![Jak uniknąć problemów, zanim się pojawią? [Publikacja dla przedsiębiorców]](https://marketingibiznes.pl/wp-content/uploads/2019/10/doubt-3711259_1920-min-1000x500.jpg)
Jakiś czas temu na grupie Marketing i Biznes wrzuciłam cytat W. Churchilla. Odniosłam wrażenie, że przedsiębiorcy to nie jest doceniana grupa. Tą publikację dedykuję właśnie Wam.
[Żebyś wiedział, o jakim cytacie mówię, przedstawiam Ci go poniżej]
Bycie przedsiębiorcą z pewnością nie jest łatwe. Możesz zarzucić mi, że nic nie wiem o prowadzeniu działalności gospodarczej, wszak jej sama nie prowadzę. Dlatego do współpracy zaprosiłam wyjątkowych ludzi. Nie tylko są to znane twarze polskiego internetu. Każdy z nich prowadzi firmę – ten artykuł jest napisany na bazie ich doświadczeń – właśnie dlatego nie ma tu pustosłowia.
Ten ogromny artykuł pozwoliłam sobie podzielić na dwie części. W pierwszej poruszyliśmy tematy około finansowo-prawnicze. Z drugiej części natomiast dowiesz się jak dbać o motywację swoją i współpracowników, jak przygotować się na wprowadzenie nowego produktu na rynek, a także jak umiejętnie planować swój dzień, czy rozstawać się z pracownikami, bez psucia relacji z nimi i wiele innych aspektów.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
1. W jaki sposób komunikować się z biurem rachunkowym? (Piotr Piasecki)
2. Jak uzyskiwać należności? Kilka słów o windykacji (Sebastian Jakubiec)
3. Od kiedy potrzebujemy usług prawniczych? (Piotr Kantorowski)
4. Jak sobie radzić z problemami w firmie (Artur Smolicki)
5. Jak efektywnie odpoczywać i jak zminimalizować stres po urlopie? (Ewelina Podrez)
6. Jak mentalnie się przygotować do wprowadzenia nowego produktu na rynek (Maciej Aniserowicz)
7. Jak dbać o zdrowie? I jak nasze zdrowie wpływa na naszą pracę (Łukasz Gągała)
8. Jak dbać o rozwój swój i swoich współpracowników? (Agnieszka Kantorowska)
9. Jak zwalniać pracowników nie psując sobie relacji? (Aleksandra Pszczoła)
10. Jak organizować sobie pracę i czy „zjedz tą żabę działa”? (Artur Jabłoński)
W jaki sposób komunikować się z biurem rachunkowym?
Najlepiej podjąć współpracę z biurem rachunkowym jeszcze przed rozpoczęciem działalności. To właśnie na samym początku należy podjąć wiele istotnych i trudno odwracalnych decyzji takich jak forma opodatkowania czy sposób prowadzenia dokumentacji rachunkowej. Na poziomie wyboru biura powinno się ustalić też sposób komunikacji z nim.
Najważniejszym elementem komunikacji z biurem rachunkowym jest sposób przekazywania dokumentów księgowych. Wiele z nich nadal wymaga przekazywania im dokumentów w formie papierowej. Współpracę można prowadzić też przekazując dokumenty drogą elektroniczną. W jednym i drugim przypadku istotna jest terminowość ich dostarczania po naszej stronie. Jeżeli przesyłamy dokumenty w formie elektronicznej należy zadbać o czytelność zdjęć i skanów dokumentów. Jeżeli robimy zdjęcia telefonem to warto skorzystać z jednej z wielu aplikacji do skanowania dokumentów. Gdy zależy nam na możliwości spotkania się z księgowością, nie wybierajmy usług biura z drugiego końca Polski.
Kwestia preferowanego sposobu komunikacji z biurem powinna być jednym z czynników wyboru biura. Na początku współpracy powinniśmy ustalić, domyślną formę kontaktu – email, telefon, osobiste spotkania, czy komunikator. Warto trzymać się jednej formy, by móc łatwo odnaleźć starsze wątki. Odradzam ulotne rozmowy telefoniczne, lepiej mieć najważniejsze informacje zapisane w wiadomości mailowej.
Kolejnym istotnym elementem komunikacji jest jej dwustronność. Nie mam tu na myśli codziennego zdawania raportu z działalności lecz proste informowanie o nietypowych sprawach, planach na rozwój, i kanałach sprzedaży. Dzięki temu, księgowy będzie mógł wskazać ewentualne obowiązki, które trzeba spełnić jeszcze przed podjęciem działania lub o konsekwencjach danych rozwiązań. Ważne, aby ograniczyć informacje do relewantnych i przekazywać to co istotne w perspektywy podatkowej. Relacja z biurem rachunkowym powinna opierać się na otwartości, zaufaniu oraz poszanowaniu czasu drugiej strony.
Jak uzyskiwać należności?
