Poniższa checklista przedsiębiorcy to doskonałe źródło wiedzy na każdym etapie budowania biznesu. Jeśli więc przeskoczyłeś pułap 0-50K, znajdziesz w tym wpisie kilka wskazówek, dzięki którym rozwiniesz swój biznes. Do dzieła!
HR/ team buiding
1. Zapraszaj na rozmowy kwalifikacyjne wyłącznie osoby, które potencjalnie chcesz zatrudnić. Myśląc „a może mi pokaże coś czego nie mówi CV”, marnujesz bardzo dużo czasu.
2. Nie spodziewaj się za dużo po CV. Nieraz przejechałem się uważając, że skoro CV zawiera tak dużo umiejętności, których poszukuję u pracowników, to kandydat na pewno jest tym idealnym. Rzeczywistość bywa jednak brutalna.
3. Nie zadawaj pytań, które sugerują odpowiedź lub to, co chciałbyś usłyszeć w odpowiedzi: „czy nauczysz się obsługi Excela?”, albo „czy dopasujesz się do naszego zespołu? itd. Na tak zadane pytania jest jednoznaczna odpowiedź, bo ktoś, kto zdobyć pracę, oczywiście powie „tak”. Oszukiwanie samego siebie niczemu nie służy.
4. Chwal publicznie, krytykuj w cztery oczy. Jeżeli chcesz kogoś pochwalić, zrób to tak, aby inni słyszeli – zainspiruje to lub zmotywuje resztę zespołu. Jeżeli jednak chcesz powiedzieć, że coś, co Ci się nie podoba w pracowniku, lepiej zrób za zamkniętymi drzwiami. Publiczne krytykowanie obniża morale i często wprawia z zakłopotanie nie tylko „obiekt” krytyki, ale również cału zespół.
5. Nie zatrudniaj dopóki nie potrzebujesz. Istnieje coś takiego, jak presja na budowanie firm, które zatrudniają dużo ludzi. Czasami, gdy chcesz coś komuś sprzedać, zwłaszcza jeżeli mówimy o starszym pokoleniu, pada pytanie „a ile pan osób zatrudnia” – jakby to był jedyny wyznacznik, czy jesteś wstanie wykonać dane dzieło. Ta rada dotyczy osób, które chcą zbudować stabilne przedsiębiorstwa na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych obrotu – jeśli mierzysz wyżej, bez regularnego powiększania zespołu się nie obejdzie.
6. Nie uzależniaj firmy od jednej osoby. Małe firmy (w tym moja) mają tendencję do wkładania wszystkich jajek do jednego koszyka. Gdy jest dobrze, to idziemy do przodu, ale gdy przychodzi kryzys i odchodzi kluczowy pracownik, który okazuje się, że trzymał firmę na barkach, okazuje się, że mamy gigantyczny problem.
7. Stwórz infrastrukturę obiegu informacji. Kanał na Slacku, przechowywanie danych w chmurze – to tylko niektóre z narzędzi. Obieg informacji (np. co zostało ustalone z klientem) to kluczowe działanie.
8. Miej politykę onboardingu i znajdź na to czas. Nieraz zatrudniałem ludzi, gdy ani ja, ani nikt z zespołu nie miał czasu prawidłowo wdrożyć pracownika. Kończyło się tym, że musieliśmy się rozstać i nikt z tego faktu nie był zadowolony. Ani my, bo pracownik nie mógł się wykazać, ani pracownik, bo czuł, że nie daliśmy mu szansy, aby się zaklimatyzwał.
9. Exit interview. Zabrzmię trochę jak hipokryta, bo o tym zjawisku dowiedziałem się niedawno przy okazji tworzeni wpisu na naszego bloga. Niemniej uważam, że powinno się przeprowadzać taki „wywiad” z osobą, która od nas odchodzi albo kończy z nami współpracę. Pozwala to eliminować w przyszłości rzeczy, które przeszkadzają ludziom w naszej firmie. Może nam też wskazać jakiś palący problem w firmie np. toksyczna osoba, której ktoś nie chce po prostu widywać na co dzień albo pozwoli nam popatrzeć z boku na niektóre rzeczy. Jeżeli rozmowa będzie szczera, dowiesz się, czy były pracownik zmienił pracę, czy szefa.
