Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Prowadząc firmę, możemy spotkać się z sytuacją, w której kontrahent nie opłaci należnych nam rachunków czy też faktur. Czasami zdarza się tak, że nie jest to celowe działanie, a jedynie chwilowe problemy z płynnością finansową, które mogą zdarzyć się w każdym biznesie. Jeśli jednak dłużnik zaczyna nas unikać, a co gorsza nie stara się w żaden sposób rozwiązać zaistniałej sytuacji, to pozostaje nam droga sądowa. Zanim jednak  się na nią zdecydujemy , z pomocą może przyjść wezwanie do zapłaty. Jak je skonstruować, by było skuteczne?

Jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty?

Tak naprawdę obecne przepisy nie wprowadzają jednego, obowiązującego wzoru wezwania. Pismo powinno mieć charakter formalny, a zawarte w nim napomnienie powinno być wyrażone stanowczo. Musimy też pamiętać o tym, by dać dłużnikowi czas na reakcję. Do odbiorcy zwracamy się neutralnie, bez emocji, ale kładziemy nacisk na jasny przekaz – to ostateczne wezwanie, następny krok to skierowanie sprawy do sądu.

Wezwanie  powinno zawierać następujące elementy:

• datę i miejsce jego sporządzenia;
• dane wierzyciela;
• dane dłużnika;
• stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty. Może to być faktura, rachunek, umowa, sprzedaż itd.;
• kwota długu, czyli koszt, jaki powinien nam zapłacić dłużnik. Opcjonalnie może ona być powiększona o odsetki ustawowe lub inne, np. karne, jeśli takie znajdowały się w umowie;
• termin spłaty długu, czyli wyznaczoną przez wierzyciela ostateczną datę, do kiedy należność powinna zostać zapłacona;
• numer rachunku bankowego, na który powinny zostać przelane pieniądze;
• pieczęć firmową oraz podpis osoby, która wysyła wezwanie do zapłaty.

Podając termin, w którym wymagamy płatności, możemy wskazać dowolną datę. Najczęściej jest to 7 lub 14 dni.

Co jeszcze może znaleźć się na wezwaniu do zapłaty?

Powyżej znalazły się wszystkie niezbędne informacje, które muszą pojawić się w wezwaniu. Jednak coraz częściej na dokumencie tego typu pojawiają się dodatkowe treści, które mają na celu „zaniepokoić” dłużnika i przekonać go do szybkiej płatności. Czasami można spotkać się z wezwaniami, które informują o tym, że wierzyciel zaprzestaje współpracy z podmiotem, który zalega z płatnościami. Mowa tutaj na przykład o niedostarczeniu kolejnych towarów lub usług.

Wśród koniecznych informacji, które musimy uwzględnić w naszym piśmie, zawarliśmy skierowanie sprawy do sądu. Będzie ono niosło za sobą skutki prawne oraz finansowe, ale to nie wszystko.Dług może zostać sprzedany na giełdzie długów do jednej z firm windykacyjnych. Pozostaje jeszcze informacja o przekazaniu danych dłużnika do ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biur Informacji Gospodarczej). Zawarcie w wezwaniu wspomnianych klauzul może wpłynąć na dłużnika i przekonać go do zapłacenia zalegających płatności lub ich części.

Czasem wezwanie staje się pierwszym krokiem na drodze do porozumienia. Przypominamy, że nie wszyscy kontrahenci chcą unikać płatności, lecz po prostu wpadli w pułapkę braku płynności finansowej, z której bardzo ciężko wyjść.

Niektórzy wierzyciele posługują się jeszcze innymi trickami, które mają przekonać dłużnika o tym, jak ważne jest, by bezzwłocznie zapłacił należności. Mowa tutaj o nagłówkach zawierających stwierdzenia typu: „Ostateczne, przedsądowe wezwanie do zapłaty!” itp. Wiele firm korzysta również z pomocy prawników, którzy sygnują dokumenty swoimi pieczątkami i podpisami. Ma to pokazać między innymi, że sprawa jest o krok od drogi sądowej, a może już nawet na niej .

Czy jest szansa na odzyskanie pieniędzy?

Jak podaje jedna z polskich kancelarii windykacyjnych największą szansę na odzyskanie długu mamy w ciągu pierwszych trzech miesięcy od przeterminowania się faktury. Wszystko dlatego, że jeśli klient wpadnie w duży zator finansowy i nie będzie mógł sobie z nim poradzić, to może się zdarzyć, że jego firma zbankrutuje. Warto więc podejmować działania w miarę szybko, przed wszczęciem przez dłużnika procedury upadłościowej, szczególnie w sytuacji, w której urwał nam się z nim kontakt.

Dowiedz się więcej >>

Jak dostarczyć wezwanie do zapłaty?

Tutaj sprawa wydaje się oczywista. Najpewniejszym sposobem jest wysłanie dokumentu listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dlaczego? Ponieważ kwit nadania może posłużyć nam jako dowód w sądzie, gdy dłużnik nie odda nam pieniędzy i będziemy zmuszeni skierować sprawę na drogę prawną. Uniknięcie procesu powinno być dla dłużnika priorytetem, bo gdy do niego dojdzie, będzie on obciążony dodatkowymi kosztami postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez komornika sądowego.