Powszechną zmorą wielu przedsiębiorców są trudności z egzekwowaniem należności. Zdarza się to szczególnie w sytuacji pracy zdalnej, gdzie kontakt bezpośredni z kontrahentem jest mocno utrudniony, co sam doświadczyłem w ramach prowadzonej przez siebie agencji marketingowej.
Na bazie doświadczeń z klientami, dla których „termin zapłaty” był jedynie sugestią – od dłuższego czasu sam wspieram inne agencje, freelancerów czy sklepy internetowe w dążeniu do odzyskania należności za wykonane usługi/sprzedane towary, gdyż na co dzień borykają się z podobnymi problemami. Dlatego podzielę się kilkoma wskazówkami, które pomogły mi w efektywnym odzyskiwaniu należności dla samego siebie oraz firm, które wspieram w tym procesie.
Podstawowa zasada jest taka, że dobra sprawa do windykacji — to sprawa dobrze udokumentowana.
- Dobra windykacja zaczyna się zanim nawiążecie współpracę
Kluczowe w skutecznym windykowaniu klientów — jest zadbanie o 3 najistotniejsze elementy, które pozwolą łatwiej wykazać, że określone wynagrodzenie Ci się po prostu należy! Przydadzą Ci się przede wszystkim dowody potwierdzające, że:
- zawarto umowę — czyli zlecono Ci określoną pracę za określoną kwotę;
- wykonano prace (może to być mail w którym przesyłasz wykonaną pracę klientowi, dowód nadania i odbioru do niego paczki jeśli zamówił towar, WZ-etka, dowód wydania itd.);
- w sytuacji gdy klient zleca Ci wykonanie określonej usługi — dobrze aby nie kończyło się to przysłowiowym „uściskiem dłoni prezesa”; istoty jest dowód, iż wykonana usługa została zaakceptowana; Choć brzmi to dosyć formalnie — czasami wystarczy proste, niby niezobowiązujące pytanie: „jak rozumiem wszystko jest ok, podoba się państwu?”.
- Myśl o dowodach.
Działanie w dzisiejszy świecie staje się coraz bardziej ulotne, mniej sformalizowane – możemy prowadzić firmę z laptopa, siedząc na drugim końcu świata świadcząc usługi dla dziesiątek kontrahentów. Przez to coraz gorzej z namacalnymi dowodami, iż zawarto umowę oraz ustalono wynagrodzenie. Staraj się, by wszystkie działania związane ze zleceniami i należnościami — pozostawiały po sobie trwały ślad.
Klient zleca Ci coś „w przelocie” w trakcie rozmowy telefonicznej? Wyślij mu maila z podsumowaniem i zakończ prostym pytaniem „czy wszystko się zgadza z ustaleniami z rozmowy, bo chcesz już ruszać?”.
Zaś jeśli prowadzisz korespondencję dotyczącą płatności oducz się stosowania ogólników typu – „kiedy mogę spodziewać się płatności”, bo takie sformułowanie niczego nie oznacza, nie konkretyzuje o jaką należność chodzi, zatem nawet jeśli uzyskasz odpowiedź „za tydzień” — klientowi może być łatwo się wyprzeć, że chodziło mu o przecież o coś innego, że się pomylił, że nie wiedział, że o to pytasz.
Pytając określ kwotę, numer faktury i najlepiej by w trakcie wymiany korespondencji padła informacja za jaką usługę to należność. Kontrahent odpowiadając na tak sformułowaną wiadomość — deklaracją, że zapłaci niebawem — dokona uznania długu, co znacznie poprawi Twoją sytuację w razie sporu sądowego.
- Monitoruj płatności.
Najwięcej problemów z płatnościami sprawiają Ci klienci, którzy przyzwyczają się, że nic się nie dzieje gdy nie zapłacą w terminie. Na własne skórze przekonałem się, że zaległość rosła w tych przypadkach, gdzie (przyznaję się bez bicia) chwilowo odpuszczałem temat monitorowania płatności z racji na natłok innych zadań.
Ściągalność była zupełnie inna jeśli brak płatności skutkował w miarę sprawną i ponawianą reakcją. Dłużnik czuje większą presję, że pilnujesz swoich pieniędzy.
- Pobłażliwość ma granice
Skuteczna windykacja wymaga tego, by pobłażliwość miała granice, a także tego, by w pewnym momencie przestać się łudzić obietnicami dłużnika. Znam przypadki, kiedy dłużnik regularnie co miesiąc ma soczyste wyjaśnienia, a każde lepsze od poprzedniego.
Oczywiście, są różnorodne sytuacje w życiu — wszyscy to wiemy. Natomiast to twój kontrahent powinien dysponować rezerwami na takie nieoczekiwane okazje. Dlatego ustal w swojej firmie granice czasu po której nie akceptujesz już żadnych dalszych tłumaczeń ze strony klienta i rozpoczynasz bezwzględne działania. Można czekać 7, 14 czy 30 dni. Sytuacje nagłe da się wybaczyć. Natomiast jeśli ten czas wchodzi już w 2-4 miesięczne opóźnienie — to dłużnik żyje na Twój koszt i nie raczy tego zmienić. Gdyby chciał dokonywałby przecież wpłat częściowych, mimo to jednak Cię olewa.