10. Przeprowadzanie cyklicznych statusów. W dzisiejszym, szybkim świecie każdy najchętniej wykonywałby swoje zadania, nie wynurzał się z komputera i w ogóle najlepiej „dajcie mi spokój”. Statusy, a właściwie cykliczne statusy, pozwalają nie tylko zweryfikować poziom zaawansowania prac dla klienta, ale także dają chwilę na rozmowę z zespołem lub pojedynczym członkiem zespołu. Dzięki statusom możemy wyłapać „pożary”, gdy dopiero się tlą.
11. Posiadaj agendę spotkania. Jej brak lub brak przygotowania się do spotkania to błąd, który popełnia się po wdrożeniu cyklicznych statusów. Okazuje się wtedy, że takie spotkania statusowe są pustą gadką; nikt się nie przygotował, bo de facto nie wiedział, w którym kierunku miał się przygotować.
Cashflow
1. Na bieżąco spisuj swoje stałe wydatki. W początkowej fazie nie jest to trudne do zapamiętania: telefon, rata za komputer, ZUS, podatek. Problem pojawia się, jak wydatki rosną: pracownicy, outsourcing, telefony, raty za sprzęt, leasing, biuro, itd. Nawet sprawna głowa może mieć problem z szybką kalkulacją tego, ile musimy zarobić, aby działalność była opłacalna.
2. Abonament – siła powtarzalnego przychodu. Jest wiele modelów biznesowych, które opierają się na nieustannym „polowaniu” na klienta. Muszą działać jak zębate koło, bo jeden przestój może doprowadzić do kłopotów finansowych. Abonament, czyli przychód gwarantowany, może zabezpieczyć nas i być kartą przetargową w negocjacjach. Dzięki temu nie musimy brać każdego zlecenia, którego marża jest minimalna albo nawet zerowa, co po prostu pozwoli nam złapać jedynie trochę tlenu przed nieuniknioną agonią.
3. Zaliczki – dziś raczej oczywiste, ale nie dla każdego. Proces zaliczek (o ile nie mówimy o stałych klientach) powinien być normą. Zabezpiecza nasz interes, ale również pozwala poprawić kondycję finansową – nie czekamy aż do realizacji zlecenia, by dostać pieniądze, ale częściowo pobieramy zapłatę przed rozpoczęciem działań. Zaliczka daje tez pewność, że człowiek, który zleca nam pracę poważnie podchodzi do tego tematu.
4. Ciągnące się w nieskończoność projekty – tak to jedna z poważniejszych rzeczy, jeżeli chodzi o czekanie na środki. O ile niewybaczalna jest nasza opieszałość, o tyle opieszałość z drugiej strony może nas zabić. Może, ale nie musi. Po to właśnie konstruowane są umowy. Dobrze opracowana umowa może pomóc zapobiec sytuacji, w której klient niepoważnie podchodzi do procesu akceptacji lub w nieskończoność wysyła poprawki, np. nie zbierając tego w jeden mail.
5. Nie rozpraszanie inwestycji. Jeżeli masz firmę, która jest np. niewielkim software housem, to lepiej inwestować w dywersyfikację świadczonych usług programistycznych, niż w startup, który powstaje wewnątrz firmy. Wiem z własnego doświadczenia, że rozwój poprzez wzbogacanie portfolio usług komplementarnych, a nie budowanie i inwestowanie w coś zgoła innego, przynosi najlepsze efekty dla naszego portfela.
