W czasie kiedy wszyscy byliśmy zaaferowani rozpoczęciem obowiązywania RODO i karami, które jeszcze wtedy były wyłącznie hipotetyczną mobilizacją do rzetelnego wdrożenia procedur dotyczących ochrony danych osobowych w naszych firmach, a teraz są już realną konsekwencją zaniechań w tym zakresie w życie weszła jeszcze jedna, istotna, regulacja, która także wprowadza znaczące obowiązki na każdego przedsiębiorcę. Mowa tu o ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmowi, o której warto przypomnieć szczególnie teraz.
Ustawa ta jest niezmiernie ważna właśnie w październiku 2019 r. z tego powodu, że na 13 października 2019 roku został zaplanowany „start” Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, który to jest nowym rejestrem wprowadzonym właśnie przez tę ustawę.
Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – co to takiego?
Co jednak ten nowy rejestr oznacza dla przedsiębiorców? Przede wszystkim działanie rejestru nałoży na wszystkie spółki prawa handlowego obowiązek zgłoszenie do rejestru informacji o „swoich” beneficjentach rzeczywistych. Co więcej, rejestr ten będzie jawny i ogólnodostępny dla każdego zainteresowanego, a więc nawet jeśli struktura właścicielska będzie bardzo złożona to przy wykorzystaniu danych z rejestru w większości przypadków będzie możliwe ustalenie, kto realnie czerpie zyski z danego przedsięwzięcia gospodarczego.
Trzeba w tym miejscu wyjaśnić, choć ze względu na złożoność rzeczonej ustawy będzie to tylko podstawowy zarys tego zagadnienia, że przez beneficjenta rzeczywistego rozumie się osobę fizyczną, która w bezpośredni lub pośredni sposób sprawuje kontrolę nad spółkę. Kontrola ta może obywać się poprzez posiadanie przez tą osobę uprawnień wynikających bezpośrednio z przepisów prawa czy też okoliczności faktycznych. Ustawa wprost wskazuje, że za beneficjenta rzeczywistego uznaje się między innymi osoby będące wspólnikami spółki, którym przysługuje więcej niż 25% w ogólnej liczbie udziałów lub akcji spółki lub też posiadają ponad 25% głosów w organie stanowiącym spółki, w tym także jako zastawnik albo ich użytkownik.
Odpowiedzialność, a Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Wracając jednak do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych trzeba w szczególności podkreślić, że za spełnienie obowiązku ujawnienia beneficjentów rzeczywistych w rejestrze odpowiedzialność spoczywać będą na osobach reprezentujących spółkę, czyli między innymi na zarządzie, wspólnikach czy też komplementariuszu spółki. Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych obywać się będzie za pomocą systemu teleinformatycznego, a do jego złożenia koniecznym będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany (ePUAP). Jeśli więc należysz do grona osób, które są uprawnione do reprezentacji spółek podlegających wpisowi do KRS, a nie masz jeszcze ePUAP lub podpisu elektronicznego koniecznie powinieneś niezwłocznie o niego zadbać!
Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – co musisz wykonać?
Do rejestru powinny zostać wprowadzone dane identyfikacyjne spółki, a więc jej nazwa, forma organizacyjna, siedziba oraz numery KRS i NIP ponadto, co oczywiste, dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego oraz członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki. W zakresie tych danych zgodnie z artykułem 59 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu mieszczą się: imię, nazwisko, numer PESEL – w przypadku jego braku data urodzenia, obywatelstwo, państwo, w którym osoba ta zamieszkuje oraz informacje o wielkości i charakterze udziałów lub przysługujących uprawnień. Oświadczenie w przedmiocie beneficjenta rzeczywistego będzie składane pod groźbą ponoszenia odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenia. Oznacza to, że osoba reprezentująca spółkę będzie ponosić odpowiedzialność za wprowadzenie do rejestru danych niezgodny z rzeczywistością.
Jeżeli chodzi o nowe podmioty to mają one 7 dni na złożenie przedmiotowego wniosku od dnia wpisania ich do rejestru KRS. Obowiązek wpisu informacji o beneficjentach rzeczywistych istniejących już spółek powinien nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie. Oznacza to, że zgłoszenie powinno zostać dokonane najpóźniej do dnia 13 kwietnia 2020 roku.
