Wezwanie do zapłaty – jak je napisać?

23.05.2019 AUTOR: Nicole Nierada-Woźniak

Jak napisać i doręczyć wezwanie do zapłaty, aby nieuczciwy kontrahent w końcu opłacił przeterminowane faktury? Poznaj rodzaje wezwanie do zapłaty, ich zastosowanie, sposoby doręczenia i ubiegaj się o swoje należności.

Regulacja ta zawarta jest w artykule 353 Kodeksu Cywilnego, a co za tym idzie rozpoczyna ciąg przepisów zawartych w księdze dotyczących zobowiązań. Na tej podstawie wierzyciel może skierować do dłużnika wezwanie do zapłaty. W następnych akapitach pokaże Ci jak napisać ponaglenie do zapłaty we sposób prawidłowy, żeby maksymalnie skutecznie zwiększyć szansę na otrzymanie spłaty długu od kontrahenta.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo, które ma skłonić dłużnika do zapłacie należności. Możemy wyróżnić trzy rodzaje wezwań do zapłaty. Pierwszy rozumiany jako zdarzenie powodujące wymagalność świadczenia. Drugi to pismo, które kierujemy do  niepłacącego kontrahenta, gdy wierzyciel może żądać jego spełnienia, ale dłużnik opóźnia się z jego realizacją. Jest ono również sposobem tak zwanej windykacji polubownej. Trzecie z nich stanowi poniekąd odmianę drugiego wezwania do zapłaty i jest najczęściej nazywane ostatecznym przesądowym wezwaniem do zapłaty.

Pierwszy typ wezwania do zapłaty

Pierwszy typ wezwania do zapłaty sprawdzi się, gdy strony nie ustalą terminu płatności. Możemy przyjąć, że ten typ wezwania różni się od pozostałych tym, że  skuteczne doręczenie wezwania do zapłaty  dłużnikowi wywołuje skutek prawny polegający na tym, że wierzycielowi przysługuje od tego momentu roszczenie o spełnienie świadczenia.

Mówiąc inaczej od chwili doręczenia wezwania wierzyciel może skierować sprawę do sądu i żądać od firmy kontrahenta dokonania zapłaty. W praktyce termin zapłaty jest najczęściej konkretyzowany przez strony już w chwili zawarcia umowy. Może się jednak zdarzyć, że strony nie dokonały w tym zakresie uzgodnień z różnych względów, pozostawiając to do doprecyzowania w innym czasie.

Zobacz pakiet “Wezwanie do zapłaty” i skutecznie odzyskuj Twoje pieniądze firmowe. Sprawdź!

Zgodnie z artykułem 455 Kodeksu Cywilnego, jeżeli termin nie jest oznaczony, dłużnik powinien spełnić świadczenie niezwłocznie po wezwaniu go przez wierzyciela do jego spełnienia.

W takim wypadku wierzyciel chcąc uzyskać zapłatę, powinien do firmy kontrahenta skierować wezwanie do zapłaty faktury. Na tym tle pojawiła się w dyskusji dotycząca tak zwanych nieoznakowanych faktur. Kwestia ta została rozstrzygnięta w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 roku, III CZP 56/92, w której Sąd Najwyższy stwierdził, że sama faktura jest dokumentem rozliczeniowym, który tylko umożliwia dłużnikowi sprawdzenie zasadności i wysokości należnego świadczenia albo podjęcie czynności finansowych zmierzających do spełnienia świadczenia.

Jeżeli nie zawiera ponadto stosownej wzmianki o sposobie i terminie zapłaty, nie może pełnić funkcji ponaglenia zapłaty i dlatego potrzeba wysłać osobnego ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Natomiast zamieszczenie stosownej wzmianki pozwala uznać, że wierzyciel złożył oświadczenie wzywające dłużnika do świadczenia. Ten ostatni wniosek znajduje uzasadnienie w regułach wykładni (art. 65 KC).

Podsumowując, jeżeli wystawiono fakturę niezawierającą terminu zapłaty, konieczne jest skierowanie do dłużnika wezwania do zapłaty. Po jego doręczeniu kontrahent będzie musiał spełnić świadczenie niezwłocznie, chyba że wierzyciel wskazał inny termin, w którym zapłata ma nastąpić.

Zobacz pakiet “Wezwanie do zapłaty” i skutecznie odzyskuj Twoje pieniądze firmowe. Sprawdź!

Przykład: Strony zawarły umowę, w której został wskazany numer rachunku bankowego oraz kwota zapłaty. Nie wskazały jednak, kiedy ma nastąpić termin płatności. Aby dłużnik dokonał zapłaty, wierzyciel musi skierować do niego pismo z żądaniem zapłaty. Może dodatkowo określić np. 7-dniowy termin do jego doręczenia.