6. Nieustannie kontroluj zobowiązania swoich klientów. Czasami bywa tak, że boimy się przypomnieć klientowi o płatności, bo myślimy, że narażamy swoje relacje. Kiedyś jeden z moich ulubionych kontrahentów powiedział mi, że mają system, który przypomina o opłaceniu faktury 2 dni przed terminem, w dniu końca terminu i 2 dni po terminie. Dopiero później, w zależności od reakcji lub braku reakcji, można rozpocząć działania windykacyjne – miękkie lub twarde.
7. Ustalaj priorytety opłat. Czasami bywa tak, że w przepływie finansowym jest mniej pieniędzy niż byśmy sobie tego życzyli. Warto mieć listę priorytetów do opłat, aby wiedzieć bez czego nasza firma po prostu nie może istnieć, i na podstawie takiej listy dokonywać opłat.
8. Nie wstydź się powiedzieć, że Cię na coś nie stać. Konsumpcjonizm jest zarazą i chyba nawet stu takich Michałów Szafrańskich nie wyleczyłoby pewnego kompleksu, który boryka się w wielu z nas. Zastaw się a postaw się, czy inne rzeczy, na które nas nie stać, ale musimy je mieć, bo tego oczekuje od nas świat. Paradoksalnie odłożenie czegoś na później (droższa wycieczka) kosztem poprawienia sytuacji firmy, może się zwrócić z nawiązką. Odmawianie chwilowej radości na rzecz czegoś większego.
Marketing i sprzedaż
1. Personalizacja działań sprzedażowych. To wysoce nieskalowany proces, więc nie polecam firmom SaaS’owym takich działań, ale w każdej usługowej firmie działa jak złoto. Gdy rozmawiamy z klientem, to oczywiście dajemy mu jakieś szablonowe prezentacje: „kim jesteśmy” „case study” itd., ale personalizujemy ofertę, „jak możemy Ci pomóc?”. Przykładowo wiemy, że software house ma problemy z rekrutacją programistów, a my świadczymy usługi content marketingowe, więc nie piszemy „hej poprowadzimy Wam bloga”.
2. Dobra współpraca na linii marketing-sprzedaż. Brzmi jak abstrakcja. Zapytacie: „jak w małej firmie można mieć rozróżnienie na marketing i sprzedaż?”. A no można! Nie trzeba mieć ludzi i od jednego, i od drugiego. Nawet jeżeli sam jesteś sprzedawcą, a marketingiem i dowożeniem leadów zajmuje się firma zewnętrzna, musicie czuć między sobą chemię. Nie chodzi o skuteczność, bo można „natrzaskać” miliony leadów, ale o dobrą współpracę między marketingiem a sprzedażą. Kiedy jest dobra? Gdy marketing daje wartościowe zapytania, które sprzedaż jest wstanie obsługiwać, a sprzedaż dostarcza marketingowi dane, które zapytania zostały sfinalizowane. Dzięki temu marketing może się nieustannie uczyć, jak szukać szukać leadów podobnych do klientów, którzy sfinalizowali umowy.
3. Nie oszukuj i nie obiecuj więcej, aby tylko sprzedać, bo ktoś będzie musiał to „dowieźć”. Małe firmy, które ustalają system prowizyjny dla sprzedawców, aby zabezpieczyć się przed koniecznością płacenia pensji, zapominają przekazać przy onboardingu, że podczas sprzedawania kategorycznie zabrania się „obiecywać gruszek na wierzbie”. Ktoś potem będzie musiał dowieźć te gruszki na wierzbie. Najzabawniejsze jest to, że sprzedawca, który patrzy krótkodystansowo na swoją pracę, czy danego klienta, zgarnie prowizję, ale wykona poważną szkodę dla firmy.
4. Bądź najlepszym konsultantem, nie sprzedawcą. Nie wiem jak jest w Waszych firmach, ale ja, po obejrzeniu prezentacji Tomka Karwatki na temat sprzedaży w startupie, w swojej przestałem sprzedawać, a zacząłem konsultować. Postanowiłem być jak jeden z typów sprzedawców, których wymienił Tomek, Mianowicie jako sprzedawca „the chalanger”. „The chalanger” to osoba, która często ma swoje zdanie, inny pomysł niż klient i potrafi bronić swoich racji przez konkretną argumentacje, a także ufa sobie, wie, że jest profesjonalistą i jest wstanie doradzić klientowi najlepsze rozwiązanie, nawet jeżeli jest ono kompletnie innej niż to z czym pierwotnie przyszedł klient.
