44 w skali Beauforta: Jak przedwcześnie nie zatopić firmy [44 klasyczne błędy]

27.09.2018 AUTOR: Michał Bąk

Nazywam się Michał Bąk i od 7 lat prowadzę własną działalność gospodarczą. Nie jest to może nic wyjątkowego w kraju, w którym swoje firmy zarejestrowane ma ponad 2 miliony osób. Jeśli jednak planujesz stać się “jednym z nas” lub niedawno dołączyłeś/-aś do tego grona, poniższa lista 44 błędów, które popełniłem w pierwszym roku działalności, może zaoszczędzić ci sporo nerwów, czasu i pieniędzy.


Prowadząc własną firmę, nie unikniesz błędów – mniej lub bardziej kosztownych. To naturalne w procesie nauki i należy się z tym oswoić – każdy sukces wykuwa się w ogniu porażki. Tym niemniej, można wskazać pewien “kanon żółtodzioba” – i to właśnie prezentuję w tekście poniżej.

1. Na początku swojej działalności wszyscy są „najmądrzejsi” i oglądają każdą złotówkę po dwa razy – więc i ja taki byłem. Po co zatrudniać księgową – przecież kilka faktur na krzyż nie może nastręczać problemów (w początkowej fazie nie przekraczałem 10 tysięcy złotych miesięcznie, więc oczywiście, “kto do dziesięciu nie umie liczyć…”)… I wiesz co?  W ciągu pierwszych dwunastu miesięcy działalności dostałem mandat skarbowy. Był to bardzo łagodny mandat, ale potraktowałem go jak ostrzeżenie – tymczasowa oszczędność może się bowiem zemścić po wielokroć w przyszłości. Nie warto.

2. Nie inwestowałem w usługi prawnicze. Przecież prawnik to “przepych dla bogatych firm”, tak sobie mówiłem i pod nosem śmiałem się za każdym razem, kiedy 2-3-osobowe firmy pisały do mnie: „Panie Michale, nasz dział prawny już analizuje Waszą umowę”. Do śmiechu nie było mi jednak, gdy jedna z firm wykorzystała źle sformułowany zapis w umowie i straciłem tym sposobem kilkanaście tysięcy złotych. Nie będę już ściągał umów z Internetu.

3. Nie potrafiłem pilnować cashflow. Te utracone kilkanaście tysięcy złotych omal nie stało się moim gwoździem do trumny. Trochę wstyd nie przetrwać na rynku nawet 12 miesięcy, a ja się o to otarłem, bo nie wiedziałem, czym jest ten mityczny “cashflow”. Nie tylko brak kontraktów zabija firmę, również zatory płatnicze.

4. Opóźnione płatności, o których mowa była wyżej, powodowały, że żyłem w permanentnym stresie, a to z kolei pociągnęło za sobą lenistwo do jakiegokolwiek sportu i zdrowego odżywiania. W pierwszym roku działalności gospodarczej zamieniłem noc z dniem. Jeżeli dodamy do tego niskiej jakości żywność, mamy matematyczne równanie „upadku” dwudziestojednoletniego przedsiębiorcy.

5. Niezdrowe życie spowodowało, że zapomniałem, czym jest work-life balance i znacznie pogorszyły mi się relacje ze znajomymi, rodziną, zaś lekarz w końcu stwierdził u mnie…depresję. Tak – 21 lat i kilkumiesięczna walka z depresją. Wtedy wydawało mi się to jednak kosztem wliczonym w cenę “wolności i niezależności”, ale w końcu zdałem sobie sprawę, że to niezdrowe, kłamliwe stereotypy, które nie mają wiele wspólnego z rzeczywistością.