Jeśli kontrahent nie płaci w terminie —kredytuje swoją działalność twoimi pieniędzmi. Jeśli go nie stać — nie ma w Polsce przymusu bycia przedsiębiorcą. Jego brak płynności może być dla Ciebie zaraźliwy, szczególnie jeśli uwzględnisz fakt, że w razie konieczności dochodzenia należności — może to potrwać od kilku miesięcy do nawet kilku lat.
Po upływie granicznego okresu — staraj się prowadzić systematycznie działania. Nie ograniczaj się do zwykłych pism „przypominających o tym, żeby zapłacić”. To nie ma być głaskanie klienta po główce i łagodne proszenie. Informuj konieczne o tym jakie poniesie koszty sądowe, koszty komornicze czy też, że w przypadku założenia sprawy — konieczność procesowania się w sądzie na drugim końcu kraju.
W przypadku małych długów — szczególnie bolesne może być domaganie się przysługującej ustawowo rekompensaty jeśli klient przekroczył termin płatności. Rekompensata ta wynosi 40 euro (ok. 170 zł), więc będzie dosyć bolesna dla dłużników z niskim długiem. Dla Ciebie może stanowić dodatkową korzyść za zachowanie nierzetelnego kontrahenta. Zdarzają się sytuację kiedy warto odegrać się na dłużniku, jeśli ten wyjątkowo długo ignoruje to, że dysponuje twoimi pieniędzmi.
- Ufaj ludziom (mimo wszystko)
Na zakończenie nieco pozytywnego wydźwięku. Pamiętaj, że brak zapłaty czy upadające spółki się po prostu zdarzają. Nie powinno to jednak wpływać na twoje zniechęcenie czy gorsze traktowanie innych klientów. To się czuje, jeśli jesteś nastawiony negatywnie. Każdy klient to osobna historia, inna sytuacja, nowa relacja. Jeden nieuczciwy – nie oznacza, że od razu wszyscy się zmówią i przestaną płacić. Nie zrażaj się, bądź nadal przedsiębiorczy! 🙂
Od kiedy potrzebujesz usług prawniczych?
Zamiast odpowiadać Ci na pytanie od kiedy potrzebujesz usług prawnych w firmie myślę, że będzie korzystniej jeśli opowiem Ci pewną historię, która przytrafiła się konkurencji mojego Klienta.
Otóż pewnego dnia jeden z obsługiwanych przez Kancelarię ecommerce’ów dał nam zlecenie dotyczące tego, że rynku pojawiła się nowa, konkurencyjna, firma która nie dość, że ma łudząco podobne logo do zarejestrowanego na terenie całej Unii Europejskiej znaku towarowego naszego Klienta, to dodatkowo na swojej stronie internetowej zamieściła skopiowane z jego sklepu internetowego zdjęcia produktów i ich opisy. Szczerze powiedziawszy cały temat lekko mnie zaskoczył, bo jak faktycznie niejednokrotnie widzieliśmy już tego rodzaju naruszenia tak jednak nigdy wcześniej nie widzieliśmy, aż tak jaskrawego naruszenia praw autorskich, praw do znaku towarowego i to jeszcze w połączeniu z czynem nieuczciwej konkurencji w ramach jednej strony internetowej!
Działanie Kancelarii było szybkie i jeszcze tego samego dnia zarówno listownie, jak i na adres e-mail wysłaliśmy imieniem naszego Klienta wezwanie do zaprzestania używania logotypu, który był plagiatem i wprowadzał w błąd potencjalnych klientów, jak i wezwanie do usunięcia niemal wszystkich treści ze sklepu internetowego konkurenta naszego Klienta. Do wykonania tego żądania, ze względu na powagę sytuacji, wyznaczyliśmy też bardzo krótki bo 3 dniowy termin wskazując, że w przypadku niewykonania żądania z całą pewnością sprawa skończy się w sądzie.
Następnego dnia z rana, gdy w Kancelarii zadzwonił telefon zostałem do niego poproszony. Okazało się, że dzwoni właściciel sklepu, do którego skierowaliśmy wezwanie. Gdy zacząłem rozmowę bardzo szybko dowiedziałem się, że cała strona zostanie usunięta jeszcze tego samego dnia i osoba ta przestanie używać logotypu, który jest plagiatem znaku towarowego używanego przez naszego Klienta. Następnie jednak, osoba ta zadała mi pytanie co powinna zrobić ponieważ na stworzenie sklepu internetowego wraz z logo i treściami wydała kilkadziesiąt tysięcy złotych, a osoba, która była odpowiedzialna za ich stworzenie absolutnie nie poczuwa się do odpowiedzialności za zaistniałą sytuację. Co więcej, usłyszałem też, że po przejrzeniu umowy dotyczącej stworzenia tej strony mój rozmówca odkrył, iż zgodnie z jej postanowieniami wykonawca nie odpowiada za jakiekolwiek szkody, które powstały na skutek nieprawidłowego wykonania przez niego umowy.
