Zatrudniasz? O tych dokumentach nie możesz zapomnieć

01.08.2019 AUTOR: Michał Bąk

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z wieloma obowiązkami. To nie tylko wypłacanie wynagrodzenia i udzielanie urlopów, lecz także wymóg prowadzenia rozbudowanej dokumentacji pracowniczej, która powinna być przechowywana w firmie, a w razie konieczności przekazana do wglądu odpowiednim instytucjom. O jakich dokumentach należy pamiętać, kiedy zatrudniamy pracowników?

 

Jak powinna wyglądać dokumentacja pracownicza?

Nasze prawo wymaga od pracodawców tworzenia ogromnej ilości dokumentów, a większość z nich powinna znajdować się w naszych archiwach nawet przez kilka lat. Znane są przypadki, w których przedsiębiorcy nigdy nie niszczą dokumentów. Zdarzało się, że posiadanie ich oryginału uratowało biznes. Dokumenty możemy podzielić na kilka grup, z których w każdej znajdą się zarówno podgrupy, jak i pojedyncze pisma. Poniżej przedstawiamy wszystkie z nich. Nim jednak przejdziemy do wypunktowania poszczególnych dokumentów, jeszcze ważna uwaga. Niezbędnym aktem, które musi pojawić się w teczkach czy też segregatorach jest umowa o pracę. Musi ona określać strony umowy, jej rodzaj, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. To ona jest pierwszym dokumentem, który pociąga za sobą obowiązki powstania kolejnych.

 

Dokumenty związane ze składkami ZUS

Jak wiadomo, do obowiązków pracodawcy należy zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń. Zadaniem pracodawcy jest comiesięczne obliczanie, potrącanie, rozliczanie oraz opłacanie odpowiednich składek ZUS.

Pracownik rozliczany jest na podstawie deklaracji ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów. Są to trzy dokumenty, składane jako comiesięczne raporty:

 

  • raport ZUS RCA ‒ w nim zawarta jest informacja na temat składek oraz ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za dany miesiąc,
  • raport ZUS RSA ‒ zawiera on dane o przerwach w płaceniu składek. Znajdują się w nim także informacje o zasiłku chorobowym czy też wynagrodzeniu chorobowym,
  •  raport ZUS RZA ‒ raport ten generowany jest w przypadku umowy zlecenia. Podaje się w nim odprowadzoną składkę na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za dany miesiąc.

 

To jednak nie koniec dokumentów. Jest jeszcze RMUA, czyli roczna informacja o naliczonych składkach. Jeśli pracownik wyrazi chęć ubezpieczenia zdrowotnego swoich członków rodziny, to możemy zgłoszenia dokonać na formularzu ZUS ZCNA. W niektórych przypadkach pojawia się obowiązek przekazania informacji o pracownikach wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których istniał obowiązek opłacania składki na FEP w poprzednim roku. Robi się to za pomocą formularza ZUS ZSWA.

 

Czas pracy i jego ewidencja

Pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Każdy pracownik powinien posiadać odrębną kartę czasu pracy. W ewidencji tej powinny się znaleźć informacje o pracy w poszczególnych dniach, podczas świąt, w weekendy. Nie może tam zabraknąć też dyżurów, urlopów, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych. Ewidencja czasu pracy przechowywana jest w dokumentacji firmy, pracownik ma do niej wgląd.

 

Dokumenty związane z wynagrodzeniem

Mowa tutaj o dwóch rodzajach dokumentów. Są to lista płac oraz ewidencja wynagrodzeń. Lista płac jest dokumentem, który ma na celu potwierdzenie naliczanych wynagrodzeń pracowniczych, oraz składek opłacanych przez pracownika i pracodawcę. Chociaż nie ma obowiązku tworzenia takowej listy, to jednak firmy przygotowują je do celów wewnętrznych, bowiem na ich podstawie wypłacane są wynagrodzenia, naliczane składki i podatki.

 

Lista płac zawiera następujące elementy:

  • nazwę pracodawcy,
  • datę sporządzenia listy,
  • miesiąc, którego dotyczy lista,
  • nazwę listy,
  • podpis osoby, która sporządziła i zaakceptowała listę.