6. A skoro już jesteśmy przy kłamstwie, to „fake it till you make it”. W tamtym czasie było to dla mnie chlebem powszednim. Chodź takie działanie, polegające na udawaniu większego, niż się jest w rzeczywistości, w wyjątkowych okolicznościach lub startupowym kontekście ma swoje uzasadnienie (np. przy testowaniu hipotez, kiedy chcemy sprawdzić zainteresowanie naszą potencjalną usługą), to zazwyczaj mści się prędzej czy później. Zastanów się, czy jest sens przyciągać większych i bardziej prestiżowych klientów, kiedy twoje rzeczywiste moce przerobowe i know-how nie są na to gotowe?

7. “Startupy” – kolejna oznaka ślepoty w moim wczesnym, przedsiębiorczym życiu. Niezwykle imponowały mi w tamtym okresie innowacyjne firmy, chociaż wcale nie nazywano ich wtedy tak często, jak dziś, startupami. Chciałem robić na siłę startup – pisać blogposty, spotykać się z przedstawicielami branży na konferencjach, zamiast… robić biznes. Eksperymentować, działać, również błądzić, po to, by wyznaczyć swój docelowy rynek i jak najszybciej przynosić zysk. Zdecydowana większość firm w tym kraju musi jak najszybciej generować płacących klientów i szybko dostosowywać produkt do wymagań rynkowych. Nie rozpraszaj uwagi na działania, które choćby pośrednio nie przybliżają cię do tego celu.

8. “We were f…” – w ciągu pierwszych dwunastu miesięcy nie powiedziałem tego zdania ani razu. Nie przyszło mi do głowy, że zagalopowałem się w tym wszystkim za daleko, że nie potrafię zarządzać sobą, a co dopiero podwykonawcami, przelewami i masą innych obowiązków. Dziś wychodzę z założenia, że lepsza już jest przegięta samokrytyka, niż całkowite przekonanie o własnej nieomylności. 

9. Pisząc o obowiązkach, muszę przyznać, że naprawdę kochałem marketing i nigdy nie traktowałem tego jak coś przykrego do wykonania, ale nie wiedziałem, że własna działalność spowoduje, że z rzemieślnika, który „dłubie sobie” przy marketingu, stanę się “smutnym przedsiębiorcą” częściej pytanym o NIP niż o pomysł na kampanię reklamową. Warto o tym pamiętać, podejmując wyzwanie własnej działalności – to nie dla ciebie, jeśli chcesz maksymalnie koncentrować się na swoim rzemiośle.

10. Obowiązki przedsiębiorcy są takie, że…zaczyna zatrudniać. Po latach myślę, że pierwszy pracownik w firmie ma albo świetnie, bo “prezes chce się wykazać”, pokazać, że nie jest kapitalistą-krwiopijcą, albo wręcz przeciwnie – bo taka osoba staje się siłą rzeczy „króliczkiem doświadczalnym”. Niestety, mój pierwszy pracownik trafił do drugiej kategorii.Dziś po latach, zupełnie inaczej podszedłbym do zatrudniania pierwszej osoby. Zacząłbym się uczyć jak to zrobić. HR zwłaszcza w małej firmie to być, albo zginąć. 

11. Mój pierwszy pracownik jest także… moją siostrą. Dziś, po ponad 7 latach prowadzenia firmy, “dotarliśmy się” z Martą, ale nie zawsze było kolorowo. Z perspektywy czasu uważam, że zatrudnianie rodziny w początkowej fazie rozwoju pierwszej firmy grozi poważnymi problemami. Wiele osób nie umie rozdzielać relacji koleżeńskich/rodzinnych od zawodowych, co powoduje, że dochodzi do spięć i jeszcze bardziej ma się dosyć biznesu.

