Produktywność w mojej firmie: narzędzia, tipy i najczęstsze błędy

27.07.2018 AUTOR: Michał Bąk

Pilnujemy cashflow, bo realnie wpływa na kondycję firmy, pilnujemy, by pracownik się nie spóźniał, ale zapominamy o produktywności firmy. To „zwinność”, z jaką zespół jest w stanie wykonywać powierzone zadania, a także umiejętność szacowania czasu, w którym tę pracę jest się wstanie wykonać. Na podstawie własnego doświadczenia – pracy etatowej i prowadzenia firmy – spisałem poradnik dla początkujących przedsiębiorców.


Produktywność w firmie – 11 największych rozpraszaczy

Zacznijmy od uświadomienia sobie, w czym tkwi problem. To najczęściej drobne, niepowiązane ze sobą wydarzenia, które mają tendencję do kumulacji :-))

1. Znajomi, których zapraszamy w godzinach roboczych

Skoro jesteś szefem, to znaczy, że możesz urządzać spotkania ze znajomymi w godzinach roboczych? Nic bardziej mylnego. Praca, którą wykonujesz, powinna mieć charakter ciągły, z przerwami na posiłek oraz kilka minut na każdą przepracowaną godzinę.

„Wracanie” po każdej przerwie jest czasochłonne, nikt nie jest wstanie z marszu przystąpić do kontynuowania rozpoczętego uprzednio zadania. Tak więc zadaj sobie pytanie – czy stać Cię na spotykanie się ze znajomymi w godzinach roboczych?

2. Cele prywatne, które realizujemy w godzinach roboczych

Ile razy słyszałeś od rodziny czy znajomych – „możesz dla mnie załatwić jedną sprawę, w końcu prowadzisz firmę, nikt ci nie będzie suszył głowy jak wyskoczysz na 5 minut”. Tak, mityczne 5 minut… Jeżeli chcemy działać efektywnie, musimy oddzielić grubą kreską cele firmowe i prywatne. Jest to bardzo trudne dlatego, że często te prośby pochodzą od najbliższych, którzy posiadają mylne wyobrażenie o byciu szefem.

3. Przeszkadzamy sobie nawzajem rozmowami nie na temat/dzwonimy, zamiast napisać

Często jak nam przyjdzie coś do głowy, szybko musimy się podzielić naszą myślą, rozpraszając nie tylko siebie, ale również osoby, które pracują u nas w zespole. To sprawia, że wybijamy z rytmu skoncentrowanych współpracowników.

Ciekawe rozwiązanie tego problemu stosuje firma MDBootstrap. W wywiadzie founderzy opowiadają o metodzie “1-godzinnych sprintów”, która polega na tym, że każdy ma prawo do nieprzerwanej pracy przez 45 minut, po których następuje 15-minutowa przerwa na załatwienie spraw: mail, Slack, krótka rozmowa etc.

Dzięki temu każdy pracownik ma ściśle określone bloki czasowe, w których może koncentrować się na wykonaniu swojej pracy (no chyba że pożar..).

biznesie usługowym te interwały mogą się różnić, grunt, aby się ich trzymać.  Np. wszystkie maile czyścisz w godzinach 10-12, a na koniec dopiero o 16-17. Wszystkie telefony wykonujesz 13-15 (np. oddzwaniasz, odbierasz tylko w tym przedziale czasowym).

Tworzenie sobie korytarzy czasowych, w których możesz sobie pozwolić na wykonywanie danej czynności powoduje, że jest mniej chaosu w Twojej pracy.

Maksymilian Śleziak, CEO MINICRM.pl/Ageno

4. Nieefektywna komunikacja

W typowym dniu pracy sporo czasu (i energii!) tracimy także na nieefektywną komunikację, zarówno z pracownikami, jak i kontrahentami. Aby usprawnić przepływ informacji w firmie, warto do maksimum wykorzystywać zalety Instant Messaging (IM).

Komunikatory internetowe zdecydowanie ułatwiają firmowe życie. Nie tylko przyspieszają przekazywanie informacji między pracownikami różnych działów, ale też są wsparciem dla ulotnej pamięci – do zapisanej w programie wiadomości można szybko wrócić, np. aby doczytać o szczegółach danego zadania.

Rezygnując z telefonu na rzecz IM lub e-mail, możemy też usprawnić komunikację z klientami.

Po pierwsze – kiedy ustalamy spotkanie albo szczegóły usługi mailowo, żadna kwestia nam nie umknie.

