Outsourcing magazynowy sklepu internetowego. Dla kogo i na jakich warunkach?

Minimalizacja formalności administracyjnych, niższe koszty w porównaniu do własnej inwestycji, możliwość wybrania lokalizacji idealnie odpowiadającej potrzebom i gwarantującej szybką logistykę – lista zalet, jakie daje outsourcing magazynu w e-commerce staje się coraz dłuższa.

Owa lista zalet rośnie równie szybko jak i zainteresowanie polskiego biznesu zewnętrzną opieką magazynowo-logistyczną. Outsourcing kusi szczególnie małe i średnie sklepy internetowe. Nie bez powodu: z tej perspektywy jest idealnym wręcz połączeniem wysokiej jakości obsługi, akceptowalnych kosztów, braku zobowiązań i szerokich możliwości dostosowania usług do konkretnych wymagań.  

I ciasno, i drogo

Gdy rynek e-commerce w Polsce rośnie, magazyny sklepów internetowych – niekoniecznie. Jest i ciasno, i drogo. Powierzchnie, które całkowicie wystarczały jeszcze przed dekadą, stopniowo stają się coraz większym ograniczeniem dla rozwijającego się e-handlu. Tworzenie i budowa własnych magazynów brzmi dla przeciętnych graczy na rynku nierealnie. Jednak nieustanny komercyjny wyścig zbrojeń – na szybkość obsługi, wysokie stany magazynowe, błyskawiczne tempo wysyłki – wymusza na sklepach internetowych regularne podwyższanie standardów logistycznych. I – wbrew powszechnej opinii – nie ogranicza się to do samego systemu dostarczenia przesyłek.

Inwestycje w profesjonalny magazyn – być albo nie być w dzisiejszym e-commerce – to również rosnące koszty osobowe, nowoczesne rozwiązania IT, różnorodne warianty analizy stanu. Do tego, by obecnie liczyć się w świecie e-handlu, nie wystarcza atrakcyjny asortyment i konkurencyjne ceny; dadzą one niewielki efekt jeśli przesyłka będzie opóźniona, odbiorca nie będzie w stanie sprawdzić jej  lokalizacji lub zostanie nieodpowiednio zabezpieczona. Walka toczy się przecież nie o jednorazową transakcję, ale o lojalność – przekonanie odbiorcy do tego, by skorzystał z oferty wielokrotnie w przyszłości.

Struktura zamówień – rosnąca liczba transakcji, rosnący zasięg obsługi – powoduje, że platformy handlowe nie mogą pozwolić sobie na ograniczenie natychmiastowego dostępu do towaru. Ma być tu, teraz, natychmiast! Za tą nieuchronną polityką idą jednak rosnące koszty obsługi zamówień.

Wielcy gracze e-commerce mogą w takiej sytuacji pozwolić sobie na inwestycję w rozbudowę własnego zaplecza logistycznego, coraz bardziej zaawansowane systemy IT czy rozwój zasobów ludzkich. Mniejsze platformy do handlu w internecie takich perspektyw nie mają. Stąd zyskujące na popularności przemodelowanie procesów magazynowych – outsourcing i ich przeniesienie na zewnętrzny, wyspecjalizowany podmiot.

Outsourcing magazynu niczym mini-rewolucja

Taka reorganizacja nie ogranicza się wyłącznie do typowej zmiany magazynu; na zewnętrzną obsługę w zakresie logistycznej nie można patrzeć wyłącznie przez pryzmat przechowywania asortymentu czy jego wysyłki. Outsourcing magazynowy dla branży e-commerce to dziś raczej mini-rewolucja w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw, kompleksowej realizacji zamówień czy obsługi księgowej w zakresie pozyskania i wydania towarów. Operator logistyczny staje się więc odpowiedzialny za kluczowy segment działalności: uruchomienie i organizację przedsięwzięcia e oraz pełen nadzór nad przepływem dóbr oraz informacji. W efekcie, outsourcing logistyczny sklepu internetowego to dziś pełne zestawienie procesów takich jak :

• obsługa dostaw
• magazynowanie
• pakowanie
• wysyłka
• obsługa zwrotów
• zabezpieczenie transakcji i danych od strony IT

W sprzedaży internetowej produktów o określonej charakterystyce coraz większe znaczenie ma np. konkretna lokalizacja magazynu. Towary o potencjalnym przeznaczeniu do innych krajów lokalizowane są w pobliżu lotnisk; asortyment bieżący – jak najbliżej końcowego odbiorcy. I choć trudno w tym zakresie o swobodę z jakiej zasłynął chociażby Amazon – stworzył odrębny magazyn w centrum Manhattanu tylko dla towarów objętych maksymalnie szybką dostawą do konkretnych klientów lokalnych – to outsourcing przestrzeni magazynowej w atrakcyjnych lokalizacjach pozwala na zdecydowanie szybszą reakcję.

Korzyści nie ograniczają się wyłącznie do sfery stricte finansowej. Rozwiązujemy problem związany z deficytem powierzchni; nie generujemy nadmiernych kosztów, które dla niewielkich i średniej wielkości podmiotów byłyby nie do zaakceptowania. Co więcej – wydatki są w pełni elastyczne. Oferty operatorów zajmujących się magazynowaniem i wysyłką towaru oraz przesyłek coraz bardziej zmierzają w stronę całkowitej elastyczności. Nie ma więc wynajmu konkretnej stałej przestrzeni. Jest ona dostosowywana do konkretnych stanów magazynowych. Operatorzy kuszą również dodatkowymi rozwiązaniami – np. uzależnieniem ceny swoich usług od ilości realizowanych wysyłek.

