Czym jest poczta Microsoft 365 i jak działa?
Microsoft Exchange to usługa poczty e-mail działająca na serwerach Microsoft. Oznacza to, że nie potrzebujesz hostingu ani innych serwerów pocztowych. Zaletą usługi Exchange jest to, że funkcjonuje również jako część firmowych pakietów Microsoft 365.
Dzięki integracji ze środowiskiem Microsoft poczta Exchange wyróżnia się przejrzystym interfejsem i wysoką wydajnością. Najlepszym sposobem na używanie licencji Exchange jest dodanie skrzynki do aktualnego programu Outlook lub skorzystanie z Outlook Web App, czyli przeglądarkowej wersji.
Microsoft Exchange to nie tylko poczta
Poczta Exchange jest silnie powiązana z Microsoft Office 365, więc znajdziesz w niej wiele dodatkowych funkcji, które dostosujesz do własnych potrzeb. Powiązanie z chmurą Microsoft sprawia, że Twoje konta są zabezpieczone przed utratą danych.
Microsoft Exchange zawiera wszystkie funkcje niezbędne do efektywnej pracy z pocztą e-mail:
- wysoka pojemność skrzynki (nawet do 100 GB),
- zabezpieczenia przed spamem i wirusami,
- archiwum z dodatkową przestrzenią,
- obsługa dużych załączników (aż do 150 MB).
Firmowy kalendarz i kontakty
Kalendarze i kontakty to nieodłączna część środowiska Microsoft 365. Aby efektywnie zarządzać czasem zespołu i organizować spotkania (również online), skorzystasz z kalendarzy oraz asystenta planowania. Dzięki tym dodatkom utworzysz wydarzenie bez kolidowania z planami pracowników.
Będąc w posiadaniu licencji Microsoft 365 z Exchange do dyspozycji, otrzymasz biznesowego Teamsa. Aplikacja Microsoft Teams działa w ramach mechanizmu Exchange, dzięki czemu np. uzyskasz synchronizację kalendarza Outlook z kalendarzem Teams – to, co zaplanujesz w Outlooku, będzie widoczne w Teams.
Dostęp z każdego urządzenia
Jak się zalogować do Microsoft Exchange? Wystarczy, że przejdziesz na oficjalną stronę Microsoft i zalogujesz się swoim firmowym kontem Microsoft 365.
Dodając skrzynkę do klienta pocztowego, np. Outlooka, nie musisz używać popularnych protokołów, jak IMAP czy POP3. Do dyspozycji masz specjalny protokół Exchange, który zapewnia pełną synchronizację Twoich skrzynek na dowolnym komputerze lub urządzeniu mobilnym. Taka konfiguracja wymaga podania nazwy użytkownika i hasła. Exchange synchronizuje wiadomości w Twoich folderach ale także kalendarze oraz kontakty.
Aliasy i skrzynki udostępnione w Microsoft 365
Niewątpliwą zaletą, która generuje wiele oszczędności czasu i pieniędzy, są aliasy i skrzynki udostępnione.
Alias to pomocniczy adres e-mail, przypisany do konkretnego użytkownika. Jeden alias, np. biuro@twojafirma.pl, może być używany przez pracownika z sekretariatu, który na co dzień w komunikacji wewnętrznej używa swojego imiennego adresu, np. adam.nowak@twojafirma.pl. W ten sposób jedna osoba obsługuje wiele adresów e-mail w ramach jednej skrzynki (nie można zalogować się do aliasu). Dla jednego użytkownika możesz stworzyć aż do 400 aliasów w ramach jednej licencji.
Skrzynka udostępniona działa tak samo jak alias – jest pomocniczym adresem e-mail. Różnica polega na tym, że do jednej skrzynki udostępnionej mogą być przypisane różne osoby. Jeśli przykładowo posiadasz grupę pracowników, którzy odpowiadają na pytania klientów, możesz stworzyć skrzynkę pomoc@twojafirma.pl i przypisać do niej wybrane osoby. Wówczas, jeśli klient wyśle wiadomość na pomoc@, każda z nich otrzyma ją na swoją imienną skrzynkę. Do tworzenia skrzynek udostępnionych również nie potrzebujesz osobnych licencji.
Jakie oszczędności generują wyżej wymienione funkcje?
- oszczędność pieniędzy – nie kupujesz licencji na „funkcyjne” adresy (biuro@, it@, kontakt@ itd.),
- oszczędność czasu – pracownicy nie przelogowują się między różnymi kontami – wszystko odbywa się z poziomu jednej głównej skrzynki pracownika.
Jak zacząć z pocztą Microsoft 365?
Podstawowe czynności związane z wdrożeniem poczty Microsoft Exchange dla każdego są takie same. Różnice będą występować w czasie, który należy przeznaczyć na konkretne konfiguracje: przykładowo przygotowanie kont dla 5 lub 50 pracowników.
Pamiętaj, że nie każdy pakiet Microsoft 365 zawiera usługę poczty. Sprawdź poniższą listę najbardziej popularnych licencji z Microsoft Exchange:
- Microsoft 365 Business Basic,
- Microsoft 365 Business Standard,
- Microsoft 365 Business Premium,
- Microsoft 365 E3 i E5.
Ile osób ma przejść na Exchange, tyle potrzeba licencji
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, to określić liczbę pracowników, mających korzystać z poczty Exchange. Pozwoli Ci to na oszacowanie regularnych kosztów związanych z subskrybowaniem licencji. Microsoft jasno określa, że jedna licencja może być przypisana do jednego użytkownika. Dlatego: ile osób, tyle licencji.
Zakup i konfiguracja
Kiedy określisz liczbę potrzebnych licencji, kup je i rozpocznij konfigurację. Podstawowe czynności, które wykonasz, to:
- stworzenie konta administratora,
- konfiguracja własnej domeny,
- utworzenie kont dla użytkowników i nadanie im uprawnień.
Być może wydaje się to skomplikowane, natomiast nie musisz mieć powodów do obaw. Po zarejestrowaniu licencji Microsoft 365 otrzymasz instrukcje, dzięki którym wykonasz niezbędne konfiguracje.
Migracja wiadomości ze starej poczty
Ten etap będzie stanowił dodatkowe zadanie, jeśli aktualnie posiadasz pocztę e-mail u innego usługodawcy. Jeżeli chcesz przenieść swoje maile do nowej usługi Microsoft Exchange, będzie konieczne przeniesienie wiadomości np. za pomocą pliku .pst lub dedykowanego narzędzia do migracji Microsoft.
Niezależnie od tego, jak dużo konfiguracji Cię czeka, nie musisz robić tego wszystkiego samodzielnie. Oficjalny partner Microsoft, home.pl, świadczy pełne wsparcie w zakresie przygotowania środowiska licencji Microsoft 365 za Ciebie.
Zostaw komentarz