Po drugie – w każdej chwili możemy wrócić do tych ustaleń i nikt nam nie zarzuci, że coś zostało lub nie zostało wykonane.

Po trzecie – mamy szansę na zastanowienie się nad odpowiedzią. Dzięki temu nie tracimy czasu na rozmowy telefoniczne, z których nic nie wynika, bo nie możemy albo akurat nie potrafimy odpowiedzieć na pytanie czy wyjaśnić problematycznej kwestii.

Unikamy też błędnych decyzji.

Zdarza się, że kiedy ktoś dzwoni do nas z „ogromną prośbą” albo „korzystną ofertą”, pod presją natychmiastowej odpowiedzi akceptujemy coś, na co – mając możliwość zastanowienia się na spokojnie – nie zgodzilibyśmy się nigdy w życiu.

5. Nieustanne bycie online

Komunikacja internetowa ma mnóstwo zalet. Może być jednak takim samym rozpraszaczem, jak nieustannie dzwoniący telefon.

Powiadomienia o nowych wiadomościach i mailach odrywają od pracy i skutecznie dekoncentrują. Rozwiązaniem jest ustalanie wspomnianych wyżej bloków czasowych – odpisywanie na maile o określonej porze czy odczytywanie wiadomości w komunikatorze po zakończeniu danego zadania (albo jego części).

Przydatne są też aplikacje, które przez określony czas blokują przychodzące powiadomienia, np. Offtime. Narzędzia tego typu bywają pomocne zwłaszcza wtedy, gdy ciągle korci nas, aby zajrzeć do mediów społecznościowych – bycie online i bezcelowe przewijanie Facebooka czy Instagrama to największy czasopożeracz.

6. Muzyka

W jej słuchaniu nie ma nic złego, niektórym nawet pomaga, ale pod warunkiem, że słuchamy jej tak, aby inni na tym nie cierpieli.

Muzyka rodzi emocje, więc albo jest punktem zapalnym do dyskusji „Jezu czego ty słuchasz”, „nowy kawałek, bardzo fajny” albo wręcz rozprasza skupienie, jeżeli jest za głośna.

7. Snucie wizji o podboju świata

To największy problem młodych founderów.

Marzenia są oczywiście niezbędnym paliwem, ale sprawiają, że coraz bardziej odrywamy się od rzeczywistości. Marzymy o inwestorze, zamiast skupić się na zdobywaniu klientów dla firmy. Marzymy o milionowych przychodach, rozczytując się w biografiach geniuszy biznesu,  chociaż mamy problemy z pozyskiwaniem pierwszych płacących. Marzymy o firmie globalnej, ale sprzedaż produktu w naszym kraju leży.

Marzenia potrafią bardzo rozproszyć, dlatego twarde stąpanie po ziemi, koncentracja na celach krótkoterminowych (z długoterminowymi na widocznym horyzoncie!) bardzo dobrze wpływa na naszą produktywność.

8. Dzielenie się zadaniami w zespole i niepokrywanie wzajemnie swoich kompetencji

Nie tylko każdy w zespole musi mieć świadomość, jaką rolę pełni w firmie – każdy musi wiedzieć, gdzie na planszy stają pozostali reprezentanci teamu.

Oszczędzamy czas i nerwy na zbędną komunikację, koncentrując się na rozwiązywaniu problemów które leżą w naszych kompetencjach. Doskonale sprawdzają się tutaj narzędzia, które potrafią „wskazać” osoby odpowiedzialne za wykonanie danej czynności (np. w Asanie, służącej do organizacji pracy projektowej, może istnieć tylko jeden “właściciel” zadania, inni userzy mogą śledzić zadanie – w ten prosty sposób wiadomo kto jest za co odpowiedzialny).

Należy jednocześnie pamiętać, że projekt często składa się z wielu mikroczynności, które muszą się wzajemnie zazębiać. Niewykonanie jednej, może spowodować efekt domina i zawalenie kolejnych etapów.

Warto więc mieć przećwiczony proces, w którym, gdy jeden członek zespołu np. choruje czy wyjeżdża, inni potrafią go zastąpić. Coś jak krycie strefą w piłce nożnej, zamiast krycia 1:1.

9.Zmęczenie, niewyspanie i brak zdrowego stylu życia

To, jak mocno jesteś skoncentrowany na wykonaniu zadania, zależy od poziomu twojej higieny umysłowej oraz kondycji fizycznej. Brak koncentracji bierze się często z niewyspania lub permanentnego złego odżywiania się.

