Checklista dla founderów p.1

Od 2011 roku prowadzę działalność gospodarczą. Przez ten czas popełniłem masę błędów, ale też kilka rzeczy mi się udało. Ten mix zaowocował stworzeniem tego artykułu. Z racji tego, że właśnie organizujemy konferencję Founders Mind to chciałem Cię zaprosić do przeczytania tego „kodeksu” founderów. Mam nadzieję, że część z tych rzeczy Ci się przyda, może zastosujesz je w swoim biznesie. P.S Jeżeli wolisz audio, na dole artykułu możesz przejść do formatu audio.

1. Zawsze negocjuj terminy płatności faktur. Często jest tak, że duże podmioty, w niektórych sektorach chcą wymusić płatność faktury z 30 dniowym terminem płatności, czasami dłuższym. My nie chcąc stracić „okazji” zgadzamy się, pomimo, że praktyką u nas jest płacenie podwykonawcą w ciągu 7/14 dni. To powoduje zatory płatnicze, co więcej czasami zdarza się, że te i tak duże terminy są „pogwałcone” i nie otrzymujemy pieniędzy na czas, a proces ściągania należności, paradoksalnie również jest kosztem, którego nie kalkulujemy bo a) nie mamy pojęcia, którzy klienci i ile będą opóźniali b) nie wiemy jak ująć „proces windykacji” w kosztach transakcyjnych
2. Stwórz mikro system windykacji miękkiej. Nie musi być zautomatyzowany, może być np. przypisany do osoby odpowiedzialnej za administrację w firmie. Proces musi być spójny, wiele firm dokonuje windykacji „z pamięci” przypominają sobie po tygodniu, dwóch czy po innym czasie, że dana osoba/firma jest im krewna pieniądze i dopiero wówczas przypomina się o swoje. Działa to do momentu gdy na koncie firmy jest spory zapas kasy, w innym wypadku powoduje stres i nóż na gardle. Dobrą praktyką jest przypomnienie w dniu wygasania terminu płatności fv, później 2-3 dni po terminie. W przypadku braku reakcji po tygodniu. Później stopniujemy „windykację” od ostatecznego przypomnienia o płatności, przez przesądowe upomnienie aż po bardziej drastyczne metody. Windykacja miękka działa cuda i w większości przypadków polubownie udaje się rozwiązać problem. Oczywiście należy słuchać co druga strona ma nam do przekazania, być może jej chwilowe problemy finansowe to przypadek i należy uzbroić się w cierpliwość. Jeżeli jednak druga strona świadomie ignoruje problem zapłaty, powinniśmy stosować drastyczniejsze metody windykowania i walczyć o swoje.
3. Przedpłata roczna, półroczna, kwartalna – myślisz, że takie rzeczy są możliwe tylko w SaaS-ach? Pewnie dlatego, że nie spróbowałeś. Kilka razy udało nam się odpowiednimi zachętami przekonać klientów do opłaty odgórnej. Wówczas poprawia nam to drożność finansową.
4. Terminowa realizacja – to osobny wątek, terminowa realizacja jest taką samą zmorą jak i terminowe płacenie faktur. To nie jest tak, że tylko klienci Ci źli bo nie płacą na czas. Terminowość ma wpływa na cashflow. Koniec i kropka. Im bardziej zespół ma focus na realizowanie w deadline-ach, tym lepiej dla Twojego stanu konta.
5. Posiłki zespołu organizowane „odgórnie”

Dowiedz się więcej >>

HR/onboarding/budowanie zespołów

1. Przygotowuj się do każdej rozmowy kwalifikacyjnej. To nie jest tak, że tylko kandydat musi być przygotowany do spotkania. Owszem z perspektywy pracodawcy to Ty odbyłeś kilkadziesiąt podobnych rozmów, pracownik przynajmniej z założenia wielokrotnie mniej. Jednak nie ma nic gorszego niż opinia „idąca w świat”, że jesteś osobą nieprzygotowującą się na spotkania z potencjalnymi pracodawcami.

