolorowymi pufami w kształcie wielkich kul.
Wszyscy wiemy, że gdy nadejdzie punkt kulminacyjny, czyli dzień eventu, jesteśmy w pięciu miejscach na raz i nie mamy czasu na ogarnianie Facebooka…ale musimy to zrobić. Niedopuszczalne jest to, że nie relacjonujemy, co się dzieje. Jest to ukłon dla tych, którzy są z nami na miejscu, ale i dla tych, którym nie udało się uczestniczyć. Odrębną kwestią są gadżety reklamowe naszego wydarzenia. Przestrzegajmy się przed „sztampowymi” długopisami czy kubeczkami. Postaw się w roli danego uczestnika i zapytaj się „co chciałbym otrzymać”? Możemy postawić na nietypowe, dedykowane podarunki, które rozdajemy podczas różnego rodzaju konkursów. Albo zrób takie, które będą dostępne dla wszystkich jak np. lniane torby czy koszulki. To bardzo uniwersalne gadżety, które są często użytkowane po zakończeniu wydarzenia.
5.Logistyka (w tym zasoby ludzkie,które zależnie od projektu mogą stać się osobnym punktem).
Jeśli już zamkniemy wszystkie sprawy związane z projektem, wiemy co, gdzie i jak, zajmijmy się sprawami logistycznymi łącznie z tym, ile osób potrzebujemy do ogarnięcia całego wydarzenia. Nie ma co ukrywać, że jeśli jest to event kilkudniowy – wolontariusze są potrzebni od zaraz. Będziemy musieli zająć się ich rekrutacją, szkoleniem i koordynacją pracy podczas wydarzenia. Musimy rozważyć również inne kwestie:
– dystrybucja materiałów reklamowych,
– sprzęt potrzebny do organizacji koncertów czy innych wydarzeń w harmonogramie,
– podział osób, które potrzebne są do nadzoru miejsc festiwalowych,
– zabezpieczenie/ochrona podczas wydarzenia.
Logistyka wydarzenia jest bardzo ważna. Warto mieć dopracowany każdy punkt, dlatego trzeba skonsultować wszystkie sprawy z partnerami. Im większy event, tym poważniejsze i szersze zadania logistyczne stoją przed organizatorami.
Powyższe punkty to jedynie kropla w morzu jeśli chodzi o pracę nad eventem. Skala przedsięwzięcia wymusza ilość poświęconego czasu na dane zadanie. Nawet jeśli organizujemy mały event, starajmy się działać skrupulatnie, według ustalonego planu. Pomoże nam to uniknąć błędu i zrealizować wszystkie elementy. Czy istnieje recepta na udany i wartościowy event? Każdy z nas chciałby ją znać.
Co zatem sprawia, że konkretne wydarzenie skrada serca tysięcy ludzi?
Wyjątkowa osobowość z charyzmą, która potrafi poprowadzić cały zespół i zarazić ich ideą
Pewnie nie ma osoby, która nie zna Jurka Owsiaka czy Artura Rojka. Gdyby nie oni to z pewnością Woodstock nie zawitałby do Polski, a Katowice nie stałyby się europejską stolicą muzyki za sprawą Off Festival.
źródło: Facebook
Tradycja corocznej edycji wydarzenia
Pierwsze edycje są zawsze najtrudniejsze. Jeśli chcemy by nasz event stawał się coraz bardziej rozpoznawalny i zapisał się w kalendarzu imprez kulturalnych miasta, musimy organizować go cyklicznie. Nie ma innej rady.
Dogodny termin eventu
Pamiętajmy, żeby za każdym razem sprawdzić czy nasze wydarzenie nie wbija się czasowo w inną imprezę. Jest to zabójstwo szczególnie dla nowych, mało rozpoznawalnych imprez.Dlatego podczas planowania eventu wato przeszukać Internet, a nawet zapukać do odpowiednich wydziałów w urzędzie miasta by sprawdzić, jaki jest plan imprez na interesujący nas czas. Jak wiadomo, najlepszy dla festiwali artystycznych jest okres wiosenno-letni, więc warto wbić się w najbardziej optymalny termin.
„Brak kopiowania”
Starajmy się organizować takie wydarzenia, które są nowe, niesztampowe. Trzy imprezy o tej samej tematyce nie mają sensu, szczególnie, jeśli są w jednym regionie. Współpracujmy z różnymi partnerami, sponsorami, wykonawcami itd.
Gwiazdy!
Czy myślicie, że Orange Warsaw Festival, Woodstock czy Live Music Festival zgromadziłby tak dużą publiczność gdyby nie światowej sławy wykonawcy, jak Rihanna, Muse czy Coldplay? Na pewno nie.Widziałam zachwyt moich znajomych, gdy zobaczyli rozpiskę wykonawców! Pieniądze na zakup biletów znalazły się od razu.
Lojalna społeczność wokół eventu
Sukcesem wielu wydarzeń artystycznych jest zbudowanie pewnego rodzaju społeczności, już od pierwszej edycji. Dzieje się tak przez zaszczepienie idei organizacji wydarzenia, jak np. promocja miasta jako stolicy najlepszych festiwali muzycznych. Tak wygląda to w przypadku wspomnianych już Katowic. Off Festival i Tauron Festiwal Nowa Muzyka to obecnie dwie najlepsze imprezy, które ściągają do stolicy Śląska fanów muzyki nie tylko z Polski, ale także z Europy.
To, czy dany event będzie wartościowy, dowiadujemy się tak na prawdę dopiero po jego realizacji. Przestrzeganie powyższych punktów daje możliwość koordynacji całego procesu. Jeśli dodamy do tego wiarę w to, co robimy, zbudujemy temat, który tak samo jak my żyje ideą wydarzenia i będziemy fair wobec wszystkich partnerów, nie ma innej rady: plan musi wyjść! Pamiętajmy, że w obecnych czasach ludzie stają się coraz bardziej wybredni, ale i świadomi. Jeśli chcemy zorganizować event dla tzw. „sztuki dla sztuki” bądź dla fame’u, ludzie to wyczują i…będzie klapa.
Pokaż, że kochasz to, co robisz, a zbierzesz fanów, którzy z niecierpliwością będą czekać na kolejne edycje.
Czytaj również:
https://marketingibiznes.pl/pr/event-jako-narzedzie-pr
Zostaw komentarz