5. Miej czas na marketing lub budżet na jego organizację. Jakiś czas temu zapytałem się na naszej grupie: „jaki jest Wasz największy problem w marketingu?”. Jedna z osób napisała „kompletny brak marketingu”. Nadal gros firm uważa, że wystarczy im tylko sprzedaż i jedocześnie obwinia sprzedawców za brak skuteczności. A jak ci biedni sprzedawcy mają sprzedawać bez wartościowych leadów? No dobrze, są osoby, które mają doświadczenie, potrafią poprowadzić temat od pre-sales aż po podpisanie umowy, ale firmę na początkowym etapie nie stać na osoby z takim doświadczeniem.
6. Łącz działania aktywne z pasywnymi. W pierwszej fazie rozwoju firmy istnieje silna pokusa, aby postawić tylko na jeden kanał i najczęściej jest to sprzedaż aktywna (outbound), bo jest tańsza i szybciej widać efekty. I tak – bierzemy słuchawkę do ręki, wykonujemy coldcalling albo przeglądamy LinkedIna i smarujemy „chłodne wiadomości”. To błąd, bo takie działanie nie pozwala się skalować. Na pewnym etapie okazuje się, że aby pozyskiwać kolejne zapytania, musimy zatrudniać kolejne osoby i tak w kółko. Na dłuższą metę, to de facto droższa metoda, niż systematyczne inwestowanie czasu i/lub pieniędzy w działania pasywne (inbound), a więc budowanie marki, nawiązywanie relacji, PR.
7. Opracuj swój własny lejek sprzedażowy. Niestety lejka samego w sobie nie można skopiować jeden do jednego z innych firm, a to dlatego, że profil klienta, sposób generowania zapytań i ich wartość są różne. Budowa własnego lejka sprzedażowego jest potrzebna i im szybciej do tego dojrzejemy tym lepiej dla nas.
8. Generuj tyle zapytań/leadów, ile jesteś wstanie obrobić. Nie odpowiadanie na zapytania ofertowe to zło, ale jak czasami wysyłamy pytania o współprace to wiemy, że jest to jakiś większy problem. Właśnie dlatego uważam, że należy generować tylko tyle zapytań, ile jest się wstanie obsłużyć.
9. Nie wykonuj prac, na które się nie umawiałeś z klientem w ramach wcześniej ustalonej kwoty. Przyznam szczerze, że dość powszechne jest uleganie na „dorabianie rzeczy spoza pierwotnego briefu”. Czasami tak bywa, zwłaszcza jeżeli klient nie ma doświadczenia z podobnych współprac, że w nieskończoność potrafi dorzucać poprawki i/lub rzeczy, które nie były wcześniej ustalone. Ma to fatalny wpływ nie tylko na sprzedaż, ale również na produktywność i cashflow.
Zarządzanie czasem/produktywność
1. Unikaj syndromu Zosi-Samosi, czyli brak delegowania i wszystko zrobię sam najlepiej. O ile będąc kompletnym freelancerem, możesz mieć 100% kontrolę nad tym co robisz, jak działasz, jaki kształt ma Twoja firma, to na pewnym etapie przychodzi czas na innych ludzi. Nagle okazuje się, że nie ma czasu być i rzemieślnikiem, i księgowym, i biegać po urzędach, i kontaktować się z klientami, i myśleć nad strategią itd. Należy szybko zadecydować, co jest dla nas najważniejsze lub co sprawia nam największą frajdę, a resztę kompetencji „kupić”.