Nie stać Cię na zaniedbanie własnego zdrowia, bo nie ma nic cenniejszego.

10. Praca zdalna blisko członków rodziny, którzy nie rozumieją tego modelu pracy

Coraz więcej firm przekonuje się do modelu pracy zdalnej. Moja firma od zawsze częściowo w ten sposób funkcjonowała, zaś od niedawna 100% zespołu pracuje w domach.

Jest to model wygodny dla pracodawcy, ale też trzeba go realizować z odpowiednimi osobami. To nie jest – “popracuję z dala od szefa, nie będzie wiedział, czy przepracowałem 5, czy 8 godzin”.

Członkowie naszej rodziny nie mogą zakładać, że skoro “jesteśmy w domu”, to możemy w czasie pracy robić pranie, sprzątać, robić zakupy. To zabija ideę pracy zdalnej i doprowadza do frustracji.

11.Spotkania z klientami „na mieście”

Bycie proklienckim to bardzo dobra praktyka. Oczywiście, należy takim być, ale każda osoba, bez względu, czy to project manager, czy też handlowiec, powinna optymalizować czas spotkań z klientem, zwłaszcza, że wiele zespołów nie liczy dodatkowo za spotkania i nie wlicza tego kosztu w prowadzenie projektu dla klienta.

Każde spotkanie powinno być przemyślane, niestety, bardzo często takie “mitingi” nic nie wnoszą, a klient wymaga spotkań jako formę raportowania.

Powinniśmy edukować naszych kontrahentów, że takie spotkania nic nie wnoszą, a jedynie zabierają czas, który moglibyśmy poświęcić na lepszą realizację faktycznej pracy dla klienta. Im „krótszą” drogę kontaktu i komunikacji z klientem wybierzemy, tym lepiej.

 

Narzędzia, które ułatwiają zarządzanie produktywnością

1. Minicrm – polskie narzędzie, które pomoże Ci opracować maksymalnie skuteczny system pracy.

Zawiera po części każde z niżej wymienionych funkcjonalności (poza Pomodoro). Ma w sobie kalendarz (np. do kontroli spotkań), listy „to do”, abyśmy określali zadania, które musimy zrealizować danego dnia, ale jest przede wszystkim CRM-em sprzedażowym, który porządkuje proces „dealowania” w jednym miejscu (nie musisz korespondencji trzymać na 2-3 mailach, co ważniejsze, maile możesz przenosić np. do Wiki albo folderów).

Co ciekawe, w narzędziu jest właśnie wspomniana WIKI, gdzie możesz spisać wszystkie procedury obowiązujące w firmie.

2. Pomodoro – Pomodoro to technika pracy etapami maksymalnego skupienia. Najlepiej, gdy bloki czasu trwają 25 minut – takimi cyklami „nakazuje” Ci pracę Pomodoro.

3. Todoist – Tworzenie list „to do” jest jednym z aspektów produktywności, dlatego koniecznie korzystaj z jednej z aplikacji, która ma proste listy oraz łatwą metodę odhaczania wykonanych już zadań. Za pomocą Zapiera, aplikację łatwo połączyć choćby z Google Calendar – dzięki temu możesz utworzyć błyskawicznie zadanie (na Macu cmd+alt+A–>wpisujesz zadanie z datą, a ono z automatu zaciąga się do kalendarza).

4. Połączenie Slacka z Todoist – dzięki temu, możesz oznaczyć gwiazdką wypowiedź w komunikatorze, a ono znajdzie się na twojej to-do liście. Wszystkie te triki znajdziesz w tym miejscu.

5. Łączenie Slacka z Google Docs, Asaną, Trello etc. – generalnie, boty wewnątrz Slacka to coraz bardziej rozbudowane narzędzia. Już samo korzystanie z najprostszych funkcji – otrzymywanie wiadomości np. gdy program wykryje aktywność w Docs’ie czy na tablicy w Trello usprawnia pracę i oszczędza czas na monitorowanie wielu aplikacji. Można jednak pójść w to głębiej i obsługiwać z poziomu Slacka sporo aplikacji zewnętrznych – osobiście korzystam z kilku wyżej wymienionych (np. dodawanie kart w Trello czy tworzenie tasków w Asanie), ale o innych połączeniach przeczytasz tutaj.