Niestety, z własnego doświadczenia zawodowego wiem, że wiele nowych biznesów w ten sposób właśnie kończy swoją działalność. Co prawda, nie znam dalszej historii tej konkretnej osoby, jednak wiem, że ze względu na brak porady prawnej przy rozpoczynaniu biznesu znalazła się ona w sytuacji, kiedy niemal całe środki przeznaczone na rozpoczęcie działalności gospodarczej ulokowała w stworzenie sklepu internetowego, który następnie musiała w całości usunąć z Internetu.
Historia ta daje nam duże pole do refleksji. Gdyby ten przedsiębiorca skorzystał z usług prawnych na samym początku z całą pewnością nie znalazłby się w tej sytuacji, gdyż nie dość, że nie podpisałby niekorzystnej dla siebie umowy na stworzenie sklepu internetowego to jeszcze kwestie dotyczące naruszenia praw autorskich i praw do zarejestrowanego znaku towarowego zostałyby szybko wykryte. Oczywiście, mam świadomość jak wielu przedsiębiorców wyszło bez najmniejszego szwanku z takich kontraktów nie myśląc nawet o skorzystaniu z prawnika, pytaniem otwartym pozostaje jedynie to, czy Ty drogi Czytelniku masz świadomość ilu przedsiębiorców w ten sposób straciło cały swój majątek i pogrzebało plany na przyszłość ?
Kiedy więc jest najodpowiedniejszy moment na skorzystanie z porady prawnika w firmie? Myślę, że jest nim niewątpliwie każda istotna, z perspektywy cashflow transakcja albo też transakcja, której skutkiem może być konieczność zapłacenia wysokich odszkodowań. Z całą pewnością będą to też wszystkie umowy spółki – tu też często miały miejsce takie przebiegi zdarzeń, których nikt nie przewidywał na początku działalności, a które finalnie miały miejsce. Z doświadczenia mogę też dodać, że jeśli umowa, którą daje Ci do podpisania Twój kontrahent ma więcej niż 4 strony będzie lepiej jeśli przed jej podpisaniem przeczyta ją jednak prawnik. Niestety nie możesz z tej rady wysunąć jednak wniosku, że na umowy do 4 stron nie trzeba w ogóle zwracać uwagi. Oczywiście – ostateczna decyzja zawsze będzie należeć do Ciebie, jednak wbrew pozorom nie tylko outsourcing usług księgowych w początkowej fazie rozwoju Twojego biznesu jest istotny, ale też powinieneś pomyśleć o tym jeszcze w innych obszarach.
Problemy przedsiębiorcy nie kończą się jednak na sprawach finansowo-prawnych. Czasem źle zorganizowany dzień, czy źle zmotywowani pracownicy, mogą wpłynąć na całą organizację.
Jak radzić sobie z problemami w firmie?
Jak efektywnie odpoczywać i jak zminimalizować stres po urlopie?
Ludzie, na których możesz polegać to podstawa Twojego wypoczynku na wakacjach. W budowaniu zespołu od początku stawiaj na samodzielność i podejmowanie decyzji – tak, by w razie Twojej nieobecności (oby z powodu urlopu, a nie zdrowia) firma mogła sprawnie funkcjonować.
W Fox Strategy mocno stawiamy na work-life balance. Choć może to być zaskakujące dla części przedsiębiorców, uważam, że wypoczęty, zadowolony zespół przyniesie firmie znacznie więcej, niż ten przemęczony i marzący o chwili odejścia od biurka. Idąc dalej, szanuję urlop członków mojego zespołu i dokładam wszelkich starań, by osoba odpoczywająca nie musiała odbierać telefonów i cały swój wolny czas poświęciła na odpoczynek.
Oczywiście działa to również w drugą stronę – osoba idąca u nas na urlop stara się podomykać wszystkie wątki w taki sposób, by zespół pozostający na miejscu nie musiał całego swojego czasu poświecić na naprawę ewentualnych błędów.
To jeden z najważniejszych elementów, który może pomóc również Tobie.
Informacja o Twoim urlopie przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem wraz ze wskazaniem, kto będzie Cię zastępował (w danym obszarze decyzyjności) da Twoim kontrahentom poczucie bezpieczeństwa, pozwoli pilne tematy poruszyć jeszcze przez Twoim wyjazdem, a przez to umożliwi uniknięcie frustracji związanej z Twoją nieobecnością.
Twój zakres obowiązków w firmie powinien być dokładnie podzielony pomiędzy pozostałych członków zespołu. Nie musisz przekazać całości „zastępstwa” jednej osobie, po prostu wyznacz osoby podejmujące określone decyzje i ustal, kiedy ewentualnie powinny się z Tobą skontaktować pomimo urlopu.