2. Kontraktuj długoterminowe współprace. Zapełnianie mocy przerobowych poprzez cykliczne projekty lub prace wielomiesięczne jest lepsze niż praca na zasadzie szybkich strzałów. Szybkie strzały w wielu firmach mogą być przerywnikami i rozpraszaczami mocy przerobowych, a paradoksalnie sprzedawca musi poświęcić tyle samo energii i czasu na zakontraktowanie takiej transakcji. Warto myśleć wówczas nie ile możemy zarobić na danym dziele, ale jak bardzo rozproszy nas w wykonywaniu naszej długofalowej strategii.
3. Korzystaj z narzędzi, które ułatwiają Ci zarządzanie czynnościami/projektami w firmie. One naprawdę oszczędzają nam dużo czasu, pod warunkiem, że korzystamy z nich w sposób systematyczny i nie są żadnymi rozpraszaczami (czasami Slack, który ułatwia zarządzanie zadaniami, nieumiejętnie wykorzystany może być połykaczem czasu). Warto więc zachować dyscyplinę.
4. Nie rób prywatnych rzeczy w godzinach pracy. „Ej nie będziesz mi mówił, co mam robić!”. Powiedz z ręką na sercu, ile razy robiłeś coś prywatnego w godzinach roboczych? Pewnie rekordziści robią codziennie coś z obszarów prywatnych, co później starają się nadrabiać siedząc dłużej w biurze. Paradoks jest taki, że to właśnie oni chwalą się „jacy są przepracowani” i „jak dużo pracują”.
5. Jesteś nieproduktywny, nie pracuj. Czasami mam słabsze dni, wstaję z bólem głowy, nie wysypiam się albo dolega mi coś innego. Tłuczenie pustych godzin, aby wyrobić swoją 8-godziną normę jest głupotą. Mentalnie bardzo wiele osób ma z tym problem (ja do niedawna tak miałem). Nie liczy się liczba przepracowanych godzin, ale ich jakość. Osobiście uważam, że są dni, w których w dwie godziny robię więcej niż kiedyś w dziesięć, więc widzę, jak nie warto ulegać presji. „Muszę pracować 8 godzi, bo nie wypada mniej” – skończ z tym.
Pozyskiwanie know-how/selfdevelopment
1. Rozróżniaj źródła, które Cię inspirują lub motywują od tych, które faktycznie Cię uczą. Gdy miałem 21-24 lata wydawało mi się, że jakaś konferencja była dla mnie super, bo tyle się z niej nauczyłem. Okazywało się, że ona po prostu krótkotrwale wywołała we mnie efekt motywacji, ale de facto nie nauczyła mnie niczego albo nie potrafiłem wdrożyć rzeczy, których się nauczyłem. To częsty problem. Wydaje nam się, że konferencja z dobrym mówcą jest dla nas mega wartościowa i że z niej się tyle nauczyliśmy, ale tak naprawdę wyszliśmy z niej zmotywowani i to najczęściej krótkotrwale.
2. Czytanie/konsumpcja książek, podcastów i innych źródeł wiedzy dla samego czytania/słuchania. Podobno wszyscy dorośli ludzie w Polsce potrafią czytać, analfabetyzm jest na zerowym lub niemal zerowym poziomie. Problem przyswajania wiedzy jest zgoła inny. Jest boom na bycie wyedukowanym, bycie takim „ą, ę przez bibułkę”. Jednak samo przeczytanie książek, wysłuchanie podcastu nawet z tzw. „mięsem”, nic nie daje. Sam przeczytałem w życiu pewnie ponad 300-400 książek i myślę, że nie wyciągnąłem wniosków i nie wdrożyłem w życie nic z 90%+ z nich. Czytać w sposób efektywny trzeba potrafić. Pierw należy spędzić trochę czasu nad wyborem lektury, np. książką, która omawia nasz aktualny problem w firmie, później znaleźć czas na czytanie i myślenie. Tak, myślenie jak dane wskazówki przenieść na grunt naszej organizacji. W jednym z wątków u nas na grupie, Damian Kozłowski powiedział, że książkę „Podręcznik Startupu” należy czytać tempem 10-20 stron dziennie. Tak, właśnie takim tempem czyta się publikacje, które mają dać nam wartość dla naszej organizacji lub naszego życia. Tylko wówczas są dla nas wartościowe. Wszystko inne to chwilowa motywacja i uczucie podniecenia, że coś nam ów content daje.