12. “Mam dosyć tego biznesu!” – to zdanie wykrzyczałem nieraz do matki, siostry, kilku kolegów i współpracowników. Brak umiejętność panowania nad nerwami to nie tylko utrudnienie w pokerze – ja w biznesie straciłem wiele przez zbyt impulsywne działanie. Płynie z tego dosyć uniwersalna lekcja – nie podejmuj wiążących decyzji w przypływie emocji, a jeśli zamierzasz wystosować ostrego maila do niezadowolonego klienta, podwykonawcy czy firmy, z usług której korzystasz – napisz go i odłóż na 24 godziny. Zobaczysz, że sprawy w zdecydowanej większości przypadków można załatwić łagodniej, bez okazywania nerwowej bezsilności.

13. Impulsywne działanie prowadzi do palenia za sobą mostów. W pierwszym roku działalności pracowałem z Panem Iksińskim, szefem pewnej małej firmy – nazwijmy ją Jabłko. Jako impulsywny nastolatek, pokłóciłem się z nim i  rozstałem w bardzo złych stosunkach. 3 miesiące później pracowałem z firmą Gruszka, do której na pewnym etapie, w trakcie realizacji, dołączył ów Pan Iksiński. Nie trzeba się domyślać, że ta współpraca nie wyszła zbyt dobrze…

14. Chowanie dumy w kieszeń i nieodczuwanie urazy mocno by mi wtedy pomogło, ale „gorąca głowa” nie pozwoliły mi kilkukrotnie podejmować racjonalnych decyzji. A przecież racjonalne decyzje podejmuje się na podstawie analiz, cyfr i danych, ale… wiesz gdzie ja wtedy miałem analizy? Na pewno nie w Excelu, jak teraz…Pilnowanie zysku z danego źródła wydaje się banalne, ale jeśli działasz “na czuja”, to szybko może się okazać, że dopłacasz do realizowanych usług. 

15. Ten brak analiz to był tylko wierzchołek góry zmartwień. Początkowo w ogóle nie czerpałem żadnej nauki z zakończonych przedwcześnie współprac z klientami. To, co dziś nazywa się “po startupowemu” churnem, było dla mnie dużym problemem. Nie od dziś wiadomo, że taniej jest utrzymać klienta, niż go pozyskać.

16. Pozyskiwanie nowych klientów też było niczym wróżenie z kart. Tak na dobrą sprawę, dopiero od niedawna wiemy, kim jest nasz modelowy klient, skąd przychodzą do nas zapytania i… co z nimi robić, a czego nie robić. To klasyczna pułapka myślenia – przekonanie, że skoro coś intuicyjnie wiemy, nie trzeba tego szczegółowo analizować. To z kolei utrudnia dostrzeżenie, gdzie popełniamy błąd w sytuacji, gdy firma się nie rozwija.

17. Niby byłem taki zielony i niby nie wiedziałem skąd przychodzą do nas zapytania, ale przychodziło ich bardzo dużo. Prawdę powiedziawszy, przez brak analiz i mądrego zarządzania strumieniem leadów, przychodziło ich znacznie więcej, niż mogłem obsłużyć. Co z kolei powodowało, że wielu potencjalnych klientów, przez zbyt długi czas oczekiwania na odpowiedź, po prostu rezygnowało. Skoro muszą czekać na odpowiedź na maila ponad tydzień, na ofertę – blisko miesiąc, to jaką mają gwarancję, że w dalszej współpracy też nie będzie problemów z terminowością? Pomyślisz – “chciałbym mieć takie problemy, jak za dużo zapytań” – ale to nic dobrego.

18. Przez brak zdefiniowania idealnego klienta, każdy klient wydawał się idealny – ale oczywiście tak nie było. Kończyło się tak, że niskomarżowi klienci pochłaniali najwięcej uwagi, zaś deale, którymi powinienem zająć się w pierwszej kolejności, przepadały.

Autorka: Justyna Frąckiewicz dla Marketing i Biznes

19. Pamiętaj, młody przedsiębiorco, że terminowość to rzecz święta. Jak się na coś umawiasz  i tego nie dotrzymujesz, to komunikuj o napotkanych problemach. To jedyna droga do uspokojenia klienta i rzecz, która świadczy o Twojej odpowiedzialności. Właśnie te słowa powiedziałby dziś prawie trzydziestoletni Michał Bąk swojej 21-letniej wersji, gdyby go o to zapytał (ale pewnie był wtedy zbyt dumny, aby to zrobić).

