Jak zbudować firmę od 0 do 50k? Cz. 1

Niemal każdy przedsiębiorca chce wiedzieć, jak zbudować wielomilionowe imperium i podpatruje, jak robią biznes rynkowi giganci. Problem w tym, że mała, lokalna firma jest na zupełnie innym poziomie niż na przykład Apple lub Microsoft. Co więc zatem robić? Obserwować mniejsze przedsiębiorstwa, które są krok lub kilka kroków przed Tobą. Mam nadzieję, że jestem na tym etapie i mogę coś Ci podpowiedzieć.

Dlaczego założyłem działalność gospodarczą?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Na pewno towarzyszył mi owczy pęd i głupota. Bo każdy tak robi. Po co mieć szefa nad sobą? I inne, podobne temu myśli.

– Kupimy ci trochę towaru, postawimy stragan i zarobisz te 1500 zł. Po co ci więcej skoro masz 19 lat? – powiedział jeden z członków mojej rodziny.

Nie to jednak pchnęło mnie do własnej firmy, chociaż zdaję sobie sprawę, że właśnie takie „Januszowe” stwierdzenia zachęcają młodych i niedoświadczonych do robienia biznesu. Jak jest mały ZUS, to jakoś to będzie. Później zaczynają się schody.

Jak więc się stało, że uruchomiłem własny biznes?

Był 2011 rok. Jako freelancer pozyskiwałem coraz więcej zleceń na rozmaite prace, np. na proste teksty typu presell pages oraz dodawanie linków i komentarzy na forach i blogowych. Jednocześnie coraz więcej klientów mówiło mi, że z umową o dzieło jest więcej bujania niż korzyści, a zalety jakie mogę im zapewnić wystawiając faktury stanowiło dodatkowy atut. Tak się zaczęło.

Gdy miałem stabilny próg dochodu rzuciłem się w wielki ocean przedsiębiorczości. Bez doświadczenia, bez wsparcia w domu i bez możliwości uczenia się od innych.

0-15k przychodu „od pola do stołu”

Od pola do stołu oznacza, że za każdy etap „powstawania czegoś” w firmie odpowiadasz Ty sam. Nikt więcej. Od przysłowiowego zasiania ziarna, zebrania go, przemielenia w młynie aż po upieczenie chleba i postawienie bochenka na stole.

Dowiedz się więcej >>

Moja droga od 0 do 15k była szybka, bo nie zaczynałem od przysłowiowego „0”. Wcześniej robiłem jako freelancer w związku z czym posiadałem jakieś miesięczne abonamenty na dodawanie określonej liczby linków lub pisanie tekstów do katalogów i innych prostych prac związanych z SEO, które w ogóle pozwoliły mi podjąć decyzję o przejściu „na swoje”.

Pierwsze miesiące to pierwsze problemy ze spokojem ducha. ZUS wynosi niby tylko 400 zł, ale jeżeli jesteś niegospodarny, może na niego zabraknąć. Nie zdarzyło mi się w tamtym czasie by się poślizgnąć z płatnością składek, ale bywały takie miesiące, że środki na ZUS zbierałem rzutem na taśmę, co nie było dla mnie komfortowe.

Usłyszałem wtedy od jednego znajomego bardzo mądre słowa: „Jeżeli nie masz na ZUS to zamknij firmę w pi@#$@!”. Obruszyłem się mówiąc, że gada głupoty. Dziś jednak wiem, że jednoosobowa działalność, która nie ma na ZUS to patologia.

Próg 0-15 to także pierwszy pracownik

Ten pierwszy, jak patrzę z perspektywy czasu, to pracownik najważniejszy. Korporacje stać, aby 1001 pracownik był felernym pracownikiem i być może nikt tego nie zauważy. W średnim zespole, nawet 15-osobowym, łatwiej jest ukryć słabość zespołu, ale w zespole, który liczy dwie osoby nie ukryje się, że jedna z nich „kuleje”.