Przejrzyste procesy i wzorce postępowania w różnych sytuacjach (np. nowa umowa, oferta, kryzysowe sytuacje z klientami, wypowiedzenie itp.), pozwolą Wam funkcjonować nie tylko wtedy, gdy jesteś na urlopie, a w przypadku każdorazowej nieobecności któregokolwiek z członków zespołu. To „must have” każdego przedsiębiorcy, niezależnie od tego jak bardzo niezastąpiony chciałby się czuć 😉
Jak mentalnie przygotować się do wprowadzania nowego produktu na rynek?
Wprowadzenie nowego produktu na rynek to zawsze wielka chwila dla przedsiębiorcy. Przygotowanie merytoryczne, dobranie odpowiedniej strategii marketingowych czy zaplanowanie działań na pierwszy – kluczowy – okres to oczywiście podstawa. Jednak warto zadbać o jeszcze jeden aspekt, czyli przygotowanie siebie samego. Przygotowanie mentalne.
Sprzedaży i premierze produktu towarzyszy huśtawka emocji. Często miotamy się między zachwytem a całkowitą beznadzieją, nie do końca nawet wiedząc „dlaczego”. No chyba, że umiemy zdystansować się od tego, co się dzieje, ale… ja nie umiem. To jest dla mnie zbyt ważne. Stosuję jednak trzy praktyki, które pomagają mi przetrwać ten ciężki czas i cieszyć się nim!
Moja pierwsza zasada: nie mam oczekiwań. Nawet jeśli wyznaczam „cele sprzedażowe”, żeby wiedzieć kiedy jest „dobrze” a kiedy „źle”, to traktuję je czysto biznesowo. Natomiast ja jako „osoba” odłączam się od tego. Jestem usatysfakcjonowany już w momencie startu sprzedaży. Cieszę się, że mogę brać w tym udział. Odczuwam wdzięczność, że jestem kowalem własnego losu. Doceniam fakt, że mam komu zaprezentować swoje produkty i mam z kim to robić. Wszystko ponad to jest dla mnie bonusem. /Happiness = Reality – Expectations/? U mnie działa.
Po drugie: wyobrażam sobie katastrofę. Akceptuję ją, zanim się wydarzy. A zawsze się wydarza. Awaria systemu mailingowego, zablokowane reklamy na Facebooku, zawieszający się software do webinarów, problemy z bramką płatności… Za każdym razem coś się psuje. Bez wyjątku. Wszystkie przeszłe błędy – moje lub cudze – są nauczką na przyszłość. Jednak przyszłość zawsze zaskakuje nowymi pomysłami. I co? I… nic! Życie kręci się dalej. I polega na radzeniu sobie z takimi przeciwnościami. Dzięki takiej perspektywie huśtawka emocji trwa krócej i stosunkowo łatwo jest mi wrócić do normalnego stanu i na chłodno stawić czoła przeciwnościom, opracowując alternatywne plany działania. Zawsze może być gorzej. I zawsze może być lepiej. I to jest OK.
Wreszcie po trzecie: nauczyłem się, że premiera, marketing, sprzedaż to wyjątkowy czas. To czas działania. A działanie nie ma się podobać; ono ma być skuteczne. Dlatego też z góry zakładam, że części osób nie spodoba się ani moja działalność, ani mój produkt. I świadomie ignoruję tę część odbiorców. Podczas tego wyjątkowego czasu oni wybitnie nie są adresatem mojego komunikatu. Zamiast na tym, w pełni skupiam się na efektywnym dotarciu do reszty. Wchodzę w tryb sprzedaży „w zbroi”, bo to czas działania, a nie dumania. Zdecydowania, a nie wahania. Robienia swojej roboty, a nie szukania wymówek. Analiza także jest potrzebna, jednak na nią… czas przyjdzie później.
Z roku na rok obserwuję u siebie coraz lepszą adaptację do życia „prawdziwego przedsiębiorcy”. Z roku na rok osiągam coraz lepsze efekty, coraz mniejszym nakładem sił. I z roku na rok z coraz większym optymizmem patrzę w przyszłość.
To rozwój właśnie na tym poziomie – psychologii, emocji, mentalności – czyni moje życie bardziej i bardziej satysfakcjonującym. Spróbuj.
Jak dbać o zdrowie? I jak nasze zdrowie wpływa na naszą pracę?
Na dbanie o zdrowie składają się tak naprawdę trzy elementy – odżywianie, ruch oraz profilaktyka.
Nie ma jednej najlepszej diety – każdy musi wypracować swój model odżywiania. Generalnie warto jeść dużo warzyw, zminimalizować spożycie produktów przetworzonych, takich jak gotowe dania, fast foody czy żywność konserwowana, ale także pić dużo wody. Kupując świeże produkty i przyrządzając posiłki we własnym zakresie można nie tylko polepszyć swoje samopoczucie i zdrowie, ale przy okazji zaoszczędzić sporo pieniędzy.