20. Nie miałem się na kim wzorować, nie miałem mentorów, nie miałem od kogo przyjąć rad. Co prawda, moi rodzice prowadzili biznes, ale był to zupełnie inny model, z którego mogłem wynieść tyle samo, co ze słuchania podcastów w języku chińskim. Internet to potężne narzędzie, które pomaga w nawiązywaniu kontaktów, obserwowaniu starszych stażem przedsiębiorców i liderów swoich branż – wykorzystaj to w nauce przy rozwijaniu własnego biznesu!

21. Podcasty, książki, zdobywanie wiedzy… “A po co mi to?”. Nie mogę uwierzyć dziś, że kiedyś wmawiałem sobie, że nie mam czasu na edukację. Dziś wiem, że know-how jest moim największym aktywem, które staram się pomnażać chętniej,  niż pieniądze.

22. Paradoks – gość, który był niewyedukowany, sam chciał przekazywać wiedzę innym. I to na różnego rodzaju konferencjach, na które musiałem dojeżdżać,  marnując swój czas i pieniądze. Pamiętam, kiedy mój przyszły teść zadał mi pytanie: “Jak ty to robisz, że jesteś w stanie łączyć prowadzenie firmy z tak dużą liczbą prelekcji?”. Szach-Mat, Michał nie miał odpowiedzi… Łatwo ulec złudzeniu, że skoro wszyscy w branży dzielą się wiedzą, to i ty, po podpisaniu kilku umów, możesz uczyć innych. Albo odwrotnie – stwierdzisz, że do twoich obowiązków należy zwiedzanie wszystkich eventów w tym kraju, bo przecież “edukacja jest taka ważna”. Zachowaj równowagę – na uczenie innych przyjdzie czas za kilka lat, kiedy zjesz na tym zęby, z kolei do każdej imprezy branżowej podchodź z dystansem i analizuj, czy na obecnym etapie rzeczywiście twoja obecność na niej jest potrzebna. A jeśli tak – co konkretnie zamierzasz tam osiągnąć – i trzymaj się tego.

23. Jeżeli zawsze jesteś na „nie”, aby tylko postawić na swoim i robić po swojemu, a do tego nie przejawiasz cech samotnego geniusza, na 99% twój biznes się wykolei. Nie obawiaj się zadawać pytań, a tym bardziej – oddawać w ręce mądrzejszych od siebie tych obszarów biznesu, które nie są twoją specjalnością.

24. Będąc cały czas na „nie” i skupiając się wyłącznie na własnej branży, nie jesteś w stanie się rozwijać. Co mam na myśli? Każda branża to hermetyczne środowisko, skupienie ludzi o wąskich specjalizacjach. Jeżeli czerpiesz inspiracje tylko z najbliższego środowiska, popełniasz błąd. Stare powiedzenie mówi, że jesteś wypadkową pięciu osób, z którymi się najczęściej spotykasz. Jeżeli całym moim życiem w pierwszym roku działalności było środowisko marketingowców, traciłem wiele przez zawężoną perspektywę [chodzi oczywiście o inspiracje, a nie naukę fachu – do tego warto być blisko branży].

25. Bardzo popularne w tych czasach było w środowisku wrzucanie na Facebooka i inne media społecznościowe inspirujących sentencji, cytatów i innych filmików motywacyjnych. Ja również wsiąknąłem w to, wierząc, że takie filmy mogą mnie nakręcić do zmian i rozwoju osobistego. Dziś mi bliżej delegalizacji pseudo-coachingu, niż do ślepego wierzenia w cytaty motywacyjne. Motywacja powinna płynąć z wnętrza – nic nie przekona cię do prawdziwej pracy nad firmą, jeśli nie znajdziesz tej siły w sobie.

