Onboarding pracownika. Kroki, które musisz podjąć

23.01.2019 AUTOR: Aleksandra Grochowska

Onboarding pracownika to proces wdrożenia, którego celem jest wsparcie świeżo zatrudnionej osoby podczas obejmowania stanowiska. Jak go przeprowadzić? Na przykład tak, jak robię to w ZnanyLekarz.


Jesteś głodny biznesowej wiedzy? Dołącz do Newslettera Przedsiębiorcy.

Poniższy artykuł podzieliłam na trzy części:

1. Onboarding. Kiedy się zaczyna?

2. Onboarding po pierwszym dniu pracy

3. Onboarding w ZnanyLekarz

Znalezienie odpowiedniego kandydata na stanowisko, na które poszukujemy pracownika to dopiero połowa sukcesu. O tym, czy zostanie z nami na dłużej, zaaklimatyzuje się w firmie i sprawnie wejdzie w nową rolę w dużym stopniu decyduje przeprowadzenie dobrego procesu adaptacji. Proces onboardingu to szereg działań, mających na celu łatwe i szybkie wejście nowych pracowników do firmy.  

Odpowiednio wdrożona osoba szybciej wchodzi w swoją rolę, jest bardziej efektywna i pewna swojego miejsca w strukturze, co przekłada się na pozytywną decyzję o przedłużeniu współpracy po okresie próbnym.

Jak wynika z badań firmy consultingowej Wynhurst Group, w ciągu pierwszych 45 dni z nowej pracy rezygnuje aż 22 proc. pracowników, a 50 proc. z nich odchodzi w trakcie początkowych czterech miesięcy.

Pracownicy, którzy mają możliwość poznania biznesu od pierwszych dni pracy lepiej rozumieją cele firmy oraz swoją rolę w ich osiągnięciu. Są dzięki temu bardziej zaangażowani w pracę i życie całej organizacji. Szybciej utożsamiają się z firmą, jej misją oraz wartościami.

1. Onboarding. Kiedy się zaczyna?

Proces onboardingu wbrew pozorom nie zaczyna się w momencie przyjścia do biura nowej osoby. Właściwie poprowadzony powinien trwać od momentu przyjęcia oferty pracy przez kandydata. Dlatego dobrą praktyką jest rozpoczęcie komunikacji z nowym pracownikiem jeszcze zanim przyjdzie do firmy.

Komunikacja może dotyczyć poinformowania kandydata, jak będzie wyglądał jego pierwszy dzień lub tydzień pracy. W takiej wiadomości mailowej można również zawrzeć informacje, które pomogą zapoznać się bliżej z kulturą firmy, jej misją czy wartościami. Dzięki temu nowi pracownicy będą czuli się pewniej już od pierwszych chwil w firmie i łatwiej będzie im się dostosować do przyjętych zasad.

Takie informacje powinny być ograniczone do niezbędnego minimum i nie zawierać zbyt dużo szczegółów: nie chcemy przerazić nowej osoby natłokiem informacji, tylko pomóc jej poczuć się pewnie od pierwszych chwil, kiedy dołącza do naszej struktury. Opis pierwszego dnia pracy, informacja o dress codzie panującym w firmie, czy wiadomość dotycząca najbliższej imprezy integracyjnej będą wystarczająca. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie filmu wideo bądź animacji, które w atrakcyjnej formie przybliżą poruszany przez nas temat. Właściwie przygotowana wiadomość powinna być spersonalizowana, tak aby osoba, która do nas dołącza czuła, że faktycznie na nią czekamy i cieszymy się na jej przyjście.

Onboarding a formalności

Przed pierwszym dniem pracy należy również zadbać o bardziej podstawowe i formalne kwestie takie jak przygotowanie dokumentów, stanowiska i narzędzi pracy. Te z pozoru oczywiste elementy bywają czasem organizowane na ostatnią chwilę, a nowy pracownik czuje się tylko dodatkowo zestresowany w trakcie pierwszego dnia, kiedy okazuje się, że nie ma przygotowanego dla niego biurka. Jeśli o to nie zadbamy, możemy być postrzegani jako nieprofesjonalny pracodawca

Zanim nowa osoba rozpocznie swoją pracę należy zawsze spisać oczekiwania, które wobec niej stawiamy. Jakich wyników, czy osiągnięć oczekujemy, co powinna zrobić w trakcie okresu próbnego, żeby efekt był zadowalający. Możemy wspomóc się ustaleniem mierzalnych KPI.

Jasno postawione oczekiwania są niezwykle istotnym elementem. Wielu pracowników ceni sobie transparentność, dzięki czemu na bieżąco mogą kontrolować realizację założonych celów. Jest to również przydatne dla managerów, którzy dzięki takim wskaźnikom mogą łatwiej rozliczać nowe osoby w trakcie (bądź po zakończeniu) okresu próbnego.

