Zarządzanie czasem. Gdy tego nie robisz, gasisz pożary

25.01.2019 AUTOR: Michał Bąk

Zarządzanie czasem to ciężki orzech do zgryzienia. Każdy z nas zna kogoś, kto non stop „gasi pożary”. Dzwonisz do takiej osoby i pytasz: „czy możemy porozmawiać”, a ona odpowiada: „później, bo właśnie gaszę pożar w firmie” – a przecież mogłaby efektywnie zarządzać czasem!


zarządzanie czasem

Jeżeli opisana wyżej sytuacja zdarza się jednorazowo, to być może jest efektem przypadku lub jakiegoś wyjątkowego, losowego zdarzenia. Jeśli jednak powtarza się, a więc zachodzi cykliczność, mamy problem. Należy wówczas zastanowić się nad zarządzaniem projektami i zarządzaniem swoim czasem. O tym drugim chciałbym nieco więcej napisać w niniejszym artykule.

Gdy jakiś czas temu rozmawialiśmy w rodzinie na temat tego, co jest ważniejsze czas, czy pieniądze, wysnułem śmiałą teorię. To czas jest najważniejszą jednostką.

Jeżeli mam długi, ale jestem obrotny, to odrobię stratę. Czasu z kolei nie odpracuję i nie odkupię za nic na świecie. Właśnie tę jednostkę wymieniamy na pieniądze, kiedy idziemy do pracy lub realizujemy projekty. Każdy z nas ma tyle samo czasu. Doba Billa Gatesa jest tak samo długa jak Twoja i tak samo krótka jak Michała Bąka.

Co więc wpływa na to, że jedni świetnie opanowali zarządzanie czasem, podczas gdy drudzy ciągle gonią za terminami i borykają się z nadmierną liczbą zadań?

Podejrzewam, że to kwestia opanowania technik związanych z zarządzaniem czasem. Oto kilka punktów, którym warto się przyjrzeć, jeśli chcesz stać się dobrym w tej dziedzinie.

Czasopochłaniacze

Zarządzanie czasem ma kilka wymiarów. Wszystkie przedmioty i czynności, które odciągają nas od pracy, rozpraszają, wytrącają i niekorzystnie wpływają na jakość wykonywanych zadań, są zbędnymi  marnotrawstwami. Co ciekawe, bardzo wielu z nas stara się oszczędzać pieniądze. Tnie zbędne wydatki, optymalizuje koszty, ale zapomina, skąd właściwie biorą się pieniądze, a to właśnie pieniądze otrzymujemy w zamian za czas.

Jak to jest, że z jednej strony robimy wszystko, by nie uszczuplać swoich finansów, ale z drugiej marnujemy czas? Brzmi jak hipokryzja, prawda? Co jest czasopochłaniaczem, który zabiera nam cenne sekundy, minuty, a nawet godziny?

Na pewno media społecznościowe, np. Facebook, Instagram. Możemy na siłę bronić się twierdząc, że pracujemy z wykorzystaniem mediów społecznościowych, ale niech rzuci kamieniem ten, kto chociaż raz nie scrollował w godzinach roboczych walla lub nie oglądał zdjęć na Instagramie.

Deep working – co to jest?

Głęboka praca, czyli realizacja zadań przy maksymalnej koncentracji, bez rozpraszania się telefonami, mediami społecznościowymi, przeszkadzającym kolegą z pracy, czy narzędziami do komunikacji w zespole. Pewnie teraz nachodzi Cię myśl: “ale jak mam pracować bez telefonu, Slacka i dostępu do poczty?”. Nie w tym rzecz, by kompletnie z tego rezygnować. Tak się nie da.

Chodzi jedynie o zachowanie zdrowej koncentracji. To znaczy, że jeżeli pracujesz nad strategią albo na przykład nad artykułem na bloga, albo nad czymś innym, nad czym pracuje się długimi partiami czasu, bardzo dobrą praktyką jest pozbycie się rzeczy, które mogą nawet na chwilę wyrwać nas z procesu i z koncentracji.

To największa sztuka, by znaleźć pokłady koncentracji w rozproszonym świecie.

Należy zadać sobie jednak pytanie, czy te wszystkie dzieła i wielkie firmy powstałyby, gdyby ich twórcy nie potrafili pracować w maksymalnym skupieniu? Aby coś wykreować – pomysł, ideę, kod lub content – musimy pracować w samotności, podczas cykli głębokiej pracy.

