Automatyzacja workflow VOL.II: 5 aplikacji SaaS, które usprawnią zarządzanie projektem

25.05.2018 AUTOR: Mateusz Pliszka

Czym jest zarządzanie projektem? Z Wikipedii dowiecie się, że chodzi o inicjowanie, planowanie, realizowanie, kontrolę oraz finalizowanie pracy waszego zespołu. Jednak według mnie w zarządzaniu projektem wszystko kręci się wokół komunikacji.

Większość problemów pojawiających się w trakcie pracy nad projektem wynika z wadliwej wymiany informacji między współpracującymi stronami. Dzieje się tak bez względu na to, czy jest to relacja wewnętrzna, czy na poziomie klient-zespół. Niwelując ten problem, poradzicie sobie z większością kłopotów związanych z zarządzaniem, a odpowiednie narzędzia wymiernie wpłyną na końcowy sukces.

Automatyczne zarządzanie projektem?

Monday.com jest jedną z wielu aplikacji do zarządzania. Jednakże tym, co lubię w niej najbardziej, jest możliwość dostosowania wedle potrzeb wielu jej elementów. 

 

 

Chcecie stworzyć kalendarz, w którym można dodawać notatki? Wystarczy wybrać odpowiedni szablon. Szukacie opcji, która wyróżni kluczowe terminy? Wykorzystajcie w zespole wykresy Ganta.

Dopasowanie jest bezcenne — docenicie to, kiedy wasz biznes się rozrośnie, a Wy będziecie mieli komfort zebrania wszystkich aktualnych projektów w jednej aplikacji i to bez negatywnego wpływu na komunikację w zespole.

Niedługo po tym, jak zacząłem używać aplikacji do zarządzania odkryłem, że mam tendencję do dodawania informacji z innych apek, których używam w ramach projektu. W efekcie przepływ wiadomości pomiędzy aplikacjami stał się ważnym elementem na drodze do poprawy mojej wydajności.

 

 

Czy można zatem zupełnie zautomatyzować zarządzanie projektami?

Nie, ale możecie zautomatyzować niektóre zadania, które wcześniej wykonywaliście ręcznie. Samoistna wymiana informacji między różnymi aplikacjami może znacznie poprawić produktywność zespołu oraz pozytywnie wpłynąć na komunikację i transparentność.

Wyobraźcie sobie powiadamianie członka Waszego zespołu za każdym razem, kiedy zrobiliście coś przy projekcie. Czy nie lepiej powierzyć tę czynność autopilotowi, aby każdy mógł być na bieżąco ze zmianami?

5 aplikacji SaaS połączonych z Monday.com w celu automatyzacji zarządzania projektami

Wypełnione formularze w Typeform dodają się do tablicy.

Czy jest sens zbierać wszelkie dane Waszych użytkowników, kiedy można przechowywać je w jednym miejscu i ustalać powiązane działania? Typeform to prosta aplikacja pomagająca firmom tworzyć dobrze zaprojektowane i przyjazne formularze. Ponadto umożliwia uporządkowanie danych od użytkowników lub klientów.

 

Dla przykładu, w picksaas zbieramy aplikacje od dostawców oprogramowania SaaS korzystając właśnie z Typeform. Później te informacje są automatycznie wysyłane do naszej aplikacji Monday, dzięki czemu możemy w uporządkowany sposób wyszukiwać i testować te produkty.

 

 

Wskazówka przydatna w zarządzaniu!
Po tym, jak dane trafią z Typeform, dobrze jest przyporządkować osobę odpowiedzialną za każdego klienta.

Aktualizacja informacji o zmianach w projekcie w Slack

„Hej, właśnie przygotowałem ofertę.”, „Cześć! Rzuciłeś już okiem na materiały dla naszego nowego klienta?” Czat to przyjemne i korzystne rozwiązanie komunikacyjne, a przy tym konieczne dla odniesienia sukcesu w biznesie. Jednak ciągłe pytania i bieżące informowanie o postępach czasami bardziej irytują niż pomagają. Może lepiej poprawić ten aspekt, wprowadzając automatyczny update tak, by każdy był na bieżąco?

 

 

Połączenie Slacka z Monday pozwoli wam na wysyłanie wszelkich uaktualnień osobom zaangażowanym w dany projekt. To naprawdę użyteczne narzędzie, kiedy za pomocą Slacka możemy automatycznie wzajemnie się powiadamiać o poczynionych zmianach.