• Nie wiesz jakie jest doświadczenie kandydata
• Nie umiesz powiedzieć jakie mogą być mocne cechy a jakie słabe punkty potencjalnego pracownika
• Nie umiesz zadawać nieszablonowych pytań. Serio randomowe „jak widzisz się za 5 lat” jest już passe. Te nieszablonowe pytania mogą być dobrze spersonalizowane jeżeli poświęcisz te 20-30 minut na analizę cv. Możesz na cv wynotować zagadnienia do omówienia
• Nie zazębiaj spotkań, niech kandydaci nie mijają się w drzwiach. Na niektórych działa to jak niepotrzebna presja lub masowa rekrutacja.
• Rozmowa kwalifikacyjna dla kandydata jest bardziej stresująca. Dobra rozmowa kwalifikacyjna powinna być jak dobry wywiad. Pierwsze pytania mają wprowadzić kandydata w dobre flow, dzięki temu da z siebie znacznie więcej i nie będzie „naznaczony” stresem

2. Onboarding – moim zdaniem to właśnie dobre wprowadzenie pracownika ma kluczowy znaczenie do tego jak poradzi sobie w naszej organizacji. Dobrą praktyką jest robienie manuali czy guidebooków pod konkretne stanowiska i pokazujące jaka jest kultura naszej organizacji. Jeżeli olejesz wprowadzanie pracownika, możesz złamać lub podciąć skrzydła nawet silnie zmotywowanej jednostki, a także obniżyć morale całości zespołu. Dobre wprowadzenie pracownika to nie tylko: „tutaj jest kuchnia, tutaj toaleta a tam masz wieszak na kurtki, aaa w piątki mamy pizza piątki.”. To połączenie z kluczowymi pracownikami, przedstawienie ich, ale też tego co jest mile widziane a co nie w zespole (np. jedzenie w innych miejscach niż kuchnia, co może irytować niektórych pracowników). Onboarding pokazuje też jakim jesteś liderem. Czy troszczysz się o dobre wejście „świeżaka” czy jest Ci to „Tito”. Dużo osób ma przeświadczenie (często słuszne), że jeżeli nie masz teraz czasu dla kogoś z zespołu to dlaczego miałbyś go mieć w przyszłości. WAŻNE: Onboarding ma też gigantyczne przełożenie na samodzielność jednostki. Jeżeli nie chcesz abyś dostawał co chwile basicowe pytania, odpowiedź na nie odpowiednio wcześniej, lub przekseruj do odpowiednich ludzi w razie „awarii”