26. Zachłyśnięcie się cytatami „i Ty możesz zostać milionerem” pchało mnie w ramiona konsumpcjonizmu. Liczy się tu i teraz, jakby jutra miało nie być. Zarobione pieniądze, mówiąc wprost, „przejadałem”

27. Konsumpcjonizm to także złodziej czasu. Ludzie, którzy są minimalistami, mają dużo mniej bodźców i rozpraszaczy, którzy mogą ich odrywać od pracy nad rozwojem firmy. Nie twierdzę, że należy dążyć do wzoru mnicha z Shaolin, ale należy być świadomym, że pogoń za nowymi produktami na dłuższą metę – wypala.

28. Te bodźce i chęć nieustannego konsumowania spowodowały, że bardziej niż jakość produktów i projektów, które tworzyłem, interesowały mnie „błyskotki”. Jakość pracy, która jest najlepszą reklamą, nie była dla mnie istotna.

29. Ta niska jakość pracy brała się wyłącznie z tego, że szukałem najtańszych podwykonawców, często takich, którzy nie potrafią wykonać dzieła na wyznaczonym poziomie lub, co gorsza, potrafią zniknąć w trakcie, nie informując, nie odbierając telefonów. Nie idź tą drogą – korzystaj z usług wiarygodnych specjalistów i realizuj projekty tylko z klientami, którzy są w stanie za tę jakość zapłacić.

30. Znikający podwykonawcy to także temat rzeka. Wiele prac robiliśmy na podstawie ustnych ustaleń, nie było żadnych umów, po prostu przelewałem zaliczkę, ktoś markował, że robi, później mnie zwodził itd. Nie miałem na to żadnego wpływu, bo nie podpisałem „papieru”. Co gorsza, były takie realizacje, gdzie nie miałem nawet podkładki mailowej, jedynie telefony.

31. Telefony, pushe i inne “czasu katusze”. Brak organizacji czasu, proste rozpraszanie uwagi i nieumiejętność zarządzania obowiązkami. Prawdę powiedziawszy, to chyba najczęstsza przeszkoda w drodze do sukcesu. Dyscyplina jest bardzo ważna, ale choć w młodym wieku potrzeba czasu, by ją wykuć w sobie. Niemniej, można zacząć od prostych rzeczy – pozbyć się wszystkich powiadomień z aplikacji i telefonu, wytworzyć rutynę pracy poprzez wyznaczenie czasu na sprawdzanie maili czy załatwianie spraw poza głównym zadaniem. Więcej na ten temat pisałem w artykule o swoich sposobach na produktywność w firmie.

32. Bez dyscypliny dotrzymywanie deadline’ów jest niemożliwe.  Niska jakość usług i niedotrzymywanie terminów to śmierć dla reputacji.

33. Brak organizacji pracy powodował nieustanne „pożary” w firmie. Ten chaos był wykańczający; nie wiedziałem, za co się zabrać, byłem sparaliżowany. Znasz to uczucie – wydaje się, że pracy jest tak dużo, że nigdy nie da się jej wykonać… Z drugiej strony – chyba nic tak nie wyczerpuje produktywności, jak poszukiwanie sposobów na jej osiągnięcie.

34. Permanentnie pracowałem, ale tak naprawdę nie wykonywałem żadnej konkretnej pracy – wmawiałem sobie i rodzinie, że mam tak dużo na głowie, że muszę być w pracy od 8 do 23. Oszukiwałem samego siebie i bliskich, że to, co robię jest tak zajmujące, jakbym co najmniej organizował loty w kosmos jak SpaceX. Wyznaczaj sobie cele i mierz “odległości” między nimi – nie próbuj kontrolować wszystkiego, bo to niemożliwe, czasem po prostu się odłączaj i dawaj sobie kolejną szansę na zjedzenie żaby.

