System workflow – gdzie i dlaczego się sprawdza?
Czym jest system workflow? Termin ten odnosi się do narzędzia informatycznego, którego podstawową funkcją jest zalgorytmizowanie przepływów pracy (lub: przepływów zadań) między użytkownikami. Oprogramowanie pozwala zdefiniować kroki konkretnego procesu, osoby za te kroki odpowiedzialne, a także zautomatyzować akcje uruchamiane jako rezultat określonych zdarzeń (trigger).
Systemy workflow stosuje się przede wszystkim w celu zoptymalizowania powtarzalnych lub rozproszonych procesów w organizacjach. Mogą to być np. akceptacja umów, obieg faktur kosztowych, sprzedaż produktów cyfrowych czy zarządzanie relacjami z klientem (CRM). Takie procesy dotyczą wielu branż – budownictwa, edukacji, energetyki, finansów, produkcji czy transportu – trudno więc wskazać kilka konkretnych sektorów. Należałoby raczej stwierdzić, że oprogramowanie workflow to idealne rozwiązanie dla firm dążących do uporządkowania zadań, eliminacji ryzyka oraz przyspieszenia codziennych procesów biznesowych.
Korzyści z wdrożenia systemu workflow w przedsiębiorstwie
Oprogramowanie workflow to dziś must havepraktyczniekażdej większej organizacji, która chce budować i utrzymać rynkową konkurencyjność. Wynika to z podstawowych atutów, jakie zapewnia wykorzystanie tego rodzaju narzędzi.
Należą do nich:
- Oszczędność czasu.
- Optymalizacja kosztów.
- Minimalizacja ryzyka operacyjnego.
- Wzrost efektywności działań.
- Transparentność procesów.
- Możliwość tworzenia „paperless office”.
Nowoczesne systemy workflow są o tyle praktyczne, że umożliwiają tworzenie przepływów pracy bez pisania kodu. Odbywa się to w intuicyjnym interfejsie, często z wykorzystaniem modułu drag & drop. Aby zbudować schemat przepływu, użytkownik korzysta z gotowych komponentów graficznych: prostych diagramów umożliwiających definiowanie poszczególnych kroków obiegu.
Jakie procesy biznesowe można zdigitalizować?
Systemy workflow pomagają stworzyć solidne fundamenty dla osiągnięcia pełnej produktywności organizacji. Dzięki nim poszczególne osoby i działy, zamiast inwestować swoje zasoby w powtarzalne i czasochłonne zadania, mogą skupić się na realizowaniu strategicznych celów przedsiębiorstwa.
W zależności od branży oraz specyfiki firmy digitalizacja może obejmować takie procesy, jak:
- Obieg dokumentów – faktur, umów, wniosków itp.
- Rozliczanie wydatków.
- Procesy marketingowe – CRM, e-mail marketing, akceptacja i publikacja treści, publikacje w social mediach i wiele innych.
- Obsługa procesu zakupowego.
- Obsługa cyklu zatrudnienia pracownika.
- Rejestracja obecności.
- Zarządzanie reklamacjami, zwrotami.
- Zarządzanie uprawnieniami.
- Obsługa kont AD & Exchange.
- Support.
- Zarządzanie podwykonawcami.
- Budżetowe planowanie inwestycji.
- Zarządzanie jakością i audytami.
- Zarządzanie flotą.
Wdrożenie systemu zarządzania workflow w firmie odmienia sposób jej funkcjonowania. Zadania zostają jasno zdefiniowane i przypisane do konkretnych osób, a platforma zbiera dane dotyczące realizowanych projektów. Czyni to proces transparentnym, a zgromadzone informacje można wykorzystać, by jeszcze bardziej zwiększyć efektywność operacyjną.
Potencjał tego rodzaju narzędzi jest tym większy, im lepiej zostaną one dostosowane do wyzwań, potrzeb oraz możliwości danej organizacji. Filarami sukcesu są tutaj rzetelnie zrealizowane poszczególne etapy wdrożenia – od analizy, przez projektowanie czy testy rozwiązania, aż po ocenę i przekazanie systemu do eksploatacji. Wybierając oprogramowanie, warto też zwrócić uwagę na jego elastyczność, tzn. czy w przyszłości będzie ono mogło rozwijać się wraz z firmą oraz jej zmiennymi potrzebami, ponieważ – jak ponad 25 wieków temu rzekł pewien grecki filozof – „Jedyną pewną rzeczą w życiu jest zmiana”.
artykuł sponsorowany
Zostaw komentarz