Zarządzanie firmą – jak robić to dobrze?

Przyglądając się statystykom publikowanym przez GUS oraz niezależne firmy zajmujące się doradztwem biznesowym, możemy się chwycić za głowę. Okazuje się, że po pierwszym roku działalności upada 30% firm, po dwóch latach – nawet 70%. Pierwsze lata są dla przedsiębiorców najistotniejsze. Co wpływa na to, jakie będą przyszłe losy firmy?

Czynników może być wiele. Największymi problemami, szczególnie dla młodych przedsiębiorców, są pozyskiwanie klientów oraz finansowanie, kolejnym bardzo ważnym elementem jest odpowiednie zarządzanie biznesem. Prawdą jest, że jeśli będziemy właściwie kierować naszą firmą, to będzie ona miała większe szanse na pozyskanie klientów oraz pieniędzy na dalszą działalność, a co za tym idzie, ryzyko jej upadku będzie zminimalizowane.

Zarządzanie, czyli co?

Pojęcie zarządzania jest bardzo szerokie. Jednak warto rozłożyć je na mniejsze elementy i traktować je jako małe procesy, które składają się na jeden duży. Dlaczego takie podejście jest dobre? Gdy administrowanie przedsiębiorstwem traktowane jest jako całość, to bardzo ciężko nam zdiagnozować, która część sprawia problemy. Gdy jednak podejdziemy do tego w sposób procesowy, to znalezienie słabych punktów jest dużo prostsze.

Na grupie startupowej jeden z jej członków zapytał, jakie są metody pozyskiwania kapitału na startup oprócz wymienionych przez niego rozwiązań. Jedną z pierwszych odpowiedzi, jakie padły była ta, którą podał Konrad Latkowski. Napisał on krótko „Klienci”, a na prośbę o rozwinięcie, dodał: „To takie osoby, które płacą za to, co startup robi”.

W rozmowie pojawiło się kilka punktów widzenia. Między innymi to,  iż w Polsce słabe jest finansowanie startupów, przedsiębiorcy mają słabe produkty i nie potrafią ich sprzedać, lub po prostu „przepalają” kasę na bezsensownie spotkania, a zarządzanie biznesami jest nieudolne. Koniec końców, ktoś napisał, że „jeśli nie potrafisz zarządzać biznesem i nie wiesz jak zarobić na firmę, to po prostu pójdź na etat”. Zarządzania można się nauczyć, wymaga to czasu, a na pomoc przychodzą rozwiązania CRM.

CRM w procesach i zarządzaniu przedsiębiorstwem

Na pewno należy rozpatrywać systemy CRM jako narzędzia wspierające poszczególne segmenty zarządzania. Rozbudowane narzędzia umożliwiają analizę poszczególnych danych i podjęcie odpowiednich działań mających ogromny wpływ na przyszłość firmy. Niezależnie do tego, z jak dużym przedsiębiorstwem mamy do czynienia, warto zastanowić się nad tego typu oprogramowaniem. CRM na pewno nie jest lekiem na całe zło, ale pozwala w sposób rozbudowany analizować wiele gałęzi związanych z zarządzaniem całego przedsiębiorstwa. Dobrze przygotowane oprogramowanie pozwala nam zarządzać:

•  czasem własnym oraz pracowników;
•  przepływami pieniędzy;
•  zasobami przedsiębiorstwa;
•  przepływem informacji;
•  kontaktami biznesowymi oraz relacjami z klientami;
•  lejkiem sprzedażowym;
•  ryzykiem;
•  projektami.

Oczywiście to bardzo uproszczone zostawienie bowiem wiele firm korzysta z własnych systemów, które są specjalnie przygotowane do zarządzania właśnie tym przedsiębiorstwem. Systemy te muszą być niezawodne, a przede wszystkim muszą dawać poczucie bezpieczeństwa przechowywanych danych. Nie może dojść do sytuacji, w której awaria doprowadzi do utraty wszystkich danych klientów, czy też informacji o stanach magazynowych. Najważniejsza jednak dla kadry zarządzającej jest możliwość zarządzania i analizowania ogromną ilością danych, których przetwarzanie jest prostsze i co najważniejsze szybsze. Raporty można generować w bardzo szybkim czasie, a właśnie czas oraz dokładność otrzymywanych danych budują przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa.

Zarządzanie sprzedażą, klientami i lejkiem sprzedażowym

Pod pojęciem zarządzania sprzedażą rozumiemy wszelkie działania związane z usprawnieniem i zwiększeniem sprzedaży w firmie. Mowa tutaj między innymi o budowaniu zespołów handlowców, kierowaniu nimi, planowaniu, a także kontroli tego działu. W obszarze tym znajduje się też ustalanie cen oraz odpowiednie szkolenia pracownicze, które zwiększają umiejętności osób odpowiedzialnych za sprzedaż w przedsiębiorstwie. Zarządzanie lejkiem sprzedażowym można zawrzeć także w tym pojęciu, ale czasem warto traktować je jako oddzielny proces. Dlaczego? Z tego powodu, że czym innym jest wyszkolenie dobrych handlowców, a czym innym umiejętne przekierowanie leadów z lejka sprzedażowego i domknięcie transakcji. Lejek pomaga bowiem zrozumieć, na jakim etapie znajduje się każda z szans sprzedaży oraz czy jest ich odpowiednio duża ilość, by osiągnąć postawione cele biznesowe. Nieumiejętne kierowanie tymi procesami może przyczynić się do bardzo niskich zysków i utrudnić finansowanie przedsiębiorstwa. CRM w tym przypadku wydaje się naprawdę obowiązkowym rozwiązaniem, pozwala bowiem na automatyczne analizowanie leadów i przypisywanie ich do handlowców. Dzięki oprogramowaniu tego typu możemy łatwiej rozliczać zadania naszych pracowników oraz sprawdzać ich relacje z klientami. Jeśli potraktujemy bazę klientów jako wartości firmy, to zauważymy, że odpowiednie jej administrowanie pozwala na łatwiejszą i wydajniejszą pracę całego zespołu.

Zarządzanie czasem i pracownikami

Pod pojęciem zarządzania czasem w przedsiębiorstwie rozumiemy umiejętne planowanie i wykonywanie zadań, tak aby zrealizować określone wcześniej cele. Można podzielić je na procesy, w których wyróżnimy wyznaczanie celów, planowanie, podejmowanie decyzji, realizację oraz monitorowanie i kontrolę. Odpowiednie rozporządzanie czasem własnym oraz poszczególnych zespołów pozwala na oszczędności. Dzięki automatyzacji wielu procesów staje się ono jeszcze łatwiejsze, szczególnie w przedsiębiorstwach produkcyjnych, w których usprawnienie działań pozwala na ich przyspieszenie i optymalizację. Tutaj ponownie na pomoc przychodzą rozwiązania CRM. Dobre zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie pozwala na szybszą realizację tych samych zadań, umożliwia osiągnięcie lepszych wyników pracy, zwiększa motywację zatrudnionych, zmniejsza presję na pracowników i pozwala im na równomierne osiąganie celów zawodowych i prywatnych. Nieumiejętne kierowanie wydajnością i czasem pracy sprawią, że personel będzie niezadowolony, będzie musiał pracować po godzinach, a złe samopoczucie będzie przekładać się na złe wyniki. CRM-y pozwalają na analizowanie wszystkich działań związanych z firmą. Możemy w prosty sposób zdobyć wszelkie informacje i przydzielić zadania.

Zarządzanie pieniędzmi i zasobami przedsiębiorstwa

Finanse firmy to wszystkie zjawiska i procesy pieniężne zachodzące w przedsiębiorstwie, związane z gromadzeniem oraz gospodarowaniem zasobów pieniężnych będących w dyspozycji przedsiębiorstwa. Definicja ta, może i trochę zagmatwana, mówi, że pod pojęciem tym kryją się wszystkie zasoby oraz ich przepływy. Odpowiednie dysponowanie środkami, ich oszczędzanie, inwestowanie i pozyskiwanie pozwalają na bezpieczne prowadzenie działalności. To właśnie brak środków finansowych zalicza się do głównych przyczyn zamykania firm w pierwszych 24 miesiącach od ich założenia.

Do zasobów przedsiębiorstwa zaliczymy wszystkie zasoby materialne i niematerialne, którymi firma dysponuje. Będą to: siła robocza – pracownicy, nieruchomości i ruchomości, zapasy finansowe i materialne, wiedza, patenty, kapitał finansowy, technologia. Zarządzanie zasobami to nic innego jak umiejętne ich wykorzystywanie do osiągnięcia postawionych wcześniej celów. Nieodpowiednie decyzje mogą doprowadzić do strat zasobów, w tym strat finansowych. W dużych przedsiębiorstwach do dysponowania środkami używa się narzędzi CRM, które pomagają w analizowaniu i wybieraniu odpowiednich strategii działania.

Zarządzanie informacjami w firmie

Odpowiedni przepływ informacji, ich gromadzenie i wykorzystywanie w procesach są jednymi z najważniejszych elementów zarządzania w przedsiębiorstwie. Firmy gromadzą w swoich systemach informatycznych potężną ilość danych o klientach, transakcjach, dostawcach, posiadają ogrom informacji związanych z finansami, kadrami, potencjalnymi konsumentami. Nadal w firmach analizy danych i raporty są przeprowadzane przez wiele działów w oparciu o różnego rodzaju systemy i narzędzia informatyczne, co nieuchronnie prowadzi do powstawania wielu wersji niekoniecznie spójnych danych. Rozwiązania big data czy też rozbudowane systemy CRM pozwalają na lepsze i dokładniejsze przetwarzanie danych w celach zwiększenia konkurencji na rynku. Trzeba pamiętać, że informacja jest bardzo „drogim” towarem.

Przepływ informacji w firmie, administrowanie poszczególnymi danymi, zasobami ludzkimi czy też pieniężnymi nie są zajęciami prostymi. Nawet w małych firmach zatrudniających dwóch czy też pięciu pracowników ilość danych i związanych z prowadzeniem firmy procesów może być ogromna. Bez dobrego zarządzania wszystkimi elementami, bez spójności i analizy możemy napotkać trudności w prowadzeniu biznesu. Czasem, kiedy nie mamy odpowiednich narzędzi, może okazać się, że problemy diagnozujemy zbyt późno i przez to tracimy czas, pracowników, klientów, a przez to również pieniądze. Analiza, monitorowanie, zarządzanie projektowe to elementy związane z lepszym zarządzaniem, a lepsze zarządzanie oznacza stabilność naszej firmy. Warto o tym pamiętać i korzystać z rozwiązań, które ułatwiają tego typu działania.

Ten artykuł powstał we współpracy z Ageno.