Podpis elektroniczny odgrywa coraz większą rolę w biznesie

Profil zaufany – must have (nie tylko) w czasie pandemii

Rozwój cyfrowych usług jest następstwem kilku czynników: dojrzałości rozwiązań, wzrostu świadomości użytkowników, dostępności rozwiązań obecnych na rynku oraz trafienia z tą usługą we właściwy czas. To właśnie one sprawiły, że liczba profili zaufanych wzrosła z 1,3 mln w 2018 roku aż do 11 mln w maju 2021. Obecnie profil zaufany posiada 40 proc. Polaków. Jak założyć profil zaufany? Aby to zrobić, wystarczy skorzystać z bankowości elektronicznej. Choć ta usługa była dostępna już wcześniej, to dopiero podczas pandemii – gdy załatwienie sprawy w urzędzie zaczęło się wiązać z licznymi obostrzeniami – miliony Polaków odkryło płynące z niej zalety. Warto jednak zaznaczyć, że profil zaufany służy jedynie do realizacji spraw urzędowych, a w biznesie konieczne jest stosowanie podpisu kwalifikowalnego.

Kwalifikowalny podpis elektroniczny – wygoda bez granic

W Polsce elektroniczny podpis funkcjonuje w pewnej formie od 1999 roku. Początkowo e-podpisy wykorzystywali głównie płatnicy ZUS do przesyłania dokumentów drogą elektroniczną. Jednak wraz z ujednoliceniem przepisów prawnych, wzrosła popularność elektronicznego podpisu. Ustawa o podpisie elektronicznym, regulująca usługi zaufania, weszła w życie w 2002 r. Od 2016 r. obowiązuje natomiast unijne rozporządzenie eIDAS, które ujednolica europejski rynek e-podpisów. W praktyce oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny, który wydano w jednym z krajów Unii Europejskiej zachowuje ważność na terenie całej Wspólnoty.

Podpis elektroniczny – rodzaje

Obecnie funkcjonują 3 rodzaje elektronicznych podpisów: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Podpis elektroniczny zwykły (niekwalifikowany) zawiera podstawowe dane podpisującego, a więc jego imię, nazwisko i adres mailowy. Można go wykorzystać w obiegu dokumentów elektronicznych, lecz nie w każdym przypadku. Podpis zaawansowany stwarza więcej możliwości i oprócz podstawowych danych zawiera także: numer PESEL, numer dowodu tożsamości oraz informację o obywatelstwie. Jest  on wykorzystywany w sprawach urzędowych, ale nie może być użyty np. do podpisania umowy biznesowej. Jedynym podpisem elektronicznym, który ma takie same skutki prawne jak odręczny jest podpis kwalifikowany, wydawany przez uprawnione do tego podmioty.

E-podpis to uproszczenie pracy i oszczędność czasu

– Nowe usługi zastępują stare przyzwyczajenia oraz metody generujące koszty i zajmujące dużo czasu. Tak samo zaczyna kształtować się dziś sytuacja na rynku e-podpisów – mówi Łukasz Konikiewcz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce mających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. – Kto korzystał z tej usługi, rozumie jak upraszcza i automatyzuje pracę. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną w obrocie dokumentów elektronicznych jak podpis odręczny. Jego wartość i potencjał mogliśmy docenić w trakcie pandemii. Za jednym razem można podpisać szereg dokumentów pracując zdalnie z domu.

Jak podaje raport „Trusted economy in the new reality” opublikowany przez Deloitte Legal, posiadacze kwalifikowanego podpisu korzystają z niego więcej niż 20 razy w miesiącu. E-podpis jest najczęściej wykorzystywany do sygnowania rocznych sprawozdań finansowych, akt pracowniczych, pełnomocnictw oraz dokumentów finansowych.

Co łączy elektroniczne podpisywanie dokumentów z powstaniem iPada?

Usługi cyfrowe dojrzewają wraz z użytkownikami i dotyczy to także wzrostu popularności podpisów elektronicznych. Zanim w 2010 r. pojawił się iPad, jego protoplastę oferował w 2001 roku Microsoft, a później także Lenovo, Fujitsu oraz HP. Ale użytkownicy nie potrzebowali mało funkcjonalnego tabletu z rysikiem. iPad pojawił się na rynku, gdy klienci smartfonów znali już zalety dotykowego ekranu i sklepu z aplikacjami. Co jednak łączy przykład iPada z bezpiecznym e-podpisem? To, że każdy produkt oraz usługa ma swoją fazę rozwoju, dojrzewania i wzrostu oraz charakterystyczną dla siebie dynamikę.

Polska znajduje się obecnie w światowej czołówce krajów korzystających z e-bankowości oraz usług mobilnych. Jest to następstwem upowszechnienia się oferty usług bankowych, wygodnych form płatności i dwóch dekad rozwoju rynku płatności elektronicznych. W 1998 roku rozpoczęła się era bankowości internetowej w Polsce. Już po 10 latach z tej usługi korzystało ponad 5 mln osób. W trzecim kwartale 2021 r. liczba aktywnych klientów wyniosła natomiast ponad 20 mln osób. Dzięki e-bankowości nie trzeba tracić czasu na stanie w kolejkach do okienka, by wykonać przelew. Wszystko odbywa się zdalnie w ciągu kilkunastu sekund. Dotyczy to także biznesu – w segmencie klientów z sektora MŚP 2,1 miliona użytkowników aktywnie korzysta z bankowości internetowej. Czy podobna perspektywa dotyczy rozwoju usług zaufania, a w szczególności e-podpisu?

Podpis elektroniczny – kto najchętniej z niego korzysta?

W 2021 roku podpis elektroniczny stosowało już 26 proc. Polaków, czyli o dwa punkty procentowe więcej niż rok wcześniej. E-podpis najchętniej wybierają osoby z najmłodszej grupy badanych (co trzecia osoba jest w wieku 18-34 lat). Co istotne, aż jedna trzecia Polaków jest gotowa do skorzystania z podpisu elektronicznego w przyszłości. Rośnie również zainteresowanie zdalnym podpisywaniem umów. W tym roku z tej możliwości skorzystało aż 19 proc. Polaków, czyli o dwa punkty procentowe więcej niż rok wcześniej – takie dane wskazuje opublikowany niedawno raportu Blue Media “Finanse Polaków w czasach pandemii”.

Bezpieczny podpis elektroniczny – zalety dla biznesu

Podpis kwalifikowany złożony za pomocą certyfikatu kwalifikowanego umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej. Otwiera to drogę do załatwienia spraw urzędowych, zawierania pełnoprawnych umów na odległość czy udziału w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych. Do tej pory podpis elektroniczny  był przechowywany niemal wyłącznie na urządzeniu kryptograficznym, składającym się z czytnika i karty, które uniemożliwiało jego skopiowanie. Obecnie pojawiają się jednak nowe i znacznie wygodniejsze rozwiązania zdalne.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w jeszcze wygodniejszej formie

Firma SIGNIUS wspólnie z EuroCert wprowadziły na rynek rozwiązanie, które sprawia, że podpis kwalifikowany można uzyskać i złożyć w całkowicie zdalny sposób. Podpis elektroniczny jest więc dostępny niemal na wyciągnięcie ręki – bez konieczności fizycznej weryfikacji tożsamości, kart i czytników. Do jego uzyskania wystarczy 1 proces online wykonany na platformie SIGNIUS Professional. Certyfikat kwalifikowany jest wydawany zdalnie na podstawie certyfikowanej wideoweryfikacji użytkownika.

– Czas adopcji nowych usług ma swoją dynamikę, ale pandemia okazała się wyjątkowym impulsem rozwojowym. Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie, które sprawdziło się w pracy zdalnej lub w przypadku rozproszonych zespołów. Wzrost zaufania do e-podpisu sprowokował w organizacjach zmianę myślenia o procesach i tworzeniu wartości – mówi Jack Piekarski, CEO SIGNIUS S.A. – Odpowiadając na potrzeby rynku, wspólnie z firmą EuroCert wprowadziliśmy usługę umożliwiającą zdalne posługiwanie się podpisem kwalifikowanym, do którego dostęp można uzyskać w ciągu kilku minut.

Łatwo dostępny podpis elektroniczny usprawni podpisywanie umów

Usługa umożliwia w pełni zdalne nabycie i złożenie podpisu kwalifikowanego. Osoba zlecająca dokumenty do e-podpisu może także zapłacić za podpisy kwalifikowane osób podpisujących (w tym także za potwierdzenie ich tożsamości). Dzięki temu możliwe jest szybsze zawieranie umów, co przekłada się m.in. na zwiększenie konwersji sprzedaży. Funkcja usprawnia wiele procesów biznesowych, a wszystkie osoby, które wybiorą podpis elektroniczny zyskują dostęp online do sygnowanych przez siebie dokumentów. Dzięki zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS usługa jest prawomocna na terenie całej Unii Europejskiej, a podpis elektroniczny można złożyć z dowolnego miejsca na świecie.

—

Materiały partnera