Warto wiedzieć, że ustawodawca – kierując się chyba poprzednimi wdrożeniami podobnych rejestrów – przewidział, że jeśli system nie będzie działać prawidłowo to czas, w którym miało to miejsce nie będzie wliczany do biegu terminów na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych. Istotne jest jednak to, że wyłączenie tego okresu będzie miało miejsce tylko pod warunkiem, że informacja o awarii będzie oficjalnie ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej.
Co nam grozi, jeśli nie zgłosimy rejestru?
Warto o tym wiedzieć ponieważ spółka, która nie zgłosiła informacji o beneficjentach rzeczywistych w określonym terminie może zostać obciążona karą finansową wysokości nawet do 1.000.000,00 złotych. Co prawda, kara ta ma być nakładana do tej kwoty, a nie – niezależnie od okoliczności – w tej właśnie kwocie jednak kierując się wysokością niedawno nakładanych kar dotyczących naruszenia przepisów RODO należy zachować najdalej idącą ostrożność, szczególnie że dopełnienie akurat tych obowiązków wydaje się być najczęściej możliwe do spełnienia przez większość podmiotów prawa.
Jeśli jeszcze masz siłę czytać dalej to niestety muszę Cię ostrzec, że jeśli należysz do określonej grupy przedsiębiorców na karach do 1.000.000,00 zł może się nie skończyć. Musisz wiedzieć, że jeśli Twoja firma jest tak zwaną instytucją obowiązaną to spoczywać będzie na Tobie liczne obowiązki, które mają na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a jeśli z obowiązków tych się nie wywiążesz to może zostać nałożona kara administracyjna w tym nawet kara pieniężna do 5.000.000 euro.
Tu kwestia jest zdecydowanie szersza i bardziej złożona dlatego jedynie zasygnalizuję ten problem. Przede wszystkim warto wiedzieć, że ustawa o praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wymienia szereg podmiotów, które są tak zwanymi instytucjami obowiązanymi. Wśród nich znajdują się podmioty takie jak banki, oddziały banków zagranicznych, fundusze inwestycyjne, czy też notariuszy, adwokatów i radców prawych choć ich jedynie w ograniczonym zakresie, ale też przedsiębiorcy prowadzący zupełnie „zwyczajne” biznesy. Za instytucję obowiązaną uważa się bowiem choćby przedsiębiorców:
- których działalność polega na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, czyli niektóre coworki, czy niemal wszystkie wirtualne biura,
- podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
- w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.
Oczywiście powyżej podane zostały jedynie przykłady instytucji obowiązanych ponieważ cały ich katalog posiada 25 pozycji z czego niemała część dzieli się na jeszcze mniejsze podgrupy.
Warto też podkreślić, że zgodnie z ustawą instytucje obowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego. Co więcej, rozpoznają one ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniają poziom rozpoznanego ryzyka. Zakres poszczególnych obowiązków będzie różny w zależności od rodzaju instytucji obowiązanej oraz szeregu innych okoliczności. Instytucje obowiązane są też zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznych procedur w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w tym do zapewniają udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków.
Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – podsumowanie
Trzeba powiedzieć, że choć nie sposób odmówić słuszności, czy zasadności wprowadzania regulacji mających na celu zapobieganie praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu to jednak uznanie za instytucje obowiązaną części z podmiotów wymienionych w ustawie wydaje się być co najmniej dyskusyjne. Jeśli nawet przyjąć, że faktycznie każdy z tych podmiotów może potencjalnie zetknąć się z tego rodzaju działaniami to poddać w wątpliwość można realność jakichkolwiek działań, które będzie mógł podjąć w celu weryfikacji tak kontrahenta, jak i pochodzenia środków pieniężnych. Niemniej jednak, na chwilę obecną, trzeba przyjąć, że ustawa o praniu pieniędzy oraz przeciwdziałaniu terroryzmowi jest aktem prawnym obowiązującym i lepiej być świadomym czy, a jeśli tak to jakie obowiązki ma się na jej kanwie.
Ten artykuł został opublikowany przy współpracy z Kancelarią Kantorowski, Głąb i Wspólnicy.
Zostaw komentarz