Pierwszy pracownik ma albo najlepiej, albo najgorzej, bo albo chcesz być dla niego dobrym szefem, pokazać, że nie jesteś krwiopijczym kapitalistą, albo popełniasz wszystkie możliwe błędy, nie radzisz sobie i puszczają Ci nerwy. Eksperymentujesz.

Moim pierwszym pracownikiem, zresztą pracuje ze mną do dziś, była moja siostra.

Przysięgam: nigdy więcej nie będą bawił się w zatrudnianie rodziny na wczesnym etapie budowania biznesu, bo do roli przedsiębiorcą trzeba dorzucić czegoś z brata, męża, syna lub kogokolwiek innego. Kwestia, kto jest tą drugą stroną biznesu.

Nie mówię, że model współpracy z rodziną nie wychodzi. U nas po prostu bywało ciężko. Padło wiele niepotrzebnych słów, zarówno z jednej, jak i z drugiej strony, co wpłynęło na nasze relacje pozabiznesowe.

Próg 0-15k to również pierwsze próby z outsourcingiem

Próbowałem nie dlatego, że tak jak dziś uważam to za jeden z kluczowych elementów skalowania firmy, tylko dlatego, że miewałem za dużo pracy. Popełniałem wówczas masę błędów, na przykład źle opracowywałem umowy z partnerami i nie byłem stanowczy w pełnym egzekwowaniu tego co zleciłem. Jeżeli podwykonawca mówił, że danego wdrożenia nie da się wykonać albo, że potrwa trzy razy tyle, co zakładałem, brałem to za prawdę, nie weryfikując faktycznego stanu rzeczy.

Próg 0-15k to w końcu pierwsze źle zainwestowane pieniądze w firmie

Nie mówię tu o inwestowaniu w akcje i dywersyfikację. Nigdy tego nie robiłem. Chodzi raczej o to, że na etapie 0-15k człowiek jest w gorącej wodzie kąpany i nie myśli racjonalnie nad zasadnością drobnych zakupów. Tablet, który miał ułatwiać zarządzanie projektami. Wypasiony komputer, który tylko był drogą zabawką, bo parametry zwykłego komputera w zupełności mi wystarczały do pracy, czy choćby telewizor, na którym ubzdurałem sobie, że będę robił prezentacje przed klientami.

O takich wydatkach mówię.

Pierwszy okres działaności to także Fake it till you make it

Myślałem, że to jedyna droga, aby pozyskiwać klientów i budować relacje. Okazuje się, że nie, bo później gubisz się w swoim PR-owym image’u. Startupowe teorie głoszą, by kreować się na większego niż się jest w rzeczywistości się jest. Teorie zdrowego i stabilnego wzrostu gardzą takim postępowaniem.

Mój mentor na tym etapie: Marek Jankowski z podcastu Mała Wielka Firma. W początkowej fazie bardzo dużo słuchałem Marka Jankowskiego i Pawła Tkaczyka, którzy wówczas jeszcze wspólnie prowadzili swój podcast.

Do tego na pewno należy dodać Piotra Chmielewskiego i Barbarę Stawarz-Garcia (wtedy tylko Stawarz ;)).

Książka, która jest idealna na ten etap: WeWork, co prawda przeczytałem ją na później, ale właśnie tą pozycję wskazałbym jako „must read” każdemu raczkującemu przedsiębiorcy. Dlaczego? Bo jest przede wszystkim o tym, by budować firmę bez rozdmuchanych niepotrzebnie kosztów, co jest często spotykane na tym etapie, np. leasing auta, biuro itd.

15-30k Beautiful Struggle

Beutiful Struggle to nazwa płyty Taliba Kweliego, jednego z najlepszych muzyków w dziedzinie hip-hopu. Oznacza „piękną walkę” lub „piękną tułaczkę”, co jest oksymoronem, ale świetnie opisuje ten etap rozwoju firmy. Pierwsze „walki” o projekty, ludzi i pieniądze.

