Wirtualna centrala TeleCube. Przejmij kontrolę nad komunikacją telefoniczną w firmie

Denerwujesz się, gdy próbujesz gdzieś się dodzwonić, a nikt nie odbiera lub słyszysz sygnał zajętości? Twoi klienci również nie byliby zadowoleni, gdyby dzwoniąc do Twojej firmy, nie zostali obsłużeni, tylko dlatego, że w danym momencie wszyscy konsultanci prowadzą rozmowy. Zaoszczędź stresu zarówno sobie jak i swoim klientom. Rozwiąż ten i wiele innych problemów związanych z realizacją połączeń, wykorzystując Wirtualną Centralę od TeleCube.

Centrala w chmurze od TeleCube

Wirtualna centrala, inaczej centrala w chmurze, to rozbudowane, a zarazem łatwe w obsłudze narzędzie, które skutecznie pozwoli Ci uporać się z wszelkimi problemami związanymi z zarządzaniem połączeniami telefonicznymi w Twojej firmie.

Opiera się na powszechnie stosowanej technologii VoIP. Nie wymusza korzystania ze specjalistycznej centrali sprzętowej, jednocześnie ograniczając koszty jej uruchomienia. Z powodzeniem udaje się wdrożyć to rozwiązanie w każdej firmie, czy instytucji, bez względu na jej wielkość. Numery telefoniczne stosowane w tej technologii są numerami wirtualnymi, nie zmuszającymi do korzystania z nich tylko w biurze, ale umożliwiającymi realizowanie połączeń wszędzie tam, gdzie mamy połączenie z Internetem. Mnogość funkcji jaką oferuje TeleCube w swoich pakietach wirtualnej centrali pozwala na znaczne usprawnienie telekomunikacji w prowadzonej działalności.

Różne warianty realizacji połączeń

Telefonia internetowa (VoIP) daje nam duży wybór sprzętu, umożliwiającego realizację połączeń. Konieczne jest jedynie posiadanie stabilnego, najlepiej szerokopasmowego łącza Internetowego oraz urządzenia, przy użyciu którego będziemy prowadzić rozmowy. Tu mamy pewną dowolność, ponieważ nie ma konieczności stosowania aparatów stacjonarnych, jak w przypadku tradycyjnej telefonii.

W telefonii internetowej możemy wykonywać i odbierać połączenia za pomocą telefonów VoIP, tradycyjnych aparatów telefonicznych podpiętych do bramki VoIP, smartfonów z zainstalowaną odpowiednią aplikacją, czy nawet komputerów i laptopów z podłączonymi słuchawkami z mikrofonem oraz konkretnym oprogramowaniem typu softphone. Takie rozwiązania pozwalają korzystać z numeru również poza biurem, co doskonale sprawdzi się na przykład, gdy pracujemy zdalnie.

Numery polskie i zagraniczne

Jedną z zalet telefonii VoIP jest udostępnianie wirtualnych numerów telefonicznych. Dzięki temu możemy korzystać z numeracji, nawet zagranicznej, bez względu na rzeczywistą lokalizację biura.

W telefonii TeleCube można nabyć numery stacjonarne (zarówno polskie, jak i zagraniczne) oraz polskie numery komórkowe. Warto pamiętać, że decydując się na numer stacjonarny z oferowanej puli nie ma konieczności wyboru numeru ze strefy numeracyjnej dopasowanej do obszaru, w którym znajduje się Twoje biuro. Pozwala to na pełną dowolność w wyborze stref numeracyjnych, a dzięki temu na zyskanie większego zaufania Twoich klientów reprezentując się numerem ze znanym im prefiksem. W praktyce posiadając biuro w Warszawie, do której przypisany jest kierunkowy (22), możesz dodatkowo korzystać z numerów z innych polskich stref na przykład katowickiej, zielonogórskiej lub gdańskiej oraz numerów zagranicznych, przykładowo z Austrii, Hong Kongu, Wielkiej Brytanii i Stanów Zjednoczonych.