Ostatnio zastanawiając się nad sensem głębokiej pracy, postanowiłem wyeliminować rozproszenie na Facebooku. Wiem, że co jakiś czas zdarza mi się na niego zaglądać. Poświęciłem więc sporo czasu, aby na moim wallu wyświetlały się osoby i fanpage, które nie powodują, że tracę dużo czasu. Posortowałem moje kontakty tak, aby na tablicy głównej wyświetlały się jedynie osoby, z którymi jestem związany zawodowo.

Jak powinno wyglądać miejsce pracy, aby nas nie rozpraszało?

To temat rzeka, który można by było opatrzyć osobną publikacją. Zróbmy z tego jednak mały skrót, taki skrót. Wiele publikacji mówi o artystycznym nieładzie. Widziałeś filmy fabularne o startupach? Zawsze na biurkach zespołów jest pizza, resztki kawy itd. Że taki bałagan jest dobry, próbują nam wpoić Ci, którzy nigdy nie byli poukładani. Na biurku, na którym pracujemy powinny być jedynie najważniejsze dla nas rzeczy. U mnie jest to: kawa oraz butelka z wodą, lampka, laptop, kartka papieru i długopis. Komórkę mam w kieszeni, nie na biurku.

Dlaczego tak? Ponieważ wszystkie dodatkowe elementy, podczas gdy coś tworzę, mogą rozpraszać moją uwagę. Kiedyś posiadałem na biurku wszystko: jakiś talerz po jedzeniu, tony niepotrzebnych kartek, wizytówki, kubek z kawą (taki z poprzedniego tygodnia).

Sport to organizacja czasu

Kiedyś odbierałem sport jako coś, co zabiera czas i w efekcie zamiast biegać, wolałem oglądać mecze. Wszystko do czasu, gdy zobaczyłem, że mój organizm jest wstanie wykonywać większość zadań dużo efektywniej, gdy jest wypoczęty i systematycznie ćwiczę. Jeżeli miałbyś wykonywać każde zadanie o 10% szybciej, czy nie znalazłbyś dodatkowej godziny dziennie na spacer? Ja tłumaczę to sobie w taki sposób, że z czasem jest jak z inwestowaniem. Godzina przeznaczona dziennie na sport zwróci nam godzinę „z małym hakiem” następnego dnia. Będzie tak dlatego, że będziemy wypoczęci i skoncentrowani.

Dzielenie zadań na części

Zniechęcamy się, gdy długo musimy pracować nad czymś, gdzie nie widać efektu.

Jesteśmy zadaniowcami, czyli lubimy rozliczać swoją własną efektywność i tym samym uciszyć sumienie. Najlepszą metodą „oszukania” swojego sumienia jest podzielenie dużych zadań na mniejsze części. Dzięki temu  nie zajmują pne na przykład dwóch czy trzech godzin, ale 15-30 minut.

Dzięki temu na koniec dnia mamy wrażenie, że wykonaliśmy więcej pracy. Wpływa też na to, że dzień możemy zakończyć skończonym zadaniem i iść do domu. W przypadku długich zadań często wychodzimy do domu po pracy w trakcie jakiejś operacji. Następnego dnia powrót do zdania i wdrożenie się zajmują nam dłuższą chwilę. Tracimy w ten sposób cenny czas.

zarządzanie czasem

Separacja spraw prywatnych od zawodowych

Zdarza Ci się, że wykonujesz prywatne rzeczy w czasie pracy? Jeżeli tak, to znaczy, że nieświadomie okradasz sam siebie. Nie chodzi tutaj o mieszanie tematu pracy z odpoczynkiem, czy inaczej „czasem wolnym”.Chodzi o zabieranie czasu, który powinien być dedykowany wykonywaniu zadań roboczych na rzecz „prywaty”.

Płacenie za rachunki domowe, robienie zakupów spożywczych do domu, załatwianie spraw na mieście i król wszystkiego… przyjmowanie w pracy przyjaciół, czy rodziny. Oczywiście, jeśli pracujesz ponad 8 godzin dziennie, to takie przerywniki mogą być czymś miłym. Jeżeli spędzasz w pracy znacznie więcej czasu, wręcz musisz wykonywać takie zadania w godzinach roboczych. Wielu z nas w czasie 8 godzin pracy pozwala sobie na przyjmowanie gości, robienie prywatnych rzeczy, a później narzeka na brak czasu i możliwości dobrego prowadzenia projektów.