 

Tak przygotowana lista powinna być przechowywana w dokumentacji firmowej.

Drugi dokument, o którym wcześniej była mowa, to ewidencja wynagrodzeń. Jest to akt, którego wymaga od nas prawo. Jego podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Ściślej ujmując, obowiązek ten pojawia się w § 8 pkt. 2. wspomnianego Rozporządzenia.

Każdy z pracowników powinien posiadać imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Kolejny z dokumentów to imienna karta przychodów pracownika, której wymóg posiadania określa § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 144, poz. 930 ze zm.).

Obie karty powinny być przechowywane w dokumentacji firmowej.

 

Akta osobowe pracowników

Akta osobowe pracowników składają się z trzech części: A, B oraz C. Przepisy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia tejże dokumentacji, ponieważ może ona stanowić dokument dowodowy w przypadku sporów na linii pracodawca ‒ pracownik. Dodatkowo pełne informacje na temat tego, co powinno pojawić się w teczkach pracowników możemy znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

 

Wspomniane trzy części akt pracowniczych, które podzielone są na grupę A, B oraz C, obejmują:

 

  • część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Warto pamiętać, że pracownik dysponuje oryginałami tych dokumentów, a kopie powinny znaleźć się w teczkach firmowych. Dodatkowo dokumenty przechowywane w firmie muszą być ułożone w porządku chronologicznym, a każda z teczek musi zawierać wykaz przechowywanych w niej akt.

 

Dokumentacja związana z chorobami zawodowymi

W szczególnych przypadkach i branżach, pojawia się kwestia chorób zawodowych. Pracodawca ma przykaz prowadzenia dokumentacji, która będzie zawierała między innymi podejrzenia o takie choroby, wykaz pracowników z chorobami zawodowymi, ewidencję wypadków przy pracy, a także w drodze do i z pracy. W zestawieniu tym musi pojawić się również wykaz świadczeń wypłaconych/wypłacanych związanych z powyższymi chorobami oraz wypadkami.

 

Ewidencja pracownicza oraz wnioski urlopowe

Do ewidencji pracowniczej zaliczymy wszystkie dokumenty, które związane są z przydziałami pracowniczymi. Dokładnie chodzi o przydział sprzętu czy też odzieży roboczej. Mowa tu także o ekwiwalencie pieniężnym, jeśli pracownicy używają własnych ubrań lub sprzętu. Ekwiwalent jest wypłacany na jego konserwację lub czyszczenie.

Wnioski urlopowe nie muszą być przechowywane w formie pisemnej, jednakże wiele firm wprowadziło tę procedurę, ponieważ dzięki niej łatwiej jest kontrolować ciągłość pracy w firmie.  Dzięki temu można wystrzec się sytuacji, w której w newralgicznym dla firmy okresie większość pracowników będzie na urlopie. Wnioski o urlopy powinny być rozpatrywane zgodnie z planem urlopów lub po wcześniejszym porozumieniu pracownika z pracodawcą. Trzeba też pamiętać, że urlop musi być odnotowany w ewidencji czasu pracy.

 marketing lokalny

Kopie dokumentów PIT-4R i PIT-11

Te dokumenty przechowywane są w dokumentacji firmowej. Deklaracja PIT-4R to deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy i jest składana przez każdego pracodawcę, który w danym roku wypłacał wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia. Deklaracja PIT-11 zawiera informacje o dochodach pracowników (za poprzedni rok).

 

Inne dokumenty

Powyższe zestawienie zawiera najważniejsze dokumenty, które powinniśmy archiwizować w naszej firmie, gdy zatrudniamy pracowników. Oczywiście, jeśli chcemy mieć pewność, że o niczym nie zapomnieliśmy, to najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy doświadczonej firmy księgowej lub osoby księgowego. Warto wybrać specjalistę do spraw kadr, który będzie najlepiej wiedział, jakie dokumenty w danej chwili są wymagane i będzie na bieżąco z obowiązującymi przepisami.

 

Do góry!

Polecane artykuły

17.10.2019

Wybuchające beczki – 10 punktów zapalnych w Twojej firmie, na które warto abyś popatrzył już ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam