Outsourcing jest świetnym rozwiązaniem, z którego mogą skorzystać firmy na każdym etapie swojej biznesowej działalności. Pozwala on między innymi zoptymalizować koszty, a dodatkowo „wyrzucić” na zewnątrz firmy działania, które są dla nas uciążliwe, zbyt drogie, lub do prowadzenia których nie mamy odpowiednich zasobów. Jakie są główne wady i zalety tego rozwiązania oraz co warto poddać outsourcingowi? Sprawdźmy.
Outsourcing to proces ciągły
W dużym uproszczeniu, outsourcing to korzystanie z zewnętrznych zasobów. Tak naprawdę pod tym pojęciem kryje się zlecanie wykonania części zadań biznesowych zewnętrznym firmom, które specjalizują się w danej branży. Outsource’ować możemy praktycznie wszystkie procesy biznesowe oraz produkcyjne ‒ wszystko zależy od okoliczności i naszych potrzeb. Najczęściej na zewnątrz delegowane są działania z zakresu kadr i księgowości, logistyki, administracji biurowej, administracji systemów IT, zarządzania i obiegu dokumentami, hostingu i marketingu.
Outsourcing jest bardzo popularnym rozwiązaniem na całym świecie. Według serwisu Statista, w 2018 roku rynek tych usług był wart prawie 86 miliardów dolarów, a 65% firm, które w 2017 roku korzystały z rozwiązań zewnętrznych kontynuowało te działania w 2018 roku. W 2017 roku, firmy wydelegowały na zewnątrz 31% rozwiązań IT
Zdarza się, że przedsiębiorcy, szczególnie ci młodzi, mylą przydzielanie pojedynczych zadań zewnętrznym zleceniobiorcom z outsourcingiem. Aby jednak mówić o outsourcingu, pomiędzy naszą firmą a firmą zewnętrzną musi nastąpić długoterminowa współpraca. Nie musi ona dotyczyć zawsze jednego wykonawcy, możemy pracować z różnymi podmiotami w dowolnym momencie, np. jeśli znajdziemy lepszą lub tańszą dla nas ofertę.
Warto jeszcze pamiętać o jednej sprawie. Nie powinniśmy outsorce’ować zadań, które są rdzeniem działalności naszego biznesu. Jeśli na przykład zajmujemy się księgowością, to nie zlecajmy na zewnątrz zadań księgowych. Jeśli tworzymy strony www, nie oddawajmy zleceń innym firmom, które będą dla nas konkurencją. Wyjątkiem jest sytuacja, w której, szukamy podwykonawcy większego zlecenia, bo sami nie mamy wystarczających mocy przerobowych.
Dlaczego warto myśleć o outsourcingu?
Nawet młodzi przedsiębiorcy często korzystają z rozwiązań tego typu, choć mogą nie zdawać sobie z tego sprawy. Przykładem jest wspomniane korzystanie z biur rachunkowych. Wielu z nas deleguje księgowość na zewnątrz firmy, bo takie rozwiązanie jest nie tylko wygodne, ale i bezpieczne. Poruszanie się wśród skomplikowanych przepisów prawa podatkowego, które często się zmienia, warto powierzyć fachowcom. Hosting strony internetowej to także outsourcing. Można wymienić wiele podobnych przykładów, które będą mieć wspólny mianownik – zlecamy to, w czym sami się nie specjalizujemy.