Czasami oddzielenie spraw prywatnych od zawodowych jest bolesne i głupio nam na przykład brutalnie zakończyć rozmowę z mamą czy z żoną. Prawda jest jednak taka, że czas, który spędzimy na rozmowie z bliską osobą, będzie musiał zostać odrobiony. Inaczej ma się sytuacja, gdy taką rozmowę odbywamy po pracy. Możemy sobie na to pozwolić, bez konieczności rezygnacji z czegoś związanego z naszymi zadaniami w firmie. Taka sytuacja wymaga edukowania najbliższych nam osób i wyjaśnienia, że w godzinach, powiedzmy, 8-17 dzwoni się do nas tylko w naprawdę pilnych sprawach. Wówczas wiemy, że to faktycznie paląca sprawa, a nie chęć na pogaduszki ze strony bliskiej nam osoby.

Śmichy-chichy, a na końcu zostajesz sam

Na przestrzeni lat nauczyłem się, że jeżeli zarządzasz zespołem, to nie możesz być zbyt „fajny”. Nieustanne żarty, zbyt luźna atmosfera, to wszystko powoduje, że może ludzie chcą przychodzić do pracy, ale nie traktują swoich obowiązków poważnie. W godzinach roboczych panuje duże rozproszenie, są żarty i ogólne swawole. Zapytam Cię, kto na końcu zostanie z tym wszystkim? Oczywiście, że Ty. Projekty kiedyś trzeba skończyć, trzeba „wyczyścić” zadania, których się nie udało zakończyć. Zobacz, czy stać Cię na to, aby ta zabawa i te żarty były realizowane na Twój koszt. Chyba, że zarządzanie czasem to dla Ciebie mało istotny element?

Ustawiaj deadliny

Jeżeli nie czujemy presji czasu, jest wielce prawdopodobne, że nie będziemy w stanie zmobilizować się do wykonania danego zadania. Będziemy do niego podchodzić wiele razy, ale bez „konieczności” szybkiego ukończenia. Najlepszym motywatorem jest dla nas po prostu presja czasu. Problemem w nakładaniu sobie deadlinów jest  możliwość manipulacji nimi. Jeżeli określamy wykonanie danego zadania do końca miesiąca, to nie możemy sobie od tak go przesunąć, bo wtedy nas to nie motywuje do pracy. Gdy mówisz sobie „trudno”, bo coś nie wychodzi, to łatwo rozwalisz sobie organizację zadań.

Brak samodzielności w zespole = brak dobrego operowania Twoim czasem

Istnieje duża pokusa do zatrudniania mniej doświadczonych osób. Wmawiamy sobie, że „nauczą się” lub niedługo dorównają innym. Zgoda, da się tego dokonać, ale Twoją inwestycją będzie czas. Gdy nie będziesz miał odpowiedniego czasu na onboarding nowych pracowników, prędzej czy później wróci to do Ciebie przez brak samodzielności.

Uwierz mi: been there, done that. Zatrudniałem ludzi, nie miałem dla nich czasu, a później oni albo co chwilę zaczepiali innych pracowników, aby Ci im pomogli, albo wstydzili się tak robić i snuli się z kąta w kąt. Chcesz mieć czas i lepiej nim zarządzać? Zatrudniaj samodzielne jednostki lub jeżeli bierzesz mniej doświadczonych, musisz mieć politykę onboardingu nowych ludzi, aby wiedzieli jak się poruszać po organizacji.

Checklista na podsumowanie

  1. nie realizuj spraw prywatnych w godzinach roboczych,
  2. nie twórz zbyt luźnej atmosfery, chyba że wolisz być fajnym szefem, niż mieć dobry i zwarty zespół,
  3. nie pracuj w rozproszeniu (wyeliminuj telefon i social media podczas tzw. deep work),
  4. dokonaj filtrowania w swoich mediach społecznościowych, tak aby na Twojej tablicy wyświetlały się tylko pozycje, które chcesz oglądać,
  5. popraw koncentrację na przykład za pomocą sportu,
  6. każde spotkanie powinno mieć agendę, aby było maksymalnie skuteczne,
  7. wyeliminuj spotkania firmowe, które nie mają sensu. Spotykanie się dla samego spotykania tylko „spala” czas.

Zarządzanie czasem wymaga ogromnej samodyscypliny. Jeżeli nie jesteś wstanie jej systematycznie utrzymywać, istnieje szansa, że niestety będziesz marnował sporo czasu.

Do góry!

Polecane artykuły

09.10.2019

Grupa SARE zmienia nazwę na Digitree Group i przedstawia nowy ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam