Z dniem 4 maja 2019 roku weszły w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, mające na celu dostosowanie krajowych przepisów do przepisów RODO. Zaznaczyć trzeba, że wspomniana ustawa zmieniająca wprowadza zmiany, aż w 168 ustawach. Jednak  w tym artykule zostaną omówione jedynie zmiany wprowadzone przez nią w Kodeksie pracy.

Zmiana zakresu danych

W głównej mierze nowelizacja przepisów Kodeksu pracy ma wpływ na prowadzoną przez pracodawcę rekrutacje nowych pracowników. Przepisy dostosowujące Kodeks pracy do RODO na nowo wskazały katalog danych osobowych jakie możemy uzyskać od kandydata na pracownika oraz osoby już zatrudnionej a także, określiły sposób gromadzenia i przetwarzania tych danych.  

Do tej pory pracodawca mógł zażądać od osoby ubiegającej się o stanowisko pracy poniższych danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po nowelizacji katalog danych uległ zmianie. Pracodawca może zażądać mniej danych niż dotychczas, a mianowicie pracodawca nie może wymagać od kandydata podania danych dotyczących miejsca zamieszkania oraz imion jego rodziców. Dodatkowo jeżeli chodzi o dane dotyczące wykształcenia, posiadanych kwalifikacji zawodowych – dodane nowelizacją – oraz dotychczasowego przebiegu zatrudnienia to pracodawca może żądać ich podania przez kandydata jedynie w przypadku, gdy mają one znaczenie dla stanowiska pracy, którego dotyczy prowadzona rekrutacja. W innym przypadku pracodawca zmuszony jest uzasadnić potrzebę pozyskania takich danych. Kolejną nowością jest to, iż pracodawca może zażądać, zamiast podania adresu do korespondencji, informacje o danych kontaktowych za pomocą, których możliwy będzie kontakt z taką osobą. Stwierdzić należy, więc, że wystarczającym będzie tutaj adres poczty elektronicznej czy też numer telefonu. Znowelizowany artykuł 22¹ § 1 stanowi katalog zamknięty danych osobowych jakich może zażądać od kandydata pracodawca. Tym samym pracodawca nie powinien domagać się od osoby ubiegającej o stanowisko danych innych niż wymienionych w powyższym artykule. Oczywiście i w tym przypadku znajdziemy pewien wyjątek. Przede wszystkim, pracodawca może żądać od takiej osoby innych danych, wyłącznie w sytuacji, kiedy dane te są niezbędne do zrealizowania uprawnień czy też spełnienia obowiązku, które wynika z przepisów oraz  w przypadku wyrażenie przez kandydata zgody na pozyskanie takich danych. I tak pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydata inne niż wskazane przez przepisy Kodeksu pracy, w przypadku, gdy ten wyraził na ich przetwarzanie zgodę. Pamiętać należy, że zgoda taka musi zostać wyrażona dobrowolnie. Co istotne, to pracodawca musi być w stanie wykazać, że dane osobowe – inne niż wynikające z artykułu 22¹ § 1 Kodeksu pracy przetwarza na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której te dane dotyczą. Zasada ta wynika z nowododanego artykułu 22^1a, który wskazuje  również, że w przypadku braku wyrażenia przez kandydata zgody czy też jej cofnięcie fakt nie może spowodować negatywnych konsekwencji dla takiego kandydata czy też pracownika. Tym samym nie może stanowić to podstawy dla pracodawcy, aby odmówił zatrudnienia lub też rozwiązał umowę z dotychczasowym pracownikiem.

Zmniejszony zakres danych osobowych jaki pracodawca może pozyskać od kandydata ma na celu realizację jednej z podstawowych zasad wynikającej z przepisów RODO – zasady minimalizacji danych osobowych.

Uprzednio przekazanie danych osobowych realizowane było w formie oświadczenia tej osoby, której dane dotyczą, jednak pracodawca mógł zażądać udokumentowania takich danych. Po nowelizacji udostępnienie danych osobowych kandydata również następuje w formie oświadczenia przy czym pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o stanowisko czy też pracownika udokumentowania tych danych ale jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Dane szczególnych kategorii

Nowością jest określenie zasad przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii. Dane szczególnych kategorii wynikają z przepisów RODO i zostały wskazane w artykule 9 ust. 1 RODO, dotyczą one między innymi: pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań religijnych, politycznych, przynależności do związków zawodowych czy też danych biometrycznych służących do zidentyfikowania osoby. Zaznaczyć należy, że dane tego rodzaju mogą być przetwarzane – zgodnie z znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy – jedynie na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której te dane dotyczą oraz przekazanie tych danych musi nastąpić tylko i wyłącznie z inicjatywy tej osoby. W innym przypadku przetwarzanie przez pracodawcę takich danych osobowych jest bezprawne.

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy określiła również przypadki kiedy to pracodawca może w innych sytuacjach przetwarzać dane biometryczne. I tak przetwarzanie danych biometrycznych pracownika dopuszczalne jest w przypadku, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na prowadzoną kontrolę dostępu do szczególnie ważnych dla pracodawcy informacji, których ujawnienie mogłoby spowodować szkodę lub w przypadku dostępu do pomieszczeń, które wymagają szczególnej ochrony.  Ustawodawca wskazał również, że przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych kandydata czy też pracownika, oczywiście uzyskanych w sposób prawidłowy, mogą dokonywać jedynie osoby, które posiadają pisemne upoważnienie pracodawcy do przetwarzania takich danych. Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania tego rodzaju danych zobowiązane są do zachowania ich w tajemnicy.

Zaznaczyć trzeba, że nowelizacja nie przewiduje przepisów przejściowych tym samym nowe przepisy mają zastosowanie zarówno do nowo prowadzonych rekrutacji, zawieranych stosunków pracy jak również już trwających. Dlatego z jednej strony warto zwrócić uwagę na te zmiany przepisów, gdyż same w sobie powodują one konieczność wprowadzenia pewnych zmian w zakresie kadr w Twojej firmie. Z drugiej natomiast strony, ich wejście w życie jest też dobrym „impulsem” do audytu firmy w kontekście funkcjonowania w niej procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji.

Ten artykuł został opublikowany przy współpracy z Kancelarią Kantorowski, Głąb i Wspólnicy.