Zatrudnienie nowego pracownika jest zazwyczaj dokładnie zaplanowane. Rekrutacja, podpisanie umowy, onboarding, szkolenia, przekazanie sprzętu, dostępów i pierwszych obowiązków – firmy potrafią poświęcić temu procesowi wiele czasu.
Znacznie mniej uwagi poświęca się drugiemu końcowi tej samej relacji.
Tymczasem ostatnie dni pracownika w organizacji mogą mieć dla wizerunku pracodawcy równie duże znaczenie jak jego pierwsze tygodnie.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, w której to firma podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy.
Według „Barometru rynku pracy 2026” Gi Group Holding już co trzeci Polak obawia się utraty zatrudnienia. To najwyższy poziom od końca 2020 roku. Wśród osób odczuwających niepokój 66% rozważa przekwalifikowanie się, a blisko połowa deklaruje mniejsze poczucie stabilności zatrudnienia niż w poprzednich latach.
W takich warunkach sposób, w jaki przedsiębiorstwo rozstaje się z pracownikami, staje się elementem znacznie szerszym niż administracja kadrowa.
Offboarding – co to właściwie jest?
Offboarding to zaplanowany proces zakończenia współpracy pomiędzy organizacją a pracownikiem.
Może dotyczyć zarówno osoby, która sama zdecydowała się odejść, jak i pracownika, z którym firma rozwiązuje umowę.
W najprostszej wersji offboarding kojarzy się z formalnościami:
- podpisaniem dokumentów,
- zwrotem komputera i telefonu,
- odebraniem karty dostępu,
- zamknięciem kont,
- przekazaniem obowiązków.
To jednak tylko techniczna część procesu.
Dobrze zaprojektowany offboarding obejmuje również komunikację, przekazanie wiedzy, bezpieczeństwo danych, rozmowę końcową, poinformowanie zespołu, a w przypadku zwolnienia – odpowiedni sposób przekazania trudnej decyzji.
– Offboarding wciąż bywa traktowany jak techniczny finał zatrudnienia – często jest to tylko ciąg podpisów, zwrot firmowego sprzętu czy zablokowanie dostępu do systemów informatycznych. Tymczasem proces zakończenia współpracy jest tak samo ważny, jak etap rekrutacji i wdrażania w obowiązki – podkreśla Agata Naklicka, Regional Manager w Grafton Recruitment.
Zwolnienie pracownika jest testem kultury organizacyjnej
O kulturze organizacyjnej łatwo mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwo rośnie, pracownicy otrzymują awanse, a firma prowadzi kolejne rekrutacje.
Znacznie trudniej realizować te same wartości podczas redukcji zatrudnienia.
To właśnie sposób postępowania w trudnych sytuacjach pokazuje pracownikom, czy deklarowane przez przedsiębiorstwo wartości rzeczywiście obowiązują.
– O kulturze organizacyjnej w miejscu pracy najłatwiej mówi się wtedy, gdy wszystko układa się dobrze. Znacznie trudniej pokazać ją w dobrym świetle w chwili rozstania. To prawdziwy test relacji: to właśnie wtedy kończą się deklaracje, a zaczynają decyzje i gesty, które pracownicy zapamiętują na długo – mówi Agata Naklicka.
Problem polega na tym, że źle przeprowadzone zwolnienie nie oddziałuje wyłącznie na osobę opuszczającą przedsiębiorstwo.
Obserwuje je również zespół.
Zwalniasz jedną osobę, ale komunikujesz się z całym zespołem
Wyobraźmy sobie wieloletniego pracownika, który pewnego dnia zostaje wezwany na krótką rozmowę.
Dowiedział się, że firma kończy współpracę, po czym niemal natychmiast traci dostęp do systemów i znika z organizacji.
Nawet jeśli sama decyzja biznesowa była uzasadniona, pozostali pracownicy mogą zacząć zadawać pytania:
- Czy ze mną firma postąpi tak samo?
- Czy moje wieloletnie zaangażowanie rzeczywiście ma znaczenie?
- Czy mogę czuć się tutaj bezpiecznie?
Dlatego sposób przeprowadzania zwolnień może wpływać na osoby, które pozostają w organizacji.
Agata Naklicka zwraca uwagę, że pracownik poinformowany o zwolnieniu podczas krótkiej, zdawkowej rozmowy, po której natychmiast traci dostęp do systemów, może poczuć się bardziej jak „usunięty plik” niż wieloletni partner.
Takie doświadczenie łatwo również przenosi się poza organizację.