3. Pozyskuj mentorów dla swojej organizacji adekwatnych do aktualnego etapu. Można próbować kupować drogie konsultacje u managerów, którzy budowali firmy na 1000 osób, można też za mentora uznawać Elona Muska, który zbudował kilka miliardowych firm, ale tak na dobrą sprawę nic nam to nie daje. Najlepszy jest mentor, który jest krok-dwa przed tym, gdzie my właśnie idziemy i jest wstanie powiedzieć, co u niego zadziałało albo z jakimi problemami musiał się borykać na etapie jakim byliśmy.
4. To co mówią mentorzy czasami kwestionuj. Moim mentorem parę lat temu był Szymon Szymański. Do tego stopnia był dla mnie idolem, że prawie wszystko brałem jako prawdę objawioną, bez przesiewania przez sito, kompletnie na autopilocie, jakby Szymek nie mógł się nigdy mylić. Raz się pomylił, gdy chciałem postawić serwis dla biznesu. Ten serwis nazywa się Marketing i Biznes i dziś stawowi poważny przychód w mojej firmie, a który na tamten czas był dla Szymon rozproszeniem od podstawowej działalności, jakim była agencja content marketingowa.
Zarządzanie stresem
1. Znajdź pasję poza biznesem. Jeżeli masz ją, to pielęgnuj. Z racji tego, że nasz mózg jest normalnym mięśniem, jak każdy inny mięsień, może ulec przemęczeniu. Jeżeli 24h na dobę będziesz go obciążał sprawami zawodowymi, bardzo szybko się okaże, że jest mało wydajny. Testowałem na sobie i wiem, jak szybko można zniszczyć sobie odporność psychiczną, jeżeli myślimy tylko pracy.
2. Miej czas nie mieć czasu. Krótkie przerwy, wyjazdy poza nasze codziennie środowisko, dostarczenie głowie innych obrazów, niż te, które mamy na co dzień: wyjście do biura, komputer, telefony. Wyjazd na weekend nawet kilka kilometrów dalej potrafi „zrobić robotę”.
3. Uprawiaj sport. Wiem, że znowu rada brzmi jak banał. Ale to udowodnione, że mięśnie osób ćwiczących, w tym także mózg, inaczej pracują, gdy systematycznie dostarcza się im bodźców i tlenu.
4. Śpij odpowiednio. Zadbaj o jakość swojego snu, od prawidłowej liczby godzin snu, aż po wietrzenie pokoju, czy niwelowanie ekranów na godzinę przed snem. Ja poszedłem o krok dalej, nie mam telefonu w sypialni.
5. Ograniczaj urządzenia cyfrowe: komputery, tablety, telefony. Bardzo częste obcowanie z tymi urządzeniami, nie pozwala nam wyjść ze strefy pracy. Męczymy dodatkowo układ nerwowy i wzrok.
6. Medytuj. Przyznam szczerze, że jestem na początku drogi, uczę się medytować, więc nie będę mówił, jaki ma to ogromny wpływ. Na razie mocno testuje, ale już widzę, że działa to na mnie uspokajająco, bo czasami jest to jedyna możliwość, abym wyciszył pobudzony od działania organizm. Chwała Łukaszowi Gągale – namówiłeś mnie do tego zuchu, chociaż uważałem, że to obciach.
Na koniec
Mam nadzieję, że z powyższą checklistą przedsiębiorcy jeszcze bardziej rozwiniesz swój biznes. Daj znać w komentarzu, co jeszcze przydaje się w tworzeniu firmy. Będę wówczas aktualizować artykuł.
Zostaw komentarz