Digitalizacja. W jaki sposób chroni się i udostępnia zbiory archiwalne?

29.12.2017 AUTOR: Radek Borzym

Zbiory archiwalne są wyjątkowo podatne na zniszczenia. Pożary, grzyby, uszkodzenia mechaniczne, zagubienia, kradzieże, nieodpowiednie warunki przechowania, wilgoć oraz inne czynniki mogą doprowadzić do zniszczenia bezcennych źródeł historycznych. Nie można przy tym pominąć niszczycielskiego wpływu konfliktów zbrojnych. Druga Wojna Światowa doprowadziła do unicestwienia olbrzymiej części zbiorów przechowywanych w Warszawie. Na szczęście digitalizacja może zapewnić nieśmiertelność kolekcjom, którym udało się przetrwać do naszych czasów.

Kolejną zaletą digitalizacji archiwaliów jest możliwość poszerzenia grona odbiorców mających szansę skorzystać ze zbiorów. Część dokumentów znajduje się w stanie uniemożliwiającym ich udostępnianie, a nie wszystkie teksty zostały przetranskrybowanie i opublikowane w zbiorach źródeł, przez co tylko profesjonalni historycy mają od nich dostęp.

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia procesu digitalizacji jest wybór odpowiednich jednostek archiwalnych, które zostaną jej poddane. Nie da się zdigitalizować naraz całego zbioru, a z powodu braku czasu i finansów długo przyjedzie nam poczekać, aż całość wszystkich polskich zbiorów archiwalnych zostanie udostępniona online. Wybrany musi być wtedy format oraz metoda zapisu. W jakim rozszerzeniu oraz rozdzielczości zapisane będą zeskanowane jednostki archiwalne?

 

Zaplanowany zostaje budżet całej operacji. Digitalizacja niektórych archiwaliów może ponadto wiązać się z możliwością ich uszkodzenia, co także trzeba wziąć pod uwagę decydując się na ten proces.

Zdigitalizowane archiwalia muszą także być odpowiednio opisane i przygotowana powinna zostać strategia ich udostępniania. Trzeba zebrać związane z nimi metadane. Jeżeli wymagają one odnowienia lub odpowiedniego zabezpieczenia przed poddaniem ich procesowi digitalizacji, to koniecznie trzeba zadbać o to, żeby jednostki archiwalne zostały im poddane. Często wystarczy zaledwie oczyszczenie, ale czasem wymagają one solidnej pracy konserwatorskiej.

Sam proces skanowania powinien podlegać rygorystycznej kontroli pod względem jakości. Każdy skan niespełniający wymogów musi zostać zastępowanym przez skan wysokiej jakości. W tej fazie digitalizacji trzeba być szczególnie ostrożnym, żeby nie doprowadzić do uszkodzenia zbiorów. Stworzone zostają wtedy pliki główne wykorzystywane wewnętrznie, z których tworzone będą kopie, do których dostęp będą mieli użytkownicy.

Następnie utworzone w ten sposób pliki powinny zostać opatrzone metadanymi i wstawione do repozytoriów. Dzięki temu będą mogły zostaną udostępnione online. Skorygowane powinny zostać wszystkie błędy, jakie mogły nastąpić wcześniej, takie jak zebranie nieprawidłowych metadanych, czy zła jakość skanowania. Każda jednostka archiwalna powinna zostać opatrzona zestandaryzowanym opisem, który wyjaśniałby jej zawartość i ułatwiał znalezienie pożądanych dokumentów.

Wiele czasu upłynie zanim całość polskich zbiorów archiwalnych zostanie zdigitalizowania i udostępniona szerszej publiczności. Miejmy nadzieję, że do tego czasu żaden dokument z i tak przetrzebionych już zbiorów nie ulegnie degradacji.

Artykuł powstał dzięki:

Coders Lab

Łącząc doświadczenie edukacyjne ze znajomością rynku pracy IT, Coders Lab umożliwia szybkie i efektywne zdobycie pożądanych kompetencji związanych z nowymi technologiami. Skupia się się na przekazywaniu praktycznych umiejętności, które w pierwszej kolejności są przydatne u pracodawców.

Wszystkie kursy odbywają się na bazie autorskich materiałów, takich samych niezależnie od miejsca kursu. Dzięki dbałości o jakość kursów oraz uczestnictwie w programie Career Lab, 82% z absolwentów znajduje zatrudnienie w nowym zawodzie w ciągu 3 miesięcy od zakończenia kursu.


Do góry!

Polecane artykuły

22.09.2020

Comarch e-Sale, jako e-commerce na dobry ...