Otrzymując wiele maili, czy to od blogerów, magazynów, czy spamerów, widzę jak wiele jeszcze trzeba poświęcić czasu na budowanie świadomości prawnej wśród przedsiębiorców.
Poniżej robię krok w stronę poszerzania wiedzy w tym zakresie. Przedstawiam Ci listę błędów, które mam nadzieję, że nie popełniasz. Gdy to niestety robisz, po przeczytaniu tego artykułu, zaprzestań takich działań.
#1 Pobierz zgody od odbiorców na dostarczanie maili
Zbieranie zgody jest jednym z pierwszych etapów pozyskania e-maila. Im dłuższa zgoda, im więcej pól do zaznaczenia, tym bardziej przyszły subskrybent może się zniechęcić do dodania swojego adresu.
Zgody powinny być co najmniej dwie: na przetwarzanie danych oraz osobno na dostarczanie informacji handlowych. Tak, oby dwie zgody powinny być zbierane osobno. Taka przyjęta jest praktyka, tak być powinno.
Istnieje możliwość udzielenia zgody w trybie doubleopt-in, ale przyjęło się w praktyce, że dotyczy to tylko wysyłek standardowego newslettera. Pamiętaj, że ważny jest cel mailingu, a ten często będzie prowadził do reklamowania Twoich usług.
#2 Spełnij obowiązek informacyjny
Wysyłając newsletter, w większości wypadków jesteś administratorem powierzonych Tobie danych osobowych. Powinieneś spełnić wymogi ustalone przepisami i poinformować subskrybenta o:
- adresie Twojej siedziby i pełnej nazwie,
- celu zbierania danych,
- prawie dostępu do danych i możliwości ich poprawienia,
- dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
Obowiązek informacyjny możesz spełnić w wiadomości powitalnej lub w mailu potwierdzającym. Nie musisz robić tego podczas rejestracji subskrybenta np. poprzez zaznaczenie dodatkowych checkboxów.
#3 Zgłoś swoją bazę do GIODO
GIODO to inaczej Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Organ ten utworzony jest do spraw związanych z ochroną danych osobowych i działa na podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych.
Zarówno będąc przedsiębiorcą, jak i osobą fizyczną, w większości przypadków masz obowiązek zarejestrowania bazy swoich odbiorców. Obowiązek ten znika, gdy wydzielisz w swojej organizacji taką osobę jak administrator bezpieczeństwa informacji lub, gdy dane będą przetwarzane w sytuacjach zaznaczonych w art. 43 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Będąc przedsiębiorcą, nie znajdziesz tam zapisu, który mógłby zdjąć z Ciebie ten przymus.
Wypełnienie wniosku nie jest trudne. Jednakże, gdy sprawia Ci to problem, nie bój zgłosić się z tym do prawnika; nie jest to droga usługa, a możesz uniknąć wielu problemów.
#4 Dodawanie informacji w stopce maila
Spółki handlowe mają obowiązek informowania w każdym mailu w stopce o swoich danych:
- nazwa spółki, jej siedziba i adres,
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- wysokość kapitału zakładowego.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jesteś hobbistą-blogerem, także zadbaj o te informacje w swoim mailu. Dostawcy usług wysyłki newsletterów często wymagają tego w swoich tzw. politykach antyspamowych.
#5 Odróżniaj informację handlową od innych
Informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Musisz zwrócić uwagę na określenie „bezpośrednio lub pośrednio”. Oznacza to, że nawet gdy wprost nie przedstawiasz oferty lub swoich produktów w mailingu, może on zostać uznany za niezgodny z prawem.
Gdy prowadzisz działalność gospodarczą, zawsze najlepszym rozwiązaniem jest zbieranie zgody na takie informacje, nawet gdy nie planujesz tego robić wprost.
#6 Bądź na bieżąco z przepisami!
Prawo się zmienia. Potrafi to robić nawet kilkukrotnie w ciągu roku. Warto poświęcić chwilę i zadbać o to, by Twoje działania były przejrzyste dla każdego i zgodne z aktualnym prawem. Możesz uniknąć niepotrzebnych i przykrych konsekwencji, gdy skontaktuje się z Tobą prawnik lub stowarzyszenie twierdzące, że nie posiadasz np. zarejestrowanej bazy.
Stan na 22.04.2016
Czytaj również:
Zostaw komentarz