Próg 15-30k to etap, w którym jak dotychczas popełniłem najwięcej błędów.  

Z tymi etapami w biznesie jest trochę jak z przechodzeniem z klasy do klasy. Niby awansujesz, ale niedociągnięcia z poprzednich semestrów ciągną się za Tobą przez kolejne lata.

Etap 15-30k był dla mnie niczym syzyfowe prace. Niby zbliżałem się do przekroczenia progu 30k, ale coś mnie wstrzymywało, np. zakończone umowy, których nie potrafiłem uzupełnić na czas. Długo zajęło mi wyjście z ów progu, ale sporo nauczyło, chociażby estymowania przychodów i odpowiednio wczesnego reagowania na niesprzyjające rzeczy, np. zakończenie umowy, czy przedwczesne wypowiedzenie umowy przez klienta.

Ten próg oceniam jako koniec bycia freelancerem, bo chociaż zatrudniałem już pod koniec poprzedniego progu, to dopiero po przekroczeniu 20k zaczął się etap, w którym bardziej żyłem z bycia przedsiębiorcą niż z własnej rzemieślniczej pracy (inaczej jest w przypadku dobrze opłacanych programistów).

Na tym pułapie obrotu pojawiło się też pierwsze zwolnienie, co nie było łatwą decyzją. Jak się później okazało, był to również okres największej rotacji zespołu: przez niestabilność firmy, przez lepsze oferty pracy dla pracowników; przez to, że źle zweryfikowałem na rozmowie kwalifikacyjnej przydatność kandydata, czy choćby przez fakt, że zdarzyło mi się zatrudniać osoby, które nie chciały się rozwijać w tej dziedzinie i nie widziały siebie w przyszłości w tej branży.

Na tym etapie zauważyłem też, że bycie ogólnokrajową firmą, która nie uzależnia się od lokalnych klientów, a opiera kompetencje na lokalnych zasobach (personel) nie jest skalowalne i niestety nie jest łatwe. Ci najlepsi pracują w większych miastach, takich jak Warszawa, a Ci którzy zostali w Otwocku zwyczajnie nie dadzą sobie rady obsługą klientów bez odpowiednich szkoleń.

Szkolenia takich osób są z kolei czasochłonne, a na tym etapie działalności nie ma się za wiele czasu. Do tego nieprzeszkolone osoby są niesamodzielne, a to jest równoznaczne z odrywaniem pozostałych osób od ich obowiązków, by pomogły niesamodzielnym kolegom i koleżankom. Brzmi jak błędne koło nieprawdaż? Praca zdalna i zatrudnienie osoby o odpowiednim doświadczeniu okazała się kluczem w moim przypadku.

Ten etap to także pierwsza zawalona umowa z naszej winy, co wiązało się z bardzo przykrymi konsekwencjami finansowymi (swoją drogą to nauczyło mnie lepiej czytać umowy). Niestety brak odpowiednich zabezpieczeń na taki wypadek cofa firmę o całe miesiące pracy, niemal do roli rzemieślnika.

To także pierwsze wykorzystanie naszej nieświadomości biznesowej do podpisania korzystnej dla klienta umowy i wsadzenie nas na minę.

Ale żeby nie było tylko smutno. W tym czasie poznałem Szymona Szymańskiego, którego do dziś traktuję jak mentora. Wiem, że w tamtym czasie byłem dla niego wyjątkowo upierdliwy i sporo pytałem. Cierpliwie odpowiadał i radził. W 99% jego pomysły były trafne, ale raz pomylił się – i to bardzo.

Skrytykował pomysł portalu biznesowego, który działałby przy agencji content marketingowej, którą tworzyłem. Na szczęście nie posłuchałem wtedy Szymona (a wiadomo jak ciężko jest nie słuchać się kogoś, kto jest dla Ciebie autorytetem). To nauczyło mnie, żeby słuchać mądrzejszych od siebie, ale nie brać ich słów za pewnik.