Były pracownik ma dziś własne medium
Jeszcze kilkanaście lat temu negatywne doświadczenie związane ze zwolnieniem mogło zostać opowiedziane rodzinie i znajomym.
Dzisiaj były pracownik może opisać je publicznie.
LinkedIn, serwisy z opiniami o pracodawcach, grupy branżowe i media społecznościowe sprawiają, że historia jednego rozstania może dotrzeć do potencjalnych kandydatów, klientów i obecnych pracowników.
Employer branding nie kończy się więc w momencie rozwiązania umowy.
Można wręcz powiedzieć, że wtedy przechodzi jeden z najtrudniejszych testów.
Dlatego profesjonalny offboarding należy traktować nie tylko jako element HR, ale również jako element zarządzania reputacją przedsiębiorstwa.
Jak przeprowadzić rozmowę o zwolnieniu?
Nie istnieje sposób, który sprawi, że niechciane zwolnienie stanie się dla pracownika przyjemnym doświadczeniem.
Można jednak uniknąć dodatkowego pogarszania sytuacji.
Rozmowa powinna być przede wszystkim jednoznaczna.
Pracownik powinien dowiedzieć się:
- jaka decyzja została podjęta,
- kiedy kończy się współpraca,
- jakie są dalsze kroki,
- co stanie się z jego obowiązkami,
- jakie formalności musi wykonać,
- jakie świadczenia lub wsparcie mu przysługują,
- z kim może skontaktować się w przypadku dodatkowych pytań.
Jeżeli przyczyna rozwiązania umowy może zostać zakomunikowana, należy przedstawić ją w sposób konkretny i zrozumiały.
Nie warto również próbować „osładzać” informacji długim wstępem.
Osoba zaproszona na rozmowę dotyczącą rozwiązania umowy bardzo szybko orientuje się, że dzieje się coś poważnego. Kilkanaście minut small talku przed przekazaniem decyzji może jedynie zwiększać napięcie.
Czego nie robić podczas zwalniania pracownika?
Kilka zachowań szczególnie łatwo może pogorszyć przebieg rozstania.
Nie informuj o zwolnieniu przez przypadkowy kanał komunikacji, jeżeli możliwe jest przeprowadzenie bezpośredniej rozmowy.
Nie przeciągaj przekazania decyzji. Jeżeli została podjęta, komunikat powinien być jasny.
Nie wdawaj się w personalny atak. Nawet jeśli przyczyną są wyniki pracownika, rozmowa powinna dotyczyć faktów i konkretnych oczekiwań.
Nie składaj obietnic, których firma nie może spełnić.
Nie pozostawiaj pracownika bez informacji o dalszych krokach.
I przede wszystkim – nie traktuj człowieka jak problemu administracyjnego, który trzeba jak najszybciej usunąć z organizacji.
Można sprawnie zabezpieczyć interes firmy, zachowując jednocześnie szacunek wobec odchodzącej osoby.
Offboarding musi również chronić firmę
Szacunek dla pracownika nie oznacza rezygnacji z bezpieczeństwa przedsiębiorstwa.
Proces powinien obejmować dokładną checklistę techniczną.
W ostatnim dniu pracy należy ustalić m.in.:
- jakie urządzenia zostały przekazane pracownikowi,
- do jakich systemów posiada dostęp,
- czy posiada dostęp administracyjny,
- z jakich aplikacji SaaS korzysta,
- czy ma dostęp do firmowych kont w mediach społecznościowych,
- jakie dokumenty i dane znajdują się na jego urządzeniach,
- kto przejmuje jego obowiązki,
- gdzie znajduje się wiedza dotycząca prowadzonych projektów.
Szczególnie ważne jest odebranie dostępów.
Nie powinno odbywać się chaotycznie ani zależeć od tego, czy ktoś z działu IT przypomni sobie o konkretnym koncie.
Organizacja powinna mieć procedurę określającą kto, kiedy i jakie uprawnienia wyłącza.
Przekazanie wiedzy – element offboardingu, o którym łatwo zapomnieć
Odejście doświadczonego pracownika może oznaczać utratę wiedzy, której nie ma w firmowej dokumentacji.
Hasła są stosunkowo łatwe do przekazania.
Znacznie trudniej przekazać informacje takie jak:
„z tym klientem najlepiej kontaktować się rano”,
„ten proces działa inaczej, niż wynika z instrukcji”,
„raz w miesiącu trzeba ręcznie sprawdzić ten raport”,
czy:
„w przypadku tego dostawcy najlepiej kontaktować się bezpośrednio z konkretną osobą”.
To tzw. wiedza ukryta – wynikająca z doświadczenia pracownika.