Dobrym pomysłem jest pokuszenie się o rozpisanie poszczególnych celi na konkretne miesiące okresu próbnego. Dzięki temu pracownik może na bieżąco zobaczyć, w których obszarach performuje, a w których wymaga wsparcia przełożonego.

Spotkanie wdrożeniowe w procesie onboardingu

Podczas pierwszego dnia pracy nowej osoby warto zaaranżować spotkanie wdrożeniowe. Może być ono przeprowadzone przez osobę z działu HR, bezpośredniego przełożonego bądź inną osobę, która dobrze zna firmę. Spotkanie wdrożeniowe powinno zawierać wszystkie istotne informacje takie jak:

  • kultura firmy,

  • wartości i misja firmy,

  • struktura firmy,

  • historii powstania firmy

  • największe wyzwania stojące przed organizacją,

  • zwyczaje panujące w firmie, m.in.dotyczące dress code’u czy komunikacji wewnętrznej.

Warto, aby na takim spotkaniu nie zabrakło też wielu praktycznych informacji na przykład, gdzie nowa osoba może uzyskać wszystkie niezbędne dostępy i hasła oraz z którymi kwestiami i do kogo powinna się zgłosić.

Dobrą praktyką jest również oprowadzenie pracownika po firmie, pokazanie mu wszystkich istotnych pomieszczeń i jego docelowego miejsca pracy. Można to połączyć z przedstawieniem nowego członka reszcie zespołu, dzięki czemu wszyscy w firmie będą wiedzieli, że ktoś nowy do nas dołączył i jakie stanowisko będzie zajmowała.

onboarding

Onboarding z welcome pack

Miłym akcentem jest przygotowanie welcome packu  – kilku gadżetów, które umilą zatrudnionej osobie pierwszy dzień w pracy i pozwolą poczuć się szybciej faktyczną częścią firmy. Mogą być to rzeczy, które przydadzą się w pracy (notes, czy długopis), firmowa koszulka czy przekąski, które pomogą przetrwać pierwszy, ciężki dzień.

Warto przygotować dla świeżo zatrudnionego pracownika mały przewodnik, kompendium wiedzy, które pomoże się odnaleźć w pierwszych dniach pracy. Stres i natłok informacji, które towarzyszą podczas rozpoczęcia nowej pracy mogą sprawić, że część ważnych informacji umknie naszemu słuchaczowi. Dlatego warto zadbać o to, żeby nowy członek zespołu miał małą ściągę dotyczącą wszystkich przedstawionych informacji i mógł znaleźć odpowiedź na ewentualne pytania.

2. Onboarding po pierwszym dniu pracy

Proces onboardingu nie powinien się zakończyć na pierwszym dniu. Jest to dopiero początek, dobry start we wdrożenie nowej osoby. Należy zadbać o to, aby pracownicy, którzy do nas dołączają w pierwszym tygodniu poznali wszystkie narzędzia i programy, z których będą korzystać. Należy zapoznać ich z produktem i innymi zespołami, z którymi będą ściśle współpracować. Warto zaaranżować szereg spotkań i warsztatów, tak aby nowa osoba mogła jak najszybciej samodzielnie zacząć wykonywać swoją pracę.

Jeśli to pracownik działu HR, a nie bezpośredni przełożony, jest odpowiedzialny za tą część wdrożenia, to wszystkie spotkania i warsztaty powinny być skonsultowane z managerem danego zespołu (lub inną osobą, która dobrze zna specyfikę pracy). Dzięki temu nie umknie nam żaden istotny element wdrożenia do wykonywania danej roli.

Ustal cele podczas onboardingu

Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że osoba dokładnie wie, jakie są jej zadania i z czego będzie rozliczana. Warto również zadbać o dobrą integrację i wprowadzenie zatrudnionego do reszty zespołu: zaaranżować wspólne wyjście lub inną aktywność pomagającą lepiej się poznać.

Po takim wstępie pracownik powinien stopniowo wdrażać się do swoich zadań, poczuć się częścią firmy i sukcesywnie wchodzić w role i życie firmy. Warto oczywiście sprawdzać, czy wszystko jest realizowane zgodnie z planem i czy nowej osobie nie brakuje żadnego elementu wdrożenia. Sukcesywnie zbierać feedback na temat jej pracy od osób, które są w stanie nam go udzielić. Oczywiście to samo dotyczy osoby, która do nas dołączyła – należy regularnie sprawdzać, czy niczego jej nie brakuje, czy nie potrzebuje w żadnym aspekcie pomocy bądź wsparcia.

Onboarding to też feedback

Należy również pamiętać o zebraniu feedbacku odnośnie samego procesu onboardingu od każdej osoby, która dołącza do organizacji. Dzięki temu możemy ulepszać ten proces i dbać o to, żeby każda kolejna osoba była jeszcze lepiej wprowadzana do firmy.