Ruch jest niezbędnym elementem dbania o siebie – dzięki niemu lepiej funkcjonuje organizm człowieka, praktycznie w każdym aspekcie. Warto uprawiać sport, natomiast jeśli ktoś nie ma zacięcia sportowego, może z powodzeniem wykorzystywać bardzo często pomijane i niedoceniane… spacery! Wystarczy 8 tysięcy kroków dziennie (czyli około 3-4km) i odczujemy płynące z tego korzyści.
Pod pojęciem profilaktyki kryją się nie tylko regularne badania (warto przynajmniej raz w roku zbadać krew), ale także tzw. higiena życia – ograniczenie stresu, unikanie bycia ciągle w stanie gotowości, dbanie o dobre relacje z ludźmi a stronienie od tych toksycznych, znajdowanie czasu na odpoczynek, a także sen. Warto spać, w zależności od indywidualnych potrzeb, od 6 do 8 godzin dziennie.
Czy dbanie o zdrowie jest tylko trendem, czy bycie fit to jedynie chwilowa moda? Część osób może tak to odbierać, natomiast jak pokazują zarówno badania, jak i doświadczenie – jest to niezbędny element, jeśli myślimy o długowieczności, a także codziennej sprawności. Chęć ucięcia sobie drzemki po obiedzie, popołudniowy spadek energii, częste bóle głowy, poranna senność – brzmi znajomo? Wszystko to nie jest efektem tego, że „już tak mamy”, tylko wynika z braku dbania o siebie.
Zdrowy tryb życia pozwala nie tylko je przedłużyć, ale przekłada się również na wszystkie obszary, w tym na pracę. Warto więc zmienić swoje nawyki. Dzięki temu zwiększy się poziom naszego skupienia, a także ilość energii, którą mamy. Pozwoli to na wykonanie większej ilości zadań w ciągu dnia oraz na jakość ich wykonania.
Jak dbać o rozwój swój i swoich współpracowników?
W obecnych czasach bycie szefem to nie tylko zarządzanie zespołem, wydawanie poleceń i egzekwowanie ich wykonania. Bycie szefem to bycie Liderem. Nie chodzi tu jednak o bycie gwiazdą, a raczej o bycie kimś, kto dba o swoich współpracowników, zna ich potrzeby, ale też wie jakie zadania może im powierzyć. Bez wątpienia nie jest to łatwa rola. Bo z jednej strony dobry lider powinien być osobą, która wspólnie z pracownikami wyznacza cel i do tego celu dążą, ale z drugiej strony powinien być „strażnikiem”, który weryfikuje czy idą oni we właściwym kierunku i czy każdy zajmuje się powierzonym mu zadaniem. W związku z tym powinien być z jednej strony dobrym obserwatorem i pomocą dla swoich pracowników, ale powinien być także wymagający. Idealny Lider zachowuje balans między tymi elementami.
Niestety jednak wielu Liderów ma tendencje żeby być albo zbyt pobłażliwym albo zbyt wymagającym (szerzej mówi o tym prof. Jacek Santorski). Lider powinien dbać o rozwój swój i swoich współpracowników. Rozwój rozumiem tu jako zdolność wykonywania powierzonych zadań w coraz krótszym czasie, bez straty na jakości wykonanego zadania. Czy jednak w ogóle jest to możliwe? Przyjmuje się, że jeśli coś wykonujemy szybko to prawdopodobnie robimy to niedokładnie. Tak by mogło być gdybyśmy skupili się na zarządzaniu tylko czasem. Ważniejsze jednak we współczesnym zarządzaniu jest zarządzanie energią. To właśnie od niej zależy poziom wydajności, efektywność, a idąc dalej zdrowie i szczęście. Kogo? Lidera i współpracowników. Energia to nie tylko chęć, zapał do działania, czyli tak zwane naładowane baterie. Obecnie wyróżnia się cztery obszary, które łącznie większość z nas określa intuicyjnie jako energia właśnie. Są to energie, które można określić jako: fizyczna, emocjonalna, umysłowa i duchowa (cel/misja). Jak o te 4 obszary może dbać Lider i sam pracownik?
Energia fizyczna to przede wszystkim paliwo do działania, które będzie brało się ze zdrowego trybu życia, właściwego odżywiania, aktywności fizycznej, wystarczającej ilości snu. Energia emocjonalna to poczucie bycia docenianym oraz poczucie, że wykonuje się zadania zgodne ze swoi talentami. Energia duchowa, rozumiana jako cel/misja jest to świadomość lidera i współpracowników, że mają jasno określony cel, do którego dążą, co samo w sobie dodaje im energii i pozwala utrzymać ją na właściwym poziomie. Kolejna jest energia umysłowa, którą można określić jako umiejętność koncentracji. Jeśli potrafimy skoncentrować się na czymś, to jest duże prawdopodobieństwo, że wykonamy szybciej dane zadanie. Dlatego też w miejscu pracy jest ważne, aby stworzyć warunki dające możliwość skupienia się, odcięcia od tak zwanych „przeszkadzaczy”. W tym kontekście pomocne może być wprowadzenie tak zwanych bloków czasowych do pracy, w trakcie których zupełnie „odetniemy się” od wszystkich powiadomień, aplikacji, maila, czy też skorzystanie z metody Pomodoro.