Produktywność

1. Eliminuj osoby, które obniżają produktywność zespołu. W pracy biurowej możesz zauważyć pewną zależność. Produktywność całego teamu może być uzależniona od jednej konkretnej jednostki. Czasami jest to śmieszek firmowy, czasami jest to po prostu niesamodzielna jednosta, innym razem po prostu osoba, która ma problem z koncentracją. Najlepsze, że często te osoby są świetne w samodzielnej pracy, ale naprawdę Roz…walają pracę zespołu. Niestety kocówa nie pomaga, zespół po pewnym czasie zaczyna się irytować, bo na krótką metę jest to zabawne, ludzie myślą, że rozładowuje atmosferę w pracy, ale tak naprawdę bardzo poważnie oddala od celów / KPI i terminowego dowożenia
2. Rodzina i poukładanie relacji z najbliższymi. Praca jest święta, każdy z nas ma swój indywidualny styl pracy. Mój najlepszy to bez telefonu, bez rozpraszaczy. Wymaga to odpowiednich rozmów z rodzicami, dziewczyną, narzeczoną czy żoną. Mówiąc brutalnie to „cisi złodzieje” a tu sobie dziewczyna zadzwoni na 30 minut powiedzieć jak za Tobą tęskni, a tu mama sobie zadzwoni zapyta co byś zjadł w niedzielę na obiad, a tutaj jeszcze przyjaciel gdzie lecimy wieczorem na piwko i tak właśnie upływa nam 1,5-2h dziennie, do tego jeszcze przerwa na obiad, przerwa na coś, przerwa na „szluga” i pracy zostaje 3-5h. Kończy się to wyrzutami sumienia na koniec dnia, że nic się nie zrobiło, ale następnego dnia „cisi złodzieje” znowu nas okradają.
3. Nie załatwianie w pracy tematów prywatnych. Jak jesteś przedsiębiorcą, ludzie myślą, że możesz „gdzieś podjechać” „zrobić zakupy” „odwiedzić kogoś”. Załatwianie prywaty w pracy, a później usprawiedliwianie tego faktu jest złe i prowadzi do dekonstrukcji w zarządzaniu czasem pracy.
4. Wykonywanie najważniejszego zadania na początku dnia – jest jedno kluczowe zadanie, często najbardziej żmudne, powinno być ono wykonane z samego początku naszej pracy, póki mamy więcej siły i lepiej nam przyjdzie reagowanie na potencjalne wyzwania tego zadania.
5. Układanie list rzeczy do zrobienia i przygotowywanie się do pracy dzień wcześniej. Nie ma nic gorszego niż przyjście do pracy i nie wiedzenie jak zacząć, co się powinno dziać, taki chaos marnuje czas.
6. Nie musisz odpowiadać w tej chwili, nie musisz odpowiadać w ogóle – sam cierpiałem na taką przypadłość, że jak ktoś pisał do mnie wiadomość na Facebooku czy maila, chciałem odpowiedzieć „tu i teraz” (w sprzedaży czas reakcji na wiadomość ma znaczenie, ale o tym piszę w odpowiednim dziale). Odpisywanie natychmiast powoduje, że na ogół przerywamy inną czynność aby odpowiedzieć. W momencie otrzymania notyfikacji często nie wiemy nawet kto napisał, przerywamy sobie zadanie aby jak najszybciej odpisać nie kontrahentowi, nie klientowi tylko np. koledze. Przed odpisaniem, zadaj sobie pytanie czy ta wiadomość w ogóle wymaga odpisywania, czy jest na tyle istotna, czy możesz ją kompletnie zignorować?
7. Unikaj rozproszenia tematów – na pewnym etapie biznesu, zauważyłem, że kluczowe jest dbanie o to, aby nie być rozproszonym. Nie wchodzić w nowe biznesy, nie robić kolejnych projektów, nie rozgrzebywać inicjatyw aby je potem skillować, albo przerzucić focus z rzeczy naprawdę ważnych
8. Asertywność – gdy pierwszym razem odmawiasz nowego projektu, biznesu, wystąpienia sam masz uczucie „ale ze mnie zły człowiek, sam kiedyś potrzebowałem pomocy”, stajesz się obojętny jak okazuje się, że praktycznie co tydzień ktoś chce zdobyć Twoją atencję: bezsensowne maile, bezsensowne spotkania, bezsensowne wyjścia na miasto, bezsensowne telefony o przysłowiowej „dupie Maryny”
9. „Motywacja do pracy” – osobiście uważam, że coś takiego jak motywacja do pracy nie istnieje, a ktoś kto musi wpisywać w wyszukiwarkę „jak zmotywować się do pracy” ma poważny problem. Jednak na pewno zamiast marzyć (tutaj motywować się) warto stawiać realne w osiągnięciu cele i to takie niewielkie, które pokazują sensowność wykonywanej przez nas czynności. Nie cel, który mówi przebiegnij maraton tylko taki, który jest podzielony na 42 śródcele (przebiegnij pierwszy kilometr, przebiegnij drugi kilometr etc), które po drodze pokazują sensowność wykonywanego działania. Dużo łatwiej nie zgubić mety.

Zdrowie managera

1. Traktowanie odżywiania jak paliwa. Wiesz co dzieje się z samochodami na tzw. „chrzczonym paliwie”? W wielu przypadkach dolewanie do paliwa magicznych substancji w celu zwiększenia zysku na paliwie doprowadza do destrukcji auta. Podobnie jest z odżywianiem. Krótkoterminowo możemy odżywać się „śmieciowym żarciem”, sam wielokrotnie podczas swojej przedsiębiorczej kariery jadłem pizzę po północy pracując do późna nad projektami, zapijając to w weekendy hektolitrami piwa. Miałem nawet problemy z powiększoną wątrobą: wypadkowa cholesterolu, alkoholu i energetyków. Dziś wiem, że odżywianie jest paliwem i nawet jeżeli chcemy jechać na „dopalanym paliwie” to organizm zgłosi się do nas po wykorzystaną z zapasu energię, a my zapłacimy za to kompletnym „zjazdem”
2. Sen – ostatnio przez książkę „dlaczego śpimy” bardzo dużo poświęcam uwagi na ten fakt, tym bardziej, że odkryłem, że mój organizm nie potrafi sforsować kofeiny w nie dużych ilościach. Bywają takie dni, że wypiję dwie kawy, z czego druga będzie po 16 i mam noc z głowy. Jeżeli zmieszam energetyka, środek na ból głowy i colę to na pewno mam noc z głowy, bez względu, o której przyjmowałem poszczególne „składniki”. Dużo takich aspektów i niuansów wyszczególniłem dla swojego organizmu, stwierdzając, że od snu zależy w dużej mierze moja produktywność i odporność psychiczna.
3. Sport – ostatnio mam z tym duży problem, ale zdefiniowałem sobie, że w moim przypadku to nie może być nic co jest nudne, lub dlatego bo aktualnie to jest modne. W każdym razie gdy systematycznie się rozciągam i chodzę powyżej 10 tysięcy kroków dziennie widzę poprawę w koncentracji i brak konieczności odliczania „kiedy w końcu będzie ta 17.00 bo chce już wstać i odejść od biurka”
4. Medytacja – serio nie wierzyłem w to, nie wierzyłem dlatego, że ubzdurałem sobie, że to musi być siadanie, zamykanie oczu i nic nierobienie. Zamieniłem klasyczną medytację na codzienne spacery z synem, gdzie robię sobie czyszczenie głowy. Przebywam sam ze sobą, myślę, rozważam, daje płynąć moim myślom, kontroluje oddech, oddycham spokojnie i głęboko. Widzę sens tego.