Wskazówka przydatna w zarządzaniu!
Pamiętajmy jednak, aby nie zarzucać zespołu SPAM-em na temat każdej naszej aktywności. Może to osiągnąć skutek odwrotny do zamierzonego, czyli zespół zacznie ignorować powiadomienia. Wybierajmy więc te najistotniejsze, które wymagają uwagi zespołu i ustalmy automatyczne powiadomiadomienia na ich temat w Slack.

Automatyczne tworzenie folderów nowych projektów w GDrive

Problemy w przechowywaniu dokumentów od zawsze były utrapieniem przedsiębiorców. Trzymanie dokumentów w aplikacjach do zarządzania niekoniecznie jest optymalnym rozwiązaniem (np. w kontekście znalezienia ich po dłuższym czasie).

 

Większość z nas w pracy i tak używa Dropboxa lub Google Drive, więc zarządzenie dokumentacją może być łatwe oraz przydatne. Za każdym razem, gdy rozpoczynamy nowy projekt, możemy automatycznie tworzyć folder w dysku Google i zamienić go w archiwum online dla dokumentów.

Wskazówka przydatna w zarządzaniu!
Dobrze umieszczać w aplikacjach do zarządzania linki do najistotniejszych dokumentów przechowywanych w Google Drive. Ułatwi to wszystkim dostęp do najważniejszych plików.

Śledź czas spędzony na każdym projekcie za pomocą Toggla

Raportujecie czas spędzony nad danym projektem swoim klientom albo przełożonym? Zapisywanie tych informacji na kartce papieru lub wypełnianie komórek w Excelu prawdopodobnie nie jest najbardziej efektywnym sposobem.

 

 

Toggl to prosta sieciowa apka, stworzona specjalnie po to, by śledzić czas spędzony nad projektem lub po prostu przy komputerze.

Jeśli chcecie zmierzyć czas, jaki poświęcacie konkretnym czynnościom, warto mieć te informacje w jednym miejscu poprzez połączenie Monday.com z Toggl. W picksaas zauważyliśmy, że jest to szczególnie pomocne, jeśli rozliczamy się z klientem przez stawkę godzinową.

 

Wskazówka przydatna w zarządzaniu!

Nie bądźcie zbyt szczegółowi w śledzeniu czasu spędzonego nad każdą czynnością. Wszyscy powinniście zdawać sobie sprawę z tego, ile czasu każdy poświęca na konkretny projekt, ale analizowanie, jak długo trwały prace nad drobnymi zadaniami jest zbyt czasochłonne i może zdemotywować Wasz zespół.

Rozpoczęcie projektu po sprzedaży usługi w CRM

Macie w swoich biznesach grupę zajmującą się sprzedażą, która musi wykonywać konkretne działania po ustaleniu szczegółów kontraktu? Dlaczego by nie zautomatyzować także tego aspektu pracy?

MiniCRM to proste sieciowe aplikacje CRM, które może pomóc wam zadbać o proces sprzedaży oraz relacje z partnerami bądź klientami.

 

W picksaas usprawniliśmy naszą pracę i za każdym razem, kiedy dochodzi do sprzedaży, nowy projekt od razu pojawia się na tablicy w naszym systemie CRM.

 

 

Wskazówka przydatna w zarządzaniu!
Nie warto tworzyć sztywnej struktury przy okazji każdego projektu. Najczęściej mają one inny rytm, dlatego dobrze jest pozostawić zespołowi trochę swobody w zarządzaniu danym przedsięwzięciem.

Oszczędzanie czasu, środków i wysiłku

Połączenie innych aplikacji z projektami w Monday nie jest najtrudniejsze. Możecie to zrobić samemu, używając takich apek jak Intergromat albo Zapier.

Sama integracja jest jednak dość czasochłonna. Możecie mieć wątpliwości, czy ten proces jest wart zachodu, jednak przekonacie się, że w dłuższej perspektywie każdy na tym skorzysta. Im więcej spraw zrobi za nas autopilot, tym lepiej dla naszego biznesu. Zatem zacznijcie automatyzację już teraz i wykorzystajcie zaoszczędzony czas na szybszy rozwój waszej firmy.


Ten tekst powstał dzięki miniCRM.pl – prostemu webowemu CRM-owi, dzięki któremu zapanujesz nad procesami w firmie i zaoszczędzisz (przynajmniej!) godzinę dziennie. Załóż darmowe konto!
Do góry!

Polecane artykuły

06.12.2018

Aplikacje mobilne wspierające biznes

Zapisz się do naszego newslettera

Wyślij mi newsletter (Możesz się wypisać w każdej chwili).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

email marketing powered by FreshMail
 

Subscribe to our newsletter

email marketing powered by FreshMail