Proces onboardingu możemy uznać za zakończony jeśli osoba przeszła pozytywnie okres próbny, co świadczy o tym, że efektywnie wykonuje swoją rolę oraz kiedy zauważymy jej zaangażowanie w życie firmy. Jeśli nasz nowy pracownik jest zaangażowany w swoją pracę, utożsamia się z naszą firmą i jest zadowolony ze swojego zakresu obowiązków, wyników i przynależenia do naszego zespołu możemy mieć pewność, że prawidłowo przeprowadziliśmy proces onboardingu.

3. Onboarding w ZnanyLekarz

To w jaki sposób sam onboarding będzie przeprowadzony zależy w dużym stopniu od kultury firmy – to czy przyjmiemy bardziej formalny, czy nieformalny styl wdrażania nowej osoby i ile etapów będzie się na niego składać. W ZnanyLekarz staramy się od początku stworzyć ciepłą i przyjazna atmosferę dla każdej osoby, która do nas dołącza. Oddaje to ducha naszej firmy i nasz startupowy klimat.

Proces onboardingu zawsze był dla nas niezwykle ważny, natomiast od kilku miesięcy staramy się go ulepszać i uspójnić we wszystkich krajach – tworzymy międzynarodowy proces onboardingu. Różnice dotyczące prawa pracy, długości trwania okresu próbnego, jak też różnice kulturowe sprawiają, że w niektórych aspektach nasze procesy w dalszym ciągu są odmienne, jednak dbamy o to, aby niektóre elementy były spójne we wszystkich krajach. Niezależnie, czy mówimy o Polsce, Turcji, Meksyku czy Hiszpanii, za proces onboardingu w Docplannerze zawsze odpowiada dział HR.

Onboarding zaczynamy od rozmowy rekrutacyjnej

Nasz proces onboardingu zaczyna się jeszcze na etapie rozmów rekrutacyjnych. Zawsze dbamy o to, aby każda osoba, z którą rozmawiamy, poznała kulturę naszej firmy i wyzwania, które czekają na nią na danym stanowisku. Kolejny krok, pierwszy oficjalny etap onboardingu, ma miejsce zaraz po przyjęciu przez kandydata naszej oferty – dostaje wówczas od nas wiadomość wraz z podsumowaniem wszystkich ustaleń oraz informacją, że czekamy na jego przyjście.

Na tydzień przed rozpoczęciem pracy wysyłamy również wiadomość z przypomnieniem oraz opisem pierwszego dnia pracy, mapką w której są zaznaczone wszystkie ważne miejsca w pobliżu siedziby firmy oraz mapą naszego biura. Wierzymy, że dzięki temu nowa osoba nie będzie się czuła zbyt zagubiona podczas adaptacji w nowym miejscu. Łatwiej też jest przygotować się do pierwszego dnia, jeśli wiemy co dokładnie nas czeka – niweluje to stres związany z nieznanym.

Kiedy nowa osoba zapoznaje się z tymi informacjami, my (najpóźniej tydzień przed jej przyjściem) dbamy o to, aby zapewnić jej wszystkie niezbędne materiały i narzędzia do pracy. Przygotowujemy również dokumenty, tak aby wszystko było gotowe na przyjście nowego członka naszego zespołu. Ustalamy z managerem zespołu cele, które nowa osoba musi osiągnąć w trakcie okresu próbnego.

Pierwszy dzień nowej osoby zaczynamy od spotkania z osobą z teamu HR. Jest to półtoragodzinne spotkanie w trakcie którego omawiamy nasza kulturę pracy zgodnie z podziałem na nasze wartości. Chcemy, aby misja i wartości, którymi kierujemy się każdego dnia były jasne i bliskie dla każdej osoby która do nas dołącza. Opowiadamy historię firmy, mówimy o naszej kulturze feedbackowej, przedstawiamy wszystkie zwyczaje, które panują w ZnanyLekarz.

Przekazujemy materiały podczas onboardingu

Dbamy o to, aby materiały były przedstawione w różnej formie: opisowej, graficznej i wideo. Dzięki temu spotkanie jest ciekawsze, a informacje zostają łatwiej zapamiętane. Podpowiadamy również, co warto zrobić zanim nowa osoba stanie się pełnoprawnym członkiem naszej firmy: w tym celu tworzymy checkliste ze wszystkimi zadaniami, jakie należy wykonać. Wykorzystujemy do tego tablice Trello, której indywidualną kopię otrzymuje później każda osoba na swój użytek. Na tablicy są zawarte wszystkie ważne informacje, które omawialiśmy w trakcie spotkania oraz pozostałe przydatne wskazówki, jak choćby to w jaki sposób można zgłosić urlop, w jaki sposób można wziąć udział w warsztatach u nas organizowanych czy jak rozliczyć delegację. Znajduje się tam odnośnik do naszej struktury oraz do innych przydatnych kont.

onboarding

Po zakończeniu spotkania ruszamy z nową osobą na tzw. office tour, w trakcie którego przedstawiamy nową osobę wszystkim zespołom i pokazujemy jej, co i gdzie w naszej przestrzeni się znajduje. Podpisujemy dokumenty i wręczamy welcome kit, przygotowany specjalnie dla niej.