Zarządzanie psychiką

1. Nie chowaj głowy w piasek – kilka lat temu miałem taką metodę reagowania na problemy, wtedy wydawało mi się, że skuteczną, ignorancja. Ignorowałem problemy, czy doniesienia o potencjalnych problemach. Chowałem głowę w piasek jak pieprzony struś. Okazywało się, że działa to trochę jak efekt kuli śnieżnej. Ignorowane problemy stawały się większe lub „łapały” kolejne problemy ze sobą. Ignorancja jest średnim sposobem radzenia sobie. Druga sprawa, że to również nie działa dobrze na zespół. Twój zespół ma prawo nie czuć się stabilnie, jeżeli lider chowa głowę w piach.
2. Dbanie o zdrowie: sen, sport, dobre odżywianie – ja właśnie tak zdefiniowałem sobie jakiś czas temu te rzeczy, które wpływają na psychę. Zaobserwowałem gdy urodził mi się syn i miałem deficyt zdrowego jedzenia i snu, że łatwiej wybucham, tracę dystans i ciężej mi złapać zen.
3. Zdobywanie ZEN w podbramkowych sytuacjach. Ciężkie negocjacje, kłótnie w zespole, kłótnie z pozostałymi co-founderami, kłótnie via Tel, kłótnie via maile, wszędzie kłótnie. Wygrywa ten, kto pierwszy potrafi wydobyć z siebie spokój, poukładać się emocjonalnie szybko po tym jak została przelana szala goryczy i zburzyły się budynki spokoju.
4. Określenie szczęścia – wiem, że brzmi coachingowo ale cały ten ambaras, zabawa w founderów i płacenie podatków finalnie ma prowadzić do szczęścia, gdyby robienie biznesu prowadziło do zamarwiania się dużo mniej osób próbowałoby to robić a temat „własny biznes” byłby znacznie mniej sexy. No dobrze, ale szczęście dla każdego jest gdzieś indziej, zupełnie inne ma oblicze. Najważniejsze to jest jego dobre zdefiniowanie i rozpisanie co spowoduje jego osiągnięcie. Jeżeli np. Twoim szczęściem jest częste podróżowanie to firmę musisz poukładać tak, aby była tworem niezależnym od Ciebie, zautomatyzowanym i z samodzielnym zespołem.

Dowiedz się więcej >>

Komunikacja wewnątrz firmy

1. Unikanie Multi-komunikacji. Stosowanie slacka, maila, fb massengera jest niepotrzebne. Gdy Twoja komunikacja w zespole przebiega różnymi komunikatorami, później jest to ciężko poskładać do kupy. Niejednokrotnie mieliśmy takie problemy, że królował mix różnych komunikatorów + telefony + na gębę i poskładanie tego było niemożliwe, a gdy jeden z członków zespołu szedł na urlop, albo przestawał być związany z firmą chaos potęgował się.
2. Nomenklatura – im prostsze słownictwo i jaśniejsza komunikacja tym lepiej. Na „interpretacji” wiele zespołów się wyłożyło.
3. Komunikacja jest jak koło zębate, jeżeli jakiś członek zespołu nie jest lubiany prędzej czy później dojdzie do zgrzytów. Co mam na myśli? Jeżeli jakiś Twój kolega z zespołu, nie jest lubiany przez pozostałych może „niechcący” być pomijany w komunikacji. Nie mówię tylko o wyjściach na piwo i innych integracjach, ale w skrajnych przypadkach nawet z projektami czy innymi ważnymi z roboczego punktu widzenia rzeczach. Musisz wychwytywać takie sytuacje.