5. Asana – narzędzie do całościowego zarządzania projektami w firmie. Dwie funkcje przemawiają do mnie szczególnie – przypisywanie tasków jednemu “właścicielowi” oraz (w płatnej wersji) uzależnianie ukończenia danego zadania od wykonania przez kogoś innego swojej roboty.

To rozbudowany kombajn, więc opisywanie go w jednym punkcie nie ma sensu, natomiast w tym miejscu znajdziesz inspirującą dyskusję o sposobie wykorzystywania tego narzędzia u członków naszej grupy na FB 😉

Produktywność – jakie straty ponosisz, nie kontrolując tej wartości

  1. Demotywacja pracowników, którzy poważnie podchodzą do swoich obowiązków.

Jeżeli chcesz zatrudniać najlepszych, to koniecznie musisz stworzyć im najlepsze warunki. Pracownicy odchodzą coraz częściej nie dlatego, że nie możesz ich odpowiednio wynagrodzić, tylko dlatego, że nie potrafiłeś stworzyć profesjonalnej organizacji, która opiera się między innymi na możliwości bycia maksymalnie produktywnym. Tylko w ten sposób najlepsze jednostki są wstanie się rozwijać i nie czują, że nasza firma utrudnia im samorealizację.

  1. Tracenie mocy przerobowych.

Przedsiębiorcy mówią: „nie możemy przyjąć kolejnego projektu, bo nie mamy mocy przerobowych”. Czy wiesz jak często jest to złudne oszukiwanie samego siebie?

Przykładowo – jeżeli każdy Twój projekt trwa 100 godzin, masz 15 pracowników, z których każdy traci średnio około 3h w tygodniu (delikatna wersja wyliczenia, prawdopodobnie w większości przypadków jest to większa wartość) na rozpraszacze: przychodzi niewyspany do pracy, wzajemnie się odrywają od pracy, jest jedna osoba, która słucha za głośno muzyki, znaczna część zespołu nie wie jaka ma zadania, prawie nikt nie tworzy list „to do”, rozbijając swoje zadania na mniejsze etapy. 3h w tygodniu to 12h miesięcznie, co daje łącznie 180h strat na cały zespół w miesiącu.

To prawie dwa dodatkowe projekty, których rzekomo nie mogłeś przyjąć, bo miałeś „brak mocy przerobowych”.

Podkreślę – to sztywne wyliczenia, ponieważ nikt nie jest w stanie 22 dni robocze w miesiącu w 100% koncentrować się na firmie i jej klientach – jesteśmy ludźmi, nie robotami. Chodzi mi bardziej o zwrócenie uwagi na to, że pojedyncze, przeciekające minuty w wielu różnych miejscach ogólnie spowalniają organizację i warto pracować nad optymalizacją wszędzie tam, gdzie to możliwe.

Niezwykle przydatne są w tym automatyzacja i procedury, dzięki którym oszczędzamy czas potrzebny na jednostkowe angażowanie się w czynności, które można wystandaryzować. Więcej na ten temat mówił w naszym wywiadzie Franciszek Georgiew z Social Tigers.

  1. Cashflow.

Zostając jeszcze przy wcześniejszym przykładzie. Załóżmy, że 15 powyższych osób to byli programiści, których stawka godzinowa to 100 zł. Właśnie wypłacasz 18.000 zł w pensjach za czas, który uleciał.

Ale zdradzę Ci brutalniejszą statystykę. Z racji tego, że nakładasz marżę na pracę swoich programistów i każda roboczogodzina tych programistów to 50-150% dodatkowo na fakturze dla Twoich kontrahentów, nie wystawisz w tym miesiącu faktur za kilkadziesiąt tysięcy złotych – daje do myślenia?

W ciągu roku za taką kwotę mógłbyś kupić nowe biuro, umeblować je i zatrudnić project managera, który optymalizowałby straty czasowe.

  1. Chaos.

Brak kontroli produktywności w firmie to również tworzenie „burdelu” w organizacji. To powoduje, że nieustannie skupiasz się na gaszeniu pożarów, zamiast rozbudowywać organizację, pozyskując nowych klientów, optymalizując procesy itd.

 

Produktywność w firmie. Procedury

Po co tworzyć procedury w firmie?

Najprościej rzecz ujmując, po to, aby nie być w tej większości firm, które upadają. Zdrowa firma to taka, która ma procedury. Bez względu na to, czy jesteś korporacją, czy małym kilkuosobowym przedsiębiorstwem, to procedury, a więc sformalizowanie powtarzalnych czynności, powinny być „must have” każdej organizacji.