Lider powinien wiedzieć, że jeśli nawet nie ma możliwości zapewnienia jego pracownikom oddzielnych pomieszczeń do takiej pracy to istnieją na to inne metody, które da się wdrożyć w każdej organizacji. Jeśli nie mamy oddzielnego zamykanego pomieszczenia do pracy, to dobrym rozwiązaniem może być umieszczenie karteczki obok swojego stanowiska pracy, że właśnie pracujemy i do określonej godziny prosimy o to żeby nam nie przerywano. Lider nie może zapominać o tym, że tak on jak i jego pracownicy tracą ogromną ilość energii jeśli muszą wielokrotnie przełączać się miedzy różnymi kontekstami, a więc powinien tak zorganizować miejsce pracy, aby wyeliminować zbędne rozproszenia. Tracąc energię na zbędne rzeczy spowalniają tym samym własny rozwój.
Za odpowiednie zarządzanie energią w firmie odpowiada Lider. Trzeba pamiętać, że samo błędne przypisanie zadań do danej osoby może znacząco obniżyć jej energię i uczynić ją nieefektywną. Energia spadnie jeśli pracownik otrzyma zbyt trudne zadanie do wykonania ale podobnie stanie się też jeśli otrzyma zbyt łatwe jak na swoje możliwości zadanie. W obu wypadkach skończy się to jedynie wypaleniem i zniechęceniem. Nie zapominajmy jednak, że nie chodzi tu o przydzielenie sobie czy innym zadania idealnie „trafionego w punkt”, bo po jakimś czasie monotonia też zabije energię pracownika. Chodzi o stopniowe „podkręcanie” trudności zadań a co za tym idzie ciągły rozwój pracownika.
Dzięki takiemu podejściu do zarządzania możliwy jest rozwój pracowników. Pracownik jest spokojny, że otrzymuje zadania zgodne z jego predyspozycjami i możliwościami. Lider wie, że najbardziej efektywny pracownik to taki, który działa zgodnie ze swoim talentem i wchodzi w stan flow. Ostatecznie jednak lider ma świadomość, że nie ponosi odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych zadań, ale za właściwy dobór zespołu i odpowiednie rozdysponowanie pracy między jego członków. Tylko takie rozwiązanie pozwala rosnąć zarówno liderowi jak i zespołowi.
Energia to działanie, a świadome działanie to rozwój.
Jak zwalniać pracowników nie psując sobie relacji?
Każdy w swojej pracy ma zarówno te obowiązki, które przychodzą mu z łatwością, jak i te, które mogą stanowić problem. Rozstawanie się ze swoimi współpracownikami, z pewnością nie należy do łatwych zadań, dlatego tym bardziej trzeba się do niego łatwo przygotować. Jak więc rozstawać się aby nadal pozostać pozostać w dobrych relacjach? Poniżej 7 dobrych rad, które pozwolą Ci nauczyć się sztuki dobrych pożegnań.
- Podejmij decyzję. Decyzji musisz być pewien i powinna ona być również jasna dla pracownika. Jeśli pracownik wcześniej nie otrzymywał żadnej informacji zwrotnej, że jego stanowisko jest zagrożone, nie oczekuj, że nie będzie zaskoczony tą wiadomością.
- Bądź konkretny. Przed spotkaniem z pracownikiem, dokładnie przemyśl co chcesz powiedzieć oraz jakich użyjesz argumentów. Podczas rozmowy staraj się być precyzyjny i nie wchodź w szczegóły, a już z pewnością unikaj obwiniania pracownika za niedowożone cele. Skup się na faktach i nimi podeprzyj swoją argumentację.
- Unikaj “kanapki”. Rozmowa o zwolnieniu jest trudna dla obu stron, dlatego zazwyczaj trwa krótko i nie ma sensu jej rozwlekać. Tutaj nie ma miejsce na słynną metodę “kanapki”. Taką rozmowę można przeprowadzić w innym terminie, po zakomunikowaniu decyzji. Nigdy do końca nie potrafimy przewidzieć jak zareaguje dana osoba, dlatego dobrze jest dostosować się do pracownika i znaleźć odpowiednią porę dnia.
- Ułóż proces. Rozstanie z pracownikiem to tzw. offboarding. Każdy proces jest jak puzzle, które w całości powinny tworzyć spójny obrazek. Zastanów się, jakie elementy offboardingu są kluczowe i mają zastosowanie w twojej organizacji. Pamiętaj, że dla wielu pracowników okres ostatnich tygodni w firmie może być trudny i nacechowany emocjonalnie, dlatego zadbaj o każdy szczegół.