35. A skoro mówimy o SpaceX… W pierwszym roku działalności byłem lekko odrealnionym marzycielem. Problemy na głowie, pierwszy mandat skarbowy, pierwsze problemy płatnicze, a ja (w wyobraźni) zagłuszałem tak ważne sygnały szukaniem sposobu na efektywną pracę (zamiast… pracować). Z perspektywy czasu widzę, jak, paradoksalnie, marzenia o sukcesie oddalało mnie od niego!

36. Marzenia powodowały też, że chwytałem wiele srok za ogon, nie potrafiłem się skupić na jednej rzeczy. Rozpoczynałem nowe przedsięwzięcia, po czym bardzo szybko je „ubijałem”. Nie, nie było to “startupowe podejście leanowe”, tylko wydawanie dużych pieniędzy na coś, co finalnie nie miało żadnego sensu. Nie buduj rzeczy, które nie mają sensu.

37. Bywam niecierpliwy; irytuję się brakiem działania, nawet jeśli jest stałą cechą natury 🙂 Staram się nad tym panować poprzez aktywność fizyczną i higienę psychiczną.

38. Czasem znikome pokłady cierpliwości powodowały, że za szybko rozstawałem się z niektórymi: partnerami, klientami i pracownikami. Nie potrafiłem walczyć o ważne dla firmy realizacje i ludzi, którzy powinni stanowić o sile mojego przedsiębiorstwa.

39. Innym razem bywało wręcz odwrotnie – rozstania trwały zdecydowanie za długo. Kiedy nie znajdujemy wspólnego języka lub nie czujemy się równorzędnymi partnerami, zazwyczaj współpraca przynosi odwrotne efekty.

40. Toksyczne relacje sprawiają, że niepotrzebnie tracisz energię na rzeczy, które nie pchają biznesu we właściwym kierunku, a wręcz hamują jego rozwój. Zadaj sobie pytanie – czy stać Cię na to?

41. A skoro mowa już o hamowaniu, ruszaniu i napędzie – do 25. roku życia nie miałem prawa jazdy. Byłem po prostu wolniejszy, mniej mobilny i nawet proste załatwianie spraw w urzędzie było niezwykle uciążliwe. Nie masz prawka? Zrób je.

42. W wieku 21 lat załatwianie jakichkolwiek spraw administracyjnych powodowało u mnie… lęk. To znaczy – najpierw niechęć, a później lęk, bo wszystkie takie  sprawy odkładałem na później, czyli – za późno. Nie chcesz tracić czasu i nerwów na załatwianie trudnych spraw z urzędnikami, tylko dlatego, że masz rzekomo ważniejsze sprawy na głowie.

43. Chodzenie do urzędu w godzinach roboczych jest oczywiste, ale wykonywanie niekomercyjnych prac, spotykanie się ze znajomymi i przyjaciółmi, doprowadza do rozmontowywania firmy od środka.  

44. Uwierzyłem, że własna działalność to… wolność. Wakacje wtedy, kiedy przyjdzie mi na to ochota, wydawanie pieniędzy na lewo i prawo, czy szeroko rozumiany „przyjemny lifestyle”. Tymczasem – patrz punkty 42. i 43. Do tego obsuwy z realizacjami dla klientów, problemy z nieterminowymi podwykonawcami, brak kultury organizacyjnej – prywatnej i wewnątrz zespołowej. Wniosek jest prosty – własna działalność to duża odpowiedzialność za siebie i innych. Na wolność przyjdzie kiedyś pora.

Autor serdecznie dziękuje Danielowi Kotlińskiemu za redakcję i dyskusję na etapie tworzenia tekstu. 


Do góry!

Polecane artykuły

Zapisz się do naszego newslettera

Wyślij mi newsletter (Możesz się wypisać w każdej chwili).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

email marketing powered by FreshMail