Abonament jest siłą. Powtarzalny przychód buduje firmę

Jakiś czas temu trzymaliśmy się blisko jednego bardzo małego software house’u: grafik, programista i sales/pm w jednym. W ogóle nie mieli powtarzalnych usług.

Ich proces wyglądał tak: omawianie warunków współpracy, podpisywanie umowy, produkcja dizajnu, miliony poprawek (źle sformułowana umowa, złe egzekwowanie i zły project managment), kodowanie i znów walka o klienta.

Proces ten funkcjonował w miarę poprawnie do czasu, gdy rozmowy z klientami przedłużały się, projekty wisiały, a linia kredytowa stopniała. Brak jakichkolwiek umów długoterminowych (wielomiesięczne wdrożenia) lub abonamentów (powtarzalny przychód) spowodowały, że ów firma nie dysponowała nadwyżką z chociażby z jednego lepszego miesiąca, która pokryłaby zobowiązania w gorszym czasie. Dziś ta firma już nie istnieje.

Dowiedz się więcej >>

Ten etap to także czas, gdy przestałem się imać prac typowo rzemieślniczych. Zająłem się pozyskiwaniem klientów, formułowaniem procesów, testowaniem narzędzi i rekrutacją. Czyli wszystkimi rzeczami, do których nie miałem ani serca, ani głowy.

No i przyszedł czas wyjścia z garażu do pierwszego biura. Pierwsze biuro to pierwsze problemy z mega przyziemnymi rzeczami: systematyczny zakup chemii i środków higienicznych, ogrzewanie, opłacenie rachunków i zakup mebli oraz inne  jeszcze bardziej personalne bolączki, np. jedzenie potraw, których zapach może przeszkadzać innym członkom zespołu (tak to są prawdziwe problemy! ☺ ).

Niby każdy o tym wie, a jednak zaskakują w planowaniu budżetu i przygotowaniu się przed konsekwencjami.

Pierwsze biuro wydawało mi się, że było czymś ekstra – wyjściem z domowej piwnicy na rzecz innej przestrzeni. Niestety strategicznie było ono źle położone. Daleko od centrum miasta, daleko od mojego domu, generalnie niewygodne pod wieloma względami. Traciłem sporo czasu na dojazd do biura, zwłaszcza, że nie miałem auta.

Próg 15-30k podniósł w drastyczny sposób koszta prowadzenia biznesu

Nagle musisz pozyskać więcej niż 10 tysięcy złotych miesięcznie na funkcjonowanie (pierwsi ludzie, więcej pieniędzy na outsourcing, powierzchnia biurowa + jej utrzymanie). To również czas, gdy pierwszy raz poczułem stres związany z kosztami. Przecież jeszcze kilka miesięcy temu nie wyciągałem w firmie takich kwot, które dziś muszę po prostu oddać co miesiąc i nikt mnie nie pyta: „Panie Michale, czy dobrze panu idzie w biznesie? Nie za specjalnie? Aha… to my poczekamy”.

Mój mentor na tym etapie: Szymon Szymański – tam gdzie trzeba orał do piachu głupie pomysły, tam gdzie brakowało mi rozwiązania pokazywał mi metodę „think out of the box”

Książka na ten etap: biografia Elona Muska. Jak wspomniałem na początku ten etap to „walka”, po przeczytaniu biografii twórcy Tesli ma się wrażenie, że on na każdym etapie walczył. O idee, o ludzi, o finansowanie przedsięwzięć.

30-50k – ‘Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.’ Henry Ford

Jakiś czas temu byłem u swojego znajomego, który prowadzi podobny biznes do mojego (branża), ale zupełnie inny pod kątem obrotów. Znamienne zdanie, które padło na tym spotkaniu: „my też chcieliśmy być małym butikiem, dwuosobowym robiącym fajne wysokomarżowe projekty, a dziś zatrudniamy ponad 20 osób”.