- Exit interview. Zanim na dobre się pożegnać dowiedz się co Ty jako organizacja możesz poprawić. Exit interview, podczas którego pracownik nieco swobodniej może wyrazić swoją opinie o organizacji, może być dobrym źródłem feedbacku. Warto aby przeprowadziła go osoba w miarę neutralną, z którą pracownik ma pozytywną relację. Wtedy możemy liczyć na bardziej szczerą informację zwrotną.
- Zaoferuj pomoc. Nie każdy z niej skorzysta, ale przynajmniej spróbowałeś. Jeśli podejrzewasz, że pracownik może nie odnaleźć się na rynku pracy, zaproponuj mu wsparcie ze strony agencji rekrutacyjnej bądź outplacementowej. Wystarczy, że skontaktujesz takiego pracownika z odpowiednią osobą, a jeśli nie masz nikogo w swojej sieci kontaktów, z pewnością z pomocą przyjdzie dział HR, bądź inni managerowie twojej organizacji.
- Kluczowa komunikacja. Pamiętaj aby ustalić z pracownikiem w jaki sposób chce pożegnać się ze swoimi współpracownikami. Może sam wysłać maila, bądź możesz
zrobić to w jego imieniu. Aby obie strony czuły się komfortowo, dobrze jest treść takiego maila (bądź komunikat przekazany ustnie), wcześniej ze sobą skonsultować.
Pożegnania mogą być dobre. Patty McCord, w swojej książce “Powerful”mówi, że mimo tego, że rozstania są konieczne, należy do nich podchodzić z pozytywnym nastawieniem. Trzeba wyciągnąć wnioski z tego czego obie strony nauczyły się ze współpracy, przeanalizować błędy i unikać ich w przyszłości. Nie zawsze pracownik rozwija się tak szybko jak organizacja i nie zawsze organizacja jest w stanie zapewnić odpowiedni rozwój pracownikowi. Ważne jest jednak aby zadbać aby twoja firma, zawsze kojarzyła się z miejscem w którym mógł się wiele nauczyć i zbudować swoje doświadczenie.
Jak organizować sobie pracę i czy „zjedz tą żabę działa”?
Dzień pracy zaczynam od przeglądu zadań. Tak naprawdę mam go wstępnie zrobionego dzień wcześniej oraz ogólnie na cały tydzień w poniedziałek. Natomiast to takie najświeższe spojrzenie i próba odpowiedzi na pytanie „Jakie są najważniejsze rzeczy, które muszę dziś zrobić?”.
Dobieram 2-3 większe zadania, którymi będę chciał się zająć. Więcej nie ma sensu. Po pierwsze, i tak nie zdążę – każde zajmie co najmniej godzinę, półtorej. Po drugie, na pewno w ciągu dnia coś mnie odciągnie od zaplanowanej pracy. Po co mam sobie potem wyrzucać, że czegoś nie zrobiłem.
Po takim przeglądzie czas na rozruch. Nie wierzę w „jedzenie żaby”. Na początek lubię kilka prostych zadań – tu faktura, tam feedback dla zespołu z jakąś rzeczą, itd. Bo w ramach rozruchu sprawdzam też skrzynkę mejlową, Asanę, Slacka. Upewniam się, czy nie potrzeba mnie gdzieś pilnie, o czym jeszcze nie wiem.
Potem biorę się już za faktyczną pracę. Staram się pracować godzinę/półtorej nad jednym z głównych zadań i potem krótka przerwa na sprawdzenie, co słychać u mojej ekipy. Jestem takim typem energetycznym, że po 13-14 mam spory spadek skupienia Wiem więc, że najważniejsze sprawy muszę załatwić do tej godziny. Potem mogę siedzieć nad mejlami czy innymi mniej obciążającymi głowę zadaniami.
Polecam również wyznaczenie sobie stałych pór na odpowiadanie na mejle i telefony. A także, co najważniejsze, social media! Dzięki temu nie odrywamy się co chwila od pracy, bo skupić się ponownie jest już ciężko. Dlatego zamykam karty w przeglądarce, wyłączam mejla, wyciszam wszystkie dźwięki (żeby powiadomienia nie plumkały). Dopiero wtedy mam warunki, żeby być produktywnym.
Plany planami, ale oczywiście zdarzają się dni, gdy cały misterny plan w…. popiół się obraca 😉 Nie ma co wtedy się samobiczować, choć sam mam do tego tendencję („Tyle miałem zrobić!”). Będą dni, gdy coś nas odciągnie i to jest normalne. Kluczem jest, żeby w dni, kiedy możemy zachować kontrolę, nie dać się rozproszyć. A bardzo łatwo jest rzucić się w wir zadań, to tu, to tam.
Materiały zebrała dla Ciebie:
Zostaw komentarz