Gdy świadczenie jest częściowe (czyli przykładowo zapłata ma następować w ratach), a strony nie ustaliły terminu i wysokości poszczególnych części, wierzyciel może złożyć oświadczenie precyzujące wyżej wskazane elementy.

Ustalając termin i wysokość, powinien wziąć pod uwagę charakter świadczenia (ma to znaczenie przykładowo, jeżeli mają być dostarczone rzeczy, które muszą zostać wytworzone np. meble, drewno itd.), a także możliwości firmy kontrahenta. Pamiętać należy, że w przypadku braku odmiennych postanowień umownych, dłużnik może z własnej woli spełnić świadczenie przed nadejściem terminu zapłaty, natomiast wierzyciel nie może żądać przed tym terminem jego spełnienia. Jest to tak zwany termin spłaty zastrzeżony na korzyć dłużnika.

Zobacz pakiet “Wezwanie do zapłaty” i skutecznie odzyskuj Twoje pieniądze firmowe. Sprawdź!

Drugi typ wezwania do zapłaty: czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg przedawnienia?

Częstszym problemem jest jednak wezwanie do zapłaty drugiego rodzaju.

Wezwania może dokonać wierzyciel w stosunku do wierzytelności już wymagalnej, czyli takiej, której termin dokonania zapłaty już upłynął, a złożenie pisma jest możliwe najwcześniej następnego dnia po dniu upływu terminu do zapłaty.

Przykład: strony ustaliły termin płatności na dzień 8 kwietnia 2019 roku. Wierzyciel może wysłać wezwanie do zapłaty najwcześniej 9 kwietnia 2019 roku.

Moment, w którym aktualizuje się możliwość wysłania wezwania do zapłaty jest bardzo istotny, ponieważ wtedy rozpoczyna się bieg terminu przedawnienia (termin ogólny wynosi 6 lat i 3 lata dla świadczeń okresowych np. zapłata w umowie najmu).

Po upływie terminu przedawnienia wierzyciel nie może wystąpić na drogę sądową w celu odzyskania należności. Skierowanie omawianego wezwania do zapłaty nie powoduje żadnych szczególnych skutków prawnych, ale bez wątpienia ma na celu ponaglenie opieszałego kontrahenta i uzyskanie zapłaty w sposób polubowny z ominięciem drogi sądowej. W szczególności doręczenie wezwania nie przerywa ani nie zawiesza biegu terminu przedawnienia.

Wraz z nowelą do Kodeksu Postępowania Cywilnego (która obowiązuje od 1 stycznia 2016 roku) wprowadzono do artykułu 187§1 (obligatoryjne wymogi formalne pozwu) obowiązek załączenia do pozwu informacji o próbie mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu.

Trzeci typ wezwania do zapłaty

Zgodnie z ustawą, jeżeli żadne próby ugodowe nie zostały podjęte, powinno się wyjaśnić, dlaczego tak się stało. Próbą polubownego rozwiązania sporu w przypadku odzyskiwania należności pieniężnych będzie skierowanie do dłużnika ostatecznego przesądowego wezwania do zapłaty. Należy je dołączyć do pozwu wraz z informacją o jego doręczeniu. Różni się od poprzedniego wezwania treścią.

W ostatecznym przesądowym wezwaniu do zapłaty należy wspomnieć, że brak zapłaty poskutkuje skierowaniem sprawy na drogę sądową. Złożenie do sądu pozwu niezawierającego omawianych informacji sprawi, że wezwanie „odbije się od ściany” i będzie trzeba uzupełnić formalne braki w terminie tygodnia pod rygorem zwrotu pozwu.

W postępowaniu cywilnym wysłanie wezwania do zapłaty ma także znaczenie w innych wypadkach. Przykładowo w postępowaniu nakazowym ustawodawca przewidział, że podstawą wydania nakazu zapłaty jest udowodnienie żądania pozwu m. in. wezwaniem dłużnika do zapłaty i jego pisemnym oświadczeniem o uznaniu długu.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno mieć charakter podniosły. Niestety nie istnieje regulacja prawna przewidująca jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty, co sprawia, że ciężej jest prawidłowo skonstruować wezwanie do zapłaty. Mimo braku skodyfikowanego wzoru do zapłaty istnieją pewne dobre praktyki, które zdobyły na popularności.

W praktyce wskazuje się na dwie części. Część pierwsza zawiera informacje ogólne, natomiast druga sankcje, które mogą być zastosowane w wypadku nieuiszczenia zapłaty.

