4 Case Study – od pomysłu do wdrożenia projektu okiem Project Managera

Project Managera znajdziemy w każdej większej agencji, która zajmuje się projektami IT. Zadaniem osoby na takim stanowisku jest koordynowanie wszelkich działań, od pomysłu do wdrożenia projektu, tak aby spełniał on wszystkie oczekiwania klientów i użytkowników. Zapytaliśmy trzech Project Managerów o tajniki swojej pracy i poprosiliśmy ich o to, aby zdradzili nam czym się zajmują i z jakimi wyzwaniami mierzą się każdego dnia.

Michał Reda, Digital Product Manager w Spark and Mortar

Pełnię funkcję Digital Product Managera i odpowiadam za wdrożenie nowej platformy e-commerce, oferującej zestawy suplementów wspierających pracę mózgu.

Suplementom towarzyszą autorskie narzędzia, wiedza oraz społeczność. Naszym celem jest kompleksowe wsparcie profesjonalistów pracujących umysłowo, w polepszaniu produktywności poprzez np. poprawę długotrwałej koncentracji, lepszemu zapamiętywaniu czy zwiększaniu odporności na stres.

Do moich zadań należy współtworzenie strategii rozwoju platformy, planowanie i koordynacja postawienia ekosystemu dla biznesu e-commerce oraz integracja zespołu wokół postawionych przed nami celów.

To wszystko dzieje się u nas w postaci zwinnego procesu zarządzania projektami w oparciu o metodę Lean oraz na bazie inspiracji innymi dobrymi praktykami, które pozwalają nam w szybkim tempie tworzyć realną, przyrastającą wartość. A wszystko to zakorzenione jest w bezpośredniej weryfikacji efektów naszej pracy z klientami, których potrzeby, preferencje i zachowania stanowią dla nas najlepszą nawigację.

Wyzwaniem z jakim się zderzyliśmy na początku projektu było umiejętne planowanie i koordynowanie pracy bardzo zróżnicowanego i zespołu, który nie miał okazji wcześniej ze sobą współpracować.

Równolegle budujemy wartość offline (zestawy suplementów dostarczane do klientów) oraz online (platforma e-commerce, narzędzia, treści). Dodatkowo większość naszego zespołu nie pracowała wcześniej w oparciu o lean managment i SCRUM.

Początki były więc trudne, ale w końcu udało nam się wypracować własną metodę pracy.

Dużą rolę odegrała „góra”, czyli zarządzający Spark and Mortar, którzy dali nam przestrzeń na „dotarcie się” i mimo trudności cały czas wspierali nas w konsekwentnym wprowadzaniu zwinnych nawyków pracy zespołu, takich jak tygodniowe sprinty, podczas których wytwarzamy namacalne elementy produktów, czy codzienne daily służące synchronizacji działań i reagowaniu na pojawiające się ryzyka.

W swojej pracy wspieramy się aplikacjami, jak Slack, Asana, oraz artefaktami w postaci roadmapy produktu i customer journey zawieszonymi na tablicach naszego biura.

Dodatkowo, biorąc pod uwagę, że w naszym projekcie duże znaczenie ma tworzenie treści dla klientów, staramy się umiejętnie zarządzać i wykorzystywać wiedzę pozyskaną przez zespół. Chodzi między innymi o wyniki badań, analizy rynku, wnioski z badań i testów, opinie klientów i badanych. Gromadzimy je w repozytorium stworzonym w Airtable.

Sporo satysfakcji sprawia mi obserwowanie, jak z tygodnia na tydzień stajemy się lepszym zespołem, który potrafi wyciągać wnioski, utrzymuje skupienie na kliencie oraz rozwija się wraz z naszym biznesem.

Patryk Hołody, CEO i Project Manager w IDEA TEAM

Koordynuję pracę i rozwój całej agencji, zarządzam projektami i relacjami z klientami.

Ostatnio realizowanym przez nas projektem była migracja sklepu internetowego. Głównym problemem były wysokie koszty zarówno eksploatacji, jak i rozwoju funkcjonalności Magento. Mając na uwadze optymalizację finansową i możliwości, zaproponowaliśmy przeniesienie sklepu na WooCommerce.

Patryk Hołody, CEO i Project Manager w IDEA TEAM.

Migracja sklepu internetowego to bardzo złożone i odpowiedzialne przedsięwzięcie, biorąc pod uwagę wdrożenie dedykowanego layoutu i nowych funkcjonalności. Aby je zrealizować, należy dokładnie zaplanować działania, biorąc pod uwagę możliwe problemy i opóźnienia. Dzięki doświadczeniu zdobytym przy poprzednich realizacjach oraz zespołowej pracy, udało nam się stworzyć (jak się później okazało) bardzo efektywny harmonogram.

Ten projekt umożliwił nam stworzenie uniwersalnego „szablonu migracji”, który jest przez nas na bieżąco udoskonalany. Dzięki niemu możemy działać płynniej i szybciej realizować kolejne projekty.

Kamil Wójcik, założyciel i Project Manager w Creatick

Do moich zadań należy koordynacja wszelkich prac. Wiele rzeczy robię samodzielnie – od pozyskiwania i kontaktu z klientem, po samodzielne prowadzenie księgowości i dbania o wszystkie formalności związanych z prowadzeniem firmy.

Kamil Wójcik, założyciel i Project Manager w Creatick.

Każdy projekt to nowe wyzwanie. Rzadko zdarza się tak, aby każdy klient miał dokładnie te same oczekiwania. Za każdym razem inaczej wygląda też współpraca. Każdego traktujemy indywidualnie, staramy się słuchać, wspierać, doradzać. Wyzwaniem jest więc dokładne zbadanie potrzeb klienta, aby końcowy efekt idealnie trafiał w jego gusta i spełniał jego oczekiwania.