Panel Klienta TeleCube – centrum dowodzenia Twoją centralką

Telefonia TeleCube oddaje swoim klientom do użytku nowoczesny, a zarazem bardzo intuicyjny Panel Klienta. Korzystając z niego, nie tylko sprawdzisz najistotniejsze informacje, jak stan konta czy billingi, ale zyskasz dostęp do szeregu możliwości, wśród których znajdziesz między innymi narzędzie do tworzenia schematu centrali metodą „chwyć i upuść”. Możesz samodzielnie modyfikować ścieżki realizacji połączenia, bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy.

Rys. 1 Panel Klienta telefonii TeleCube

Funkcje przydatne w każdej firmie

Jak już wcześniej wspomniałem telefonia TeleCube oferuje szeroki wachlarz możliwości jakie można zastosować wraz z usługą wirtualnej centrali.

Wykorzystanie ich znacznie usprawni zarządzanie połączeniami. O wybranych funkcjach i za co odpowiadają dowiesz się z treści poniżej.

• IVR (ang. Interactive Voice Response) jest często stosowany by skierować klienta bezpośrednio do działu, który może mu pomóc. Zapewne każdy miał przynajmniej raz do czynienia z takim menu tonowego wyboru. W praktyce jest to komunikat, w którym słyszymy jaki numer powinniśmy wybrać na klawiaturze swojego telefonu, by połączyć się z konsultantem z określonego działu, np. „Aby połączyć się z sekretariatem, wybierz 1. Aby połączyć się z działem sprzedaży wybierz 2 itd.”. W ten sposób ułatwisz klientom dotarcie do kompetentnego konsultanta, jednocześnie oszczędzając czas.
• Kolejkowanie połączeń jest funkcją, dzięki której klienci nie usłyszą sygnału zajętości. W przypadku, gdy konsultant jest w trakcie rozmowy z innym interesantem, kolejne połączenia będą trafiały do kolejki i oczekiwały na realizację. W trakcie oczekiwania może być odtwarzana muzyka oraz informacja o aktualnie zajmowanym miejscu w kolejce.
• Warunek czasowy pozwala zdecydować jak przebiegnie ścieżka połączenia na przykład po godzinach pracy, w święta i dni wolne czy podczas urlopu. Praktyczny przykład: Twoja firma pracuje tylko w dni robocze w godzinach 9:00–17:00 i w tym zakresie czasowym połączenia będą kierowane dalej, by docelowo dotrzeć do konsultanta; w pozostałych dniach i godzinach dzwoniący może usłyszeć komunikat o czasie pracy firmy oraz o możliwości pozostawienia wiadomości na poczcie głosowej lub zostać przekierowany na numer zewnętrzny.
• Nagrywanie rozmów sprawdzi się między innymi w przypadku gdy podczas rozmów omawiasz ważne szczegóły umów i nie chcesz by coś umknęło. Nagrania możesz odsłuchiwać i w razie potrzeby pobierać ze swojego Panelu Klienta TeleCube.
• Telekonferencje, czyli grupowe rozmowy telefoniczne, wykorzystują wirtualną salę konferencyjną, umożliwiając jednoczesny udział w rozmowie do 15 użytkowników (numerów). Ta propozycja jest warta rozważenia zwłaszcza, gdy musisz często rozmawiać z większą grupą osób, które nie pracują w siedzibie Twojej firmy np. pracownicy z innych oddziałów czy wykonujący swoje obowiązki zdalnie albo Klienci czy partnerzy biznesowi.
• RINGY Widget typu callback odpowiada za nawiązanie połączenia między klientem a konsultantem, w ustalonym przez klienta czasie. Widget umieszczamy na naszej stronie internetowej pozwalając klientowi wprowadzić swój numer oraz wybrać, czy rozmowa ma rozpocząć się w ciągu kilku sekund od zatwierdzenia czy w określonym odstępie czasowym. Za takie połączenie klient nie ponosi kosztów.
• Fax przez Internet daje możliwość wysyłania treści na numer faxowy odbiorcy bezpośrednio z Panelu Klienta i odbiór dokumentu faxowego na skrzynce mailowej. Dzięki niemu zaoszczędzisz na zakupie odpowiedniego urządzenia, a ponadto zadbasz o środowisko, drukując tylko najistotniejsze dokumenty, a resztę przechowując na komputerze.
• Bramka SMS pozwala na wysyłanie wiadomości tekstowych na polskie numery komórkowe, zarówno do jednego adresata, jak i do całej listy odbiorców.
• SMS po rozmowie jest jedną z najnowszych funkcji wprowadzonych w TeleCube. Umożliwia ona wysłanie wiadomości na polski numer komórkowy, z którym była prowadzona rozmowa, bezpośrednio po jej zakończeniu lub w ustalonym odstępie czasowym. Aby doszło do wysyłki na początek należy utworzyć odpowiednie regułki wysyłki w Panelu Klienta TeleCube, w których dostosowujemy parametry połączeń oraz wprowadzamy treść wiadomości.
• Ankieta SMS działa analogicznie do funkcji SMS po rozmowie. W tym przypadku również konieczne jest stworzenie regułek, w których należy podać także wszystkie warianty odpowiedzi na pytania ankietowe, które mają być uwzględniane w późniejszych statystykach.