W pierwszej części  wezwania dłużnika do zapłaty należy zawrzeć przede wszystkim:

  1. Tytuł;
  2. Dokładne dane wierzyciela;
  3. Dokładne dane winnego pieniędzy kontrahenta (adres, nazwa firmy, itp);
  4. Wysokość żądanej zapłaty i termin jej uiszczenia;
  5. Dokładne dane do przelewu;
  6. Stosunek prawny będący podstawą żądania (umowa zlecenie, nieopłacona faktura itd.);

W części drugiej przedsądowego wezwania do zapłaty można nadmienić o:

  1. Odsetkach za zwłokę;
  2. Skierowaniu sprawy na drogę sądową;
  3. Możliwości obciążenia kosztami postępowania;
  4. Możliwości cedowania wierzytelności na podmioty zajmujące się windykacją.

W odniesieniu do tytułu nie ma żadnych sztywnych reguł. Powinien jednak korespondować z treścią pisma. Warto przy tym zaznaczyć, że w wypadku kierowania wezwania do zapłaty, które ma poprzedzać pozew, powinno się uwypuklić w tytule jego ostateczny charakter oraz nadmienić w jego dalszej części, że nieopłacenie należności w terminie, spowoduje skierowanie sprawy na drogę sądową. W praktyce jest ono nazywane najczęściej ostatecznym przesądowym wezwaniem do zapłaty.

Podobnie jest z terminem spłaty. Wierzyciel może ukształtować go dowolnie w granicach rozsądku, dzięki czemu będzie bardziej stanowcze i efektywne.

Przykładowo w pierwszym wezwaniu termin może wynosić 14 dni, drugim 7 dni, a trzecie być już ostatecznym przesądowym wezwaniem do zapłaty.

Zobacz pakiet “Wezwanie do zapłaty” i skutecznie odzyskuj Twoje pieniądze firmowe. Sprawdź!

Nowa regulacja dotycząca ochrony danych osobowych nie stoi na przeszkodzie instytucji wezwań do zapłaty. Zgodnie z art. 6 ust 1 lit f rozporządzenia można przetwarzać dane, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem. Niestety nadal istnieją osoby, które nie zdają sobie z tego sprawy i zwlekają z wysłaniem przedsądowego wezwania do zapłaty faktury, co niekorzystnie odbija się na finansach ich przedsiębiorstw.

Polubowne sposoby odzyskania należności bez wątpienia stanowią prawnie uzasadniony interes wierzyciela.

Jak doręczyć wezwanie do zapłaty?

Przepisy nie ograniczają ilości  przedsądowych wezwań do zapłaty, które można skierować do dłużnika. Również sposób ich nadawania nie został uregulowany. Sugeruję jednak, aby pisma były kierowane do dłużnika listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Pierwszą korzyścią jaką uzyskamy jest powaga pisma. Drugą wartość dowodowa dla sądu.

Ponadto nawet odmowa odbioru pisma będzie w takim wypadku traktowana jak jego odbiór. W następstwie, jeżeli sprawa zostanie skierowana do sądu, dłużnik nie będzie mógł się skutecznie powoływać na niemożliwość zapoznania się z jego treścią. W szczególności listem poleconym należy wysłać ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Nie wyklucza to jednak możliwości wysłania wezwania do zapłaty mailem czy w inny wybrany sposób.

Wezwanie do zapłaty. Na koniec 

Pamiętajmy, że przez sam odbiór wezwania do zapłaty, dłużnik nie dokonuje uznania długu. Jest to istotne dlatego, że jeżeli wierzytelność się przedawniła. a sprawa toczy się przed sądem, dłużnik może zgłosić zarzut przedawnienia i wtedy nie dojdzie do odzyskania należności pieniężnej.

Nieco inaczej kształtuje się sytuacja, w której wierzyciel doręczył wezwanie dłużnika do zapłaty, mimo że termin przedawnienia upłynął, a kontrahent zapłaty dokonał. Wtedy przyjmuje się, że uznał on dług i nie może żądać zwrotu zapłaconej należności.

Wysłanie swojego pierwszego ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty może początkowo wydawać się kłopotliwe, ponieważ brakuje powszechnie stosowanych wzorów do wezwania do zapłaty, jednak mam nadzieję, że artykuł przekonał Cię czytelniku, że warto próbować na drodze postępowania sądowego żądać spłaty wierzytelności od firmy kontrahenta. Ponaglenie do zapłaty często jest skutecznie samo w sobie i dobrze napisane pismo może pomóc odzyskać nasze pieniądze nawet jeżeli wysłaliśmy wezwanie do zapłaty mailem.

Zobacz pakiet “Wezwanie do zapłaty” i skutecznie odzyskuj Twoje pieniądze firmowe. Sprawdź!

Zapraszamy na grupę Marketing i Biznes

Do góry!

Polecane artykuły

22.09.2020

Comarch e-Sale, jako e-commerce na dobry ...