Procedury to zestaw narzędzi, który pozwala przygotować się do wykonywania danego zadania, a także ułatwia “moment przejścia”, gdy w organizacji zachodzą zmiany strukturalne. Procedury powinny być niepodważalne, a jeżeli chcemy je to zrobić, to też powinna być procedura, w jakiej sytuacji możemy to zrobić 😉

Zarządzanie priorytetami

Firma powinna mieć określone priorytety w każdym aspekcie, zaczynając od wynagrodzeń, a kończąc na realizacji projektów.

Nakładanie priorytetów zarówno całej organizacji, jak i ich poszczególnych jednostek, pozwala realizować najważniejsze zadania dnia codziennego. Przykładowo – źle określone priorytety.

Realizujemy w firmie wewnętrzny projekt, zamiast skupić się na dowiezieniu na czas pracy dla klienta. Powoduje to zator płatniczy, który może doprowadzić np. do załamania cashflow.

Zarządzanie priorytetami to maszyna zębata, jeżeli priorytety są zachwiane może dojść do zgrzytów, a w konsekwencji do zatarcia maszyny.

„Pożary” – ich powodowanie i gaszenie

W rozmowach z moimi znajomymi wiele razy słyszałem „nie mogłem przyjść na imprezę, bo gasiłem w firmie pożar”, „przepraszam, że nie odbierałem telefonu, ale pożar”. To mityczne gaszenie pożarów, czyli najczęściej odrywanie się od wszystkich bieżących projektów i realizowanie jednego, zapalnego. Bardzo często powoduje efekt domina – w jednym miejscu doprowadziliśmy do porządku, ale za chwilę oderwanie się od poprzednich zadań spowoduje, że będziemy mieli identyczną sytuację w pozostałych realizacjach.

Procedury powinny być elementem, który minimalizuje sytuacje pożarowe (chociaż bardzo często mamy je na własne życzenie!). Klient pyta, “jak z jego projektem” i czy możemy przyspieszyć oddanie. Chcąc go zadowolić, przerzucamy go w kolejce o kilka oczek wyżej (często argumentem jest to, że ten klient lepiej płaci, albo jest bardziej “prestiżowy”). Takie „ręczne sterowanie” powoduje, że nasza organizacja staje się zachwiana. Brak spisywania całego procesu krok po kroku w umowie, też może spowodować pożar!

Bezproduktywne spotkania

Z racji tego, że ludzie to istoty społeczne, organizujemy spotkania na wszystko. Statusy = spotkania, pozyskiwanie nowej umowy = spotkania. Raportowanie = spotkania.

Do tego dochodzą jeszcze jakieś bieżączki, spotkania indywidualne, spotkania bo coś firma wygrała itd. itd. Nie potrafimy określać, które spotkania powinny się odbyć, a które lepiej sobie darować, chociaż każde oderwanie naszego teamu od biurka to dla nas realna strata finansowa.

Mapowanie zadań i ich kontrola

Jeżeli nie stworzymy mapy projektu, lub chociaż nie rozpiszemy go na mniejsze kroki, jest duże prawdopodobieństwo, że cały proces się wydłuży, albo, co gorsze, nie będziemy w stanie go dokończyć. Mapowanie może odbyć się za sprawą narysowania drzewka każdego zadania, uwzględniającego mniejsze taski. Te składają się finalnie na całość.

Każdy etap powinien mieć oszacowany czas realizacji i osobę odpowiedzialną za kontrolę,  czy te wartości określone w planowaniu są dotrzymywane. Bezpiecznie klientowi jest mówić zawsze późniejszą datę niż wynika z planowania, zwłaszcza, jeżeli nie mamy doświadczenia z szacowaniem czasu oraz wtedy, gdy pracujemy z zewnętrznymi podmiotami. Stara, dobra zasada mówi: “underpromise and overdeliver”.

Podsumowując, mam nadzieję, że niniejszy artykuł pozwoli Ci zmienić w jakimś stopniu swoją organizację.

Na spokojnie testuj narzędzia, spisuj listy zadań i staraj się poprawiać swoją dyscyplinę każdego dnia. 


Ten artykuł powstał we współpracy z MINICRM.pl. Kliknij tutaj i dowiedz się, jak możesz zaoszczędzić godzinę dziennie dzięki temu narzędziu!

Do góry!

Polecane artykuły

Zapisz się do naszego newslettera

Wyślij mi newsletter (Możesz się wypisać w każdej chwili).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

email marketing powered by FreshMail