Kluczem do rozwiązywania problemów, jest skuteczna komunikacja oraz dbanie o doskonałą relację z klientem. Czasami pojawiają się problemy, na które nie mamy wpływu. Tu ponownie najważniejszą rolę odgrywa właściwa komunikacja, ponieważ w sytuacji kryzysowej to od niej zależy dalszy los prowadzonego projektu. Nie wolno pominąć też efektywnej organizacji pracy, ustaleniu właściwych priorytetów i delegowania zadań.

Często spotykam się z przekonaniem, że “klient ma zawsze rację”, w myśl zasady “klient nasz pan”.

Zdarzają się jednak osoby, które lubią mieć decydujący wpływ na podejmowane decyzje, często nie mając wiedzy na temat danego zagadnienia i doświadczenia w branży. Pamiętam jeden przypadek, kiedy największym wyzwaniem było to, aby wyperswadować klientowi jego własne pomysły.

Zrobiliśmy to dlatego, że były po prostu złe i niedostosowane do dzisiejszych standardów. Często bywa to niezręczne, frustrujące, ale trzeba umieć przekonać klienta do akceptacji naszego rozwiązania. Kluczowe jest tu wcześniejsze zbudowanie relacji z klientem, wzbudzenie jego zaufania, a dopiero potem użycie odpowiednich argumentów.

Ten projekt wiele nas nauczył. Przede wszystkim umiemy teraz przewidzieć przeszkody, które mogą wystąpić przy każdym projekcie i właściwie się do nich przygotować. To z kolei pozwala zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu.

Partnerem tego tekstu jest Coders Lab – Szkoła IT. Przeczytaj także: UX w pracy Project Managera otwiera oczy. Jak kończyć projekty szybciej i skuteczniej?

Dawid Kotrys, założyciel i Project Manager w Kotrys Media

Jako właściciel i Project Manager zajmuję się wieloma rzeczami, rozpoczynając od organizacji i promocji szkoleń on-line tzw. webinarów, po koordynowanie wszystkich projektów.

Początki były trudne.

Nie miałem żadnego pojęcia na temat WordPressa, a o kodowaniu nawet wolałem nie myśleć. Kiedy przypominam sobie moją pierwszą pracę, to w kąciku ust pojawia się lekki uśmiech. Nie było to mistrzostwo świata, ale co najważniejsze, działało i było świetnym pomysłem na tworzenie szybkich stron lądowania, nastawionych na konkretną akcję marketingową. Do dzisiaj wykorzystuję tego typu narzędzia.

Dawid Kotrys, założyciel i Project Manager w Kotrys Media

Jednak z biegiem czasu klienci stali się coraz bardziej wymagający. Nie potrzebowali już tylko strony zapisowej, lecz bardziej zaawansowanych funkcjonalności, takich jak blog i sklep. Miałem już większe doświadczenie w projektowaniu, landing page zaczęły wyglądać profesjonalnie, estetycznie i spójnie z marką klienta. Nadal nie miałem doświadczenia w sprawach technicznych, więc zacząłem współpracę z ludźmi, którzy byli po prostu mądrzejsi ode mnie. W ten sposób zacząłem budować zespół, który wzajemnie się uzupełniał. Programista zajmował się sprawami technicznymi, grafik dopieszczał kwestie wizualne, a ja spinałem wszystko w jedną całość, aby efekt finalny był spójny i co najważniejsze… skuteczny i zachowujący wysoki współczynnik konwersji.

Lata pracy nauczyły mnie wiele.

Podam tutaj przykład jednego projektu, to była strona, którą robiliśmy dla naszego klienta. Wiedziałem już, że bez konkretnej strategii i pomysłu, nie można mówić o udanej realizacji. Założyliśmy, że każda strona musi spełniać określone warunki, powinna być jasna, czytelna i generować zapytania ofertowe.

To pierwszy krok ku sukcesowi. Kiedy to zostanie opanowane, będzie można skupić się na automatyzacji, aby nie musieć angażować się w sprzedaż.  

Jeżeli chodzi o wyzwania, z jakimi borykamy się praktycznie codziennie, to odpowiednie materiały i ich dostarczanie ze strony klientów. Kiedyś wykorzystywaliśmy do komunikacji wyłącznie wiadomości e-mail i telefon, natomiast to co pozwoliło na szybsze wydobywanie informacji i materiałów od klientów, to stworzenie grupy na Facebookowym Messengerze, gdzie na ogół dodaję klienta i jego kluczowego pracownika, mojego Project Managera oraz siebie samego, aby mieć kontrolę nad przebiegiem pracy.

Wykorzystujemy Messengera do szybkiej komunikacji i wymiany myśli. Bardzo często jest to najlepsza forma do drobnych tematów i upominania się o materiały. Przy większych projektach wciąż króluje stary poczciwy e-mail.

Każdy projekt uczy nas czegoś nowego… nawet jeżeli nie stanowi wyzwania pod kątem technicznym, to zawsze staramy się nauczyć czegoś nowego np. jak rozmawiać z klientem, jak raportować, komunikować o sukcesach i… porażkach, bo te w branży IT zdarzają się wszystkim. Doświadczenie nauczyło mnie jednej rzeczy. Najdłużej zostają przy Tobie klienci, którym potrafiliśmy przyznać się do błędu, okazaliśmy pokorę i z klasą rozwiązaliśmy zaistniały problem.