Grudzień to czas, w którym firmy chętnie sięgają po świąteczne upominki, zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów. Karty podarunkowe, paczki świąteczne, drobne gadżety czy jednorazowe benefity mają budować relacje i atmosferę wspólnego świętowania. W praktyce jednak wiele firm zadaje sobie pytanie, jak takie prezenty prawidłowo rozliczyć i czy nie rodzą one dodatkowych obowiązków podatkowych.
Jak zwraca uwagę Agnieszka Sobota, radca prawny, partner zarządzający w KTW.legal, ekspertka ds. prawa pracy i ekspertka Alliance Business Connect, kluczowe znaczenie ma nie tylko wartość prezentu, ale przede wszystkim jego charakter, forma oraz sposób przekazania. Wbrew obiegowym opiniom, nie każdy świąteczny upominek musi automatycznie oznaczać przychód po stronie pracownika i obowiązek zapłaty podatku dochodowego.
– Zasadą jest, że od wszelkich świadczeń pieniężnych lub rzeczowych otrzymywanych od pracodawcy, pracownik musi zapłacić podatek dochodowy – wyjaśnia Agnieszka Sobota, ekspertka ds. prawa pracy, członkini Rady Ekspertów Alliance Business Connect. – Dzieje się tak wtedy, gdy świadczenie jest dobrowolne, leży w interesie pracownika, przynosi mu wymierną korzyść i można je przypisać konkretnej osobie.
Kiedy prezent nie jest przychodem pracownika?
W przypadku świątecznych upominków rzeczowych możliwe jest jednak inne podejście. Coraz częściej organy podatkowe dopuszczają kwalifikację takich prezentów jako darowizny, a nie świadczenia ze stosunku pracy. To istotna różnica, ponieważ darowizny są wyłączone z opodatkowania PIT, a co za tym idzie, również ze składek ZUS.
Upominki świąteczne mogą być w pewnych sytuacjach traktowane jako darowizna, podlegająca przepisom podatku od spadków i darowizn. Jeżeli nie mamy do czynienia z przychodem w rozumieniu ustawy PIT, prezenty nie będą podlegać również oskładkowaniu – podkreśla Agnieszka Sobota.
Aby jednak móc mówić o darowiźnie, firmy muszą spełnić kilka warunków. Prezent nie może mieć formy pieniężnej. Nie może być powiązany z oceną pracy, frekwencją czy wynikami. Prawo do jego otrzymania nie powinno wynikać z regulaminu ani umowy o pracę. Równie ważny jest kontekst, upominek powinien być komunikowany jako gest wdzięczności i element wspólnego świętowania, a nie narzędzie motywacyjne.
Limity i znaczenie interpretacji fiskusa
Jak wynika ze stanowiska Ministerstwa Finansów oraz interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej, drobne, okazjonalne prezenty rzeczowe, przekazywane z okazji świąt, narodzin dziecka czy innych wydarzeń, co do zasady nie stanowią przychodu pracownika, o ile nie są dodatkową gratyfikacją za wykonaną pracę.
Dla prawidłowej oceny, jakie skutki podatkowe wywołuje dane świadczenie, należy za każdym razem analizować jego charakter, powtarzalność, ekwiwalentność oraz źródło finansowania – wskazuje ekspertka Alliance Business Connect.
Warto pamiętać również o limitach w podatku od darowizn. W przypadku osób niespokrewnionych, do których zaliczają się pracownicy, łączna wartość darowizn od jednego darczyńcy z ostatnich pięciu lat nie może przekroczyć ustawowego limitu. W 2025 roku wynosi on 5 733 zł.
Gadżety z logo? Fiskus mówi „tak”
Dobrą wiadomością dla firm są także interpretacje dotyczące upominków o charakterze reklamowym. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że przedmioty oznaczone logo firmy, takie jak gadżety czy elementy świątecznych paczek, nie są uznawane za nieodpłatne świadczenia w rozumieniu ustawy PIT.
Tak oznakowane przedmioty nie są przekazywane w interesie pracowników, bo trudno zakładać, że kupiliby je z własnych środków – przypomina Agnieszka Sobota. – W praktyce oznacza to, że nawet drobny element z logo może istotnie zmienić skutki podatkowe całego upominku.
Ekspertka Alliance Business Connect zwraca jednocześnie uwagę na jeszcze jeden aspekt. Darowizna, choć korzystna podatkowo dla pracownika, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy. Dlatego przed podjęciem decyzji o formie i finansowaniu świątecznych benefitów warto każdorazowo przeanalizować konsekwencje po obu stronach.
Świąteczne prezenty w firmie. Ściąga dla przedsiębiorców
- prezent pieniężny co do zasady oznacza przychód i podatek,
- drobny prezent rzeczowy może zostać uznany za darowiznę,
- upominek nie powinien być powiązany z oceną pracy ani zapisany w regulaminie,
- liczy się sposób komunikacji, to gest świąteczny, nie element motywacyjny,
- obowiązuje limit darowizn, w 2025 roku to 5 733 zł w okresie pięciu lat,
- gadżety z logo firmy mogą nie podlegać opodatkowaniu PIT,
- darowizna nie stanowi kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy.
O Alliance Business Connect
Alliance Business Connect to niezależna organizacja zrzeszająca przedsiębiorców, liderów i ekspertów z różnych sektorów gospodarki. Tworzy przestrzeń do współpracy między biznesem, administracją i środowiskami naukowymi, wspierając rozwój przedsiębiorczości w Polsce. ABC prowadzi działania rzecznicze, edukacyjne i analityczne, a także koordynuje prace Rady Ekspertów ABC, skupiającej specjalistów z dziedzin prawa, finansów, gospodarki i innowacji. Organizacja aktywnie monitoruje procesy legislacyjne, wpływa na kształt regulacji i wspiera MŚP w budowaniu konkurencyjności.
Zostaw komentarz