Dlatego dobry offboarding powinien rozpocząć się odpowiednio wcześnie i obejmować przekazanie prowadzonych projektów, kontaktów, dokumentacji oraz wiedzy następcy lub przełożonemu.
Exit interview – po co rozmawiać z kimś, kto odchodzi?
Rozmowa końcowa może być jednym z najbardziej wartościowych elementów offboardingu, szczególnie gdy pracownik odchodzi z własnej inicjatywy.
Osoba opuszczająca firmę może mówić o problemach bardziej otwarcie niż ktoś, kto nadal jest od organizacji zależny.
Exit interview może pomóc ustalić:
- dlaczego pracownik zdecydował się odejść,
- co w organizacji działa dobrze,
- jakie problemy występują w zespole,
- jak oceniany jest przełożony,
- czy procesy utrudniają wykonywanie pracy,
- co mogłoby skłonić pracownika do pozostania,
- czy poleciłby firmę jako pracodawcę.
Nie chodzi jednak o przekonywanie pracownika, że jego ocena jest błędna.
Jeżeli organizacja chce uzyskać wartościowy feedback, musi być gotowa go wysłuchać.
Outplacement – firma może pomóc również po zwolnieniu
W przypadku redukcji zatrudnienia częścią offboardingu może być outplacement, czyli wsparcie pracowników w odnalezieniu się na rynku pracy.
Według materiału Grafton dobrze przygotowany program może obejmować m.in. doradztwo zawodowe, analizę kompetencji, pomoc w przygotowaniu CV i rozmów rekrutacyjnych, dostęp do ofert pracy i networkingu oraz coaching kariery czy wsparcie psychologiczne.
Zakres pomocy może być oczywiście różny.
Nie każda firma musi finansować rozbudowany program.
Czasem wartością będzie konsultacja CV, przygotowanie profilu na LinkedIn, rozmowa z doradcą kariery czy pomoc w dotarciu do rekruterów.
Szczególne znaczenie może mieć to podczas większych redukcji zatrudnienia albo likwidacji stanowisk niezwiązanych bezpośrednio z jakością pracy konkretnej osoby.
Nieudane stanowisko nie zawsze oznacza nieudanego pracownika
To ciekawy element oryginalnego materiału Grafton, który warto zachować.
Pracownik może nie osiągać oczekiwanych rezultatów nie dlatego, że „jest słaby”, ale dlatego, że jego kompetencje lub sposób działania nie odpowiadają konkretnej roli.
– Te same cechy, które w jednej roli mogą utrudniać realizację zadań, w innej mogą okazać się atutem – zwraca uwagę Paulina Wierus, trenerka rozwoju zawodowego i ekspertka Grafton People Science.
Osoba dobrze funkcjonująca w dynamicznym środowisku może mieć problem na stanowisku wymagającym wielogodzinnej koncentracji na powtarzalnych zadaniach.
I odwrotnie.
Dlatego w procesie outplacementu warto pomóc pracownikowi zidentyfikować kompetencje i rodzaje stanowisk, na których mogą być lepiej wykorzystane.
Nie zmienia to decyzji o rozstaniu, ale może zmienić sposób, w jaki pracownik interpretuje całe doświadczenie.
Czy były pracownik może zostać ambasadorem firmy?
Jak najbardziej.
Ambasador marki pracodawcy nie musi być osobą aktualnie zatrudnioną.
Były pracownik może:
polecać przedsiębiorstwo znajomym,
rekomendować kandydatów,
pozytywnie wypowiadać się o firmie,
zostać jej klientem,
zostać partnerem biznesowym,
a nawet po kilku latach ponownie do niej wrócić.
W HR funkcjonuje określenie boomerang employees – pracowników wracających do byłego pracodawcy.
Takie powroty są możliwe przede wszystkim wtedy, gdy obie strony rozstały się w profesjonalny sposób.
Zakończenie współpracy nie zawsze musi więc oznaczać definitywne spalenie mostów.
Employer branding nie kończy się ostatniego dnia pracy
Firmy inwestują duże środki w employer branding.
Budują strony kariery, prowadzą profile w social mediach, przygotowują materiały pokazujące kulturę organizacyjną i inwestują w candidate experience.
Jednocześnie jeden źle przeprowadzony proces zwolnienia może podważyć część tej komunikacji.
To szczególnie istotne w czasach, gdy kandydat przed wysłaniem CV może sprawdzić opinie pracowników i byłych pracowników.
Dlatego doświadczenie osoby opuszczającej organizację powinno być traktowane jako kolejny element employer experience – podobnie jak rekrutacja czy onboarding.