Jak się okazało w dalszej części rozmowy, rozwój „wymusiły” zapytania i przetargi w jakich brali udział. Brak polityki pozyskiwania zleceń spowodował, że od pułapu 30-40k do zatrudnienia 20 osób minął raptem rok. Brzmi super, ale nie do końca.

Bartek Majewski, którego mocno szanuję, napisał kiedyś „każdy mały software house jest o dwie niezapłacone faktury od bankructwa, średni o półtorej”. Tak się składa, że ich w przypadku było to mocno powiązane handlowcami, którzy mieli przynosić pracę. I owszem przynosili, ale niskomarżowa, bo fajny klient i ładnie wygląda w portfolio, bo miał być złoty kontrakt albo z jeszcze innych powodów.

Właśnie na tym etapie zdałem sobie sprawę, że marża i to ile chce zarobić na projekcie nie jest tak proste do wyliczenia. Przykładowo podchodziłem do tematu w następujący sposób:

Projekt realizowany w 100 roboczogodzin. Stawka godzinowa danej osoby to, załóżmy, 30 zł, czyli mój koszt to 3000 zł. Jak krzyknę więc 6000 zł to na pewno zarobię i będzie mi się opłacało.

Nie patrzyłem na wiele „cichych” kosztów jak: opłacenie zarządu (w tym wypadku mnie) – koszt zarządu to koszt osób, które teoretycznie nie biorą udziału w pracy nad projektem, ale stanowią koszt dla firmy.

Jeśli wydaje Ci się, że na wcześniejszych etapach pracy nad biznesem nie potrzebujesz procesów, to później przekonasz się, że zarządzanie w chaosie jest znacznie trudniejsze. Zaczynają bowiem wychodzić kwiatki. Nie jest łatwo ułożyć procesy, zwłaszcza, jeśli nie robiłeś tego do tej pory, ale warto.

Książka na ten etap: Stworzona do sprzedaży. Paradoksalnie książka opowiada, jak zbudować biznes, który da się sprzedać, a myślenie na tym etapie o sprzedawaniu przedsiębiorstwa to głupota, ale jak się wczyta między wierszami to okaże się, że książka motywuje do stworzenia firmy, która ma tak opracowane procesy, że nie potrzebuje na każdym jej ręki właściciela.

Mój mentor na ten czas: Teść, przedsiębiorca o wieloletnim doświadczeniu.

Głazy, przez które cofałem się podczas syzyfowej pracy od od 0 do 50k:

• Psucie relacji z niektórymi klientami, pracownikami i podwykonawcami. Trudno w to uwierzyć, ale człowiek pomimo tego, że wie, iż ciężko szuka się ludzi do pracy, pozyskuje klientów, czy dobrych podwykonawców czasami dawał w niewłaściwy sposób upust swoim emocjom. Wzrosty opierają się na ludziach, nie maszynach. Każda zniszczona relacja uwstecznia i powoduje straty czasowe dla firmy: szukanie nowych klientów, pracowników, podwykonawców.
• Drogi pieniądz – kredyty bankowe są dobre, powodują, że możesz przeskakiwać z jednego pułapu do drugiego. Jednak kredyt to drogi pieniądz. Jak powiedział ktoś mądry, pożyczasz cudze pieniądze, a oddajesz swoje.
• Niekontrolowany wzrost – ale jak to wzrost powodował u Ciebie uwstecznienie, to chyba jakiś błąd logiczny? Otóż nie, brak kontroli nad dynamiką wzrostu (także wydatków) powodował, że nie raz mieliśmy w swojej historii zadyszkę. Obroty coraz większe, a pieniędzy coraz mniej, bo skalowalność wydatków postępuje szybciej niż wzrost przychodu i tempo płacenia faktur przez klientów.
• Brak dywersyfikacji przychodu. Dopiero na pewnym etapie o tym pomyślałem, że nie można wszystkich jajek trzymać w jednym koszyku.

