Rozwiązania #paperless przyspieszają pracę marketerów

Kwalifikowany podpis elektroniczny w 2022 roku jest elementem biznesowego abecadła, podobnie, jak bankowość mobilna, konferencje wideo czy firmowy VPN. Obecnie korzysta z niego ponad 600 tys. osób w Polsce. Okazał się skuteczną odpowiedzią na wyzwania pracy zdalnej lub realizowanej w rozproszonych zespołach. Korzystający z e-podpisu prezesi, managerowie, księgowi pracujący od wielu miesięcy w domach bez problemu i bez opóźnień czasowych realizują swoje zadania.

– Zdalne podpisywanie dokumentów otwiera drogę do załatwienia spraw urzędowych, biznesowych czy zawierania umów na odległość, dlatego doskonale sprawdza się w pracy zdalnej czy hybrydowej. Biorąc pod uwagę specyfikę działania agencji marketingowej i tempo pracy, stosowanie e-podpisu ułatwia realizację terminów, upraszcza proces zawierania umowy z klientami i zwiększa konwersję sprzedaży. Dzisiaj trudno już sobie wyobrazić, jak można było pracować, podpisując sterty papierowych dokumentów. Czy w erze e-maili ktoś tęskni jeszcze za faksem? – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO firmy EuroCert, która jako jedna z pięciu firm w Polsce, posiada status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.

Istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Podpis kwalifikowany jest podpisem elektronicznym, który jako jedyny implikuje takie same skutki prawne, jak podpis manualny. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS ma identyczną moc prawną co podpis własnoręczny w obrocie elektronicznym dokumentów na terenie całej Unii Europejskiej.

Jak marketer może wykorzystać potencjał podpisu elektronicznego? Zacznijmy od popularnego w agencjach modelu współpracy z artystami, grafikami, czy copywriterami, którzy mieszkają w innych miastach czy zagranicą. Korzystając z elektronicznego podpisywania dokumentów łatwo zarządzać dokumentacją i pracą w takim rozproszonym zespole, bo wszystkie podpisy składane są w postaci cyfrowej, a dokumenty przesyłane elektronicznie.

Dział kadr lub księgowości dużej agencji reklamowej może podpisać wnioski urlopowe, faktury czy poprawki aneksów do umów z kontrahentami przy pomocy kilku kliknięć myszką. Wszystko odbywa się online, co w przypadku dziesiątek czy setek dokumentów do podpisania znacznie skraca czas obsługi. Można zapomnieć o konieczności wysyłania umów w dwóch egzemplarzach do parafowania i podpisu, pakowania dokumentów i nadawania ich listem poleconym bądź kurierem. Z perspektywy użytkownika podpisu elektronicznego te wszystkie czynności przypominają wysyłanie umowy faksem albo zamawianie rozmowy przez centralę telefoniczną. Dziś żyjemy w innej epoce.

Co jednak, gdy tylko jedna strona korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a kontrahenci jeszcze go nie posiadają? Problem rozwiązuje platforma SIGNIUS Professional, która umożliwia natychmiastowe zawarcie umowy online podpisem kwalifikowanym przez każdą ze stron. SIGNIUS we współpracy z kwalifikowanym dostawcą usług zaufania EuroCert, wydaje podpis kwalifikowany każdej ze stron umowy – zdalnie i natychmiast w procesie podpisywania pierwszego dokumentu na platformie.

Potwierdzenie tożsamości osoby składającej podpis odbywa się na podstawie certyfikowanej wideoweryfikacji przeprowadzonej przez wyszkolonego specjalistę. Na jej podstawie wydawany jest certyfikat kwalifikowany. Osoba zlecająca podpisanie dokumentów może zapłacić za podpisy elektroniczne swoich kontrahentów, co znacznie przyspiesza zamknięcie transakcji. Wówczas druga strona umowy, np. nasz klient podpisuje umowę zdalnie i bezpłatnie. Wszystko w trakcie jednej krótkiej sesji online.

– Umożliwiamy błyskawiczne podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym przez wszystkie strony umowy. Użytkownik zakłada konto na platformie SIGNIUS Professional, przechodzi jednorazowy kilkuminutowy bezpieczny i zdalny proces weryfikacji tożsamości i może zacząć z niej korzystać podpisując dokumenty online nawet w minutę – przekonuje Jack Piekarski, współzałożyciel i VP Sales SIGNIUS.

Niepotrzebna jest karta i czytnik, jak w przypadku tradycyjnych metod. Platforma umożliwia korzystanie z interfejsu w języku polskim, angielskim i niemieckim, a wideoweryfikacja realizowana jest również w językach: ukraińskim i rosyjskim. Platforma umożliwia również szybkie zawarcie wielostronnej umowy, gdy konieczne jest złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie. W tego typu usługach bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem.

Na korzyści z podpisu elektronicznego można spojrzeć szerzej. Nie tylko wspiera on procesy wewnętrzne, ale poprawia także user experience w relacji z klientami. Doświadczenie użytkownika to nie tylko czytelna strona internetowa, sprawna komunikacja i terminowa realizacja zadań. To także wygodna i cyfrowa ścieżka przesyłania i podpisywania dokumentacji, umów i faktur bez potrzeby skanowania, drukowania i wysyłki. Przy dużej liczbie dokumentów, ich digitalizacja i elektroniczny obieg oraz cyfrowe archiwum usprawniają pracę. Umożliwiają wyszukiwanie potrzebnych danych, monitorowanie statusu dokumentów i szybką obsługę klientów zewnętrznych i wewnętrznych.

– Wdrożenie polityki paperless to również ograniczenie wydatków na artykuły biurowe czy fizyczną wysyłkę dokumentów kurierem lub pocztą. Faktury, umowy i inne dokumenty mogą być wysyłane w formie elektronicznej – automatycznie z poziomu systemu do klienta, bez konieczności drukowania, pakowania do kopert i transportu. Takie zmiany nie tylko są wygodne dla firm i ich klientów, ale świadczą także o odpowiedzialności firmy. Każde takie działanie ogranicza ślad węglowy organizacji. Dziś jego obliczanie staje się już nie tylko elementem budowy wizerunku, ale w związku z wymaganiami Unii Europejskiej koniecznością biznesową – mówi Łukasz Konikiewicz z EuroCert.

—