Magazyn i logistyka? Nie tylko!

Wyzwaniem dla małych i średnich sklepów internetowych jest również sfera IT – wymogi e-commerce wymuszają pełną automatyzację procesów magazynowych,począwszy od przyjęcia dostaw przez wszelkie kwestie podatkowo-celne, aż po realizację zamówień, wysyłkę asortymentu oraz późniejszą analizę ich lokalizacji. Model SaaS – Software as a Service – w hostingu danych oraz ich zabezpieczeniu może być na wagę złota.

Outsourcing powiązany z zabezpieczeniem IT powoduje, że kwestia przechowywania i ogólna obsługa informatyczna jest po stronie operatora. A te kwestie – w kontekście chociażby popłochu, jakie wywołują wśród małych przedsiębiorców zmiany związane z wprowadzeniem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych – nabierają szczególnego znaczenia w e-commerce.

Outsourcing nie ogranicza się jednak wyłącznie do samego RODO oraz całej sfery ochrony personaliów klientów. Operatorzy magazynowi oferują – i to w standardowym pakiecie swoich ofert – rozwiązania, które w e-commerce powinny być już standardem. Weryfikacja statusu zamówienia, obsługa on-line, szczegółowy tracking przesyłki, analiza obecnych stanów magazynowych, ustalenie statusu zwrotów – wszystko to dziś można otrzymać wraz z dostępem do panelu klienta firm oferujących outsouring dla sklepów internetowych.  

Cennik takich usług to pochodna wielu zmiennych – od charakterystyki przechowywanego towaru przez lokalizację magazynu czy częstotliwość obsługi. Operatorzy – wyraźnie kierując się w stronę maksymalnie szczegółowych cen – oferują więc zarówno magazynowanie na miejscu paletowym (miesięczna stała opłata to np. 45 zł w Cloudpack) i na półce na regale (9 zł w Cloudpack); dodatkowo trzeba liczyć się jednak z opłatami za poszczególny asortyment. Cloudpack szacuje, że magazynowanie na palecie jednej pary obuwia to koszt ok. 26 groszy; koszulka na regale wyceniana jest przykładowo na 10 groszy. Ceny nie obejmują oczywiście dodatkowych usług – pakowania czy obsługi zwrotów. Z kolei jeden z dużych magazynów w Wielkopolsce wycenia miesięczne składowanie towaru na 13 zł netto za paletę; przy czym odrębnymi ustaleniami regulowane są wszelkie usługi związane z rozpakowaniem, zapakowaniem i wysyłką towarów. Dodatkowa obsługa – np. w zakresie IT – coraz częściej bywa promocyjnie pakietowana w zależności od długości zawartej umowy.

Kilka wad w morzu zalet

Symboliczną łyżką dziegciu wśród korzyści jakie daje outsourcing magazynowy jest brak fizycznej kontroli nad towarem. To bolączka np. w przypadku, gdy e-handel łączony jest z tradycyjnym – dodatkowo prowadzonym w kilku lokalizacjach. Może to wiązać się np. z brakiem precyzyjnych informacji o terminie realizacji zamówienia, a więc – w dalszym etapie – negatywnie wpływać na wizerunek marki. Warto również pamiętać o szerszej perspektywie finansowej. O ile w którymi etapie czasu – i np. fazie eksperymentalnego traktowania e-commerce (choć kto jeszcze patrzy na e-handel w takich perspektywach?) – zewnętrzne magazynowanie i logistyka towarowa jest bardzo opłacalna, tak w wizji wieloletniej  jest nieco inaczej. Outsourcing niejako przypomina pod tym względem dylematy młodych kredytobiorców mieszkaniowych – czy wieloletni wynajem będzie lepszy niż kilkadziesiąt lat spłaty hipoteki zakończonych konkretnym majątkiem w zasobach?

Logistyka istotna jak marketing

Fizyczny przepływ towarów, kompleksowe zarządzanie gospodarką magazynową i płynność tych działań bywa – niestety – w sferze e-commerce lekceważona. Schodzi na drugi plan; szczególnie wobec rozwijanych nieustannie planów e-marketingowych i działań skierowanych na pozyskiwanie kontaktów czy potencjalnych klientów. To błąd. Logistyka w szerszej perspektywie stanie się – a raczej: już staje – kluczowa dla rozwoju handlu w internecie. Szybkość, pewność, jakość – to obecnie słowa-kluczowe dla biznesu internetowego. Zarządzanie logistyczne jest dla e-sklepu równie istotne jak zdobycie klienta i jego późniejsze usatysfakcjonowanie ofertą czy remarketing.

W te założenia outsourcing magazynowy wpisuje się idealnie. Daje swoistą możliwość logistycznego wyrównania szans. Nawet mały gracz jest w stanie obsługiwać zdobytych klientów równie szybko, skutecznie i komfortowo pod względem dostępu do informacji jak potentaci. A bez tego, w e-komercyjnym wyścigu szanse ma tylko teoretyczne.

Paweł Rzekanowski

Menedżer e-marketingu i e-commerce; certyfikowany doradca reklamowy Google.