„Biorąc kredyt zawsze zabierasz przyszłemu sobie określoną kwotę”. Przez moment masz lepiej, konsumujesz pieniądze lub błędnie inwestujesz w firmę, ale być może z czasem będziesz potrzebował środków, które wydajesz na ratę i co wtedy? Zaczniesz „zasypywać dołki”, by zaliczki z nowych zleceń pokryły zobowiązania.

Jakie były trampoliny, które powodowały największe wzrosty na mojej drodze?

• Szukanie pracowników zdalnych poza branżą, w której działałem. 3 lata temu czytałem bardzo uważnie teksty pewnego dziennikarza technologicznego, bardzo podobał się mi jego styl pisania, więc zapytałem, czy nie chciałby generować dla nas leadów poprzez tworzenie treści. Wstrzeliłem się w moment, bo ów dziennikarz nie chciał już pełnić roli redaktora, ale bardzo chciał zostać content marketerem.
• Wspomniany powyżej content marketing i ów ex-dziennikarz były początkiem zmian na rzecz inbound marketingu. Do dziś obsługujemy 3 klientów pozyskanych w tamtym czasie i przynajmniej raz na kwartał pracujemy dla klienta, który wszedł na te stare wpisy blogowe i złożył zapytanie ofertowe (nie tylko na maila, ale coraz częściej przez Facebooka)
• Social selling, ale nie taki jak praktykuje większość sprzedawców na LinkedIn. Bardzo dużo umów generowanych przez naszą firmę pochodzi właśnie z mediów społecznościowych, a nigdy nie ogłaszamy się na „fejsbukach”. W ostatnim czasie chociażby przez naszą grupę biznesową odezwało się do mnie kilka osób, które potrzebowały content marketingu. I był to 100% outbound zapoczątkowany w mediach społecznościowych.
• Kontrola marżowości – to przełom w myśleniu. Przychodzi dopiero jak pojawiają się pierwsze konkretne obroty i nic nie zostaje. Robisz w miesiąc kilkadziesiąt tysięcy, mielisz, mielisz i na koniec pustka w skarbcu. Marżowość jest ciężko mierzalna. Wielu firmom się wydaje, że pracują na 20-35% marżach, ale w wyliczeniach zapominają o kilku roboczogodzinach zarządu, wyliczeniu i nałożeniu podatków takich jak dochodowy i innych elementów, które należy brać pod uwagę, aby widzieć czy nie jest się pod wodą. Teraz do dokładnych wyliczeń próbujemy wprowadzić kilkuprocentowy bufor na rzeczy, które są nieprzewidywalne.
• Umiejętne przyswajanie wiedzy. Do pewnego etapu prowadzenia biznesu czytałem zastraszającą liczbę książek, ale to co przeczytałem ulatywało. Dopiero wdrożenie tego, co czytam w żywej organizacji jaką jest moja firma spowodowało, że czytanie miało sens. Teraz, gdy czytam od razu myślę o aktualnych problemach z jakim się borykam lub kolejnych barier jakie muszę przełamywać.

Dowiedz się więcej >>

Nad czym będę pracował w kolejnych progach?

• Liczenie marżowości – same czynniki to jedno, ale przy wykonaniu kilkudziesięciu projektów można zacząć estymować np. opóźnienia (oczekiwanie na akcept klienta, ciągnący się projekt, brak decydentów, opóźnienia ze względów urlopowych, pracowniczych, nawarstwienia projektów.)
• Deep work – poruszany ostatnio przez Tomka Karwatkę temat głębokiego zanurzenia się w pracy. Pracy bardziej efektywnej, a nie tłuczenia godzin przed komputerem, które nie wiele zmieniają. Wdrożenie narzędzi, wyzbycie się złych nawyków.
• Przeznaczaniem minimum 10% czasu wolnego na edukację: podcasty, książki, audiobooki, content video.
• Praca nad organizmem, aby był bardziej wydajny przez co liczę na bardzo duże skupienie na rzeczach, które w danej chwili są niezbędne.
• Znalezienie mentora, który będzie najbardziej odpowiedni do sytuacji, w których się aktualnie znajduję.