Kiedy szef ogłasza kolejne zebrania pracowników, zazwyczaj nie może liczyć na entuzjazm swoich podwładnych. Wielu z nich uzna zapewne, że czas spotkania lepiej byłoby przeznaczyć na samą pracę, zamiast na kolejną rozmowę, z której nic sensownego nie wyniknie…
To ciekawe, że pracownicy i menedżerowie często różnią się w swoim spojrzeniu na kwestię zebrań. Szefowie, nawet jeśli ich nie uwielbiają, dostrzegają praktyczne korzyści, jakie one przynoszą.
Warto rozmawiać, ale…
Niektórzy zdają sobie zapewne sprawę z tego, że prowadzone przez nich spotkania są dalekie od doskonałości, mimo to zakładają, że bezpośrednie rozmowy są więcej warte niż uzgodnienia mailowo-telefoniczne. Wypowiadane słowa mogą wywoływać żywą i natychmiastową reakcję, a poza słowami mamy przecież jeszcze do czynienia z niemniej ważnymi sygnałami niewerbalnymi. Dzięki temu, spotkania pozwalają wzmocnić relacje pomiędzy pracownikami.
Jednak opór pracowników nie bierze się stąd, że np. nie lubią oni rozmawiać z innymi twarzą w twarz. Ich negatywne nastawienie do zebrań to skutek ich wcześniejszych doświadczeń, a więc tego, w jaki sposób przebiegały spotkania, w których uczestniczyli wcześniej.
Zdarza się, że podczas zebrania niektórzy pracownicy koncentrują się na promowaniu swojej osoby lub na pomniejszaniu zasług innych. Może być też tak, że w czasie spotkań głos zabierają zawsze ci sami pracownicy, a pozostali przyzwyczaili się do roli biernych słuchaczy. Niechęć może być powodowana także tym, że zebrania często kończą się bez jakichkolwiek wniosków, co sprawia, że uczestniczy mają poczucie bezsensownej straty czasu.
Można więc pokusić się o stwierdzenie, że właściwie zarówno menedżerowie, jak i ich podwładni, zdają sobie sprawę z tego, jak wartościowe mogą być spotkania. Problem tkwi „tylko” w tym, jak sprawić, by zebranie było efektywne. Bardzo dużo zależy tutaj od samego szefa lub innej osoby organizującej spotkanie.
Zasady organizowania efektywnych spotkań
Jeśli organizator będzie wiedział, np. jakie typy temperamentów czy zachowań reprezentują uczestnicy spotkania, a następnie będzie potrafił wykorzystać swoje spostrzeżenia, by wszystkie osoby włączyły się w merytoryczną dyskusję, spotkanie będzie mogło przynieść wiele korzyści wszystkim zebranym. Wiedzę taką można zdobyć stosunkowo łatwo – chociażby na szkoleniach z zakresu komunikacji.
Niemniej ważne jest jednak także solidne planowanie zebrań i przestrzeganie ustalonego planu. Podstawowe zasady organizacji skutecznego spotkania firmowego można właściwie sprowadzić do kilku kroków.
1. Ustal cel spotkania
Spotkanie firmowe tym różni się od towarzyskiego, że ma wyznaczony cel. Grupa osób spotyka się po to, by wspólnie coś uzgodnić i jeśli tego nie zrobi, zebranie nie będzie miało uzasadnienia. Przede wszystkim trzeba więc ustalić, po co pracownicy mają się spotkać. Ważne jest także to, czy omawiany problem na pewno będzie dotyczył właśnie tych osób, które zostały zaproszone na spotkanie. Bardzo istotne jest to, aby od swojej pracy „oderwane” zostały właściwe osoby.
2. Przygotuj agendę zebrania
Zebranie nie powinno przebiegać w sposób przypadkowy, bo to może oznaczać chaos. Jeszcze przed zebraniem organizator powinien zadbać o przygotowanie planu spotkania i poinformować o nim uczestników. Dzięki temu dowiedzą się oni, jakie tematy będą omawiane i sami również będą mogli przemyśleć poszczególne kwestie. Jeśli pracownicy z wyprzedzeniem otrzymają agendę spotkania, zebranie będzie przebiegać sprawniej.
3. Włącz innych w przygotowania
Jak sprawić, by pracownicy nie nudzili się podczas spotkania? Zaangażować ich – i to jeszcze przed zebraniem! Jeśli w trakcie zebrania omawiany ma być konkretny aspekt działalności firmy, już wcześniej można poprosić osobę odpowiedzialną za dany obszar o przygotowanie odpowiednich materiałów. W przypadku małych grup zadania można wyznaczyć dla wszystkich. Jeśli grupa jest duża, do pomocy przy każdym zebraniu powinny być wskazywane inne osoby. Dzięki temu pracownicy poczują się współodpowiedzialni za przebieg i efekt spotkania.
4. Pamiętaj o kluczowych problemach
To naturalne, że podczas zebrania będą pojawiały się różne kwestie, które nie były uwzględnione w planie spotkania. Osoba prowadząca zebranie powinna jednak pilnować, by rozmowa nie odbiegła zbyt daleko od założeń. Zgłaszane problemy należy zapisywać i uwzględnić planując kolejne spotkanie, nie można sobie jednak pozwolić na to, by obecne zebranie wydostało się spod kontroli. Prowadzący powinien nieustannie wracać do agendy zebrania i dążyć do osiągnięcia głównego celu.
5. Nie zapomnij o podsumowaniu
Spotkanie, które nie doprowadzi do wypracowania wspólnych wniosków może zostać uznane za stracony czas. Dlatego to bardzo ważne, aby zebranie zostało formalnie podsumowane. Dla pewności lepiej nie poprzestawać jedynie na podsumowaniu ustnym, ale np. potwierdzić główne ustalenia w mailu wysłanym po zebraniu do wszystkich uczestników.
Powyższe punkty mogą stanowić mocną podstawę dla efektywnych zebrań. Pamiętajmy jednak, że dynamika grupy to sprawa znacznie bardziej złożona. W każdej grupie mogą pojawić się rozmaite problemy i antagonizmy, a dobry menedżer musi wiedzieć, jak powstrzymać ich eskalację. To, jakie strategie przyjmuje grupa, najczęściej wynika z jej wcześniejszych doświadczeń, a także z rozumienia (lub nie) sensu aktualnych działań firmy i menedżera. Jeśli kultura wewnętrzna firmy nie sprzyjała dotychczas dobrym relacjom, czas pomyśleć o głębszych zmianach. Nie należy jednak skupiać się na tym co „nie działa”, a raczej ustalić stan pożądany i dążyć do jego osiągnięcia.
Podsumowując, aby zebrania w firmie dobrze służyły wszystkim, w dążenie do pozytywnych zmian włączyć powinni się zarówno menedżerowie, jak i pozostali pracownicy.
Zostaw komentarz