Zarządzanie zespołem

1. Dobrze pracujący dupek to nadal dupek – czasami jest tak, że nie zwalniamy kogoś bo dobrze dowozi, nie chcemy go zwolnić bo jesteśmy od niego uzależnieni i… im dłużej to trwa tym uzależnienie jest większe. Im szybciej wywalimy taką personę tym lepiej dla całej organizacji. Od przekabacania ludzi na swoją stronę po zabieranie kluczowych klientów i zniszczone morale w zespole. To tylko część rzeczy, które może się wydarzyć przez jedną „skażoną” jednostkę.
2. Asynchroniczność pracy – zrozumienie tego aspektu bardzo mocno porządkuje działania zespołów. Wiele zespołów pracuje w sposób asynchroniczny to znaczy, że jeżeli osoba X skończy pracę nad swoją częścią zadania, to bardzo często idzie do osoby Y na przysłowiową przerwę na papierosa. Przez ten czas powoduje kolizję, przerywając jego zadanie. U nas podobnie jest z pracą np. programisty, który pracuje głównie wieczorami. Synchronizacja zespołów asynchronicznych jest nielada wyzwaniem i wymaga dużej pracy nad zmianami mentalnymi i zmianą sposobu pracy.
3. Nie rób mikrozarządzania to niszczy morale i prowadzi do destrukcji. Jesteś founderem to z pewnością interesuje Cię postęp prac na projektach wewnętrznych i zewnętrznych. Nie w tym nic złego, ale kontroluj to przez narzędzia do tego wskazane (Jira, Asana) lub poprzez odpowiednie statusy projektowe, nie przez nieustanne dopytywanie, dzwonienie, dodatkowe maile czy zaczepianie w kanała streamujących informacje: slack, fb massenger

Samorozwój / Rozwój organizacji

1. Samoświadomość – pracowałem z wieloma managerami starszego pokolenia, pracowałem z wieloma ludźmi robiącymi startupy zaraz po maturze. Jednych i drugich cechuje brak samoświadomości. Mam braki w tym i tym obszarze i chciałbym to zmieniać albo mam braki w tym obszarze, ale nie przeszkadza mi to w zarządzaniu moją organizacją bo np. drugi co-founder uzupełnia te cechy. Samoświadomość jest ograniczana przez ego. Ludziom się wydaje, że potrafią sprzedawać bo jest sprzedaż na ich produkcie, myślą, że potrafią robić marketing bo pojawiają się jakieś leady, uważają, że są zdrowi i niezniszczalni, bo nie chorują. To pułapki, które zatrzaskują nas w niewłaściwym schemacie myślowym, są bardzo groźne, życie w nieświadomości to coś co może spowodować spore zaskoczenie.
2. Czytanie książek – nie hurt lecz jakość przyswajanej wiedzy się liczy. Wielu moich znajomych pod koniec roku, lub na jego początku ogłasza, że bierze udział w durnym wyzwaniu 52 książki w 52 tygodnie. Jeżeli czytasz fantasy, thrillery czy inną literaturę non-fiction to może i ma sens takie czytanie. W przypadku rozwijania się za pomocą książek i kursów, nie powinniśmy stosować tak intensywnego „programu”, to jak chwalenie się, że nosi się na raz kilkanaście wiader wody, zatajając fakt, że są one dziurawe.
3. Określ „program edukacyjny”. To jest straszne, ale wielu z nas, w tym ja nie potrafi się uczyć. Szkoła nauczyła nas krzywego podejścia do nauki, stosując metodę „wlewania śmieci do naszego mózgu” przez to my nie potrafimy: określać celu edukacji, rozpisywać tego jak powinniśmy się rozwijać i w jakich kierunkach, określać priorytetu edukacji.
4. Wmawiamy sobie, że nie mamy czasu na edukacje. Pewnie też słyszałeś wśród swoich znajomych „nie mam czasu czytać” „nie mam czasu się uczyć” etc. W dzisiejszym świecie, który serwuje nam opcję: książek, kursów internetowych, kursów stacjonarnych, audiobooków, książek na czytniki, podcastów, gdzie sami możemy określić formę przyswajania treści nie ma większych barykad, jak dobrze zmapowanie tego czego chcemy się nauczyć i jak może nam to pomóc w naszej pracy.

Do tego co napisałem na pewno pojawi się podcast! No i tekst zapiszemy na blogu MiB, aby można było w prosty sposób zapisać u siebie! Także jeżeli Ci się ta lista podoba daj znać w komentarzu.

P.S Pamiętaj o naszej konferencji Founders Mind.