Rys. 2 Narzędzie do tworzenia schematu wirtualnej centrali

To tylko kilka z oferowanych rozwiązań. Telefonia TeleCube stale się rozwija i oddaje do użytku kolejne funkcje.

Ponadto warto wspomnieć, że usługi wirtualnej centrali można zintegrować z systemami CRM. W ten sposób możesz jeszcze efektywniej zarządzać relacjami z Twoimi klientami. TeleCube udostępnia dedykowaną platformę API, dzięki której proces integracji centrali TeleCube z Twoim oprogramowaniem (np. CRM), jest o wiele prostszy.

Statystyki dostępne w kilku kliknięciach

Na Panelu Klienta TeleCube bardzo łatwo można odnaleźć raporty, billingi i wszelkiego rodzaju statystyki, dzięki którym uzyskasz szczegółowe informacje o zrealizowanych połączeniach. Ułatwi to ich analizę na przykład pod kątem odbieralności przez Twoich konsultantów. Dane w każdej chwili możesz wyeksportować do pliku CSV. Wśród statystyk znajdziesz również statystyki z kolejek (przedstawione między innymi w formie wykresów), a w tym średni czas oczekiwania klienta na rozmowę z Twoim pracownikiem czy informację, który z Twoich konsultantów najczęściej prowadzi rozmowy.

Rys. 3 Statystyki z kolejek, na Panelu Klienta TeleCube

Reasumując, usługa wirtualnej centrali otwiera przed firmami wiele możliwości, jednocześnie usprawniając zarządzanie połączeniami. Wielkość organizacji nie ma znaczenia bo nawet w bardzo małej firmie z powodzeniem można wdrożyć centralę w chmurze od TeleCube i przekształcić swój numer w rozbudowaną infolinię. Co więcej, wszystko możesz sprawdzać i edytować z poziomu intuicyjnego Panelu Klienta.

Przekonaj się jak Wirtualna Centrala sprawdzi się w Twoim Biznesie

Warto przekonać się samemu jak Wirtualna Centrala od TeleCube może usprawnić telekomunikację w Twojej firmie. Operator pozwala przez 14 dni bezpłatnie i bez zobowiązań przetestować możliwości wirtualnej centrali. Nie zwlekaj dłużej i wypróbuj już teraz! Wystarczy wejść na www.telecube.pl, wybrać pakiet dla swojej firmy i zarejestrować się by cieszyć się 14-dniowym, darmowym okresem próbnym!

Uwaga Promocja! Któż nie lubi promocji

W trakcie rejestracji (zrealizowanej w dniach od 28 lutego do 14 marca br.) wpiszcie w formularzu rejestracyjnym, w odpowiednim polu (w tym celu należy zaznaczyć pole przy „Chcę skorzystać z promocji TeleCube”), następujący kod promocyjny: RN3B46  (wielkość liter nie ma znaczenia).

Dzięki kodowi TeleCube wydłuży Wam okres testowy do 21 dni. Co więcej, otrzymacie 15% rabatu (należy z niego skorzystać najpóźniej do 30 kwietnia 2019 roku), na wybrane 3 polskie numery stacjonarne złote bądź platynowe, czyli propozycje ze specjalnej puli ładnie prezentujących się numerów telefonicznych z dowolnej polskiej strefy numeracyjnej.

Artykuł został opublikowany przy współpracy z TeleCube.