Chociaż pisemne wezwanie do zapłaty nie jest obowiązkiem, to sąd może uznać jego brak za zaniechanie i obciążyć kosztami sprawy wierzyciela. Zawsze zostaje argument, że jeśli pismo zostałoby wysłane, to dłużnik uregulowałby dług.

Wezwanie do zapłaty a informacja o zaległych płatnościach

Oczywiście należy zwrócić uwagę na to, że istnieje różnica pomiędzy „wezwaniem do zapłaty”, czy nawet „przedsądowym wezwaniem do zapłaty”, a „ponagleniem do zapłaty” czy „przypomnieniem o płatności”. Dwa pierwsze dokumenty mają na celu wywrzeć pewną presję i zmusić dłużnika do podjęcia działań w trybie natychmiastowym. W przypadku upomnienia i ponaglenia mamy inny cel. Przede wszystkim zależy nam na przypomnieniu klientowi, że ma on nieopłacone zamówienia lub faktury, które są już przeterminowane. W niektórych firmach zaległości mogą namnażać się do osiągnięcia określonej kwoty i dopiero wtedy dostaniemy monit, który przypomni nam o konsekwencjach.

Jeden z leasingodawców posługuje się automatycznym monitem, który na początku danego miesiąca przypomina klientom o zaległych fakturach. Jego treść brzmi mniej więcej w ten sposób:

„Szanowni Państwo,

informujemy, że na dzień zaksięgowania ostatniego wyciągu (daty podane poniżej) występowała zaległość wynikająca z dokumentów z terminem płatności na dzień 2019-05-31 w kwocie xxx. Należności przeterminowane wskazane w tabeli powyżej należy wpłacić na rachunek nr: xxxx. W przypadku dokonania wpłaty po dniu wskazanym w komunikacie, na który stwierdzamy zaległość, prosimy o potraktowanie tej wiadomości jako nieaktualnej”.

Warto korzystać z takich opcji, bowiem często okazuje się, że faktury mogą się zagubić. Nie jest tak, że klient nie chce ich opłacić, po prostu obieg dokumentów w firmach, szczególnie tych dużych, potrafi być bardzo skomplikowany.

Bardzo ciekawy pomysł na przypominanie o płatnościach ma jedna z opolskich palarni kaw. Ponieważ w logotypie marki występują zwierzaki (tukan, alpaka, goryl), które są ich Brand Heroes, to marka wykorzystała je do komunikacji z klientem. Dla przypomnienia Brand hero, tp bohater lub maskotka marki, która ma za zadanie przekazywać wartości i opowiadać jej historię Przykładowy mail przypominający o płatności wygląda w taki oto sposób:

Temat: Tukan ma dla Ciebie kopię faktury

Cześć Radek,

to ja Tukan Fakturzysta z działu zamówień. Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Chciałbym Ci osobiście podziękować za złożone zamówienie xxx. To dla nas zaszczyt, że należysz do grona klientów Hard Beans. Mam nadzieję, że zamówienie dotarło do Ciebie i spełniło Twoje oczekiwania. Jeśli tak, bardzo się z tego powodu cieszę, gdyż całemu zespołowi zależy na jak najlepszej obsłudze klientów i ich zadowoleniu.

Przy okazji chciałbym poinformować, że odwiedziłem dziś nasz dział księgowości i okazało się, że nie mamy od Ciebie zaksięgowanej wpłaty za fakturę xxx. Pewnie przez przypadek dokument gdzieś się zapodział lub nie trafił na Twoje biurko, dlatego przesyłam do Ciebie jeszcze raz kopię tego dokumentu. Zdaję sobie sprawę, że masz wiele obowiązków, dlatego przypominam i proszę Cię, abyś sprawdził status płatności. Może pieniądze są już w drodze na nasz rachunek, a jeśli nie, będę bardzo wdzięczny za szybką płatność. Wszystkie dane niezbędne do jej wykonania znajdziesz na dołączonej do wiadomości fakturze.

Jeśli masz pytania lub wątpliwości, proszę skontaktuj się ze mną – postaram się pomóc.

Pozdrawiam serdecznie”.

Takie kreatywne przypomnienia to bardzo dobre rozwiązanie. Wiadomość nie wywołuje zawstydzenia, a raczej uśmiech na twarzy dłużnika. Oczywiście ta korespondencja ma kilka wersji, łącznie z tymi, gdzie informujemy odbiorcę, że brak płatności wiąże się z blokadą dostaw czy przekazaniem sprawy do egzekucji. Jak pokazuje rzeczywistość, te pierwsze maile z przypomnieniem idealnie się sprawdzają.

A jeśli wezwanie do zapłaty nie pomaga?

Pozostaje nam droga sądową lub wspomniana giełda wierzytelności. Są to oczywiście rozwiązania ostateczne, jednakże czasami jesteśmy zmuszeni się do nich posunąć. Miejmy nadzieje, że takie zdarzenia nigdy Wam się nie przytrafią, a Wasi kontrahenci będą płacić z góry za wszystkie zamówienia i zlecenia.