Wśród korzyści, które możemy wymienić, decydując się na delegowanie na zewnątrz zadań w firmie, znajdują się:
- redukcja kosztów ‒ nie musimy zatrudniać nowego pracownika, nie ma potrzeby wynajmowania lub kupowania takiego sprzętu, jak komputer, telefon itd. Jednocześnie zlecone zadanie to nadal jest nasz koszt, który możemy rozliczyć, prowadząc własny biznes;
- oszczędność czasu – delegowanie zadań na zewnątrz pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na realizacji innych działań. Dodatkowo specjaliści, którym powierzamy wykonanie prac, często realizują zlecenia szybciej, niż zrobiliby to nasi pracownicy, którzy na przykład nie mają tak dużego doświadczenia;
- odciążenie pracowników firmy ‒ ten punkt wiąże się z poprzednim. Jeśli zdecydujemy się na przykład na outsourcing e-mail marketingu z naszego działu, który zajmuje się promocją, może on na przykład skupić się np. na tworzeniu jak najlepszej kampanii dla klienta;
- wysoka jakość outsource’owanych procesów – wybierając partnera biznesowego, przeważnie kierujemy się tym, jaką ma opinię. To sprawia, że mamy większą pewność, że wykonywane przez niego zadania będą odpowiadały naszym wymaganiom. Najczęściej specjalista wywiąże się z nich lepiej, niż miałoby to miejsce w przypadku naszego mniej doświadczonego personelu;
- dostęp do nowoczesnych rozwiązań i wiedzy ‒ outsourcing pozwala nam korzystać z narzędzi, wiedzy i doświadczenia pracowników firmy, z którą współpracujemy. Często są to rozwiązania, na które w normalnych warunkach nie byłoby nas stać;
- wdrażanie nowych procesów – outsourcing pozwala na wprowadzenie do firmy zaawansowanych procesów, których nie wprowadzilibyśmy samodzielnie, na przykład ze względu na ich cenę.
Outsourcing umożliwia optymalizację biznesu, a jednocześnie daje możliwość zaoszczędzenia pieniędzy oraz skupienia się na głównych celach naszej firmy.
5 procesów, które warto delegować na zewnątrz
Te pięć wybranych procesów, to tylko kilka z całej gamy dostępnych rozwiązań. Możemy bowiem mówić o outsourcingu narzędzi, gdy na przykład abonamentowo korzystamy z rozwiązań do e-mail marketingu czy prac graficznych, na przykład pakietu Adobe. Zaprezentowane opcje tworzą podstawę, z której może skorzystać większość biznesów, niezależnie od wielkości.
- Księgowość, rachunkowość i kadry ‒ dobre biuro rachunkowe to niemały koszt, ale w przypadku niedużej firmy na ma sensu zatrudniania osoby do zarządzania dokumentami i księgowością. Często także średnie i duże przedsiębiorstwa całą dokumentację księgową oraz faktury i rozliczenia z partnerami biznesowymi delegują na zewnątrz.
- Rozwiązania IT – w szerokim wachlarzu usług dominuje głównie hosting, administracja danymi, zapewnienie bezpieczeństwa danych, wsparcie sprzętowe i wsparcie procesów e-commerce. Jest też wiele innych zadań dla developerów, a wszystkie skierowane są do biznesów na różnym poziomie rozwoju i dają możliwość skorzystania z rozwiązań normalnie niedostępnych dla danej firmy.
- Marketing ‒ to kolejne bardzo szerokie pojęcie, pod którym kryje się outsourcing działań marketingowych różnego rodzaju. Jest to content marketing, e-mail marketing, fotografia produktowa, rozwiązania wideo dla biznesu, a także grafika komputerowa, działania afiliacyjne czy też telemarketing.
- Procesy logistyczne i magazynowe – szczególnie popularne w e-commerce, choć także inne przedsiębiorstwa korzystają z zewnętrznych firm do wysyłania dokumentów księgowych i administracyjnych, szczególnie, gdy jest ich bardzo wiele. W przypadku sklepów internetowych skorzystanie z zewnętrznego magazynu jest bardzo ciekawym rozwiązaniem, ponieważ pozwala to pracownikom e-sklepu skupiać się na sprzedaży, bez konieczności zamartwiania się przesyłkami.
- Obsługa klienta ‒ dotyczy ona wszystkich procesów związanych z wysokiej jakości automatyczną obsługą klienta indywidualnego czy też korporacyjnego. Może to być obsługa infolinii konsumenckiej, wydelegowanie zadań handlowców, organizacja wydarzeń biznesowych i wiele innych rozwiązań, które mogą zajmować zbyt dużo czasu w naszej firmie, a nie są związane z główną działalnością spółki.
Jak widać, pod pojęciem outsourcing kryje się bardzo wiele zagadnień i każdy właściciel firmy będzie musiał sam zdecydować, które z nich lepiej zlecić zewnętrznemu wykonawcy, by zaoszczędzić czas oraz pieniądze, a przy okazji „robić koszty”, które są tak ważne w biznesie.
Zostaw komentarz