– Biznes uczy nas jednego: markę pracodawcy buduje się latami, można ją zniszczyć podczas jednej, źle przeprowadzonej rozmowy – podsumowuje Agata Naklicka.
Checklista offboardingu – o czym powinna pamiętać firma?
Dobry proces nie musi być skomplikowany. Musi być natomiast powtarzalny.
Przed zakończeniem współpracy warto sprawdzić:
1. Czy decyzja i dalsze kroki zostały jasno zakomunikowane pracownikowi?
2. Czy wiadomo, kto przejmuje jego obowiązki?
3. Czy zaplanowano przekazanie projektów i wiedzy?
4. Czy sporządzono listę firmowego sprzętu?
5. Czy wiadomo, do jakich systemów pracownik posiada dostęp?
6. Czy zaplanowano wyłączenie kont i uprawnień?
7. Czy zabezpieczono potrzebne firmie dokumenty i dane?
8. Czy pracownik wie, jakie formalności musi wykonać?
9. Czy zespół wie, jak zostanie zakomunikowane odejście?
10. Czy warto przeprowadzić exit interview?
11. Czy w danej sytuacji firma może zaoferować outplacement lub inne wsparcie?
12. Czy sposób przeprowadzenia całego procesu jest zgodny z wartościami, które firma deklaruje jako pracodawca?
To ostatnie pytanie może być najważniejsze.
Dobry offboarding nie oznacza „miłego zwalniania”
Nie da się sprawić, że każda decyzja o zakończeniu współpracy zostanie przyjęta pozytywnie.
I nie taki jest cel offboardingu.
Firma nadal musi chronić własne interesy, dane, klientów i ciągłość działania. Czasem musi również podjąć decyzję, której pracownik zdecydowanie nie zaakceptuje.
Profesjonalny offboarding oznacza coś innego: trudna decyzja powinna zostać przeprowadzona w sposób uporządkowany, przewidywalny i z szacunkiem dla człowieka.
To również inwestycja w osoby, które pozostają w organizacji.
Bo kiedy firma zwalnia jednego pracownika, reszta zespołu bardzo uważnie patrzy, w jaki sposób to robi.
FAQ – offboarding pracownika
Co to jest offboarding?
Offboarding to proces związany z zakończeniem zatrudnienia pracownika. Obejmuje zarówno formalności kadrowe i zwrot sprzętu, jak również przekazanie obowiązków i wiedzy, odebranie dostępów, komunikację z zespołem oraz – zależnie od sytuacji – exit interview i wsparcie odchodzącej osoby.
Czym różni się onboarding od offboardingu?
Onboarding dotyczy wejścia pracownika do organizacji i przygotowania go do pracy. Offboarding jest procesem odwrotnym – ma uporządkować zakończenie współpracy i zapewnić bezpieczne przekazanie obowiązków, wiedzy oraz dostępów.
Co powinno znaleźć się w procedurze offboardingu?
Procedura powinna obejmować co najmniej kwestie kadrowe, zwrot sprzętu, zamknięcie dostępów do systemów, przekazanie obowiązków i dokumentacji oraz sposób komunikacji odejścia. W zależności od organizacji może obejmować również exit interview i outplacement.
Co to jest exit interview?
Exit interview to rozmowa przeprowadzana z pracownikiem przed jego odejściem z organizacji. Jej celem jest zebranie informacji o doświadczeniach pracownika, powodach odejścia i problemach, które mogą wymagać poprawy.
Co to jest outplacement?
Outplacement to wsparcie udzielane osobom tracącym zatrudnienie w znalezieniu kolejnego miejsca pracy. Może obejmować doradztwo zawodowe, przygotowanie CV, przygotowanie do rozmów rekrutacyjnych, analizę kompetencji, networking czy coaching kariery. Materiał Grafton wskazuje te elementy jako przykładowe składniki programu outplacementowego.
Czy offboarding wpływa na employer branding?
Tak. Sposób traktowania odchodzących osób może wpływać na opinie byłych i obecnych pracowników, atmosferę w zespole oraz sposób postrzegania firmy przez kandydatów. Materiał Grafton właśnie reputację pracodawcy wskazuje jako jeden z głównych powodów, dla których offboarding powinien być świadomie zaplanowany.
Czy exit interview powinno być obowiązkowe?
Nie w każdej sytuacji będzie miało taką samą wartość. Szczególnie przydatne może być w przypadku dobrowolnego odejścia pracownika, ponieważ pozwala poznać przyczyny jego decyzji i zebrać informacje, których wcześniej nie przekazywał.
Zostaw komentarz