Następnie załatwiamy kwestie związane z odbiorem sprzętu i wszystkimi niezbędnymi dostępami. Później nowa osoba idzie do swojego zespołu i do swojego biurka, gdzie zaczyna powoli zapoznawać się ze swoim teamem i stanowiskiem.

Integracja to część onboardingu

W ZnanyLekarz ważnym, pierwszym elementem integracji z zespołem jest tradycyjny, wspólny lunch, który zawsze jest organizowany pierwszego dnia.

W swoich tablicach Trello nowe osoby znajdują też listę osób – przedstawicieli wszystkich zespołów w ZnanyLekarz – z którymi warto umówić się na spotkania onboardingowe, żeby dobrze poznać ich zadania i cele, a tym samym lepiej zrozumieć, jak funkcjonuje cała firma.

Na takie spotkania osoby umawiają się same, dzięki czemu uczymy ich odpowiedzialności za siebie i swój rozwój od samego początku współpracy. W związku z tym kolejne dni są wypełnione spotkaniami onboardingowymi oraz warsztatami przygotowującymi do podjęcia pracy. Wdrożenie, w zależności od stanowiska, trwa zazwyczaj od tygodnia do dwóch. Jest to ściśle związane z ilością wiedzy, jaką nowa osoba musi przyswoić. Bardzo istotne jest to, aby informacje były rozłożone w czasie, tak aby nowa osoba miała szansę faktycznie zapamiętać coś i wynieść ze wszystkich spotkań i szkoleń. Pamiętajmy o tym, aby nie narzucać zbyt szybkiego tempa wdrożenia.

HRowy onboarding

HRowy onboarding kończymy krótkim quizem, który ułożony został w dość luźnym i zabawnym tonie: nie chodzi tu bowiem o odpytywanie i dodatkowy stres nowych osób związany z testem, tylko o utrwalenie najważniejszych informacji, które przekazaliśmy w trakcie naszego spotkania.

onboarding

Za dalszy onboarding i wprowadzenie do pracy odpowiedzialny jest bezpośredni buddy – którym może być przełożony lub kolega z zespołu. Zawsze prosimy managera nowej osoby o wysłanie wiadomości – ogólnej komunikacji – do całej firmy wraz z informacją o nowym koledze/koleżance, wiadomości dołączone jest zdjęcie i kilka informacji. Dzięki temu łatwiej przełamać pierwsze lody i zagadać do nowej osoby, kiedy znane już są ewentualne punkty wspólne.Taki element prezentacji pomaga później w nawiązywaniu relacji.

Po pierwszym miesiącu osoba z teamu HR stara się zawsze złapać na kawę i krótką rozmowę odnośnie tego, jak nowej osobie się u nas pracuje. Przypominamy też zawsze o tym, żeby po każdym miesiącu pracy w trakcie okresu próbnego, nowa osoba spotkała się ze swoim managerem na feedback odnośnie swojej pracy.

Onboarding. Kilka słów na koniec

Zawsze jesteśmy do dyspozycji osoby, która jest w trakcie onboardingu, jeśli ma jakieś pytania. Wierzymy jednak, że dobrze przygotowany proces onboardingu, przejrzysty i zawierający wszystkie informacje  przewodnik i otwarty, gotowy do pomocy zespół sprawiają, że osoby, które do nas dołączają szybko aklimatyzuja się w nowej roli i w naszej przestrzeni. Dzięki temu możemy obserwować szybszą samodzielność, większe zaangażowanie w pracę i w życie firmy oraz zwiększenie efektywności wykonywanych obowiązków.

W dalszym ciągu staramy się usprawniać proces onboardingu w ZnanyLekarz, dlatego po zakończeniu okresu próbnego zawsze zbieramy feedback od wdrażanych osób i jeśli jesteśmy w stanie coś poprawić, nanosimy zmiany, tak aby każdej kolejnej osobie pomóc sprawnie i szybko wejść do naszej firmy. 

Hej! Udzielamy się na Facebooku. Dołącz do społeczności Marketing i Biznes.

Do góry!

Polecane artykuły

12.08.2019

Wypalenie zawodowe wśród przedsiębiorców. Jak radzić sobie z trudnymi ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam